Recordatorio de la reseña del artículo

Los recordatorios de revisión avisan a los miembros del equipo cuando un artículo debe ser revisado, ayudándote a mantener el contenido de la base de conocimiento preciso y actualizado. Cuando un artículo publicado llega a la fecha límite de la revisión, entra en un estado de Obsoleto . Un indicador de punto rojo aparece junto al artículo en el árbol de categorías y una insignia de Obsoleto aparece en el editor.

Los recordatorios de revisión te ayudan a marcar los artículos para revisión periódica, de modo que tu base de conocimientos siempre refleje la información más reciente. Puedes activar un recordatorio inmediatamente o configurarlo para que se ejecute en un intervalo programado, y aplicarlo a un solo artículo o a un grupo. Los recordatorios pueden configurarse desde el editor de artículos, la página de Todos los artículos o la página de recordatorios de reseñas de artículos en las herramientas de contenido, y los Propietarios del Proyecto y los Administradores también pueden definir el comportamiento predeterminado de los recordatorios a nivel de proyecto.

Cuándo usar los recordatorios de reseñas

• Documentación sensible al tiempo: Establece recordatorios en artículos que cubran información que cambia con frecuencia, como precios, API , políticas de cumplimiento o características del producto.
• Auditorías de contenido programadas: Utiliza recordatorios programados para crear un ciclo regular de auditoría de contenido en tu base de conocimientos sin tener que hacer un seguimiento manual de las fechas de revisión.
• Actualizaciones posteriores al lanzamiento: Tras el lanzamiento del producto, recuerda a los colaboradores que verifiquen que los artículos relacionados siguen reflejando los últimos cambios.
• Cumplimiento y gobernanza: Asegúrate de que el contenido regulado o sensible sea revisado y aprobado según un calendario definido.
• Gestión a nivel de proyecto: Utiliza la página de recordatorios de reseñas de artículos en herramientas de contenido para gestionar los recordatorios en todo tu proyecto desde un solo lugar.

Antes de que empieces

• Solo los Propietarios y Administradores de Proyectos pueden configurar la configuración de recordatorios de revisión a nivel de proyecto.
• Los recordatorios de revisión solo se aplican a los artículos publicados. Los artículos solo en borrador no entrarán en estado obsoleto hasta que se publiquen.

Establece un recordatorio de reseñas

Hay tres formas de establecer un recordatorio de reseña en Document360.

Del editor del artículo

1. Navega a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
2. Abre el artículo.
3. Haz clic en el icono Más () en la cabecera del artículo y selecciona Opciones de Más artículo. El panel de configuración del artículo aparece con la pestaña de recordatorio de reseñas seleccionada por defecto.
4. Elige una de las siguientes opciones:
   • Marca para revisión: Marca inmediatamente el artículo para su revisión. Una vez publicado, el artículo entra en estado de Rancio.
   • Recordatorio de agenda: Establece un recordatorio en un intervalo específico. Introduce el número de días tras los cuales debe revisarse el artículo.
5. Introduce una razón para la revisión en el campo Razón para la revisión . Esto es opcional, hasta 250 caracteres.
6. Haz clic en Guardar.

De la página Todos los artículos

Utiliza la página de Todos los artículos para establecer recordatorios para varios artículos a la vez, o para marcar varios artículos obsoletos como revisados en bloque.

Para establecer un recordatorio de reseña:

1. Navegar a Documentación () > Todos los artículos ().
2. Selecciona los artículos para los que quieres poner un recordatorio.
3. Haz clic en recordatorio de revisión encima de la lista de artículos y elige el intervalo de recordatorio en días.

Para marcar varios artículos obsoletos como revisados:

1. Navegar a Documentación () > Todos los artículos ().
2. Haz clic en Filtrar, amplía el desplegable de recordatorio de reseñas y selecciona Obsoleto para listar todos los artículos obsoletos.
3. Selecciona los artículos que quieres marcar como revisados.
4. Haz clic en Marcar como revisado encima de la lista de artículos.

Recordatorios de reseñas de artículos en herramientas de contenido

1. En la barra de navegación de la izquierda, navega a herramientas de contenido () > Gestión de contenidos > recordatorio de reseñas de artículos. La página de recordatorios de reseñas de artículos aparece con una lista de recordatorios que ya has creado.
2. Haz clic en Añadir recordatorio.
3. Introduce el nombre del Recordatorio, configura la frecuencia del recordatorio y añade los Reseñadores en el cuadro de diálogo.
4. Haz clic en Siguiente.

5. Selecciona el espacio de trabajo y el idioma.
6. Selecciona los artículos para aplicar el recordatorio.

7. Para aplicar el mismo recordatorio a todos los artículos seleccionados en el futuro, seleccione la casilla Establecer esta regla para el futuro .
8. Haz clic en Establecer recordatorio.

Recordatorio de borrar una reseña

Una vez que un artículo ha sido revisado, puedes limpiar su estado de obsoleto marcándolo como revisado.

De la insignia de Stale

1. Abre el artículo obsoleto en el portal de la base de conocimiento.
2. Haz clic en la insignia de Stale en el encabezado del artículo. Se abre un panel de revisión que muestra cuándo el artículo se volvió obsoleto y quién publicó la última versión.
3. Revisa el contenido y haz las actualizaciones necesarias.
4. Haz clic en Marcar como revisado.

Desde la configuración del artículo

1. Abre el artículo obsoleto en el portal de la base de conocimiento.
2. Haz clic en el icono Más () y selecciona Más opciones de artículo.
3. Ve a la pestaña de recordatorios de reseñas .
4. Revisa el contenido y haz las actualizaciones necesarias.
5. Haz clic en Marcar como revisado.

Una vez marcado como revisado, el estado de Rancio se elimina y el artículo vuelve a su estado Publicado.

Indicadores de artículos obsoletos

Cuando un artículo entra en estado de rancio, aparecen los siguientes indicadores:

Ajustes de recordatorio de revisión a nivel de proyecto

Los propietarios y administradores del proyecto pueden configurar el comportamiento predeterminado de recordatorio de revisión para los artículos en todo el proyecto.

1. Navega a Configuración () > portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda.
2. En la página de ajustes generales , localiza la sección de recordatorios de reseñas .

Para información detallada sobre cómo configurar estos ajustes, consulta Configuración general del proyecto.

Mejores prácticas

• Establece una cadencia de revisión constante: Utiliza recordatorios programados en lugar de indicadores manuales para los artículos en áreas activas de documentación. Esto garantiza que el contenido se revise regularmente sin depender de la memoria.
• Añade siempre una razón para revisar: Aunque el campo Razón para la revisión es opcional, una nota descriptiva ayuda a los revisores a entender qué deben comprobar, lo que conduce a revisiones más rápidas y precisas.
• Asigna un revisor específico: Al crear recordatorios desde la página de recordatorios de reseñas de artículos en las herramientas de contenido, asigna un revisor para que la responsabilidad sea clara.
• Activar "Marcar como revisado al publicar una nueva versión": Si los colaboradores actualizan y vuelven a publicar artículos regularmente, activar esta configuración a nivel de proyecto reduce la limpieza manual de estados obsoletos.
• Aprovecha el filtro Todos los artículos: Filtra artículos obsoletos en la página Todos los artículos como parte de una auditoría regular de contenido para detectar artículos que no hayan sido revisados según lo previsto.
• Aplica recordatorios a futuros artículos: Utiliza la opción Establecer esta regla para futuros artículos al crear recordatorios en las herramientas de Contenido para aplicar automáticamente el mismo intervalo de recordatorios a los nuevos artículos añadidos a una categoría.

Preguntas frecuentes