| Professional | Business | Enterprise |
|---|---|---|
Wanneer u een nieuw teamaccount toevoegt aan uw Document360-project, kunt u de rollen toewijzen die een specifieke machtigingenset bevatten van wat ze wel en niet kunnen openen, bewerken of configureren in het project.
Document360 heeft de rollen opgesplitst in Portal-rol en Inhoudsrol om dit proces te vereenvoudigen.
Toegang tot rollen en machtigingen
Navigeer vanuit de Knowledge base portalnaar () > Users & security > Roles & permissions.
U hebt toegang tot de tabbladen Portalrol en Inhoud .
De beschikbare systeemrollen en aangepaste rollen (indien eerder toegevoegd) worden weergegeven.
Vanuit deze lijst kunt u de volgende bewerkingen uitvoeren op zowel de rol Portal als de rol Inhoud.
Kloonrol: Kan worden uitgevoerd op zowel systeem- als aangepaste rollen
Rol bewerken: Alleen beschikbaar voor aangepaste rollen
Rol verwijderen: alleen beschikbaar voor aangepaste rollen
Rechten weergeven: Beschikbaar voor zowel systeem- als aangepaste rollen.
Klik op de knop Nieuwe portaalrol of Nieuwe inhoudsrol in de rechterbovenhoek van het betreffende tabblad om een nieuwe aangepaste rol te maken.
Rol van het portaal
De rol Portal definieert welke beheertaken Document360-gebruikers kunnen uitvoeren, zoals het beheren van gebruikers en de instellingen van de kennisbank. De standaard portalrollen in Document360 zijn Eigenaar, Beheerder, Inzender en Beoordr.
Indien nodig kunt u aangepaste portalrollen toevoegen volgens uw vereisten.
Klik op Nieuwe portaalrol om het pop-upvenster Portaalrol maken te openen.
Voer een naam in voor de nieuwe rol en voeg een beschrijving van de rol toe.
Schakel in de lijst met functies de selectievakjes Weergeven en bijwerken in voor de gewenste functies op basis van uw vereisten.
Klik op Rol maken.
De toegangsrechten onder de rol Portal omvatten het weergeven/bijwerken van het volgende:
Veld | Beschrijving |
|---|---|
Projectinstellingen | Hiermee kunnen gebruikers de algemene instellingen voor het project openen en wijzigen, inclusief basisconfiguraties en voorkeuren. |
Auditing van het team | Geeft toestemming om teamactiviteiten te monitoren en te beheren, waarbij verschillende gebeurtenissen en wijzigingen binnen het project worden gevolgd voor verantwoording en beoordeling. |
Meldingen van evenementen | Hiermee kunnen gebruikers meldingen over projectactiviteiten instellen en beheren en de kanalen en e-maildomeinen configureren waarlangs deze meldingen worden verzonden. |
API tokens | Geeft gebruikers toegang tot API-tokens en deze te beheren, die worden gebruikt voor de integratie van het project met externe systemen en het automatiseren van taken. |
Extensies | Verleent toegang tot het beheren van verschillende uitbreidingsservices die de functionaliteit van de kennisbanksite kunnen verbeteren. |
Back-up en herstel | Stelt gebruikers in staat om back-up- en herstelprocessen in te stellen en te beheren om de veiligheid en het herstel van projectinhoud te waarborgen. |
Site Domein | Maakt het beheer van het aangepaste domein voor de Knowledge Base-site mogelijk, inclusief configuratie en updates. |
Custom CSS en JavaScript | Hiermee kunnen gebruikers aangepaste CSS- en JavaScript-scripts openen en beheren om het uiterlijk en de functionaliteit van de site aan te passen. |
Integraties | Verleent toestemming voor toegang tot en beheer van verschillende integraties die het project verbinden met andere hulpprogramma's en services. |
Toestemming voor cookies | Geeft gebruikers toegang tot het toestemmingsbeleid voor cookies en werkt het bij, zodat de privacyregelgeving wordt nageleefd. |
Aankondigingen | Maakt het mogelijk om slimme balken en aankondigingen te delen op de kennisbanksite, waardoor de communicatie met gebruikers wordt vergemakkelijkt. |
Ticket deflector | Verleent toegang tot het beheren van ticketdeflectors, die helpen bij het doorverwijzen van gebruikers naar relevante inhoud voordat ze ondersteuningstickets indienen. |
Kennisbank widget | Hiermee kunnen gebruikers kennisbankassistenten instellen, openen en beheren, waardoor de interactie en ondersteuning van gebruikers worden verbeterd. |
Rollen, accounts en groepen | Maakt toegang tot en beheer van teamaccounts, lezers en groepen mogelijk, samen met hun rollen, waardoor een goede toegangscontrole en samenwerking wordt gegarandeerd. |
Zichtbaarheid van de site | Hiermee kunt u de instellingen voor sitetoegang wijzigen, waardoor de kennisbank openbaar, privé of gemengd kan zijn. |
IP-beperkingen | Verleent toestemming om te beheren welke IP-adressen toegang hebben tot de Knowledge Base-site, waardoor de beveiliging wordt verbeterd. |
Ondernemingen SSO | Stelt gebruikers in staat om Single Sign-On (SSO) en JSON Web Token (JWT)-configuraties te openen en te beheren, waardoor de authenticatie voor zakelijke gebruikers wordt gestroomlijnd. |
Facturatie & facturatie | Verleent toestemming voor toegang tot en beheer van factureringsservices, waaronder het bekijken van facturen en het beheren van abonnementen. |
Inhoud rol
De rol Inhoud definieert welke inhoudsgerelateerde taken Document360-gebruikers kunnen uitvoeren, zoals het maken, bewerken of publiceren van artikelen in de kennisbank. De standaard inhoudsrollen in Document360 zijn Conceptschrijver, Redacteur, Recensent en Geen.
Indien nodig kunt u aangepaste inhoudsrollen toevoegen volgens uw vereisten.
Klik op Nieuwe inhoudsrol om het pop-upvenster Inhoudsrol maken te openen.
Voer een naam in voor de nieuwe rol en voeg een beschrijving van de rol toe.
Schakel in de lijst met functies de selectievakjes Weergeven, Bijwerken, Verwijderen en Publiceren in voor de gewenste functies op basis van uw vereisten.
Klik op Rol maken.
De toegangsmachtigingen onder de inhoudsrol omvatten het volgende weergeven/bijwerken/verwijderen/publiceren:
Veld | Beschrijving |
|---|---|
Categorie | Hiermee kunnen gebruikers de kennisbank ordenen door categorieën te maken, bij te werken, te verplaatsen, opnieuw te ordenen, te verbergen/verbergen en te verwijderen. |
Artikelen | Geeft gebruikers de mogelijkheid om artikelen te maken, bij te werken, te publiceren, te verbergen/zichtbaar te maken, te verplaatsen, opnieuw te ordenen en te verwijderen. |
Aangepaste pagina's | Geeft gebruikers de mogelijkheid om aangepaste pagina's te maken, bij te werken, te publiceren, te verbergen/zichtbaar te maken, te verplaatsen, opnieuw te ordenen en te verwijderen. |
Artikel instellingen | Stelt gebruikers in staat om specifieke instellingen voor individuele artikelen te wijzigen, zoals metadata, statusindicator en voorkeuren. |
Workflow toewijzingen | Machtiging om werkstroomtoewijzingen voor een artikel toe te wijzen en bij te werken. |
Opmerkingen oplossen | Toestemming om reacties van anderen op te lossen. |
Site aanpassen | Hiermee kunnen gebruikers de kennisbanksite ontwerpen en configureren, inclusief de startpagina, het siteontwerp en de navigatie. |
SEO beschrijving | Stelt gebruikers in staat om de SEO-beschrijvingen te beheren, waardoor de zichtbaarheid van zoekmachines en de vindbaarheid van de inhoud worden verbeterd. |
AI-functies | Toestemming om content efficiënt te openen en te beheren met behulp van AI-technologie in het project. |
Hergebruik van inhoud | Hiermee kunnen gebruikers herbruikbare inhoudselementen beheren, zoals sjablonen, fragmenten, variabelen en woordenlijsttermen. |
Herinneringen voor artikelrecensies | Stelt gebruikers in staat om herinneringen in te stellen en te beheren voor het beoordelen en bijwerken van artikelen. |
Rijden | Toestemming om de bestanden en mappen op de documentopslagschijf binnen Document360 te openen en te beheren. |
Analytics | Stelt gebruikers in staat om gebruiksgegevens en -statistieken te openen en te analyseren, waardoor inzicht wordt verkregen in de prestaties van de inhoud en het gebruikersgedrag. |
Prullenbak | Hiermee kunnen gebruikers de prullenbak beheren, waardoor verwijderde documentatie kan worden hersteld of permanent kan worden verwijderd. |
Zoeken en vervangen | Stelt gebruikers in staat om inhoud efficiënt bij te werken door tekst in meerdere artikelen te zoeken en te vervangen. |
Workflow ontwerper | Toestemming voor toegang tot en beheer van de werkstroomontwerper voor het project. |
Tags & groepen | Toestemming om tags en groepen voor het project te openen en te beheren. |
Feedback manager | Toestemming voor toegang tot en beheer van feedbackmanager voor het project. |
Project import & export | Toestemming voor toegang tot en beheer van de import en export van de projectinhoud. |
Exporteren als PDF | Toestemming om PDF-sjablonen te openen, te maken en deze in het project te exporteren. |
Inhoud migreren | Geeft gebruikers de mogelijkheid om de migratie van inhoud uit andere kennisbanksystemen te beheren, waardoor een soepele overgang naar Document360 wordt gegarandeerd. |
Werkruimte | Toestemming voor toegang tot en beheer van de werkruimte en bijbehorende talen. |
Regels voor het omleiden van artikelen | Hiermee kunnen gebruikers omleidingsregels voor artikelen instellen en beheren, zodat gebruikers naar de juiste inhoud worden geleid, zelfs als URL's veranderen. |
Instellingen voor site-artikelen en SEO | Stelt gebruikers in staat om artikelinstellingen en SEO-configuraties voor de hele site te wijzigen, waardoor het algehele beheer en de optimalisatie van de kennisbank worden verbeterd. |
Computervertaling | Geeft toegang tot functies voor machinevertaling, waardoor inhoud efficiënt in meerdere talen kan worden vertaald. |
Alleen-lezen toegang bieden voor een teamaccount tot specifieke categorieën in de portal
Ga als volgt te werk om een teamaccount alleen-lezen toegang te geven tot specifieke categorieën:
Navigeer naar () > Users & security en selecteer Roles & permissions.
Ga naar het tabblad Inhoudsrol en klik op Nieuwe inhoudsrol.
Voer de naam en beschrijving van de gewenste inhoudsrol in voor de rol voor aangepaste inhoud.
Vink de optie Weergave aan voor categorieën.
Klik op Rol maken.
Wijs vervolgens de rol voor gemaakte aangepaste inhoud toe aan het teamaccount:
Navigeer naar () > Users & security en selecteer Team accounts & groups.
Klik op > teamaccount toevoegen.
Voer het e-mailadres van het teamlid in en selecteer een projectrol.
Selecteer in de sectie Inhoudsrol en -toegang de aangepaste inhoudsrol die u hebt gemaakt.
Selecteer in Toegang tot inhoud de optie Categorie en kies de specifieke categorieën waarvoor u alleen-lezen toegang wilt verlenen.
Als u klaar bent, klikt u op Nieuw teamaccount.
Standaardrollen en rechten in Document360
Standaard portalrollen
Beheerder - Volledige toegang behalve facturering (alleen weergavetoegang)
Functies | Bekijken | Update |
|---|---|---|
Projectinstellingen | ||
Auditing van het team | ||
Meldingen van evenementen | ||
API-tokens | ||
Extensies | ||
Back-up en herstel | ||
Domein van de site | ||
Aangepaste CSS en JavaScript | ||
Integratie | ||
Toestemming voor cookies | ||
Aankondiging | ||
Ticket deflector | ||
Kennisbank widget | ||
Rollen, accounts en groepen | ||
Zichtbaarheid van de site | ||
IP-beperkingen | ||
SSO voor ondernemingen | ||
Facturatie & facturatie |
Medewerkers - Alleen toegang tot projectinstellingen (weergave)
Functies | Bekijken | Update |
|---|---|---|
Projectinstellingen | ||
Auditing van het team | ||
Meldingen van evenementen | ||
API-tokens | ||
Extensies | ||
Back-up en herstel | ||
Domein van de site | ||
Aangepaste CSS en JavaScript | ||
Integratie | ||
Toestemming voor cookies | ||
Aankondiging | ||
Ticket deflector | ||
Kennisbank widget | ||
Rollen, accounts en groepen | ||
Zichtbaarheid van de site | ||
IP-beperkingen | ||
SSO voor ondernemingen | ||
Facturatie & facturatie |
Revisor - Kan inloggen op de Knowledge Base-portal (geen toegang tot weergave/updates)
De rol Revisor heeft geen machtigingen om inhoud bij te werken in de Knowledge Base-portal. Revisoren kunnen alleen inline opmerkingen toevoegen aan artikelen of paginacategorieën die aan hen zijn toegewezen.
Eigenaar - Volledige toegang
Functies | Bekijken | Update |
|---|---|---|
Projectinstellingen | ||
Auditing van het team | ||
Meldingen van evenementen | ||
API-tokens | ||
Extensies | ||
Back-up en herstel | ||
Domein van de site | ||
Aangepaste CSS en JavaScript | ||
Integratie | ||
Toestemming voor cookies | ||
Aankondiging | ||
Ticket deflector | ||
Kennisbank widget | ||
Rollen, accounts en groepen | ||
Zichtbaarheid van de site | ||
IP-beperkingen | ||
SSO voor ondernemingen | ||
Facturatie & facturatie |
Standaard inhoudsrollen
Conceptschrijver: beperkte toegang tot functies voor inhoudsbeheer
Functies | Bekijken | Update | Verwijderen | Uitgeven |
|---|---|---|---|---|
Categorie | ||||
Artikelen | ||||
Aangepaste pagina's | ||||
Artikel instellingen | ||||
Workflow toewijzingen | ||||
Opmerkingen oplossen | ||||
Site aanpassen | ||||
SEO beschrijving | ||||
AI-functies | ||||
Hergebruik van inhoud | ||||
Herinneringen voor artikelrecensies | ||||
Rijden | ||||
Analytics | ||||
Prullenbak | ||||
Zoeken en vervangen | ||||
Workflow ontwerper | ||||
Tags & groepen | ||||
Feedback manager | ||||
Project import & export | ||||
Exporteren als PDF | ||||
Inhoud migreren | ||||
Werkruimte | ||||
Regels voor het omleiden van artikelen | ||||
Instellingen voor site-artikelen en SEO | ||||
Computervertaling |
Editor: Volledige toegang tot functies voor contentbeheer
Functies | Bekijken | Update | Verwijderen | Uitgeven |
|---|---|---|---|---|
Categorie | ||||
Artikelen | ||||
Aangepaste pagina's | ||||
Artikel instellingen | ||||
Workflow toewijzingen | ||||
Opmerkingen oplossen | ||||
Site aanpassen | ||||
SEO beschrijving | ||||
AI-functies | ||||
Hergebruik van inhoud | ||||
Herinneringen voor artikelrecensies | ||||
Rijden | ||||
Analytics | ||||
Prullenbak | ||||
Zoeken en vervangen | ||||
Workflow ontwerper | ||||
Tags & groepen | ||||
Feedback manager | ||||
Project import & export | ||||
Exporteren als PDF | ||||
Inhoud migreren | ||||
Werkruimte | ||||
Regels voor het omleiden van artikelen | ||||
Instellingen voor site-artikelen en SEO | ||||
Computervertaling |
Revisor: Voeg opmerkingen toe aan artikelen, stel vervaldatums in en werk de workflowstatus bij
Functies | Bekijken | Update | Verwijderen | Uitgeven |
|---|---|---|---|---|
Categorie | ||||
Artikelen | ||||
Aangepaste pagina's | ||||
Artikel instellingen | ||||
Workflow toewijzingen | ||||
Opmerkingen oplossen | ||||
Site aanpassen | ||||
SEO beschrijving | ||||
AI-functies | ||||
Hergebruik van inhoud | ||||
Herinneringen voor artikelrecensies | ||||
Rijden | ||||
Analytics | ||||
Prullenbak | ||||
Zoeken en vervangen | ||||
Workflow ontwerper | ||||
Tags & groepen | ||||
Feedback manager | ||||
Project import & export | ||||
Exporteren als PDF | ||||
Inhoud migreren | ||||
Werkruimte | ||||
Regels voor het omleiden van artikelen | ||||
Instellingen voor site-artikelen en SEO | ||||
Computervertaling |
Geen: Geen toegang
Er is geen inhoudsbereik toegewezen.
FAQ
Waarom kan ik de eigenaar van het project niet verwijderen?
Dit probleem kan optreden als u de enige eigenaar van het project probeert te verwijderen. U kunt dit oplossen door eerst een ander account als eigenaar toe te wijzen en vervolgens de oorspronkelijke eigenaar te verwijderen. Hierdoor kunt u teamaccounts foutloos beheren.