La fonctionnalité d'audit par équipe vous permet de suivre les actions effectuées par vos utilisateurs au sein de votre projet Document360. Par exemple, vous pouvez surveiller lorsqu'un membre de l'équipe ajoute un nouvel article, met à jour un article existant ou modifie les paramètres du portail de la base de connaissances. Cette fonctionnalité aide à garantir la responsabilité, car elle enregistre qui a effectué chaque action et quand, facilitant ainsi la retrace d'activités spécifiques, comme la restauration d'un article supprimé par erreur ou la relecture des modifications effectuées lors d'une sortie produit.
La fonction de configuration Audit vous permet de surveiller sélectivement les actions clés dans votre projet, vous aidant ainsi à rester informé sans suivre les données inutiles. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les projets nécessitant une surveillance d'informations sensibles ou une conformité stricte.
Par exemple, un chef de projet souhaite surveiller la publication de nouveaux articles ou la mise à jour des articles existants, il active donc la configuration d'audit uniquement pour les événements de l'éditeur de documentation .
NOTE
Seuls le propriétaire, l 'administrateur et les utilisateurs ayant un rôle personnalisé ayant accès à l'audit d'équipe peuvent consulter et mettre à jour la fonctionnalité d'audit d'équipe.
Accès à l'audit d'équipe
Naviguez dans () > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez jusqu'à audit de l'équipe.
Les données d'activité de tous les utilisateurs, y compris l'événement, qui l'ont effectué, la date et l'heure, ainsi que la langue, apparaîtront.
NOTE
Seuls 20 enregistrements d'audit sont affichés à la fois. Faites défiler et cliquez sur Charger plus pour voir la prochaine série de 20 entrées.
Utilisez les filtres pour cibler les données :
Événements : Consultez les actions réalisées dans des zones spécifiques du projet.
Date de l'audit : Consultez les actions de la période telle que 1 an, 3 mois, 30 jours, 7 jours, ou fixez une plage de dates personnalisée.
Activité par utilisateur : Voir les actions effectuées par des utilisateurs spécifiques.
Cliquez sur Actualiser en haut pour recevoir les dernières mises à jour.
Cliquez sur Exporter CSV pour télécharger le rapport sur votre appareil local.
NOTE
Vous pouvez utiliser Microsoft Excel, OpenOffice Calcul, Google Docs ou d'autres outils CSV pour ouvrir le fichier CSV exporté.
Configuration de la configuration d'audit
Pour configurer votre configuration d'audit et adapter ce que vous souhaitez surveiller :
Naviguez dans () > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez jusqu'à audit de l'équipe.
Allez dans l'onglet Configuration d'audit .
Activez le bouton Tous les événements pour surveiller tous les événements liés au projet.
Si vous souhaitez surveiller uniquement des modules ou événements spécifiques, activez le basculement pour la catégorie d'événements souhaitée parmi les modules suivants :
a. Éditeur de documentation
Suit des événements liés à l'éditeur de documentation, tels que :
Visibilité de l'article modifiée
Paramètres de l'article mis à jour
Article mis à jour
Titre de l'article mis à jour
Article publié
Article créé
Article renommé
Article supprimé
Article bifurqué
Version de l'article supprimée
Suppression massive des versions d'articles
Statut mis à jour de la traduction
Articles réorganisés
Contributeurs à l'article mis à jour
Statut du flux de travail de l'article mis à jour
Mise à jour de la date d'échéance du flux de travail de l'article
Assigné du flux de travail de l'article mis à jour
Catégorie créée
Type de catégorie mis à jour
Paramètres de catégorie mis à jour
Catégorie de slug modifiée
Contributeurs de la catégorie mis à jour
Catégorie supprimée
Catégorie renommée
Catégories réorganisées
Catégorie publiée
Fourcheur de catégorie
Version de catégorie supprimée
Versions de catégorie à suppression en masse
État du flux de travail de catégorie mis à jour
Flux de travail de catégorie mis à jour
Assigné du flux de travail par catégorie mis à jour
Changement de visibilité par catégorie
Statut du rappel de la critique d'article mis à jour
Article poussé à la foule
Catégories/Articles restaurés
Catégories/Articles supprimés définitivement
Une corbeille de recyclage vidée
Article partagé créé
Partager le lien généré
Partager le lien supprimé
Article clone créé
Article de référence supprimé
Glossaire ajouté
Glossaire mis à jour
Glossaire supprimé
Glossaire importé
Article partagé multiple créé
Article ultérieurement annulé
Article prévu pour publication
b. Conduision
Suivre des événements liés aux actions de Drive, tels que :
Dossier ajouté
Dossier renommé
Dossier supprimé
Fichier(s) ajouté(s)
Fichier mis à jour
Fichier(s) supprimé(s)
c. Paramètres du portail de la base de connaissances
Suit des activités spécifiques au portail, telles que :
Espace de travail mis à jour
Espace de travail supprimé
Espace de travail créé
Ordre d'affichage de l'espace de travail modifié
Changement de niveau de plan
Détails de paiement mis à jour
Paramètres généraux du projet mis à jour
Sauvegarde créée
Sauvegarde restaurée
Canal de notification supprimé
Canal de notification créé
Canal de notification mis à jour
Addons achetés
Abonnement créé
Jeton API ajouté
Jeton API supprimé
Jeton d'extension généré
Jeton d'extension supprimé
Jeton Crowdin ajouté
Jeton Crowdin supprimé
Domaine de messagerie supprimé
Ajout du domaine de messagerie
Adresse e-mail ajoutée
Nom d'utilisateur de l'email ajouté
Adresse e-mail mise à jour
Nom d'utilisateur de l'email mis à jour
Afficher les espaces de travail sous forme de menu
Annulation de l'abonnement initiée
d. Paramètres du site de la base de connaissances
Couvre des activités spécifiques au site, telles que :
Mise à jour des paramètres de conception du site
Mise à jour du JavaScript personnalisé
CSS personnalisé mis à jour
Paramètres de l'article mis à jour
Sous-domaine du projet mis à jour
Intégration réalisée
Intégration supprimée
Intégration mise à jour
Créateur de page d'accueil restauré
Paramètres du créateur de page d'accueil mis à jour
Robots.txt mis à jour
Mise à jour du domaine du site
Consentement aux cookies activé
Consentement aux cookies désactivé
Consentement aux cookies mis à jour
Ajout de la barre intelligente
Barre-intelligence mise à jour
Barre-interactif activé
Smart Bar désactivée
Barre-intelligent supprimée
Règle de lecture de la réception créée
Règle de réception de lecture mise à jour
Règle de réception de lecture supprimée
Déflecteur de billets supprimé
Déflecteur de billets ajouté
Déflecteur de billets mis à jour
Ajout du service d'assistance du déflecteur de tickets
Mise à jour du service d'assistance du déflecteur de tickets
Support technique du déflecteur de tickets supprimé
Règle de redirection d'articles ajoutée
Règle de redirection d'article mise à jour
Règle(s) de redirection d'articles supprimée
Règle(s) de redirection exportée vers CSV
Importation des règles de redirection demandée
Méta-description générée
Détails méta mis à jour
Mise à jour du constructeur de base de connaissances
Publication d'un constructeur de base de connaissances
Publication du site KB 2.0
Création de la création de la présentation du site KB 2.0
e. Paramètres des widgets de la base de connaissances
Suit les actions liées au widget, telles que :
Paramètres des widgets de la base de connaissances mis à jour
Création de la cartographie d'URL
Mise à jour de la correspondance URL
Suppression de la correspondance URL
Paramètres du widget de la base de connaissances supprimés
Paramètres de widgets de la base de connaissances créés
f. Utilisateurs et paramètres de sécurité
Inclut les activités de gestion des utilisateurs, telles que :
Changement de visibilité du site
Rôle ajouté
Rôle mis à jour
Rôle supprimé
Groupe de sécurité ajouté
Groupe de sécurité mis à jour
Groupe de sécurité supprimé
Accès au contenu ajouté
Accès lecteur ajouté
Accès au contenu mis à jour
Accès des lecteurs mis à jour
Accès au contenu supprimé
Accès des lecteurs supprimé
utilisateur ajouté
Mise à jour utilisateur
utilisateur supprimé
Restrictions IP mises à jour
Restriction IP ajoutée
Restriction IP supprimée
Paramètres d'auto-inscription mis à jour
Lectures d'importation demandées
Importation d'utilisateur demandée
Exporter l'utilisateur vers CSV
Lecteur(s) d'exportation vers CSV
Configuration SSO ajoutée
Mise à jour de la configuration SSO
Configuration SSO supprimée
Utilisateurs SSO invités
JWT créé
JWT régénéré
JWT sauvé
JWT mis à jour
JWT supprimé
Paramètres d'héritage mis à jour
Compte lecteur mis à jour
Compte lecteur créé
Compte lecteur supprimé
Convertir en lecteur
Convertir en utilisateur SSO
Convertir en lecteur SSO
Convertir en utilisateur
g. Paramètres des outils
Suit des actions telles que :
Projet exporté
Projet importé
Importation externe de projet demandée
PDF d'exportation demandé
Ajout d'un modèle de contenu PDF à exporter
Export du modèle de contenu PDF mis à jour
Export du modèle de contenu PDF supprimé
Export PDF modèle de design ajouté
Export PDF design template supprimé
Export pdf modèle de conception mis à jour
Rappel de la revue d'article créé
Rappel de la critique d'article mis à jour
Rappel de la revue d'article supprimé
Variable de réutilisation de contenu ajoutée
Variable de réutilisation du contenu mise à jour
Variable de réutilisation de contenu supprimée
Extrait de réutilisation de contenu Ajouté
Extrait de réutilisation de contenu mis à jour
Réutilisation du contenu supprimé
Modèle d'article ajouté
Modèle d'article mis à jour
Modèle d'article supprimé
Tag ajouté
Tag mis à jour
Tag supprimé
Article importé
Statut du flux de travail ajouté
Statut du flux de travail mis à jour
État du flux de travail supprimé
Statut du flux de travail réorganisé
Trouver et remplacer
Ajout de la suggestion de termes dans le glossaire
Glossaire de réutilisation de contenu suggéré
Proposition de termes de glossaire mise à jour
Mot de passe d'exportation pdf supprimé
FAQ
Qu'est-ce que l'audit d'équipe dans le portail de la base de connaissances ?
L'audit en équipe vous permet de suivre les actions effectuées par vos utilisateurs au sein de votre projet Document360, telles que l'ajout ou la mise à jour d'articles et la modification des paramètres.
Comment puis-je exporter les enregistrements d'audit d'un utilisateur spécifique ?
Pour exporter les données d'audit d'un utilisateur spécifique, suivez ces étapes :
Naviguez dans () > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez jusqu'à audit de l'équipe.
Dans le menu déroulant Activité par utilisateur , sélectionnez l'utilisateur désiré et cliquez sur Appliquer.
Dans le menu déroulant Événement , choisissez les événements requis et cliquez sur Appliquer.
Dans le menu déroulant Date d'audit, choisissez la plage de dates.
Les données d'audit pour l'utilisateur sélectionné seront listées.
Cliquez sur Exporter CSV pour télécharger les données sous forme de fichier CSV.
À quelle fréquence les données d'audit sont-elles mises à jour ?
Les données d'audit sont mises à jour en temps réel. Vous pouvez cliquer sur le bouton Rafraîchir pour vous assurer que vous consultez les dernières activités.
Puis-je voir les actions effectuées par des utilisateurs spécifiques ?
Oui, vous pouvez filtrer les données d'audit pour voir les actions effectuées par des utilisateurs spécifiques.
Puis-je suivre quand une catégorie est clonée dans Team Audit ?
Non. Lorsque vous clonez une catégorie, l'action n'est pas enregistrée dans Team Auditing, ni le clone de catégorie ni les articles clonés n'apparaissent comme des événements d'audit.
Pour contourner ce problème, filtrez Audit de l'équipe par l'événement créé par l'article Clone et cherchez l'un des articles qui se trouvait dans la catégorie clonée. Cela donne une indication indirecte que la catégorie a été clonée.
Comment puis-je savoir qui a déplacé une catégorie et quand ?
Pour suivre qui a déplacé une catégorie,
Naviguez dans > Knowledge base portal > audits d'équipe.
Filtrez les événements par catégories réorganisées et cliquez sur Appliquer. Le journal d'audit indiquera qui a effectué l'action et quand.
NOTE
Le nom de la catégorie n'est enregistré dans le journal d'audit que si la catégorie a été déplacée via l'option glisser-déposer. Si elle a été déplacée en utilisant l'option Déplacer, le nom de la catégorie n'apparaîtra pas dans le journal.
Puis-je restreindre l'accès aux données d'audit de l'équipe pour certains membres ?
Oui, l'accès à l'audit d'équipe peut être restreint en fonction des rôles et permissions des utilisateurs au sein du projet Document360.
Puis-je récupérer des articles ou contenus supprimés grâce à un audit d'équipe ?
L'audit par équipe ne suit que les actions effectuées, il ne propose pas d'options de récupération. Pour récupérer le contenu supprimé, consultez les fonctionnalités de sauvegarde et de restauration ou d' historique des versions de Document360.
Puis-je surveiller des événements spécifiques au lieu de tous les événements liés au projet ?
Oui, activez le bouton pour les catégories d'événements spécifiques afin de ne surveiller que ces événements.
Puis-je suivre les modifications apportées aux paramètres du site de la base de connaissances ?
Oui, vous pouvez surveiller des activités spécifiques au site comme les mises à jour CSS personnalisées, l'activation du consentement aux cookies, etc.
Est-il possible de suivre les actions liées aux activités Drive ?
Oui, vous pouvez surveiller les activités liées à Drive telles que l'ajout de dossiers, les suppressions et les mises à jour de fichiers.
Pourquoi l'événement de création d'article manque-t-il ou affiche-t-il l'ancien nom dans Team auditing après une importation Word ?
Si le nom de l'article est mis à jour manuellement lors du processus d'importation de Word, ce changement ne sera pas enregistré dans l'audit de l'équipe, et le nom original du fichier Word sera reflété. Pour s'assurer que le nom correct de l'article est reflété dans les journaux d'audit, évitez de renommer l'article lors du processus d'importation. À la place, renomme-la une fois l'importation terminée.
Si le problème persiste après avoir suivi ces étapes, veuillez contacter l’équipe d’assistance Document360 pour obtenir de l’aide supplémentaire : Contacter l’assistance Document360