Vinden en vervangen

Zoeken en vervangen laat je zoeken naar een woord of uitdrukking in je kennisbank en deze overal tegelijk bijwerken. Het werkt over artikelen, variabelen, fragmenten en woordenlijsttermen, waardoor het niet nodig is om elk item afzonderlijk te openen en te bewerken.

Waarom Zoeken en Vervangen gebruiken

• Een productnaam, functienaam of andere term is veranderd en moet overal waar hij voorkomt worden bijgewerkt.
• Je wilt terminologie standaardiseren in je kennisbasis.
• Je wilt een woord of uitdrukking tegelijk uit meerdere items verwijderen.
• Je moet de tekst of URL van een hyperlink aanpassen waar die ook verschijnt.

Voor een wijziging die beperkt is tot één artikel, gebruik dan de zoek- en vervangtool in de editor — die is sneller en raakt niets buiten dat artikel aan.

Voordat je begint

Zoeken en vervangen vereist de rol Editor content, of een aangepaste rol met de Perform Find and replace permission ingeschakeld.

Je toegangsniveau bepaalt wat je kunt bekijken en wijzigen:

• Met volledige toegang kun je zoeken en vervangen tussen artikelen, variabelen, fragmenten en woordenlijsttermen.
• Met view-toegang tot contenttools maar zonder update-toegang verschijnen matches binnen variabelen, maar vervanging is niet toegestaan.
• Gebruikers met de rol Conceptschrijver hebben geen toestemming om te zoeken en te vervangen.
• Met update-toegang maar zonder publicatietoestemming is vervanging toegestaan, maar getroffen artikelen kunnen alleen als concepten worden opgeslagen — zelfs als ze eerder zijn gepubliceerd.
• Met alleen-lezen toegang kun je matches zoeken en bekijken, maar kun je geen vervanging uitvoeren.
• Zonder toegang om te zoeken en te vervangen, verschijnt er een banner met de aantekening dat je beperkte toegang hebt vanwege je rechten, met een link om je rechten te bekijken.
• Als je bewerkingstoegang hebt voor één werkruimte en alleen toegang tot een andere, geldt vervanging alleen voor de werkruimte die je kunt bewerken.

Voer globale zoeken en vervang uit

1. Navigeer naar Content-tools () in de linker navigatiebalk en selecteer Zoeken en vervangen ().

2. Voer het woord of de zin in om te zoeken in het Zoekveld .

   OPMERKING

   De velden Zoeken en Vervangen accepteren tot 300 tekens, waarbij alle ondersteunde speciale tekens zijn toegestaan: ' " & [ ] { } ( ) / ? .

3. (Optioneel) Selecteer het Filter () icoon om de zoekopdracht te verfijnen en selecteer vervolgens Toepassen.  Zie hieronder de filteropties .

4. Selecteer Zoek alles, of druk Enterop . Terwijl de zoekopdracht loopt, verandert het knoplabel naar Vinden.

5. Voer de vervangende tekst in het veld 'Vervangen met '.

   WAARSCHUWING

   Als je Vervang leeg laat, wordt elke match vervangen door één vakje in plaats van volledig verwijderd te worden. Dit maakt nog steeds een nieuwe versie van het getroffen item aan, dus je kunt het later terugdraaien via de versiegeschiedenis, maar er is geen in-app ongedaan maken voor de actie zelf.

6. Schakel Match-hele woorden in om alleen bij de term te komen wanneer deze als een volledig woord verschijnt. Bijvoorbeeld, met dit ingeschakeld, heeft vervangen page door article geen invloed op homepage..

7. Bekijk de resultatenlijst. Het toont elk overeenkomend artikel, variabele, fragment of woordenlijstterm, met het aantal voorkomingen voor elk, over alle resultaatpagina's — niet alleen de huidige pagina.

   OPMERKING

   Als er geen overeenkomsten worden gevonden, toont Document360 een bericht dat er geen resultaten zijn gevonden, in plaats van items met nul voorkomen.

8. Selecteer een item in de lijst om het te bekijken. De eerste gebeurtenis wordt automatisch gemarkeerd; Gebruik de pijltjes omhoog/omlaag boven de preview om door de rest te bladeren.

9. Selecteer het selectievakje naast elk item dat je wilt vervangen, of het selectievakje bovenaan de lijst om alle resultaten te selecteren. Gebruik het zoekveld boven de resultatenlijst om een specifiek item op naam te vinden.

10. Selecteer Vervangen geselecteerd om alleen de aangevinkte items bij te werken, of Replace all om elk item in de huidige resultaten bij te werken.

    WAARSCHUWING

    Als je zoekopdracht Hyperlinks bevatte, waarschuwt een bevestigingsstap dat je op het punt staat URL's te wijzigen en dat dit kan leiden tot kapotte links. Bekijk het zorgvuldig voordat je bevestigt.

11. Bekijk in het bevestigingsvenster de samenvatting (bijvoorbeeld: "Je staat op het punt inhoud te vervangen in 7 artikelen, 3 variabelen, 2 fragmenten en 2 woordenlijsttermen") en kies hoe de getroffen artikelen opgeslagen moeten worden:

    • Status behouden — gepubliceerde artikelen krijgen een nieuwe gepubliceerde versie; conceptartikelen blijven concepten.
    • Concept — verplaatst alle getroffen artikelen naar conceptstatus voor beoordeling voordat publicatie wordt uitgevoerd.

12. Selecteer Bevestigen om de wijzigingen toe te passen.

Filteropties

Inzicht in zoekresultaten

• Als een term zowel in de inhoud van een artikel als in een variabele die door dat artikel wordt gebruikt, voorkomt, wordt alleen de overeenkomst in het artikel gemarkeerd in de preview. Het voorkomen van de variabele wordt als een aparte vermelding in de resultaten vermeld — je moet deze apart selecteren om hem te vervangen.
• Variabelen, fragmenten en woordenlijsttermen kunnen op dezelfde manier worden vervangen als artikelen, met behulp van Vervang geselecteerd of Vervang alles.
• Voor woordenlijsten komt de zoekopdracht overeen met de definitie, niet met de naam zelf — de term naam valt volledig buiten de reikwijdte van deze functie. Om een zoekopdracht strikt te beperken tot woordenlijstdefinities, open je het Filterpaneel , zet je Module alleen op Glossarium en pas je toe. Om een term bij te werken, bewerk deze direct in de Glossary-sectie.
• Het bijwerken van een variabele, fragment of woordenlijst past de wijziging toe overal waar het wordt gebruikt.
• Als je tekst in een artikeltitel vervangt, wordt alleen de titel bijgewerkt — de slug (URL) van het artikel wordt niet beïnvloed en bestaande links blijven werken.
• Voor artikelen die met Replicate zijn gekopieerd, verschijnt alleen het originele artikel in je zoekresultaten. Een vervanging in het origineel geldt automatisch voor de kopieën ervan.
• Afbeeldings-alttekst wordt momenteel niet doorzocht of vervangen door deze functie.

Hyperlinks: URL versus weergavetekst

Een hyperlink bestaat uit twee onafhankelijke delen — de weergavetekst die lezers zien, en de URL waar deze naartoe verwijst. Welk onderdeel wordt doorzocht en vervangen hangt volledig af van je selectie van het filter 'Zoek in 'Zoeken ':

Het bijwerken van de weergavetekst van een link (bijvoorbeeld "klik hier" veranderen in "lees de gids") breekt de link nooit, omdat de URL geen deel uitmaakt van die zoekopdracht. Het bijwerken van een URL (bijvoorbeeld migreren old-domain.com naar new-domain.com over elke link) verandert nooit de klikbare teksten die lezers zien.

Om alleen de weergavetekst van links te wijzigen:

1. Open het filterpaneel .
2. Selecteer onder Module de inhoudstypen waar de links staan (Artikelen, Fragmenten, Woordenlijst, enzovoort).
3. Selecteer onder Zoeken in Content.
4. Selecteer Toepassen en voer je zoekopdracht zoals gewoonlijk uit.

Om alleen de bestemmings-URL van links te wijzigen:

1. Open het filterpaneel .
2. Selecteer onder Module de contenttypes waar de links staan.
3. Selecteer onder Zoeken in Hyperlinks.
4. Selecteer Toepassen en voer je zoekopdracht zoals gewoonlijk uit. Bekijk de bevestigingswaarschuwing zorgvuldig voordat je bevestigt, omdat dit de URL's direct wijzigt.

Je kunt zowel Content als Hyperlinks in Zoeken tegelijk selecteren om beide in één keer te doorzoeken — dit filter maakt meerdere selecties mogelijk, net zoals Module dat doet.

Grote resultatensets

Als een term in meer dan 1.000 artikelen voorkomt, zoekt en toont Document360 alleen de eerste 1.000. Een banner geeft aan dat je een gedeeltelijke resultaatset bekijkt. Als je Replace all uitvoert bij zo'n zoekopdracht, worden alleen die eerste 1.000 artikelen bijgewerkt — een bericht daarna bevestigt dit en vraagt je opnieuw te zoeken om de term in de overige artikelen te vervangen.

Nadat je hebt vervangen

• Als alle matches succesvol zijn vervangen, krijg je een bevestigingsbericht. Je zoekfilters blijven ongewijzigd zodat je kunt blijven werken.
• Als slechts enkele matches worden vervangen, zie je een samenvatting waarin staat welke updates succesvol zijn en welke mislukt per contenttype. Bijvoorbeeld: "7 gevallen in 2 artikelen en 3 fragmenten werden succesvol bijgewerkt. 1 voorkomen in 1 variabele faalde. 2 gevallen in 1 woordenlijst mislukt."
• Als een vervanging faalt, krijg je de foutmelding: "Vervanging mislukt. Probeer het alsjeblieft opnieuw." Het getroffen item blijft in de zoekresultaten staan, dus je kunt het opnieuw proberen.
• Als je geen toestemming hebt om de vervanging uit te voeren, zie je een bericht dat je niet over de vereiste rechten beschikt en dat je contact moet opnemen met je projectbeheerder.

Je zoekresultaten exporteren

Selecteer Exporteren in de resultatentoolbar om de huidige zoekresultaten als bestand te downloaden, vóór of na een vervanging. Dit is handig om een overzicht bij te houden van de items die een vervanging zal beïnvloeden of al heeft.

Het geëxporteerde bestand bevat het zoekwoord, het aantal voorkomsten in elk item, de artikel-ID, de artikelslug, de werkruimte en de taal.

Overwegingen

• De Zoeken en Vervangen met velden accepteren maximaal 300 tekens per stuk.
• Een enkele zoekopdracht voert maximaal 1.000 overeenkomende artikelen tegelijk uit. Zie Grote resultatensets.
• Find and replace zoekt geen artikelen in de Recyclebak.
• Zoeken en vervangen beïnvloedt alleen de zichtbare tekst — de onderliggende Markdown- of HTML-opmaak wordt niet gewijzigd.

Best practices

• Voor grootschalige vervangingen die veel gepubliceerde artikelen beïnvloeden, kies voor Draft in plaats van Behouden. Hierdoor worden alle getroffen artikelen naar concepten gestuurd zodat je de wijzigingen kunt bekijken voordat je publiceert, in plaats van nieuwe gepubliceerde versies direct live te zetten.
• Stel de filters Module en Vind in in voordat je een brede zoekopdracht uitvoert, om de resultaten scherp te houden.
• Pas filters toe voordat je items selecteert om te vervangen. Een ongefilterde zoekopdracht kan onbedoeld honderden items beïnvloeden.
• Schakel Match hele woorden in wanneer de zoekterm in andere woorden kan voorkomen, bijvoorbeeld log binnen login of catalog.
• Exporteer je resultaten vóór een grote vervanging, om een overzicht te bewaren van de getroffen items.
• Maak een back-up van je kennisbasis voordat je een grootschalige vervanging uitvoert, zodat je indien nodig content kunt herstellen.
• Bekijk daarna een voorbeeld van vervangen items om te bevestigen dat de formulering klopt.
• Als je term overeenkomt met meer dan 1.000 artikelen, beperk dan je filters (op werkruimte, categorie of datum) in plaats van te vertrouwen op herhaalde volledige zoekopdrachten.
• Gebruik de in-editor tool voor wijzigingen die beperkt zijn tot één artikel — dat is sneller en beperkt de wijziging alleen tot dat artikel.

FAQ