Vinden en vervangen

Zoeken en vervangen laat je zoeken naar een woord of uitdrukking in je kennisbank en deze overal tegelijk bijwerken. Het werkt over artikelen, variabelen, fragmenten en woordenlijsttermen, waardoor het niet nodig is om elk item afzonderlijk te bewerken. Je kunt ook tekst vinden en vervangen binnen één artikel met de in-editor tool.

Waarom zoeken en vervangen gebruiken

• Een productnaam, functienaam of andere term is veranderd en vereist overal waar hij verschijnt een update.
• Je wilt terminologie standaardiseren in je kennisbasis.
• Je wilt een woord of uitdrukking tegelijk uit meerdere items verwijderen.
• Je moet de tekst of URL van een hyperlink aanpassen waar die ook verschijnt.

Voor wijzigingen die beperkt zijn tot één artikel, gebruik in plaats daarvan de zoek- en vervangtool in de editor.

Voordat je begint

Zoeken en vervangen vereist de rol Editor content, of een aangepaste rol met de Perform Find and replace permission ingeschakeld.

Je toegangsniveau bepaalt ook wat je kunt bekijken en wijzigen:

• Met volledige toegang kun je zoeken en vervangen tussen artikelen, variabelen, fragmenten en woordenlijsttermen.
• Met view-toegang tot contenttools maar zonder update-toegang verschijnen matches binnen variabelen, maar vervanging is niet toegestaan.
• Gebruikers met de rol Concept writer content hebben geen toestemming voor Zoeken en Vervangen. Lees Content-rollen om meer te weten te komen.
• Met update-toegang maar zonder publicatie-toestemming is vervanging toegestaan, maar getroffen artikelen kunnen alleen als concepten worden opgeslagen.
• Met alleen-lezen toegang kun je matches zoeken en bekijken, maar kun je geen vervanging uitvoeren.
• Zonder toegang tot Zoeken en Vervangen is de functie niet beschikbaar.

Voer globale zoeken en vervang uit

1. Navigeer naar Content-tools () in de linker navigatiebalk en selecteer Zoeken en vervangen ().
2. Voer het woord of de zin in om te zoeken in het Zoekveld .

3. Voer de vervangende tekst in het veld 'Vervangen met '. Laat dit veld leeg om de bijpassende tekst te verwijderen in plaats van te vervangen.

4. Schakel Match hele woorden (ab) in om alleen bij de term te komen wanneer deze als een volledig woord verschijnt. Bijvoorbeeld, met deze optie ingeschakeld, heeft vervangen page met article geen effect op homepage.
5. Selecteer het Filter () icoon om de zoekopdracht te verfijnen en selecteer vervolgens Toepassen. Zie hieronder de filteropties .
6. Selecteer 'Alles zoeken' of druk Enterop . De resultatenlijst toont elk overeenkomend artikel, variabele, fragment of woordenlijst op basis van het toegepaste filter, samen met het aantal voorkomen.

7. Selecteer een item in de lijst om het te bekijken. Wedstrijden worden gemarkeerd en de pijlen boven de preview bewegen tussen de gebeurtenissen.
8. Selecteer de items die vervangen moeten worden door het vakje naast elk aan te vinken, of selecteer het selectievakje bovenaan de lijst om alle resultaten te selecteren. Gebruik het zoekveld boven de resultatenlijst om een specifiek item op naam te vinden.
9. Selecteer Vervangen geselecteerd om alleen de aangevinkte items bij te werken, of Vervang alles om elk item in de lijst bij te werken.
10. Kies hoe de getroffen artikelen bewaard moeten worden:
    • Status behouden behoudt de huidige staat van elk artikel. Gepubliceerde artikelen krijgen een nieuwe gepubliceerde versie; conceptartikelen blijven concepten.
    • Concept brengt alle getroffen artikelen naar conceptstatus voor beoordeling voordat ze worden gepubliceerd.

11. Selecteer Bevestigen om de wijzigingen toe te passen.

Nadat je hebt vervangen

• Als elke match succesvol wordt vervangen, bevestigt Document360 de update en behoudt je zoekfilters.
• Als slechts enkele items worden bijgewerkt, geeft Document360 de uitkomst aan, bijvoorbeeld: "7 gevallen in 3 artikelen bijgewerkt, 1 voorkomen in 1 artikel mislukt."
• Als een vervanging mislukt, geeft Document360 een foutmelding en behoudt het item in je resultaten zodat je het opnieuw kunt proberen.

Filteropties

Inzicht in zoekresultaten

• Als een term in een artikel voorkomt en een variabele die door dat artikel wordt gebruikt, wordt alleen de overeenkomst in het artikel gemarkeerd. De variabele verschijnt als een apart item in de resultatenlijst.
• Variabelen, fragmenten en woordenlijsttermen kunnen op dezelfde manier worden vervangen als artikelen, met behulp van Vervang geselecteerd of Vervang alles.
• Voor woordenlijsttermen komt de zoekopdracht overeen met de definitie, niet met de naam van de term zelf. Om de term naam bij te werken, bewerk deze direct in de Glossary-sectie.
• Het bijwerken van een variabele, fragment of woordenlijst past de wijziging toe overal waar deze wordt gebruikt.
• Voor artikelen die met Replicate zijn gekopieerd, verschijnt alleen het origineel in je zoekresultaten. Een vervanging in het origineel geldt automatisch voor de kopieën ervan.

Je zoekresultaten exporteren

Selecteer Exporteren () in de resultatentoolbar om de huidige zoekresultaten als bestand te downloaden. Gebruik dit om een overzicht bij te houden van de items die een vervanging zal beïnvloeden voordat je het bevestigt.

Zoeken en vervangen in de editor

Je kunt ook tekst binnen één artikel vinden en vervangen, direct vanuit de editor. Dit geldt alleen voor het open artikel.

Markdown-editor: Selecteer het pictogram Zoeken en vervangen () in de artikelheader, of gebruik Ctrl+F.

Geavanceerde WYSIWYG-editor: Selecteer het Meer ()-icoon in de artikelheader, en selecteer vervolgens Zoeken en vervangen ().

Best practices

• Voor grootschalige vervangingen die veel gepubliceerde artikelen beïnvloeden, kies voor Draft in plaats van Behouden. Hierdoor worden alle getroffen artikelen naar concepten gestuurd zodat je de wijzigingen kunt bekijken voordat je publiceert, in plaats van nieuwe gepubliceerde versies direct live te zetten.
• Stel de modules en vind in opties in voordat je een brede zoekopdracht uitvoert, om de resultaten scherp te houden.
• Pas filters toe voordat je items selecteert om te vervangen. Een ongefilterde zoekopdracht kan onbedoeld honderden items beïnvloeden.
• Schakel Match hele woorden in wanneer de zoekterm in andere woorden kan voorkomen, bijvoorbeeld log binnen login of catalog.
• Exporteer je resultaten vóór een grote vervanging, om een overzicht te bewaren van de getroffen items.
• Maak een back-up van je kennisbasis voordat je een grootschalige vervanging uitvoert, zodat je indien nodig content kunt herstellen.
• Bekijk daarna een voorbeeld van vervangen items om te bevestigen dat de formulering klopt.
• Gebruik de in-editor tool voor wijzigingen die beperkt zijn tot één artikel. Het is sneller en beperkt de wijziging alleen tot dat artikel.

FAQ