Recordatorio de la reseña del artículo

Los recordatorios de revisión avisan a los miembros del equipo cuando un artículo debe ser revisado, ayudándote a mantener el contenido de la base de conocimiento preciso y actualizado. Cuando un artículo publicado llega a la fecha límite de su revisión, entra en un estado de deterioro . Un indicador de punto rojo aparece junto al artículo en el árbol de categorías y una insignia de Estalo aparece en el editor.

Puedes configurar un recordatorio de reseña para que se active inmediatamente o en un intervalo programado, y aplicarlo a un solo artículo o a varios artículos a la vez.

Cuándo usar los recordatorios de reseñas

• Establece recordatorios de revisión en artículos que cubran información sensible al tiempo, como precios, referencias de API, políticas de cumplimiento o características del producto que cambian con frecuencia.
• Utiliza recordatorios programados para crear un ciclo regular de auditoría de contenidos en tu base de conocimientos sin tener que hacer un seguimiento manual de las fechas de revisión.
• Utiliza la página de recordatorios de reseñas de artículos en las herramientas de contenido para gestionar los recordatorios en todo tu proyecto desde un solo lugar.

Establece un recordatorio de reseñas

Hay tres formas de establecer un recordatorio de reseña en Document360.

Del editor del artículo

1. Navega a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
2. Abre el artículo.
3. Haz clic en el icono Más () en el encabezado del artículo y selecciona Más opciones de artículo. El panel de configuración del artículo aparece con la pestaña de recordatorio de reseñas seleccionada por defecto.
4. Elige una de las siguientes opciones:
   • Marca para la reseña: Marca inmediatamente el artículo para su revisión. Una vez publicado, el artículo entra en estado de rancio.
   • Recordatorio de la agenda: Establece un recordatorio en un intervalo específico. Introduce el número de días después de los cuales debe revisarse el artículo.
5. Introduce un motivo para la revisión en el campo Motivo de la revisión . Esto es opcional, hasta 250 caracteres.
6. Haz clic en Guardar.

De la página Todos los artículos

Utiliza la página de Todos los artículos para establecer recordatorios para varios artículos a la vez, o para marcar varios artículos obsoletos como revisados en bloque.

Para establecer un recordatorio de reseña:

1. Navegar a Documentación () > Todos los artículos ().
2. Selecciona los artículos para los que quieres poner un recordatorio.
3. Haz clic en recordatorio de revisión encima de la lista de artículos y elige el intervalo de recordatorio en días.

Para marcar varios artículos obsoletos como revisados:

1. Navegar a Documentación () > Todos los artículos ().
2. Haz clic en Filtrar, amplía el desplegable de recordatorio de reseñas y selecciona Obsoleto para listar todos los artículos obsoletos.
3. Selecciona los artículos que quieres marcar como revisados.
4. Haz clic en Marcar como revisado encima de la lista de artículos.

Recordatorios de reseñas de artículos en herramientas de contenido

1. Navega a Herramientas de Contenido () en la barra de navegación izquierda.
2. Ve a Gestión de Contenidos > Recordatorios de reseñas de artículos.
3. Haz clic en Crear reseña, recordatorio.
4. Introduce el nombre del recordatorio, configura la frecuencia del recordatorio y añade a los revisores.
5. Haz clic en Siguiente.
6. Selecciona el espacio de trabajo y el idioma.
7. Selecciona los artículos para aplicar el recordatorio.

8. Para aplicar el mismo recordatorio a todos los artículos seleccionados, sus etiquetas y colaboradores en el futuro, seleccione la casilla Establecer esta regla para futuros artículos/etiquetas/colaboradores .
9. Haz clic en Establecer recordatorio.

Recordatorio de borrar una reseña

Una vez que un artículo ha sido revisado, puedes limpiar su estado de obsoleto marcándolo como revisado.

De la insignia de Stale

1. Abre el artículo obsoleto en el portal de la base de conocimiento.
2. Haz clic en la insignia de Stale en el encabezado del artículo. Se abre un panel de revisión mostrando cuándo el artículo se volvió obsoleto y quién publicó la última versión.
3. Revisa el contenido y haz las actualizaciones necesarias.
4. Haz clic en Marcar como revisado.

Desde la configuración del artículo

1. Abre el artículo obsoleto en el portal de la base de conocimiento.
2. Haz clic en el icono Más () y selecciona Más opciones de artículo.
3. Ve a la pestaña de recordatorios de reseñas .
4. Revisa el contenido y haz las actualizaciones necesarias.
5. Haz clic en Marcar como revisado.

Una vez marcado como revisado, el estado de Rancio se elimina y el artículo vuelve a su estado Publicado.

Indicadores de artículos obsoletos

Cuando un artículo entra en estado de rancio, aparecen los siguientes indicadores:

Ajustes de recordatorio de revisión a nivel de proyecto

Los propietarios y administradores del proyecto pueden configurar el comportamiento predeterminado de recordatorios de revisión a nivel de proyecto desde Configuración () > portal de la base de conocimientos > General.

Mejores prácticas

• Establece recordatorios programados en lugar de banderas de revisión manual para artículos en áreas de documentación activa. Esto garantiza que el contenido se revise regularmente sin depender de la memoria.
• Asigna un revisor específico al crear recordatorios desde la página de recordatorios de reseñas de artículos en las herramientas de contenido para que la responsabilidad sea clara.
• Filtra artículos obsoletos en la página Todos los artículos como parte de una auditoría regular de contenido para detectar artículos que no hayan sido revisados según el calendario.
• Utiliza la opción Establecer esta regla para futuros artículos al crear recordatorios en las herramientas de contenido para aplicar automáticamente el mismo intervalo de recordatorios a los nuevos artículos añadidos a una categoría.

Preguntas frecuentes