L’historique des révisions dans Document360 vous permet de suivre, comparer et gérer chaque version d’un article à partir d’une seule case. Lorsqu’un article publié est modifié, une nouvelle version non publiée est créée automatiquement. La version précédente est ajoutée à l’historique des révisions mais reste disponible sur le site de la base de connaissances jusqu’à la publication de la nouvelle version.
Cela permet aux administrateurs, évaluateurs et contributeurs de comparer les différences entre les versions et de revenir à une version antérieure à tout moment.
Créer une nouvelle version d’article ne supprime pas le contenu existant. Seul un utilisateur peut supprimer manuellement les anciennes versions d’articles.
Quand utiliser l’historique des révisions
- Suivez ce qui a changé entre deux versions d’un article avant de le republier.
- Forkez une version plus ancienne pour restaurer du contenu d’un état précédent sans perdre la version actuelle.
- Utilisez la comparaison de versions pour examiner les modifications de contenu lors du processus d’examen et d’approbation.
- Utilisez l’historique des flux de travail pour voir par quelles étapes une version d’article est passée et qui a été assigné à chaque étape.
Créer une version d’article
Il existe deux façons de créer une nouvelle version d’article : forker une version antérieure, ou modifier directement depuis l’éditeur.
Fork : une ancienne version
Le fork est l’approche recommandée lorsque vous souhaitez vous détacher ou restaurer une version précédente spécifique. Lorsque vous forkez une version, Document360 crée un nouveau brouillon avec le contenu exact de cette version, sans affecter l’article actuellement publié.
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Cliquez sur Fork sur la version que vous souhaitez forker.
- Cliquez sur Oui dans l’invite de confirmation. Une nouvelle version brouillon est créée avec le contenu de la version sélectionnée. L’article actuellement publié reste en ligne et inchangé.
- Cliquez sur Ouvrir sur la dernière version dans l’historique pour l’ouvrir dans l’éditeur.
- Faites les mises à jour nécessaires et publiez quand vous êtes prêt.
Faire un fork avant de faire des modifications conserve la version originale donc tu peux toujours la restaurer.
De la part de la rédactrice en chef
Vous pouvez également créer une nouvelle version en cliquant sur Modifier un article publié. Un nouveau brouillon est créé et ouvert dans l’éditeur. Faites vos modifications et publiez quand vous êtes prêt.
Actions de révision de l’article
Chaque version listée dans l’historique des révisions prend en charge les actions suivantes :
| Action | Ce que ça fait |
|---|---|
| Fork | Crée une nouvelle version d’article à partir de la version sélectionnée, ouverte dans l’éditeur pour modification. |
| Supprimer | Supprime définitivement la version de l’article. Cette action ne peut être annulée. |
| Ouvre | Ouvre la version de l’article dans l’éditeur. Utilisez cela pour restaurer une version précédente à son état publié. |
| Historique des flux de travail | Affiche toutes les étapes du workflow, les assignés, les commentaires et les dates de cette version. |
Vous ne pouvez pas supprimer une version d’article publiée. Seules les versions non publiées peuvent être supprimées.
Chaque version affiche également le numéro de version, le nom du contributeur, la date de création et le statut de visibilité.
Comparer les versions des articles
Vous pouvez sélectionner n’importe quelles deux versions dans l’historique des versions et les comparer côte à côte.
- Accédez à l’article dans le portail de la base de connaissances.
- Cliquez sur l’icône Plus () dans l’en-tête de l’article et sélectionnez Historique des révisions ().
- Sélectionnez les cases à cocher pour les deux versions que vous souhaitez comparer.
- Cliquez sur Comparer.
Critères de mise en valeur du contenu
La vue comparative met en évidence les changements entre les deux versions grâce au code couleur.
Contenu ajouté :
- Le nouveau texte est surligné en vert.
- Pour les images, vidéos, blocs de code, PDF et balises auto-fermantes (
<br>,<hr>), le contenu ajouté affiche un badge vert Ajouté . - Les ajouts au tableau sont surlignés en vert.
Contenu supprimé :
- Le texte supprimé est surligné en rouge avec un passage rayé.
- Pour les images, vidéos, blocs de code, PDF et balises auto-fermables, le contenu supprimé affiche un badge rouge Supprimé .
- Les retraits de tableaux sont surlignés en rouge.
Modifications de la mise en forme :
- Les changements en gras, italique, souligné, taille de police ou listes sont surlignés en bleu.
- Les modifications de mise en forme non textuelles, telles que les styles de tableau ou le redimensionnement des images, montrent un badge bleu Modifié .
Les mouvements de blocs de contenu et les modifications de formatage multiple (appliquer simultanément de l’italique, du gras et du soulignement au même bloc) ne sont pas surlignés dans la vue de comparaison.
Versions d’échange : Le bouton Swap en haut de la vue de comparaison inverse l’ordre de comparaison des deux versions sélectionnées. Tous les moments forts sont mis à jour en temps réel. Le contenu précédemment marqué comme Ajouté apparaîtra comme Supprimé après l’échange.
Comparaison de sortie : Cliquez sur Quitter comparer en haut à droite pour revenir à la vue principale de l’article. Vous êtes ramené à l’endroit exact où vous étiez en train de vous retrouver avant d’entrer en mode comparaison.
Meilleures pratiques
- Forkez avant d’apporter des modifications significatives à un article pour toujours avoir un point de restauration propre.
- Utilisez la vue comparative avant de republier une mise à jour majeure pour vérifier que seuls les changements prévus sont inclus.
- Supprimez régulièrement les versions redondantes des versions pour garder l’historique des versions propre et plus facile à naviguer.
- Vérifiez l’historique du flux de travail sur une version lors de la relecture d’articles dans un processus d’approbation en plusieurs étapes afin de confirmer qui l’a examiné et quand.
FAQ
Puis-je restaurer une version précédente d’un article ?
Oui. Pour les articles publiés, supprimez la version bifurquée contenant les modifications récentes afin de restaurer la dernière version publiée. Pour les articles brouillons ou nouveaux, forkez une version antérieure pour créer une nouvelle version à partir de ce point, ou supprimez la version forkée avec les modifications récentes. Faire des forks avant de faire des modifications conserve toujours la version originale afin que vous puissiez la restaurer à tout moment.
Comment puis-je supprimer les changements actuels et revenir à la version précédente ?
Si les modifications n’ont pas été publiées, ouvrez l’historique des révisions, trouvez la version précédente et cliquez sur Ouvrir pour la consulter et la restaurer. Cela fonctionne si l’article a été publié au moins une fois. Si l’article n’a jamais été publié, utilisez l’option Sauvegarder et Restaurer dans les Paramètres pour restaurer le contenu de l’article.
Pourquoi l’historique des révisions affiche-t-il le nom d’un membre de l’équipe avec un horodatage récent alors qu’il n’a pas apporté de modifications récentes ?
Cela se produit lorsqu’un utilisateur forke une version d’article et qu’un autre utilisateur la publie plus tard. L’historique des révisions montre le nom de l’utilisateur qui a forké la version, ainsi que l’horodatage de sa publication. Pour voir qui a effectué chaque action séparément, consultez le journal d’audit de l’équipe.
Pourquoi les horodatages des versions forkées ne sont-ils pas dans l’ordre chronologique ?
Si les anciennes versions sont ouvertes et mises à jour après un fork, l’historique des révisions reflète l’horodatage de modification le plus récent pour chaque version. Cela signifie qu’une version initialement plus ancienne peut apparaître avec un horodatage plus récent si elle a été modifiée après un fork.
Puis-je changer la date de publication ou la dernière mise à jour d’un article en une date de fin ?
Non. La date de publication et la date de dernière mise à jour ne peuvent pas être modifiées. La dernière date de mise à jour reflète toujours la modification la plus récente, quelle que soit la version publiée.