PDF-sjablonen in Document360 definiëren het ontwerp, de stijl en de tekstopmaak van je geëxporteerde PDF-documenten. Sjablonen beheersen elementen zoals de omslagpagina, inhoudsopgave, watermerk, kop en voettekst, lettertypen en lay-out. Je maakt één sjabloon aan en gebruikt het opnieuw in meerdere exporten om merkconsistentie te behouden. Bij het starten van een export selecteer je een sjabloon met de inhoud die je moet toevoegen.
De PDF-sjablonenpagina
Ga naar Contenttools () > Importeren & exporteren > Artikelen exporteren en selecteer het tabblad PDF-sjablonen bovenaan.
De pagina toont alle beschikbare sjablonen, zowel de systeemstandaard als alle aangepaste sjablonen die je hebt gemaakt, met de sjabloonnaam en de laatste wijzigingsdatum.
Beweeg met de muismuis over een sjabloon om de volgende acties te openen:
| Actie | Beschrijving |
|---|---|
| Clone | Dupliceert het sjabloon en opent het voor bewerking, met "Clone" toegevoegd aan de naam. Maak wijzigingen en klik op Opslaan. |
| Bewerking | Opent de sjablooninstellingen voor bewerking. Klik op opslaan nadat je wijzigingen hebt gedaan. |
| Verwijderen | Verwijdert het sjabloon na een bevestigingsprompt. |
Het standaardsjabloon kan niet worden verwijderd. Als er maar één sjabloon bestaat, wordt deze als standaard behandeld en kan niet worden verwijderd.
Maak een PDF-sjabloon aan
- Klik op de PDF-sjabloonpagina op Nieuwe sjabloon aanmaken.
- Voer een unieke naam in voor het sjabloon. Maximaal 250 tekens, met letters, cijfers, spaties en onderstrepen.
- Configureer het sjabloon met de drie instellingentabbladen hieronder en klik dan op Opslaan.
Weergaveopties
Configureer paginaoriëntatie, marges, voorpagina, inhoudsopgave, eindpagina, algemene voorwaarden en watermerk.
Lees meer →Kopstuk en voettekst
Voeg een headerafbeelding toe, schakel paginanummers in en configureer voettekst die zich over alle pagina's herhaalt.
Lees meer →Tekstinstellingen
Stel lettertypefamilies, groottes en kleuren in voor koppen en alinea's, en configureer het gedrag van hyperlinks.
Lees meer →Weergaveopties
Indeling en marges
Kies een pagina-indeling: Portret (hoogte > breedte) of Landschap (breedte > hoogte), en stel marges in.
| Preset | Boven/Onderaan | Links/Rechts |
|---|---|---|
| Normaal | 50 px | 60 px |
| Gematigd | 30 px | 40 px |
| Smal | 10 px | 15 px |
| Breed | 70 px | 80 px |
Je kunt ook aangepaste marges instellen tussen 10 en 80 px.
Voorpagina
Selecteer Omslagpagina en vergroot het dropdownmenu om te configureren. De preview van de juiste updates wordt bijgewerkt zodra je wijzigingen aanbrengt.
Titel en beschrijving
| Veld | Beschrijving | Limiet |
|---|---|---|
| Titel | Kop op de kaft getoond. Typ een statische titel of gebruik + Voeg plaatsvervanger toe om dynamische metadata in te voegen. | 250 tekens |
| Beschrijving | Ondersteunende tekst onder de titel. | 500 tekens |
Gebruik + Voeg plaatsvervanger toe in het titelveld:
- Klik + Voeg plaatshouder toe naast het veld Titel .
- Selecteer een veld uit het keuzemenu: PDF Generated Date, Language Code, Publicatiedatum, Werkruimtenaam, Artikelversie, Uitgever, Artikeltitel of Categorietitel.
Voorbeelduitvoer: Installation_20.Oct.2025_EN_v2_Acme
Velden die niet op je exporttype van toepassing zijn, worden automatisch overgeslagen in de uitvoer.
Als je titel te lang is, wordt deze ingekort tot 60 tekens, behalve wanneer Artikeltitel of Categorietitel het laatste element is, in welk geval de volledige 250 tekens worden gebruikt. Tijdelijke tekens tellen mee voor de limiet van 250 tekens.
Uiterlijk
| Setting | Beschrijving |
|---|---|
| Lettertypekleur | Tekstkleur voor de titel en beschrijving. Gebruik de kleurkieser of een hex-code. |
| Achtergrondkleur | Achtergrondvulkleur van de voorpagina. |
| Achtergrondafbeelding | Upload een afbeelding en stel de dekking in als percentage om de transparantie te controleren. |
| Logo | Upload een logo. Maten: Klein (100 px), Medium (150 px), Groot (200 px), of op maat gemaakt (20–300 px). |
Indeling
| Setting | Opties |
|---|---|
| Tekst — horizontaal | Links, Midden, Rechts |
| Tekst — verticaal | Boven, Midden, Onder |
| Logo — horizontaal | Links, Midden, Rechts |
| Logo — verticaal | Boven, Midden, Onder |
| Logo — plaatsing | Boven de tekst, Onder de tekst |
De optie Plaatsing (Boven tekst / Onder tekst) verschijnt alleen wanneer de verticale uitlijning van de beschrijvingstekst en het logo hetzelfde is.
Algemene voorwaarden
Schakel de sectie Algemene Voorwaarden in om een artikel of aangepaste tekst in de geëxporteerde PDF op te nemen.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Link naar een bestaand artikel | Selecteer een bestaand artikel om op te nemen. |
| Aangepaste tekst | Gebruik de opmaakbalk om tekst, links, cijfers en speciale tekens toe te voegen. Geen tekenlimiet. |
Inhoudsopgave
Selecteer de inhoudsopgave om een pagina met navigeerbare inhoud in de PDF op te nemen.
| Setting | Beschrijving |
|---|---|
| Titel | Ik ga naar de inhoudsopgave. Kan worden gelokaliseerd of aangepast. |
| Selecteer koppen | Kies welke kopniveaus je opneemt. Het selecteren van een subkop zoals H4 bevat automatisch de ouderhoofd. |
| Paginanummers | Elke kop toont het bijbehorende paginanummer. |
Wanneer lezers op een kop klikken in de geëxporteerde PDF, navigeert de link binnen de PDF als de gekoppelde inhoud in de export is opgenomen. Als deze niet is opgenomen, opent de link het bijbehorende artikel op de kennisbanksite.
Eindpagina
De eindpagina is de laatste pagina van de geëxporteerde PDF, meestal gebruikt voor juridische disclaimers, compliance-inhoud of sluitingsinformatie.
Selecteer Einde pagina en vergroot het dropdownmenu om te configureren. De eindpagina heeft dezelfde configuratieopties als de voorpagina: Titel, Beschrijving, Uiterlijk en Lay-out, met dezelfde limiet van 250 tekens, plaatsvervangerondersteuning en afkortingslogica.
Watermerk
Schakel de Watermark-optie in om een vage afbeelding of tekst over elke pagina te leggen.
| Type | Instellingen |
|---|---|
| Beeldwatermerk | Upload een afbeelding. Formaat: Klein (150 px), Medium (200 px), Groot (250 px), of op maat (20–350 px). Stel de ondoorzichtigheid in als percentage. |
| Tekstwatermerk | Voer tekst in tot 65 tekens, bijvoorbeeld "CONCEPT" of "CONFIDENTIAL". Stel positie in: Standaard, Diagonaal of Omgekeerd, en opaciteit als percentage. |
Kopstuk en voettekst
Deze instellingen gelden voor elke pagina van de PDF, met uitzondering van de voorpagina.
| Setting | Beschrijving |
|---|---|
| Headerafbeelding | Upload een logo of afbeelding die bovenaan elke pagina verschijnt. Stel uitlijning in (Links, Midden, Rechts) en grootte: Klein (50×60 px), Medium (70×80 px), Groot (80×95 px) of aangepast (20–150 px). |
| Paginanummers | Schakel in om paginanummers op elke pagina te tonen. Kies formaat: Pagina 1 van 10 / Pagina 1, Pagina 2 / 1, 2, 3, en uitlijning (Links, Midden, Rechts). |
| Footertekst | Schakel in om aangepaste tekst onderaan elke pagina te tonen. Maximaal 120 tekens. Stel lettergrootte in (10–16) en lettertypekleur. Ondersteunt + Voeg plaatsvervanger toe voor dynamische metadata. |
Gebruik + Voeg plaatshouder toe in de voettekst:
- Klik + Voeg plaatshouder toe naast het veld Content .
- Selecteer een veld uit het keuzemenu. Velden zijn gegroepeerd op exporttype. Velden onder Enkel artikel exporteren zijn alleen van toepassing op PDF's met één artikel. Velden onder Enkel + Meervoudig artikel export zijn beschikbaar voor beide.
Voorbeelduitvoer: GettingStarted_20.Oct.2025_EN_UserGuide_ProductDocs_v3
Als de voettekst meer dan 120 tekens is, wordt deze automatisch afgeknipt. Als Artikeltitel of Categorietitel het laatste element is, wordt de volledige 120 tekens gebruikt. Als het voor het einde verschijnt, wordt het ingekort tot 60 tekens. Tijdelijke tekens tellen mee voor de limiet van 120 tekens.
Tekstinstellingen
| Setting | Beschrijving |
|---|---|
| Hoofdlettertypefamilie | Lettertype voor H2-, H3- en H4-koppen, bijvoorbeeld Arial, Calibri of Verdana. |
| Kopkleur | Kleurkieser of hexcode voor koptekst. |
| Paragraaflettertypefamilie | Lettertype voor de hoofdtekst. |
| Lettergrootte van de alinea | Lettergrootte voor de hoofdtekst (10–24). |
| Lettertype van de alinea | Kleurkieser of hexcode voor de tekst. |
| Schakel links uit | Schakel aan om hyperlinks in de geëxporteerde PDF te deactiveren. Links in de inhoudsopgave en directe URL's blijven functioneel. |
| Linkkleur | Kleurkieser of hexcode voor hyperlinktekst. |
Herschik secties
Je kunt secties in je PDF herschikken door te slepen en neerzetten. De herschikte volgorde wordt opgeslagen met de sjabloon en wordt weergegeven in zowel de preview als de geëxporteerde PDF.
| Sectie | Kan het opnieuw besteld worden? | Noten |
|---|---|---|
| Voorpagina | Nee | Altijd de eerste pagina. |
| Algemene voorwaarden | Ja | Sleephendel zichtbaar. |
| Inhoudsopgave | Ja | Sleephendel zichtbaar. |
| Inhoud | Nee | Verplicht. Kan niet worden uitgeschakeld, verwijderd of verplaatst. |
| Versiegeschiedenis | Ja | Sleephendel zichtbaar. |
| Eindpagina | Nee | Altijd de laatste pagina. |
Als de voorpagina of eindpagina is uitgeschakeld, neemt de aangrenzende herordenbare sectie die positie over.
Stel een standaardsjabloon in
Elke template kan als standaard worden ingesteld. Het standaardsjabloon wordt automatisch vooraf geselecteerd in het veld 'PDF' selecteren telkens wanneer een nieuwe export wordt gestart.
Selecteer het vakje 'Instellen als standaardinstellingen ' op de sjablooninstellingenpagina voordat je op Opslaan klikt. Een standaardtag verschijnt naast de sjabloonnaam op de overzichtspagina.
Het standaardsjabloon kan niet worden verwijderd.
Beperkingen
| Item | Detail |
|---|---|
| Sjabloonnaam | Maximaal 250 tekens. |
| Voorpagina / titel van de eindpagina | Maximaal 250 tekens. Afgekort tot 60 als er een tijdelijke aanduiding vóór het laatste element voorkomt. |
| Beschrijving van de voorpagina | Maximaal 500 tekens. |
| Tekstwatermerk | Maximaal 65 tekens. |
| Footertekst | Maximaal 120 tekens. Afgekort tot 60 als er een tijdelijke aanduiding vóór het laatste element voorkomt. |
| Logogrootte (voorpagina) | Maatwerk: 20–300 px. |
| Headerafbeeldingsgrootte | Maatwerk: 20–150 px. |
| Watermerkafbeeldingsgrootte | Maatwerk: 20–350 px. |
| Lettergrootte van de alinea | 10–24. |
| Lettergrootte van de voettekst | 10–16. |
| Standaardsjabloon | Kan niet verwijderd worden. |
Best practices
- Maak een merksjabloon voordat je je eerste export uitvoert. Stel lettertypen, kleuren en een logo in die aansluiten bij de stijlgids van je organisatie voordat je exporteert.
- Stel een logische standaard in. Als de meeste exports hetzelfde ontwerp gebruiken, markeer dan dat sjabloon als standaard zodat het elke keer vooraf geselecteerd is.
- Klone voordat je een werkend sjabloon bewerkt. Gebruik Clone om het origineel te behouden terwijl je wijzigingen test, zodat je voorkomt dat een template die al in gebruik is, breekt.
- Gebruik placeholders in de voettekst voor automatisch ingevulde context. Het toevoegen van de Artikeltitel of de naam van de werkruimte als voettekst-plaatsvervanger is handig voor meervoudige artikelexporten waarbij lezers moeten weten welk gedeelte ze lezen.
- Gebruik tekstwatermerken voor conceptinhoud. Voeg "CONCEPT" of "CONFIDENTIAL" toe bij het delen van PDF's die niet definitief zijn, zodat lezers lopende inhoud niet als gezaghebbend beschouwen.
FAQ
Hoe werken links in geëxporteerde PDF's?
Als het gelinkte artikel of de kop in de export is opgenomen, navigeert klikken op de link binnen de PDF. Als deze niet is opgenomen, opent de link het bijbehorende artikel op de kennisbanksite. Externe links worden altijd geopend in de browser.
Kan ik hetzelfde sjabloon gebruiken voor meerdere exports?
Ja. Sjablonen zijn herbruikbaar. Zodra het is aangemaakt, verschijnt er een sjabloon in het keuzemenu PDF-sjabloon elke keer dat je een nieuwe export start. Stel het als standaard in zodat het automatisch vooraf geselecteerd wordt.
Waarom kan ik mijn enige PDF-sjabloon niet verwijderen?
Als er maar één sjabloon bestaat, wordt deze automatisch als standaard behandeld en kan niet worden verwijderd. Maak eerst een tweede sjabloon, stel die dan als standaard in voordat je de originele verwijdert indien nodig.
Wat is het verschil tussen een tekstwatermerk en een afbeeldingswatermerk?
Een tekstwatermerk toont op elke pagina een korte string zoals "DRAFT". Een afbeeldingswatermerk toont een geüploade afbeelding. Beide ondersteunen opaciteitsinstellingen. Gebruik tekstwatermerken als statusindicatoren en afbeeldingswatermerken voor branding.
Wat gebeurt er als een tijdelijke waarde te lang is voor de titel of voettekst?
Als Artikeltitel of Categorietitel het laatste element in de string is, wordt de volledige tekenlimiet gebruikt (250 voor de titel, 120 voor de voettekst). Als een van beide vóór het einde voorkomt, wordt deze ingekort tot 60 tekens. Alle tijdelijke karakters tellen mee voor de limiet.