In Document360 verfolgt der Workflow-Status, wo sich ein Artikel in Ihrem Dokumentationszyklus befindet, vom ersten Entwurf über die Prüfungsphase bis zur Veröffentlichung. Sie können den Workflow-Status aktualisieren, Prüfer zuweisen, Abgabetermine festlegen und Kommentare an zwei Stellen hinzufügen: direkt im Artikeleditor für Einzelartikel-Updates oder von der Aufgaben-Seite für Massenupdates über mehrere Artikel hinweg.
Workflow-Status werden im Workflow-Designerdefiniert und konfiguriert. Änderungen, die Sie auf Artikelebene vornehmen, wie das Hinzufügen oder Entfernen von Zugewiesenen, gelten nur für diesen Artikel und beeinflussen die Konfiguration des Workflow-Designers nicht.
Kurze Referenz
| Aktion | Wo man es machen kann | Am besten für |
|---|---|---|
| Aktualisieren Sie den Workflow-Status eines einzelnen Artikels | Artikeleditor > Workflow-Status-Button | Fokussierte, kontextbezogene Updates während des Bearbeitens |
| Weisen Sie einem Gutachter zu, fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu oder hinterlassen Sie einen Kommentar | Artikeleditor > Workflow-Dialog | Kontext- oder Anweisungsvermittlung an einen Gutachter |
| Sehen Sie sich die vollständige Geschichte der Workflow-Reise eines Artikels an | Artikeleditor > History-Symbol im Workflow-Status | Prüfungen, Übergaben und die Beilegung von Streitigkeiten über den Status |
| Aktualisieren Sie den Workflow-Status für mehrere Artikel | Aufgabenseite > Artikel auswählen > Workflow-Status aktualisieren | Sprintplanung, Freigabevorbereitung, Batch-Übergaben |
| Verfolgen Sie, welche Rezensenten ihre Überprüfung abgeschlossen haben | Aufgabenseite > Der Spalte zugewiesen | Überwachung des Fortschritts im Team |
| Markiere deine Bewertung als abgeschlossen | Aufgabenseite > Mehr-Optionen oder Aktionen im Kontrollkästchen | Signalisierung des Abschlusses der individuellen Überprüfung ohne Statusänderung |
Managementmethoden
Im Artikeleditor
Aktualisieren Sie den Status, weisen Sie Prüfer zu, legen Sie Abgabetermine fest, fügen Sie Kommentare hinzu und sehen Sie sich die Workflow-Historie eines einzelnen Artikels an, während Sie ihn aktiv bearbeiten.
Erfahren Sie mehr →Von der Aufgaben-Seite
Aktualisieren Sie den Workflow-Status mehrerer Artikel gleichzeitig, überprüfen Sie zugewiesene Inhalte und markieren Sie Ihre Überprüfung als abgeschlossen, ohne jeden Artikel einzeln zu öffnen.
Erfahren Sie mehr →Workflow-Status im Artikeleditor verwalten
Der Workflow-Status-Button oben rechts im Dokumentationseditor ist die zentrale Steuerung für alle Workflow-Aktionen eines einzelnen Artikels.
Der Button zeigt folgende Indikatoren an:
| Indikator | Beschreibung |
|---|---|
| Informationen () | Klicken Sie hier, um die Beschreibung des aktuellen Workflow-Status anzusehen. |
| Sperre () | Zeigt an, dass der Workflow-Status im Schreib-nur-Modus ist. Artikel im Nur-lese-Zustand können nicht direkt veröffentlicht werden. |
| Grünes Häkchen () | Zeigt einen abgeschlossenen Status an. Wenn der Artikel veröffentlicht wird, zeigen alle Statuspunkte ein grünes Häkchen. |
| Artikelversion | Zeigt die aktuelle Version des Artikels an. |
| Geschichte () | Klicken Sie hier, um die vollständige Workflow-Historie des Artikels anzusehen. |
Aktualisieren Sie den Status des Workflows
- Klicken Sie oben rechts im Editor auf den Workflow-Status-Button . Der Workflow-Dialog öffnet sich.
- Wählen Sie den nächsten Workflow-Status aus der Liste aus, zum Beispiel Peer Review oder SME Review.
- Optional können Sie Gutachter zuweisen, einen Fälligkeitstermin festlegen oder einen Kommentar über die untenstehenden Optionen hinzufügen.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen , um den Artikel direkt zu veröffentlichen, oder klicken Sie auf Status festlegen , um den Status zu speichern und den Dialog zu schließen.
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Nach dem Update zeigt das Button-Label den aktuell zugewiesenen Status an.
Gutachter zuweisen
Im Feld Zuweisungsempfänger wählen oder suchen Sie nach einem oder mehreren Benutzern oder Benutzergruppen.
Wenn ein Artikel in einen neuen Workflow-Status wechselt, werden automatisch alle im Workflow-Designer konfigurierten Auto-Zuweisungen an Benutzer angewendet. Zugewiesene aus dem vorherigen Status werden nicht behalten, es sei denn, sie sind ebenfalls im neuen Status konfiguriert.
Sie sehen außerdem zwei zusätzliche Optionen:
- Setze automatische Zuteiler: Verwendet die im Workflow-Designer konfigurierten vordefinierten Benutzer oder Benutzergruppen für diesen Status. Alle bestehenden Zugewiesenen werden ersetzt.
- Lassen Sie es nicht zugewiesen: Entfernt alle Zugewiesenen für diesen Workflow-Zustand.
Wenn kein Standardzugeordneter für den ausgewählten Workflow-Status konfiguriert ist, wird standardmäßig "Nicht zugewiesen lassen " ausgewählt. Änderungen an den Zugewiesenen auf Artikelebene gelten nur für diesen Artikel und verändern die Konfiguration des Workflow-Designers nicht.
Wenn mehrere Zugewiesene hinzugefügt werden, werden deren Profil-Avatare im Workflow-Statusindikator angezeigt. Wenn mehr als drei Benutzer zugewiesen sind, zeigt die Benutzeroberfläche den Vornamen gefolgt von einem +X-Indikator an. Jeder Zugewiesene erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Um einen Zugeordneten zu entfernen, klicken Sie auf das Schließen ()-Symbol neben seinem Namen.
Setzen Sie einen Geburtstermin fest
Im Feld für Fälligkeitsdatum wählen Sie ein Datum aus dem Kalenderwähler aus. Um ein Fälligkeitsdatum zu entfernen, klicken Sie auf das X-Symbol neben dem ausgewählten Datum. Klicken Sie auf Status setzen , wenn Sie zum ersten Mal einstellen, oder aktualisieren , um einen bestehenden Status zu ändern.
Kommentar hinzufügen
Im Kommentarfeld geben Sie Notizen oder Anweisungen für den nächsten Zugewiesenen ein. Kommentare können bis zu 250 Zeichen umfassen. Nutze es @ , um Teammitglieder zu markieren und zu benachrichtigen.
Workflow-Verlauf anzeigen
Klicken Sie auf das Symbol History () im Workflow-Status-Button. Der Workflow-History-Dialog zeigt alle Status, die der Artikel durchlaufen hat, mit Zugewiesenen und Abgabeterminen für jede Phase. Jede Version einer Artikelüberarbeitung hat ihren eigenen Workflow-Verlauf.
Workflow-Status von der Aufgaben-Seite verwalten
Die Aufgabenseite bietet dir eine dedizierte Ansicht aller Artikel, die dir im gesamten Dokumentationszyklus zugewiesen wurden. Von hier aus können Sie die Workflow-Status eines oder mehrerer Artikel gleichzeitig aktualisieren und Ihre Bewertung als abgeschlossen markieren, ohne jeden Artikel einzeln zu öffnen.
Zugriff auf die Aufgaben-Seite
Navigiere zum Startseite ()-Symbol in der linken Navigationsleiste und klicke auf Aufgaben. Alternativ finden Sie auf der Übersichtsseite die Aufgaben-Karte und klicken Sie auf Alle anzeigen.
Standardmäßig zeigt die Aufgaben-Seite Artikel, die dir zugewiesen sind. Die Seite hat drei Tabs:
- Arbeitsablauf: Artikel haben einen Workflow-Status zugewiesen.
- Feedback: Leserfeedback wird Ihnen vom Feedback-Manager zugewiesen.
- Rezensionserinnerung: Artikel, die als Bedarfsüberprüfung gekennzeichnet sind, für die Sie beitragen.
Wählen Sie den Reiter Workflow, um sich auf Artikel in Ihrem Review-Zyklus zu konzentrieren.
Aktualisieren Sie den Status des Workflows
- Auf der Seite Aufgaben wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste aus.
- Klicke oben in der Symbolleiste auf Workflow-Status aktualisieren () auf aktualisieren.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü "Status ändern", um den neuen Workflow-Status auszuwählen. Wenn mehrere Artikel in einen neuen Workflow-Status verschoben werden, werden alle im Workflow-Designer für diesen Status konfigurierten Auto-Zuweisungen automatisch auf alle ausgewählten Artikel angewendet.
- Im Dropdown-Menü "Zugewiesene" wählen Sie einen oder mehrere Benutzer oder Benutzergruppen aus. Du kannst auch auf Automatische Zuweisungen setzen , um die konfigurierten Standardzuweisen anzuwenden, auswählen oder auf "Nicht zugewiesen lassen " auswählen, um alle Zugeordneten zu entfernen.
- Im Feld Fälligkeitsdatum wählen Sie eine Frist aus dem Kalenderwähler aus (optional).
- Im Kommentarfeld fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu. Nutze es,
@um Teamkameraden zu taggen (optional). - Klicke auf Status festlegen.
Sie können den Workflow-Status auch auf der Seite Alle Artikel () aktualisieren, indem Sie einen oder mehrere Artikel auswählen und in der Werkzeugleiste auf Workflow-Status aktualisieren klicken .
Überprüfen Sie zugewiesene Artikel und markieren Sie sie als abgeschlossen
Wenn Ihnen ein Artikel zugewiesen wird, erscheint er auf Ihrer Aufgabenseite. Nachdem Sie Ihre Überprüfung abgeschlossen haben, markieren Sie den Artikel als fertig, um zu signalisieren, dass Ihr Teil abgeschlossen ist.
Um einen einzelnen Artikel als erledigt zu markieren:
- Auf der Seite Aufgaben finden Sie den zugewiesenen Artikel.
- Klicken Sie am Ende der Artikelzeile auf das Symbol "Mehr" ().
- Wählen Sie als erledigt markieren.
Um mehrere Artikel gleichzeitig als erledigt zu markieren:
- Wählen Sie einen oder mehrere Artikel mit den Kontrollkästchen aus.
- Klicken Sie oben in der Aktionsleiste auf "Als erledigt markieren ".
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Sobald der Artikel als erledigt markiert ist, wird er aus Ihrer Aufgabenliste entfernt und ein grünes Häkchen erscheint neben Ihrem Namen in der Spalte "zugewiesen zugeteilt ". Andere Gutachter, die demselben Artikel zugeordnet sind, können auf die Spalte "zugewiesen zugeordnet" klicken, um zu sehen, wer ihre Bewertung abgeschlossen hat.
Das Markieren eines Artikels als erledigt zeigt lediglich an, dass Ihre individuelle Überprüfung abgeschlossen ist. Der Workflow-Status ändert sich nicht automatisch. Der Workflow-Status muss manuell aktualisiert werden, sobald die vollständige Überprüfungsphase abgeschlossen ist.
Best Practices
- Aktualisieren Sie den Status, sobald Sie Ihren Teil beendet haben. Wenn ein Artikel länger als nötig in einem Status bleibt, verzögert sich der gesamte Überprüfungszyklus.
- Füge beim Übergeben immer einen Kommentar hinzu. Sag dem nächsten Reviewer, was du geändert hast, was noch Aufmerksamkeit braucht oder worauf du dich konzentrieren solltest. Das reduziert das Hin und Her und beschleunigt die Rezensionen.
- Setzen Sie Abgabetermine für jede Aufgabe fest. Fälligkeitstermine machen den Überprüfungszyklus vorhersehbar und schaffen Sichtbarkeit für Projektleiter, die den Fortschritt verfolgen.
- Nutze die Aufgaben-Seite für Batch-Übergaben. Wenn ein Sprint- oder Release-Zyklus endet, wähle alle relevanten Artikel aus und verschiebe sie in einer Aktion zum nächsten Status, anstatt jeden Artikel einzeln zu öffnen.
- Markiere es sofort als erledigt, sobald du fertig bist. Wenn Sie Ihre Überprüfung sofort als abgeschlossen markieren, erhalten Projektleiter eine genaue Übersicht darüber, wer ihren Teil abgeschlossen hat.
- Nutzen Sie die Workflow-Historie, um Streitigkeiten zu lösen. Wenn es irgendwelche Fragen darüber gibt, was mit einem Artikel passiert ist, wer ihn überprüft hat oder wann, ist die Workflow-Historie der maßgebliche Nachweis.
FAQ
Kann ich einen Artikel direkt über den Workflow-Status-Button veröffentlichen, ohne alle Schritte durchlaufen zu müssen?
Ja. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Workflow-Status" und klicken Sie auf "Veröffentlichen " direkt, ohne Zwischenstatusse auszuwählen. Beachten Sie, dass der Artikel, wenn er sich im schreibgeschützten Workflow-Zustand befindet, nicht direkt veröffentlicht werden kann.
Ändert das Bewerten eines Artikels seinen Workflow-Status?
Nein. Das Markieren eines Artikels als fertig signalisiert nur, dass Ihre individuelle Überprüfung abgeschlossen ist. Der Workflow-Status muss manuell aktualisiert werden, um den Artikel in die nächste Stufe zu bringen.
Ändert das Aktualisieren von Zugewiesenen auf Artikelebene die Konfiguration des Workflow-Designers?
Nein. Änderungen, die auf Artikelebene vorgenommen werden, also das Hinzufügen oder Entfernen von Zugewiesenen, gelten nur für diesen Artikel. Die Konfiguration des Workflow-Designers bleibt unverändert.
Wie stelle ich sicher, dass Zugewiesene E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn ich einen Workflow-Status zuweise?
Zugewiesene müssen die entsprechenden Workflow-Benachrichtigungsereignisse aktiviert haben. Navigiere zu Einstellungen () > Benachrichtigungen > Benachrichtigungszuordnung und öffne den Akkordeon des Dokumentationseditors . Aktivieren Sie Artikel Workflow Status aktualisiert, Artikel Workflow Fälligkeitsdatum aktualisiert und Artikel Workflow Zugewiesener aktualisiert.
Kann ich einem Artikel in verschiedenen Sprachen innerhalb eines Arbeitsbereichs verschiedene Workflow-Status zuweisen?
Ja. Du kannst jeder Sprachversion eines Artikels innerhalb desselben Arbeitsbereichs einen anderen Workflow-Status zuweisen.