Microsoft Teams

De Microsoft Teams-extensie verbindt je Document360-kennisbank met Teams, zodat je team direct in chats en kanalen kan zoeken naar en artikelen over kennisbanken kan zoeken en delen — zonder het Teams-platform te verlaten. In plaats van tussen apps te wisselen om het juiste artikel te vinden en een link terug te plakken in een gesprek, kunnen teamleden je volledige kennisbank binnen Teams benaderen via de Document360-app die in de chatbediening is ingebed. Eenmaal verbonden kunnen artikelen binnen enkele seconden worden gevonden en gedeeld vanuit elke Teams-chat of -kanaal.

Wanneer gebruik de Microsoft Teams-extensie

• Je team gebruikt Microsoft Teams als het primaire communicatieplatform en heeft snelle toegang nodig tot kennisbasisartikelen tijdens gesprekken zonder van tabblad te wisselen.
• Support- of operationele medewerkers delen vaak dezelfde artikelen met collega's of klanten en willen een snellere manier om ze te vinden en te versturen zonder Teams te verlaten.
• Je wilt de tijd die het kost om interne vragen te beantwoorden verkorten door relevante inhoud van de kennisbank direct in teamgesprekken naar boven te brengen.
• Je team werkt via meerdere kanalen en heeft consistente, accurate informatie nodig in elke chatcontext, zonder dat individuen moeten onthouden waar artikelen worden opgeslagen.

Voordat je begint

• Je moet een Microsoft Teams-account hebben met toestemming om apps toe te voegen.
• Alleen een beheerder of eigenaar in Document360 kan het API-token genereren dat voor deze setup nodig is.

Hoe verbind je Microsoft Teams met Document360

De setup bestaat uit drie stappen: het toevoegen van de Document360-app in Teams, het genereren van een API-token in Document360 en het configureren van de API-sleutel in Teams.

Stap 1 — Voeg de Document360-app toe aan Teams

1. Klik in Microsoft Teams op Apps vanuit de linker navigatiebalk.
2. Typ in de zoekbalk Document360.
3. Klik op de app en selecteer Toevoegen.

Na toevoeging verschijnt het Document360-logo in de onderste chatknoppen. Je kunt er ook bij door in de zoekbalk van Teams te typen @Document360 en op Enter te drukken.

Stap 2 — Genereer het API-token in Document360

1. Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het Knowledge Base-portaal.
2. Zoek onder de Team-samenwerkingssectie Microsoft Teams en klik op Verbinden. Het Microsoft Teams-detailpaneel verschijnt met een gegenereerd API-token.
3. Kopieer het gegenereerde API-token.

Stap 3 — Configureer de API-sleutel in Teams

1. In Microsoft Teams ga je naar een willekeurige chat en klik je op + in het tekstveld.
2. Selecteer Document360 uit de vermelde apps en klik vervolgens op API-sleutel toevoegen.
3. Plak het gegenereerde API-token in het API-sleutelveld. Een succesbericht bevestigt dat de integratie actief is.

Hoe artikelen te zoeken en te delen in Teams

Eenmaal verbonden kun je op twee manieren zoeken naar en delen artikelen over de kennisbank vanuit elke Teams-chat of -kanaal.

Methode 1 — Chatbesturing

Dit is de snelste methode als je al in een actief gesprek zit.

1. Klik in een Teams-chat of -kanaal op het Document360-logo vanuit de chatknoppen.
2. Voer een trefwoord in de zoekbalk.
3. Selecteer de relevante artikelen uit de zoekresultaten.

Methode 2 — Bericht veldcommando

Gebruik deze methode wanneer je wilt zoeken voordat je je bericht schrijft.

1. Typ /Document360search in het nieuwe berichtveld onderaan een chat en druk op Enter.
2. Er verschijnt een zoek-subveld.
3. Voer je zoekopdracht in — de resultaten worden ingevuld.
4. Klik op een resultaat om het aan het gesprek toe te voegen.

Je kunt je antwoord bewerken met een aangepast bericht voordat je het verstuurt.

Hoe verwijder je de verlenging

Om de Document360-app uit Teams te verwijderen:

1. Klik in Microsoft Teams met de rechtermuisknop op de Document360-app .
2. Klik op Verwijderen van Installeren.

Best practices

• Gebruik de chatbesturingsmethode als je al midden in een gesprek bent — dat is sneller dan het typen van een commando en houdt je in de flow van de chat.
• Gebruik het commando 'berichtveld ' (/Document360search) wanneer je een artikel wilt vinden en bekijken voordat je begint met schrijven, of wanneer je meerdere resultaten wilt bekijken voordat je er een kiest.
• Voeg een korte, aangepaste boodschap toe voordat je een artikellink verstuurt, zodat ontvangers begrijpen waarom je het deelt en waar je op moet focussen. Een kale link zonder context is makkelijk over het hoofd te zien.
• Deel artikellinks in plaats van de inhoud van het artikel in de chat te kopiëren en plakken. Links verwijzen altijd naar de nieuwste versie van het artikel; Geplakte inhoud wordt verouderd als het artikel later wordt bijgewerkt.
• Als teamleden melden dat de Document360-app na de installatie niet verschijnt in de chatcontrole, vraag dan of ze Teams verversen of uitloggen en weer inloggen — de app vereist soms een sessieherstart om te verschijnen.

FAQ