Nieuwe functies
1. Werkstroom
De meest gevraagde en verwachte functie 'Workflow' is nu beschikbaar in het Document360 kennisbankportaal. Met behulp van deze handige functie kunnen projectteamleden de verschillende fasen in de documentatie van een artikel definiëren, beheren en volgen. Dit dient als een goede hulp voor redacteuren bij het bijhouden van de artikelstatussen in het kennisbankproject.
een. Workflow ontwerper
De workflowontwerper is te vinden onder de menugroepering Documentatie in het nieuwe menu Hulpmiddelen voor inhoud . (Inhoudstools → Documentatie → Workflowontwerper)
De fasen van de documentatiecyclus worden in de Document360-workflow status genoemd. Standaard zijn er twee standaardsysteemstatussen (Concept en Gepubliceerd) en één aangepaste status (In beoordeling) beschikbaar.
Gebruikers kunnen echter een aangepaste status toevoegen op basis van hun vereiste, de volgorde herschikken en verwijderen (alleen aangepaste status). Wanneer de status is ingesteld op alleen-lezen, kunnen andere gebruikers de documentatie niet bewerken, omdat deze alleen beschikbaar is in de leesweergave. Ze kunnen alleen een gebruiker toewijzen en/of een vervaldatum toewijzen.
b. Workflow toewijzingen
Een compleet overzicht van alle documenten (artikelen en categoriepagina's) in de geselecteerde versie en taal van het kennisbankproject. Om deze pagina te openen, klikt u op de optie Workflowtoewijzingen boven de categoriemanager aan de linkerkant.
Hier kunnen gebruikers het totale aantal documenten bekijken, documenten die door een ander teamlid aan de betreffende gebruiker zijn toegewezen, het aantal artikelen in de verschillende statussen en de artikellijst met filteropties.
Gebruikers kunnen de huidige werkstroomstatus en de werkstroomgeschiedenis van het artikel linksboven in de documentatie-editor bekijken. Door op de vervolgkeuzelijst te klikken, krijgt de gebruiker de volledige informatie over de vroegere, huidige en aankomende artikelstatus.
2. Ticketdeflector in de Kennisbank-assistent
Gebruikers kunnen nu de bestaande en live ticketdeflectorformulieren in kaart brengen op de Knowledge Base-assistent. In onze release van juli hebben we de Ticket Deflector geïntroduceerd (een functie die helpt het aantal supporttickets te verminderen door vragen van klanten op te lossen met selfserviceondersteuning). En in de vorige release hebben we Analytics-gegevens geïntroduceerd voor de formulieren voor ticketdeflectors.
Wanneer de gebruiker een live ticketdeflector heeft toegewezen, kunnen alle formulieranalysegegevens (zoals tevredenheid, feedback, beantwoord vanuit KB, zoekopdracht en formulierverzending) worden bekeken. Ga naar Analytics → Ticketdeflectors en selecteer de Knowledge Base-assistent in de vervolgkeuzelijst Toepassing .
Als een helpdesk (Freshdesk of Zendesk) is geconfigureerd op een live ticketdeflectorformulier, is die configuratie ook beschikbaar wanneer u het betreffende formulier toevoegt aan de Knowledge Base-assistent.
3. Gegevens over 'Pagina niet gevonden' in Analytics
We hebben een exclusieve sectie Pagina niet gevonden (404-fout) toegevoegd aan het menu Analytics. Als een bezoeker toegang heeft tot niet-beschikbare URL's in uw kennisbank, wordt dit geregistreerd als 'Pagina niet gevonden (in technische termen 404-fout). Voor een gezonde kennisbank (en goede SEO) moet deze fout worden vermeden. Gebruikers kunnen de gegevens bekijken wanneer dergelijke fouten optreden en deze oplossen.
Gebruikers kunnen ook een inzoomanalyse bekijken van het type User-agent (bron), zoals Browser, Bot of Onbekend. Gebruikers kunnen de gegevens maximaal 30 dagen bekijken. Op de overzichtspagina kunnen gebruikers de lijst met links bekijken die de 404-fout veroorzaken, het type User-agent (Browser, bot, onbekend), User agent (bijvoorbeeld Mozilla 5.0), de tijdstempel (in UTC) en de URL-verwijzer.
Verbeteringen
1. Exporteren naar PDF-gegevensfiltering
Inhoud sjablonen
We hebben een nieuw tabblad toegevoegd op de overzichtspagina Exporteren naar pdf (Inhoudstools → Importeren & Exporteren → Exporteren naar PDF → Inhoudssjablonen). Gebruikers kunnen inhoudssjablonen filteren en opslaan voor export op categorie- en artikelniveau.
Dit is handig wanneer u een segment herhaaldelijk in uw kennisbank exporteert. De gebruiker hoeft niet elke keer het hele proces van het samenstellen van de artikelen en categorieën te doorlopen. In plaats daarvan kunnen ze gewoon op de optie Downloaden klikken en dezelfde inhoudsset wordt opnieuw geëxporteerd.
2. Import en Export – Taalniveau
Exporteer en importeer nu projectversies op taalniveau. Deze functie is handig wanneer gebruikers een bepaalde versie in hun project willen lokaliseren/vertalen. Gebruikers kunnen gebruik maken van de vertaalmogelijkheden in het kennisbankportaal.
Wanneer ze echter grote hoeveelheden artikelen willen vertalen, kunnen ze eenvoudig een bepaalde taal exporteren, deze vertalen en vervolgens hetzelfde bestand (.zip) weer importeren in het Document360-project. Het artikel in het geïmporteerde bestand wordt opgeslagen als een nieuwe versie als het van hetzelfde project is. Als de gebruiker een bestand uit een ander project importeert, worden er nieuwe artikelen voor gemaakt.
Dit zou gebruikers helpen om inhoud van het ene project naar het andere te verplaatsen of een kopie van hun kennisbankproject als back-up te hebben, hetzij in markdown- of HTML-indeling.
3. Updates aansturen
We hebben de bestandslimiet beperkt tot 5000 per map. Als u een submap in een bovenliggende map hebt, wordt deze als een afzonderlijke map behandeld.
Vroeger werd het uploaden van bestanden rechtstreeks vanuit de artikeleditor toegevoegd aan de standaardmap Documentatie. Afzonderlijke mappen in de Drive kunnen nu worden toegewezen aan verschillende categorieën in de kennisdatabase. Als er geen map is geselecteerd, worden de bestanden geüpload naar de standaardmap Documentatie.
Als de subcategorie niet is toegewezen aan een specifieke map in de Drive, wordt deze opgeslagen in de standaardmap 'Documentatie'.Schijfmap instellen – Klik op de optie ••• meer in de rechterbovenhoek wanneer een categorie is geselecteerd en klik op Schijfmap instellen
Als de standaardmap 'Documentatie' de maximale limiet van 5000 bestanden bereikt, wordt het volgende geüploade of verplaatste bestand opgeslagen onder een nieuw gemaakte standaardmap 'Documentation_1'
Mapselectie kan nu worden gedaan voor documentelementen (afbeeldingen, video's) tijdens het importeren van artikelen uit .docx bestanden
4. Integratie van categoriepagina's
een. Status van links
Links naar categoriepagina's zijn opgenomen in de status Koppelingen op het moment van validaties (gepland en handmatig) en de overzichtspagina van koppelingen. Vroeger zou de validatie alleen betrekking hebben op artikellinks. De links naar de categoriepagina kunnen worden onderscheiden met behulp van een categoriepictogram naast de link. Dit geldt ook voor de overzichtspagina met genegeerde links.
Gebruikers kunnen eenvoudig de links naar categoriepagina's in de lijst met links filteren door te klikken op de snelfilteroptie Categorielinks (of) Selecteer in de filterbalk Categorielinks in de vervolgkeuzelijst Bron .
b. Viewer voor Drive-afhankelijkheid
Wanneer gebruikers de bestandsafhankelijkheden weergeven op de blade Afhankelijkheidsviewer (Drive → Map selecteren → oogpictogram naast een bestand), wordt de afhankelijkheid van de categoriepagina onderscheiden met behulp van het label Categoriepagina .
UI/UX-updates in portal
1. Hulpmiddelen voor inhoud
Aan de hoofdmenubalk is een bovenliggend menu-item 'Hulpmiddelen voor inhoud' toegevoegd. U kunt drie menugroeperingen vinden in deze menublade
een. Documentatie
Sjablonen
Bulk operaties
Herinneringen voor artikelbeoordeling
Tags
Workflow ontwerper
b. Hergebruik van inhoud
Veranderlijk
Fragment
c. Importeren en exporteren
Importeren uit Word
Importeren en exporteren
Exporteren naar PDF
2. Instellingen → beveiliging
Er is een nieuwe menugroepering 'Beveiliging' toegevoegd in plaats van de vorige menugroepering Geavanceerd . Zoals de naam al aangeeft, vindt u hieronder alle instellingen met betrekking tot beveiligingsopties.
Team & Beveiliging
Toegang & Beveiliging
Eenmalige aanmelding voor bedrijven
3. Andere kleine verbeteringen
Geavanceerde menugroepering in Instellingen is verwijderd
Back-up en herstel verplaatst van Geavanceerd naar Projectbeheer
API-tokens verplaatst van Geavanceerd naar Projectbeheer
Extensies verplaatst van Geavanceerd naar Projectbeheer
Er zijn twee nieuwe tabbladen toegevoegd, Inhoudssjablonen en Ontwerpsjablonen, in plaats van het tabblad Exporteren en Instellingen op de pagina Exporteren naar PDF
Verbeteringen
We hebben de breadcrumb (een linktrail voor navigatie naar de huidige webpagina) toegevoegd aan de functie Wat is er nieuw
Uitlegvideo's voor de functie zijn toegevoegd aan modules in de kennisbankportal
Gebruikers kunnen nu categoriepaginatags gebruiken in de regel Weergeven/verbergen voor slimme balken