E-maildomein

Met een aangepast e-maildomein in Document360 kun je notificatiemails sturen naar gebruikers en lezers vanaf een merkadres zoals support@yourcompany.com in plaats van het standaardadres support@document360.com. Dit maakt meldingen persoonlijker en verbetert de herkenning en het vertrouwen van de ontvanger door het domein van uw organisatie in elke uitgaande e-mail te tonen. Het instellen ervan vereist het toevoegen van MX- en TXT-records aan je DNS-provider zodat Document360 e-mails namens je domein kan verzenden.

Wanneer gebruik van een aangepast e-maildomein

Configureer een aangepast e-maildomein wanneer je wilt:

• Versterk de merkidentiteit — lezers ontvangen meldingen van jouw domein, niet van een adres van derden.
• Verbeter de bezorgbaarheid van e-mails — een geverifieerd afzenderdomein verkleint de kans dat meldingen in de spam belanden.

Voordat je begint

Je moet toegang hebben tot de DNS-provider van je domein (bijvoorbeeld GoDaddy, Hostinger of Namecheap) met rechten om DNS-records toe te voegen en te bewerken.

Hoe configureer je een aangepast e-maildomein

Stap 1: Voeg je domein toe aan Document360

1. Ga naar Instellingen () > Kennisbankportaal in de linker navigatiebalk.
2. Selecteer in het linker navigatiepaneel Meldingen.
3. Klik op het tabblad E-maildomein .
4. Voer in het veld Domeinnaam je aangepaste e-maildomein in (bijvoorbeeld yourcompany.com).
5. Klik op Domein toevoegen.

Document360 genereert de MX- en TXT-DNS-records die je aan je DNS-provider moet toevoegen.

Stap 2: Voeg DNS-records toe bij je provider

6. Open het dashboard van je DNS-provider in een apart browsertabblad.

7. Kopieer de configuratiegegevens uit het gedeelte 'Je aangepaste e-maildomein instellen ' in Document360.
8. Plak de records in de instellingen van je DNS-provider en sla ze op.

Stap 3: Controleer en sla op

9. Keer terug naar de e-maildomeinpagina in Document360.
10. Selecteer het vakje 'Ik heb de gegevens toegevoegd ' en klik vervolgens op Verifiëren & Opslaan.

Zodra Document360 de MX- en TXT-records bevestigt, verschijnt er een bericht 'E-maildomein geverifieerd '.

Stap 4: Configureer afzendergegevens

11. Voer uw aangepaste afzendergegevens in:
    • E-mailveld: Voer het e-mailadres "Van" in (bijvoorbeeld support@yourcompany.com).
    • Naamveld: Voer de afzendernaam in (bijvoorbeeld Your Company Support).

Na het opslaan gebruiken alle uitgaande meldingsmails het geconfigureerde domein, adres en afzendernaam.

Best practices

• Controleer records binnen de gebruikersinterface van je DNS-provider voordat je op Verify & Save klikt in Document360. Typfouten in DNS-waarden zijn de meest voorkomende oorzaak van verificatiefouten.
• Sta tot 24 uur toe voor DNS-propagatie. Als verificatie na 30 minuten faalt, controleer dan de propagatiestatus met een tool zoals MXToolbox of Google Admin Toolbox.
• Houd DNS-recordwaarden ongewijzigd na verificatie. Het bewerken of verwijderen van records na het instellen zal de e-mailbezorging verstoren.

FAQ