Ontwerp van een PDF-sjabloon

PDF-sjablonen (voorheen "Designsjablonen") definiëren het ontwerp, de stijl en de tekstopmaak van de PDF, klaar voor export. Sjablonen helpen de merkconsistentie te behouden voor de verschillende gegenereerde PDF's. PDF-sjablonen worden samen met andere instellingen gekozen wanneer de gebruiker een nieuwe Export as PDF start.

Gebruikers kunnen het bestaande systeemsjabloon (Standaard) kiezen of een nieuwe aanmaken.

Overzichtspagina PDF-sjablonen

Je kunt de PDF-sjablonen in het Knowledge base portal. Ga naar Content tools > Import & export > Export articles en selecteer bovenaan het tabblad PDF templates .

• Je kunt een lijst bekijken van beschikbare PDF-sjablonen, inclusief zowel systeemsjablonen als aangepaste sjablonen. De lijst toont de sjabloonnaam en de laatst gewijzigde datum en tijd, sorteerbaar in oplopende of dalende volgorde.

• Je kunt alle PDF-sjablonen vanaf deze pagina toevoegen en beheren.

Template-acties op de overzichtspagina

Je kunt PDF-sjablonen beheren op de overzichtspagina met de volgende acties. Individuele bedieningselementen zijn zichtbaar wanneer je met de muis over een sjabloon gaat:

• Clone (): Dupliceer een sjabloon. Door op de Clone te klikken, opent u de PDF-sjablooninstellingenpagina, met 'Clone' toegevoegd aan de oorspronkelijke sjabloonnaam. Maak de nodige wijzigingen en klik Save.

• Edit (): Pas de instellingen van een bestaand sjabloon aan. Klik na het aanbrengen van wijzigingen op Save. Gebruik de knop Terug om terug te keren naar de overzichtspagina.

• Delete (): Verwijder een sjabloon uit de lijst. Er verschijnt een bevestigingsprompt; Klik op Yes om verder te gaan.

OPMERKING

Je kunt de standaardtemplate niet verwijderen. Als er maar één sjabloon bestaat, wordt deze als standaardsjabloon behandeld en kan niet worden verwijderd.

Maak een nieuw PDF-sjabloon aan

Om een nieuw PDF-sjabloon aan te maken, gaat u naar de pagina  PDF templates en klikt u bovenaan op Create new template . Het sjabloon Aanmaken verschijnt. Voer een unieke naam in voor het sjabloon (verplicht).

• Maximaal 250 tekens.

• Toegestaan: letters, cijfers, spaties en speciale tekens (-, _).

In het paneel 'PDF-sjabloon' maken zijn er 3 tabbladen:

• Weergaveopties: Configuratie van de lay-out, marges en extra pagina's.

• Kop- en voettekst: Pas kopafbeeldingen, voettekst en paginanummers aan.

• Tekstinstellingen     : Definieer lettertypestijlen en kleuren voor koppen en alinea's.

Weergaveopties

Indeling en marges

Kies een pagina-indeling: Portret (Hoogte > Breedte) of Landschap (Hoogte < Breedte) en stel marges in:

Je kunt ook aangepaste marges instellen tussen 10 en 80 px.

Voorpagina

Selecteer Omslagpagina om een omslagpagina aan je PDF toe te voegen en het dropdownmenu uit te breiden. De preview van de juiste updates wordt bijgewerkt zodra je wijzigingen aanbrengt.

Titel:
Voer een titel in voor de voorpagina (tot 250 tekens). Je kunt een statische titel typen of +Tijdelijke toevoeging gebruiken om dynamische metadata in te voegen die automatisch informatie uit het geëxporteerde artikel of de categorie haalt.

Om een tijdelijke toevoeging toe te voegen:

1. Klik + Voeg plaatshouder toe naast het veld Titel .

2. Selecteer een veld uit het keuzemenu. Velden verschijnen in deze volgorde:

• PDF gegenereerde datum

• Taalcode

• Publicatiedatum

• Werkruimtenaam

• Artikelversie

• Uitgever

• Artikeltitel

• Categorietitel

Velden die niet op je exporttype van toepassing zijn, worden automatisch overgeslagen in de uitvoer.

Voorbeelduitvoer: Installation_20.Oct.2025_EN_v2_Acme

 OPMERKING

Als je titel te lang is, wordt hij ingekort bij de limiet van 60 tekens. Als de Artikeltitel of Categorietitel aan het einde staat, worden de volledige 250 tekens gebruikt. Als het ergens voor het einde voorkomt, wordt het afgekapt bij 60 tekens. Tijdelijke tekens tellen mee voor de limiet van 250 tekens.

Beschrijving:

Voeg een ondersteunende beschrijving toe voor de voorpagina (tot 500 tekens).

Uiterlijk:

Indeling

Gebruik de layoutopties om de uitlijning van de beschrijvingstekst en de positie van het logo in te stellen:

OPMERKING

De optie Plaatsing voor het logo verschijnt alleen wanneer de verticale uitlijning van de beschrijvingstekst en het logo hetzelfde is.

Algemene voorwaarden

Schakel de sectie Algemene Voorwaarden in om een artikel of aangepaste tekst in de geëxporteerde PDF op te nemen.

• Link naar een bestaand artikel: Selecteer standaard een artikel om op te nemen.

• Aangepaste tekst: Gebruik opmaakopties om tekst, links, cijfers en speciale tekens toe te voegen.

OPMERKING

Er zijn geen tekenlimieten voor dit gedeelte.

Inhoudsopgave

Selecteer de optie Inhoudsopgave om de navigatie binnen de PDF te verbeteren.

• Titel: Voer de kop van de inhoudsopgave in, die gelokaliseerd of aangepast kan worden.

• Selecteer koppen: Kies koppen om op te nemen in de inhoudsopgave. Het selecteren van een subkop (bijv. H4) bevat automatisch de hogere koppen (bijv. H2, H3).

• Paginanummers: Elke kop toont het bijbehorende paginanummer voor snelle referentie.

Voordelen:

• Geeft een duidelijk overzicht van de structuur van het document.

• Vereenvoudigt de navigatie door aan te geven waar elk gedeelte begint.

 OPMERKING

Wanneer lezers op koppen of artikellinks klikken in de geëxporteerde PDF, vindt navigatie binnen de PDF zelf plaats als de gelinkte inhoud in de export is opgenomen; anders leiden de links door naar het bijbehorende artikel op de kennisbanksite.

Eindpagina

De eindpagina is de laatste pagina van de geëxporteerde PDF. Het wordt doorgaans gebruikt voor juridische disclaimers, compliance-inhoud of afsluitingsinformatie. Selecteer Einde pagina om het op te nemen en vergroot het dropdownmenu.

De eindpagina heeft dezelfde configuratieopties als de voorpagina; Caption, Description, Appearance en Layout, met dezelfde limiet van 250 tekens, placeholder-ondersteuning en afkortingslogica.

Watermerk

Schakel de watermerkoptie onderaan de instellingenpagina in om een watermerk in je PDF op te nemen.

Soorten watermerken

• Beeldwatermerk:

  • Upload een afbeelding als watermerk door op het Upload-logo of de optie afbeelding te klikken.

  • Kies uit standaardmaten (Klein: 150px, Medium: 200px, Groot: 250px) of stel een aangepaste maat in (20–350px).

  • Stel de opaciteit in om het transparantieniveau van de watermerkafbeelding te specificeren. Voer een waarde in in termen van percentage (voorbeeld - 50%).

• Tekstwatermerk:

  • Voeg watermerktekst toe (tot 65 tekens) om als watermerk weer te geven, zoals "CONCEPT" of "CONFIDENTIAL."

  • Stel Position in om de plaatsing van het watermerkbeeld aan te geven. Klik op het keuzemenu om de positie in te stellen als Standaard, Diagonaal of Omgekeerd.

  • Stel de opaciteit in om het transparantieniveau van de watermerkafbeelding te specificeren. Voer een waarde in in termen van percentage (voorbeeld - 50%).

Kop en voettekst

Headerafbeelding

Voeg een headerafbeelding toe die op alle pagina's verschijnt, behalve op de voorpagina. Dit kan een logo of een andere afbeelding zijn.

• Afbeelding uploaden: Selecteer Klik om het logo of de afbeelding te uploaden en kies de gewenste afbeelding uit je lokale opslag.

• Uitlijning: Kies de positie van de headerafbeelding: Links, Midden of Rechts.

• Afbeeldingsgrootte: Kies uit standaardmaten (Klein: 50x60 px, Medium: 70x80 px, Groot: 80x95 px) of stel een aangepaste grootte in (20–150 px voor zowel hoogte als breedte).

Paginanummers

Schakel paginanummers in om op elke pagina van de PDF te verschijnen.

•  Paginanummertype: Kies uit de volgende formaten:

  • Pagina 1 van 10, Pagina 2 van 10...

  • Pagina 1, Pagina 2, Pagina 3...

  • 1, 2, 3...

• Uitlijning: Stel de positie van de paginanummers in: Links, Midden of Rechts.

Footertekst

Schakel footertekst in om informatie onderaan elke pagina weer te geven. Klik + Voeg plaatshouder toe om dynamische metadata in de voettekst in te voegen.

Om een tijdelijke toevoeging toe te voegen:

1. Klik + Voeg plaatshouder toe naast het veld Content .

2. Selecteer een veld. De beschikbare velden zijn gegroepeerd op exporttype en verschijnen in dezelfde volgorde als het tijdelijke keuzemenu voor de omslagpagina. Velden onder Enkel artikel exporteren alleen voor PDF's met één artikel, terwijl velden onder Enkel + Meervoudig artikel export beschikbaar zijn voor zowel PDF-exporten met één artikel als voor meerdere artikelen.

Voorbeelduitvoer: GettingStarted_20.Oct.2025_EN_UserGuide_ProductDocs_v3

Instellingen:

• Inhoud: Voer tekst, cijfers, spaties of speciale tekens in. De tekenlimiet is 120 tekens. Een teller toont het huidige aantal en de resterende karakters.

•  Lettergrootte: Pas de lettergrootte aan (10–16).

• Lettertypekleur: Gebruik de kleurkiezer of hexcode om de tekstkleur in te stellen.

OPMERKING

Als de voettekst meer dan 120 tekens is, wordt deze automatisch afgeknipt. Als de Artikeltitel of Categorietitel aan het einde staat, worden de volledige 120 tekens gebruikt. Als het ergens voor het einde verschijnt, wordt het ingekort bij 60 characters. Tijdelijke tekens tellen mee voor de limiet van 120 tekens. De voetruimte past zich dynamisch aan op basis van de tekstlengte en lettergrootte, zodat de inhoud niet wordt ingekort in de uiteindelijke PDF.

Configureer de lettertype- en kleurinstellingen voor koppen en alinea's in de PDF.

Koptekstinstellingen

•  Lettertypefamilie: Kies een lettertypefamilie voor de koppen (bijv. Arial, Calibri, Verdana).

• Kopkleur: Gebruik de kleurkieser of voer een hex-code in om de kleur voor koptags (H2, H3, H4) aan te geven.

Alineatekstinstellingen

• Lettertypefamilie: Selecteer de lettertypefamilie voor paragrafen (bijv. Arial, Calibri, Verdana).

• Lettergrootte: Kies een lettergrootte tussen 10 en 24.

• Lettertypekleur: Gebruik de kleurkieser of hexcode om de tekstkleur voor alinea's in te stellen.

Hyperlinkinstellingen

• Schakel links uit: Schakel deze optie om hyperlinks in de geëxporteerde PDF te deactiveren, behalve voor de inhoudsopgave en directe URL's.

  • Wanneer deze optie bijvoorbeeld is ingeschakeld, worden hyperlinks in de inhoud verwijderd, maar die in de inhoudsopgave en directe URL's blijven functioneel.

• Linkkleur: Stel de kleur van hyperlinks in met behulp van de kleurkiezer of hexcode.

PRO TIP

Lijn de linkkleuren uit met je merk of match ze met de kopkleuren voor een visueel samenhangend ontwerp.

Stel PDF-sjabloon in als standaardsjabloon

Elke PDF-sjabloon kan worden ingesteld als de standaardsjabloon. De standaardtemplate wordt automatisch vooraf geselecteerd in het veld 'Selecteer PDF' sjabloon bij het starten van een export naar PDF.

Selecteer het vakje 'Set as default settings' op de ontwerpsjabloonpagina voordat je een sjabloon opslaat . Een standaardtag verschijnt naast de sjabloonnaam op de overzichtspagina van het ontwerp sjabloon.

OPMERKING

Het standaard ontwerpsjabloon kan niet worden verwijderd.