L’historique des révisions dans Document360 vous permet de suivre, comparer et gérer chaque version d’un article à partir d’une seule case. Lorsqu’un article publié est modifié, une nouvelle version non publiée est créée automatiquement. La version précédente est ajoutée à l’historique des révisions mais reste disponible sur le site de la base de connaissances jusqu’à la publication de la nouvelle version.
Cela permet aux administrateurs, évaluateurs et contributeurs de comparer les différences entre les versions et de revenir à une version antérieure à tout moment.
Créer une nouvelle version d’article ne supprime pas le contenu existant. Seul un utilisateur peut supprimer manuellement les anciennes versions d’articles.
Quand utiliser l’historique des révisions
- Suivez ce qui a changé entre deux versions d’un article avant de le republier.
- Forkez une version plus ancienne pour restaurer du contenu d’un état précédent sans perdre la version actuelle.
- Utilisez la comparaison de versions pour examiner les modifications de contenu lors du processus d’examen et d’approbation.
- Utilisez l’historique des flux de travail pour voir par quelles étapes une version d’article est passée et qui a été assigné à chaque étape.
Créer une version d’article
Il existe deux façons de créer une nouvelle version d’article : forker une version antérieure, ou modifier directement depuis l’éditeur.
Fork : une ancienne version
Le fork est l’approche recommandée lorsque vous souhaitez vous détacher ou restaurer une version précédente spécifique. Lorsque vous forkez une version, Document360 crée un nouveau brouillon avec le contenu exact de cette version, sans affecter l’article actuellement publié.
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Cliquez sur Fork sur la version que vous souhaitez forker.
- Cliquez sur Oui dans l’invite de confirmation. Une nouvelle version brouillon est créée avec le contenu de la version sélectionnée. L’article actuellement publié reste en ligne et inchangé.
- Cliquez sur Ouvrir sur la dernière version dans l’historique pour l’ouvrir dans l’éditeur.
- Faites les mises à jour nécessaires et publiez quand vous êtes prêt.
Faire un fork avant de faire des modifications conserve la version originale donc tu peux toujours la restaurer.
De la part de la rédactrice en chef
Vous pouvez également créer une nouvelle version en cliquant sur Modifier un article publié. Un nouveau brouillon est créé et ouvert dans l’éditeur. Faites vos modifications et publiez quand vous êtes prêt.
Actions de révision de l’article
Chaque version listée dans l’historique des révisions prend en charge les actions suivantes :
| Action | Ce que ça fait |
|---|---|
| Fork | Crée une nouvelle version d’article à partir de la version sélectionnée, ouverte dans l’éditeur pour modification. |
| Supprimer | Supprime définitivement la version de l’article. Cette action ne peut être annulée. |
| Ouvre | Ouvre la version de l’article dans l’éditeur. Utilisez cela pour restaurer une version précédente à son état publié. |
| Historique des flux de travail | Affiche toutes les étapes du workflow, les assignés, les commentaires et les dates de cette version. |
| Visibilité des versions | Ouvre le modal Visibilité des versions, où vous pouvez contrôler si cette version apparaît dans le journal de version publié sur le site de la base de connaissances et définir un numéro de version personnalisé. |
Vous ne pouvez pas supprimer une version d’article publiée. Seules les versions non publiées peuvent être supprimées.
Chaque version affiche également le numéro de version, le nom du contributeur, la date de création et le statut de visibilité.
Gérer la visibilité des versions
Le paramètre de visibilité de version contrôle si une version publiée apparaît dans l’historique des versions sur le site de la base de connaissances. Vous pouvez également attribuer un numéro de version personnalisé à chaque version publiée pour une identification plus claire.
Pour gérer la visibilité des versions d’une version publiée :
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Localisez la version que vous souhaitez configurer et cliquez sur Visibilité de version.
- Dans le modal Visibilité des versions , activez ou désactivez Afficher cette information de version sur le site de la base de connaissances .
- Si le bouton est activé, modifiez le champ Personnaliser le numéro de version pour définir une étiquette de version pour cette entrée. Le champ est prérempli avec une valeur générée par le système (par exemple, V10).
- Cliquez sur Enregistrer.
Le site de la base de connaissances affiche les 10 dernières versions publiées pour lesquelles la visibilité est activée, ainsi que le numéro de version, la date de publication, l’éditeur et les commentaires. Lorsqu’une nouvelle version est rendue visible et que la limite de 10 est atteinte, la version visible la plus ancienne est automatiquement supprimée.
Règles de validation des numéros de version :
| Règne | Détails |
|---|---|
| Longueur maximale | 20 caractères |
| Caractères autorisés | Lettres, chiffres, traits d’union (-) et soulignements (_) |
| Ça doit être unique | Les numéros de version en double ne sont pas autorisés par article |
Comparer les versions des articles
Vous pouvez sélectionner n’importe quelles deux versions dans l’historique des versions et les comparer côte à côte.
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Sélectionnez les cases à cocher pour les deux versions que vous souhaitez comparer.
- Cliquez sur Comparer.
Critères de mise en valeur du contenu
La vue comparative met en évidence les changements entre les deux versions grâce au code couleur.
Contenu ajouté :
- Le nouveau texte est surligné en vert.
- Pour les images, vidéos, blocs de code, PDF et balises auto-fermantes (
<br>,<hr>), le contenu ajouté affiche un badge vert Ajouté . - Les ajouts au tableau sont surlignés en vert.
Contenu supprimé :
- Le texte supprimé est surligné en rouge avec un passage rayé.
- Pour les images, vidéos, blocs de code, PDF et balises auto-fermables, le contenu supprimé affiche un badge rouge Supprimé .
- Les retraits de tableaux sont surlignés en rouge.
Modifications de la mise en forme :
- Les changements en gras, italique, souligné, taille de police ou listes sont surlignés en bleu.
- Les modifications de mise en forme non textuelles, telles que les styles de tableau ou le redimensionnement des images, montrent un badge bleu Modifié .
Les mouvements de blocs de contenu et les modifications de formatage multiple (appliquer simultanément de l’italique, du gras et du soulignement au même bloc) ne sont pas surlignés dans la vue de comparaison.
Versions d’échange : Le bouton Swap en haut de la vue de comparaison inverse l’ordre de comparaison des deux versions sélectionnées. Tous les moments forts sont mis à jour en temps réel. Le contenu précédemment marqué comme Ajouté apparaîtra comme Supprimé après l’échange.
Comparaison de sortie : Cliquez sur Quitter comparer en haut à droite pour revenir à la vue principale de l’article. Vous êtes ramené à l’endroit exact où vous étiez en train de vous retrouver avant d’entrer en mode comparaison.
Meilleures pratiques
- Forkez avant d’apporter des modifications significatives à un article pour toujours avoir un point de restauration propre.
- Utilisez la vue comparative avant de republier une mise à jour majeure pour vérifier que seuls les changements prévus sont inclus.
- Supprimez régulièrement les versions redondantes des versions pour garder l’historique des versions propre et plus facile à naviguer.
- Vérifiez l’historique du flux de travail sur une version lors de la relecture d’articles dans un processus d’approbation en plusieurs étapes afin de confirmer qui l’a examiné et quand.
FAQ
Puis-je restaurer une version précédente d’un article ?
Oui. Pour les articles publiés, supprimez la version bifurquée contenant les modifications récentes afin de restaurer la dernière version publiée. Pour les articles brouillons ou nouveaux, forkez une version antérieure pour créer une nouvelle version à partir de ce point, ou supprimez la version forkée avec les modifications récentes. Faire des forks avant de faire des modifications conserve toujours la version originale afin que vous puissiez la restaurer à tout moment.
Comment puis-je supprimer les changements actuels et revenir à la version précédente ?
Si les modifications n’ont pas été publiées, ouvrez l’historique des révisions, trouvez la version précédente et cliquez sur Ouvrir pour la consulter et la restaurer. Cela fonctionne si l’article a été publié au moins une fois. Si l’article n’a jamais été publié, utilisez l’option Sauvegarder et Restaurer dans les Paramètres pour restaurer le contenu de l’article.
Pourquoi l’historique des révisions affiche-t-il le nom d’un membre de l’équipe avec un horodatage récent alors qu’il n’a pas apporté de modifications récentes ?
Cela peut se produire dans deux situations. Premièrement, lorsqu’un utilisateur forke une version d’article et qu’un autre utilisateur la publie plus tard — l’historique des révisions affiche le nom de l’utilisateur qui a forké la version, ainsi que l’horodatage de sa publication. Deuxièmement, lorsqu’une action de sauvegarde est déclenchée sur une version, l’horodatage se met à jour pour refléter la dernière sauvegarde, même si aucun changement significatif de contenu n’a été effectué. Les deux sont des comportements attendus. Pour voir qui a effectué chaque action et quand, cliquez sur Historique des flux de travail sur cette version dans le panneau historique des versions, ou consultez le journal d’audit de l’équipe.
Pourquoi les horodatages des versions forkées ne sont-ils pas dans l’ordre chronologique ?
Si les anciennes versions sont ouvertes et mises à jour après un fork, l’historique des révisions reflète l’horodatage de modification le plus récent pour chaque version. Cela signifie qu’une version initialement plus ancienne peut apparaître avec un horodatage plus récent si elle a été modifiée après un fork.
Puis-je changer la date de publication ou la dernière mise à jour d’un article en une date de fin ?
Non. La date de publication et la date de dernière mise à jour ne peuvent pas être modifiées. La dernière date de mise à jour reflète toujours la modification la plus récente, quelle que soit la version publiée.
Avec montage collaboratif
Le montage collaboratif se déploie par phases, donc si vous ne le voyez pas encore, il est en route.
Vous pouvez avoir plusieurs versions d’un article, mais une seule version peut être activement éditée par plusieurs contributeurs à la fois. Pour protéger votre contenu contre la réécriture, Document360 crée automatiquement des versions de sauvegarde système dans des situations telles que la copie d’une version plus ancienne dans le brouillon actuel ou le rechargement de l’éditeur après une mise à jour externe.
La version en cours est intitulée Brouillon dans l’historique des révisions, la section titres de l’article, le flux de travail et les fenêtres contextuelles de confirmation. Les versions publiées reçoivent des numéros de version tels que v1 et v2. Le brouillon actuel n’a pas de numéro de version tant que vous ne l’avez pas publié. Les versions de Sauvegarde système utilisent des numéros séparés, tels que Sauvegarde Système 1 et Sauvegarde Système 2.
La version qui s’ouvre lorsque vous sélectionnez un article dépend du paramètre au niveau du projet dans les paramètres généraux de votre espace de travail. Pour plus d’informations, voir Paramètres généraux du projet.
- Créer une nouvelle version ne supprime pas votre contenu existant. Vous pouvez supprimer manuellement les versions non publiées ou de sauvegarde système . Les versions publiées ne peuvent pas être supprimées.
- Lorsque vous sélectionnez Copier pour brouillon pour une version plus ancienne, cela devient le brouillon actuel et remplace le brouillon existant. Une sauvegarde système est créée automatiquement avant le remplacement, afin que le brouillon précédent soit préservé. Tous les contributeurs actifs voient une notification indiquant que le brouillon a été créé à partir d’une version antérieure. Sélectionnez Emmenez-moi à la draft pour ouvrir la draft active.
Quand utiliser l’historique des révisions
- Suivez ce qui a changé dans le brouillon actuel avant de le publier. Les ajouts, suppressions et modifications de chaque contributeur sont codés par couleur ; Le contenu repris de la version précédemment publiée reste en texte brut.
- Cliquez sur Copier pour brouillonner une version antérieure afin de restaurer son contenu dans le brouillon actuel.
- Utilisez la comparaison des versions pour examiner les changements globaux de contenu lors du processus d’examen et d’approbation. La comparaison montre des différences entre les versions, pas une répartition par contributeur.
- Utilisez l’historique des flux de travail pour voir par quelles étapes une version est passée, qui a été assignée, et si elle a été créée à partir d’une version antérieure.
Visualisation et restauration des anciennes versions
Un seul brouillon peut être actif à la fois. Lorsque vous restaurez une ancienne version, son contenu remplace le brouillon actuel.
Voir une version plus ancienne
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Cliquez sur la version que vous souhaitez voir. La version sélectionnée s’ouvre avec ses ajouts, suppressions et modifications mis en évidence. Le contenu qui reste inchangé apparaît sous forme de texte brut.
Consulter une version plus ancienne de l’historique des révisions ne fait pas de vous un contributeur actif de l’article. Vous redeviendrez un contributeur actif lorsque vous revenez à la draft actuelle.
Copiez une version plus ancienne dans le brouillon actuel
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Cliquez sur l’icône Plus () de la version que vous souhaitez restaurer et sélectionnez Copier vers brouillon.
- Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre de confirmation qui apparaît. Document360 sauvegarde d’abord une version de sauvegarde système contenant le contenu du brouillon actuel, donc rien n’est perdu. Il remplace ensuite le brouillon par le contenu de la version que vous avez sélectionnée.
- Si quelqu’un d’autre édite activement l’article, il verra un message indiquant que le brouillon a été créé à partir d’une version antérieure, et sa vue passe automatiquement au même nouveau brouillon, donc tout le monde finit par travailler dessus ensemble.
- Faites d’autres modifications et publiez quand vous êtes prêt.
Copier en brouillon remplace le brouillon pour tout le monde en session collaborative en même temps. Il vaut la peine d’avertir votre équipe avant de l’utiliser sur un article que d’autres sont en train de corriger.
De la part de la rédactrice en chef
Cliquer sur Modifier un article publié crée la prochaine version de l’article.
Actions de révision de l’article
| Action | Ce que ça fait |
|---|---|
| Cliquez sur la version | Ouvre une vue en lecture seule de cette version, avec ses propres changements au niveau des contributeurs mis en évidence. Pour éditer une version plus ancienne, utilisez Copy to draft pour l’intégrer dans le brouillon en ligne. |
| Historique des flux de travail | Affiche le statut de la version (Publiée, Brouillon ou Sauvegarde système), le créateur, l’horodatage, les étapes du workflow, les assignés, ainsi qu’un commentaire incluant une note si la version a été créée à partir d’une version antérieure. |
| Copie au brouillon | Remplace le brouillon actuel par le contenu de la version sélectionnée. Document360 sauvegarde automatiquement le brouillon précédent en premier. |
| Ajouter des commentaires | Ajoute un commentaire directement sur cette version spécifique. |
| Visibilité des versions | Ouvre le modal Visibilité des versions pour contrôler si une version publiée apparaît dans le journal des versions sur le site de la base de connaissances, et pour définir un numéro de version personnalisé. |
| Supprimer définitivement | Suppression définitive de la version. Cette action ne peut être annulée. |
Vous ne pouvez pas supprimer une version publiée. Si un article n’a qu’une seule version et qu’il est publié, la suppression est entièrement désactivée, avec un message indiquant que vous ne pouvez pas supprimer la seule version de l’article.
Chaque version affiche également son numéro de version (uniquement les versions publiées), le nom du contributeur, la date de création et le statut de visibilité.
Gérer la visibilité des versions
Le paramètre de visibilité de version contrôle si une version publiée apparaît dans l’historique des versions sur le site de la base de connaissances. Vous pouvez également attribuer un numéro de version personnalisé à chaque version publiée pour une identification plus claire.
La visibilité des versions n’apparaît sur le site de la base de connaissances que si afficher l’historique des versions publiées est activé au niveau du projet (Paramètres > site de la base de connaissances > Paramètres de l’article).
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Localisez la version que vous souhaitez configurer, cliquez sur l’icône Plus () et cliquez sur Visibilité de version.
- Dans le modal Visibilité des versions , activez ou désactivez Afficher cette information de version sur le site de la base de connaissances .
- Si le bouton est activé, modifiez le champ Personnaliser le numéro de version pour définir une étiquette de version pour cette entrée. Le champ est prérempli avec une valeur générée par le système (par exemple, v10).
- Cliquez sur Enregistrer.
Le site de la base de connaissances affiche les 10 dernières versions publiées pour lesquelles la visibilité est activée, ainsi que le numéro de version, la date de publication, l’éditeur et les commentaires. Lorsqu’une nouvelle version est rendue visible et que la limite de 10 est atteinte, la version visible la plus ancienne est automatiquement supprimée.
Règles de validation des numéros de version :
| Règne | Détails |
|---|---|
| Longueur maximale | 20 caractères |
| Caractères autorisés | Lettres, chiffres, traits d’union (-) et soulignements (_) |
| Ça doit être unique | Les numéros de version en double ne sont pas autorisés par article |
Comparer les versions des articles
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Cliquez sur Comparer avec en haut de l’écran, puis sélectionnez la version que vous souhaitez comparer avec la version actuelle.
La comparaison montre toujours les différences globales entre deux versions. Il n’affiche pas les modifications mises en avant apportées par les contributeurs. Pour des détails au niveau des contributeurs, consultez plutôt la version spécifique.
Critères de mise en valeur du contenu
La vue comparative met en évidence les changements entre les deux versions grâce au code couleur.
- Contenu ajouté : le nouveau texte est surligné en vert. Pour les images, vidéos, blocs de code, PDF et balises auto-fermables, le contenu ajouté affiche un badge vert Ajouté . Les ajouts au tableau sont surlignés en vert.
- Contenu supprimé : le texte supprimé est surligné en rouge avec un passage rayé. Pour les images, vidéos, blocs de code, PDF et balises auto-fermables, le contenu supprimé affiche un badge rouge Supprimé . Les retraits de tableaux sont surlignés en rouge.
- Changements de mise en forme : les changements en gras, italique, souligné, taille de police ou listes sont surlignés en bleu. Les modifications de mise en forme non textuelles, telles que les styles de tableau ou le redimensionnement des images, montrent un badge bleu Modifié .
Les mouvements de blocs de contenu et les modifications de formatage multiple (appliquer simultanément de l’italique, du gras et du soulignement au même bloc) ne sont pas surlignés dans la vue de comparaison.
Versions Swap : le bouton Swap en haut de la vue comparative inverse l’ordre de comparaison des deux versions sélectionnées. Tous les moments forts sont mis à jour en temps réel. Le contenu précédemment marqué comme Ajouté apparaîtra comme Supprimé après l’échange. Vous pouvez aussi modifier les versions comparées en utilisant les sélecteurs de chaque côté du Swap.
Sortir de la comparaison : cliquez sur Sortir de la comparaison en haut à droite pour revenir à la vue principale de l’article. Vous êtes ramené à l’endroit exact où vous regardiez avant d’entrer en mode comparaison.
Meilleures pratiques
- Utilisez Copier pour brouillon, pas l’édition directe, quand vous voulez restaurer une version plus ancienne — cela sauvegarde automatiquement le brouillon en cours donc rien ne sera perdu.
- Informez votre équipe avant d’utiliser Copy pour rédiger un article que d’autres sont en train de corriger, car cela remplace le brouillon actuel pour tous les participants à la session.
- Utilisez la vue comparative avant de publier une mise à jour majeure pour vérifier que seuls les changements prévus sont inclus.
- Supprimez régulièrement les versions redondantes non publiées ou de sauvegarde système pour garder l’historique des versions propre et plus facile à naviguer.
- Vérifiez l’historique des flux de travail sur une version lors de la révision d’articles dans un processus d’approbation en plusieurs étapes pour confirmer qui l’a examiné et quand.
FAQ
Puis-je restaurer une version précédente d’un article ?
Oui. Trouvez la version que vous souhaitez dans l’historique des révisions et cliquez sur Copier pour brouillon — cela remplace le brouillon actuel par le contenu de cette version, après avoir automatiquement sauvegardé ce qui était là. Si l’article n’a jamais été publié, utilisez plutôt l’option Sauvegarder et Restaurer dans les Paramètres .
Comment puis-je supprimer les changements actuels et revenir à la version précédente ?
Si vos modifications n’ont pas encore été publiées, ouvrez l’historique des révisions, consultez la version précédente pour confirmer que c’est celle que vous souhaitez, puis utilisez Copier pour rédiger afin de la restaurer. Cela fonctionne une fois que l’article a été publié au moins une fois. Si cela n’a jamais été publié, utilisez l’option Sauvegarder et Restaurer dans les Paramètres.
Pourquoi l’historique des révisions affiche-t-il le nom d’un membre de l’équipe avec un horodatage récent alors qu’il n’a pas apporté de modifications récentes ?
Avec plusieurs contributeurs pouvant travailler sur le même brouillon, c’est courant. Une action de sauvegarde met à jour l’horodatage pour refléter la dernière sauvegarde, même si aucun contenu significatif n’a changé, et elle est attribuée à celui qui a déclenché cette sauvegarde. Pour voir exactement qui a fait quoi et quand, cliquez sur Historique des flux de travail sur cette version, ou consultez le journal d’audit de l’équipe.
Puis-je changer la date de publication ou la dernière mise à jour d’un article en une date de fin ?
Non. La date de publication et la date de dernière mise à jour ne peuvent pas être modifiées. La dernière date de mise à jour reflète toujours la modification la plus récente, quelle que soit la version publiée.