Die Aufgaben-Seite ist die dedizierte Ansicht zur Verwaltung aller zugewiesenen Dokumentationsaufgaben in Document360. Sie listet alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben über alle Zeitrahmen hinweg auf und deckt drei Aufgabentypen ab: Workflow, Feedback und Erinnerungen zur Überprüfung. Im Gegensatz zur Aufgaben-Karte auf der Übersichtsseite, die nur die aktuelle Woche anzeigt, bietet die Aufgaben-Seite Ihnen das vollständige Bild mit vollständigen Filter-, Such- und Massenaktionsfunktionen.
Wenn Sie zuvor die Workflow-Zuweisungsseite (manchmal auch als Workflows-Seite bezeichnet) verwendet haben, wurde diese Seite entfernt. Ihre Funktionalität ist jetzt Teil der Aufgaben-Karte auf der Übersichtsseite.
Wann man die Aufgaben-Seite nutzen sollte
Nutzen Sie die Seite Aufgaben, wenn Sie Folgendes benötigen:
- Überprüfen Sie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben, unabhängig vom Abgabetermin, nicht nur die dieser Woche.
- Wenden Sie erweiterte Filter an, um Aufgaben nach Zuweisungsempfänger, Bezeichnung, Status oder einem benutzerdefinierten Datumsbereich zu finden.
- Führen Sie Massenaktionen durch, wie zum Beispiel den Workflow-Status mehrerer Artikel gleichzeitig zu aktualisieren.
- Verfolgen Sie Aufgaben als Administrator, einschließlich Aufgaben, die anderen Benutzern oder Benutzergruppen zugewiesen sind.
Für einen schnellen täglichen Blick auf die Prioritätsaufgaben dieser Woche ist die Aufgaben-Karte auf der Übersichtsseite ein schnellerer Ausgangspunkt.
Zugriff auf die Aufgaben-Seite
Sie können die Aufgaben-Seite von zwei Stellen in Document360 erreichen.
Von der linken Navigationsleiste
Fahre mit der Maus über das Startseite ()- Symbol und klicke auf Aufgaben.
Von der Übersichtsseite
- Fahre mit der Maus über das Startseite ()-Symbol und klicke auf Übersicht.
- Auf der Karte Aufgaben klickst du auf Alle anzeigen.
Verständnis von Aufgabentypen
Die Seite Aufgaben zeigt drei Aufgabentypen an. Jeder Typ spiegelt eine andere Arbeitsquelle wider, die dir zugewiesen ist.
Workflow-Aufgaben
Artikel, in denen dir ein beliebiger Workflow-Status zugewiesen wird.
Feedback-Aufgaben
Feedback der Leser und kein Suchergebnis-Feedback für Artikel sowie beantwortetes oder unbeantwortetes Anfragefeedback für Eddy AI, alle vom Feedback-Manager zugewiesen.
Rezensionserinnerungen
Artikel, die als Bedarfsüberprüfung gekennzeichnet sind, für die Sie beitragen.
Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum werden standardmäßig unter Heute aufgeführt. Ein Bindestrich wird in der Spalte Fälligkeitsdatum angezeigt und ein Tooltip zeigt an, dass kein Fälligkeitstermin festgelegt wurde.
Jede Aufgabe zeigt wichtige Details an, darunter Artikeltitel, Aufgabentyp, aktuellen Status, Fälligkeitsdatum, zugewiesene Benutzer, Labels und Informationen zum letzten Update.
Aufgabentabelle
Die Aufgaben-Seite zeigt standardmäßig folgende Spalten an:
| Säule | Was es zeigt |
|---|---|
| Titel | Der Aufsatz, der mit der Aufgabe verbunden ist. |
| Typ | Der Aufgabentyp: Arbeitsablauf, Feedback oder Erinnerung an die Überprüfung. |
| Status | Der aktuelle Stand der Aufgabe. |
| Fällig | Das Datum, bis zu dem die Aufgabe voraussichtlich abgeschlossen sein soll. |
| Bezeichnungen | Etiketten, die mit dem Artikel verbunden sind, die mit der Aufgabe verbunden sind. |
| Zugewiesen von | Der Nutzer, der die Aufgabe zugewiesen hat. |
| Zugeteilt zu | Die Benutzer(n) und die Benutzergruppe(n), die für die Aufgabe verantwortlich sind. |
| Zuletzt aktualisiert am | Das Datum, die Uhrzeit und der Nutzer des letzten Updates. Für Workflows spiegelt dies das letzte Artikel-Update wider. Für Feedback zeigt es die letzte Aktualisierung dieses Feedback-Elements an. Für Review-Erinnerungen zeigt es die letzte Artikelaktualisierung an. |
Wenn Sie den Snoozed-Abschnitt ansehen, erscheinen zwei zusätzliche Spalten:
| Säule | Was es zeigt |
|---|---|
| Eingeschlafen | Das Datum und die Uhrzeit, an der die Aufgabe ausgesetzt wurde. |
| Eingeschlafen, bis | Das Datum und die Uhrzeit, an der die Aufgabe wieder aktiv wird. |
Verwaltung Ihrer Aufgaben
Sie können Aufgaben direkt aus der Liste ausführen, indem Sie die Hover-Aktionen, das Menü Mehr-Optionen oder das Kontrollkästchen für Massenaktionen auswählen.
Schwebeaktionen
Wenn du mit der Maus über eine Aufgabe fährst, erscheinen zwei Aktionen:
- Schlummern (verfügbar für alle Aufgabentypen): Verschiebe die Aufgabe auf morgen (9 Uhr), nächste Woche (gleiche Wochentag, 9 Uhr) oder ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit.
- Eine aufgabenspezifische Aktion:
- Workflow-Aufgaben: Workflow-Status aktualisieren
- Feedback-Aufgaben: Feedback verwalten
- Erinnerungsaufgaben überprüfen: Als überprüft markieren
Mehr Optionen-Menü
Klicken Sie auf das Mehr-Optionen-Symbol, um auf zusätzliche Aktionen pro Aufgabentyp zuzugreifen:
- Workflow-Aufgaben: Als erledigt markieren, veröffentlichen, später veröffentlichen, Labels hinzufügen
- Rezensionserinnerungen: Veröffentlichen, später veröffentlichen, Labels hinzufügen
Auswahlmaßnahmen
Wählen Sie das Kontrollkästchen neben einem Artikelnamen aus, um darauf zuzugreifen:
- Workflow-Aufgaben: Veröffentlichen, später veröffentlichen, Workflow-Status aktualisieren, Snooze, Labels hinzufügen, als erledigt markieren
- Feedback-Aufgaben: Schlafen, Feedback verwalten
- Rezensionserinnerungen: Veröffentlichen, später veröffentlichen, schlummern, Etiketten hinzufügen, als bewertet markieren
- Wenn ein Artikel als Überprüfung benötigt markiert und bereits veröffentlicht ist, erscheint die Aufgabe in der Liste, aber die Aktionen "Veröffentlichen und später veröffentlichen " werden nicht angezeigt.
- Wenn du mehrere Aufgaben auswählst, erscheinen nur die Aktionen, die allen ausgewählten Aufgabentypen gemeinsam sind, in der Symbolleiste.
Aufgaben über einen KI-Assistenten verwalten
Wenn Ihr Projekt Document360 MCP verwendet, können Sie Ihre Aufgaben auch von einem verbundenen KI-Assistenten aus ansehen und ausführen. Der KI-Assistent kann die Ihnen zugewiesenen Aufgaben auflisten, Ihre Aufgaben ausschalten oder entschlummern, eine Workflow-Aufgabe als erledigt markieren und den Status des Ihnen zugewiesenen Feedbacks aktualisieren. Durch MCP können alle Nutzer, einschließlich Admins, nur ihre eigenen Aufgaben einsehen und ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte MCP-Tools.
Filtern und Suchen von Aufgaben
Du kannst die Aufgabenliste mit Aufgabentyp-Tabs, Spaltenfiltern, dem Assignee-Filter und der Suchleiste eingrenzen.
Filter nach Aufgabentyp
Klicken Sie auf einen oder mehrere Tabs oben in der Liste, um nach Workflow, Feedback oder Erinnerung zu filtern. Sie können mehrere Aufgabentypen gleichzeitig auswählen.
Filter nach Spalte
Klicken Sie auf das Filter-Symbol , um das Filterpanel zu öffnen und die folgenden Filter anzuwenden:
Status
Filtern Sie Aufgaben nach ihrem aktuellen Status. Das Dropdown-Menü gruppiert die Status nach Aufgabentyp:
- Workflow-Aufgaben: Status, die im Workflow-Designer definiert sind (z. B. Entwurf, In Review)
- Feedback-Aufgaben: Offen, Geplant, In Arbeit
- Erinnerungsaufgaben überprüfen: Bedarfsüberprüfung
Geburtstermin (Zeitleiste)
Filtern Sie nach Fälligkeitsdatum der Aufgaben:
- Diese Woche: Aufgaben, die während der aktuellen Kalenderwoche (Sonntag bis Samstag) fällig sind.
- Heute: Aufgaben, die heute fällig sind, einschließlich Aufgaben ohne Abgabetermin
- Überfällig: Aufgaben mit überfälligem Datum
- Benutzerdefiniertes Datum: Wählen Sie ein bestimmtes Fälligkeitsdatum
Aufgaben, die Ihnen ohne Fälligkeitsdatum zugewiesen werden, erscheinen automatisch unter Heute. Sie bleiben auf der heutigen Liste und sind nicht als überfällig markiert.
Bezeichnungen
Verwenden Sie das Dropdown-Menü Labels , um Aufgaben zu filtern, die mit Artikeln mit bestimmten Labels verknüpft sind. Sie können ein oder mehrere Labels auswählen.
Zugewiesen von
Verwenden Sie das Dropdown-Menü "Zugewiesen nach ", um von einem bestimmten Benutzer erstellten Aufgaben anzusehen. Dies ist nützlich, wenn Sie Aufgaben eines bestimmten Teammitglieds oder einer bestimmten Quelle verfolgen.
Zuletzt aktualisiert am
Nutzen Sie das Dropdown-Menü " Zuletzt aktualisiert ", um Aufgaben nach aktueller Aktivität zu filtern, was Ihnen hilft, kürzlich aktualisierte oder unberührte Aufgaben zu erkennen.
Zuletzt aktualisiert von
Verwenden Sie das Dropdown-Menü "Zuletzt aktualisiert nach", um Aufgaben danach zu filtern, wer das letzte Update vorgenommen hat.
Filter nach Assignee
Verwenden Sie das Dropdown-Menü "Für mich zugewiesen ", um Aufgaben nach Wem zu filtern, dem sie zugewiesen sind:
- Mir zugewiesen: Zeigt nur Aufgaben an, die dir zugewiesen wurden.
- Nicht zugewiesen: Zeigt Aufgaben ohne Zugewiesenen an.
- Eingeschlafene Aufgabe: Zeigt Aufgaben an, die Sie bereits eingeschlafen haben.
- Alle Benutzer: Zeigt Aufgaben an, die allen Benutzern zugewiesen sind. (Nur Admins)
- Spezifische Nutzer: Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus der Liste aus. (Nur für Admins)
- Gruppen: Wechsle zum Gruppen-Reiter, um nach Teamgruppen zu filtern. (Nur Admins)
Administratoren können Aufgaben, die jedem Benutzer oder jeder Gruppe zugewiesen sind, einsehen und verwalten und nicht zugewiesene Aufgaben filtern. Sie können jedoch keine Aufgaben, die anderen zugewiesen wurden, schlummern lassen oder von anderen eingeschlafene Aufgaben ansehen. Normale Nutzer können nur Aufgaben , die ihnen zugewiesen sind, ansehen und verwalten.
Suchleiste
Verwenden Sie die Suchleiste, um Aufgaben nach Artikelnamen zu finden. Die Suche läuft in Echtzeit ab und identifiziert sowohl teilweise als auch vollständige Titel.
Best Practices
- Lösen Sie überfällige Aufgaben, bevor Sie mit neuer Arbeit beginnen. Verwenden Sie den Filter für überfällige Zeitpläne zu Beginn jedes Sprints, um veraltete Aufgaben zu beseitigen, bevor sie eine Veröffentlichung blockieren.
- Verwenden Sie den Assignee-Filter als Administrator, um die Arbeitslastverteilung im Team zu überprüfen, bevor neue Aufgaben zugewiesen werden. Das Filtern nach allen Benutzern zeigt an, wer unter- oder überverteilt ist.
- Schließe Aufgaben, die du nicht sofort erledigen kannst , anstatt sie in der aktiven Liste zu lassen. Wähle ein realistisches zukünftiges Datum, damit die Aufgabe wieder auftaucht, wenn du bereit bist, sie zu bearbeiten.
- Kombinieren Sie Aufgabentyp- und Statusfilter, um Ihre Ansicht zu fokussieren. Filtern Sie zum Beispiel nach Workflow + In Review, um nur Artikel zu sehen, die derzeit auf Ihre Überprüfung warten.
- Verwenden Sie den Status des Bulk-Update-Workflows , wenn Sie eine Batch von Artikeln gemeinsam in die nächste Stufe verschieben, zum Beispiel am Ende eines Content Sprints.
- Suchen Sie nach Artikelnamen, wenn Sie eine Benachrichtigung über einen bestimmten Artikel erhalten und seine Aufgabe schnell finden möchten, ohne zu scrollen.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen der Aufgaben-Seite und der Aufgaben-Karte auf der Übersichtsseite?
Die Seite Aufgaben listet alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben über alle Zeitrahmen hinweg auf und bietet vollständige Funktionen für Filterung, Suche und Aktionen in Gruppen. Die Aufgaben-Karte auf der Übersichtsseite zeigt nur Aufgaben, die in der aktuellen Kalenderwoche fällig sind (Heute, Diese Woche, Überfällig und Stillgelegt). Nutzen Sie die Aufgaben-Karte für einen kurzen täglichen Check-in und die Aufgaben-Seite für eine tiefere Aufgabenverwaltung.
Warum erscheint eine Aufgabe ohne Abgabetermin unter Heute?
Aufgaben ohne Fälligkeitstermin werden standardmäßig unter Heute gruppiert, um sicherzustellen, dass sie sichtbar und umsetzbar bleiben. Ein Bindestrich wird in der Spalte "Fällig" angezeigt und ein Tooltip bestätigt, dass kein Fälligkeitsdatum festgelegt wurde. Diese Aufgaben werden nicht als überfällig markiert, selbst wenn sie mehrere Tage auf der Heuteliste stehen.
Kann ich Aufgaben sehen, die anderen Teammitgliedern zugewiesen sind?
Ja, aber nur, wenn Sie Admin sind. Administratoren können das Dropdown-Menü "Zugewiesen mir" verwenden und Alle Benutzer, Bestimmte Benutzer oder Gruppen auswählen, um Aufgaben im gesamten Team anzuzeigen. Normale Benutzer können nur ihre eigenen zugewiesenen Aufgaben sehen. Administratoren können Aufgaben, die anderen zugewiesen sind, nicht snoozen lassen oder Aufgaben ansehen, die andere bereits eingeschlafen haben.
Warum fehlen bei manchen Aufgaben die Aktionen "Veröffentlichen und später veröffentlichen"?
Wenn ein Artikel bereits im Status Veröffentlicht ist und ebenfalls als Prüfung benötigt markiert ist, sind die Aktionen Veröffentlichen und Später veröffentlichen für diese Aufgabe ausgeblendet. Der Artikel ist bereits aktiv, daher ist keine Aktion zur erneuten Veröffentlichung erforderlich. Sie können weiterhin andere Aktionen ausführen, wie zum Beispiel als geprüft markieren.