Artikel-Review-Erinnerung

Review-Erinnerungen informieren Teammitglieder, wenn ein Artikel zur Überprüfung fällig ist, was Ihnen hilft, den Inhalt der Wissensdatenbank genau und aktuell zu halten. Wenn ein veröffentlichter Artikel sein Frist für die Überprüfung erreicht, gerät er in einen veralteten Zustand. Neben dem Artikel im Kategorienbaum erscheint ein roter Punkt und im Editor erscheint ein Stale-Abzeichen .

Überprüfungserinnerungen helfen Ihnen, Artikel für regelmäßige Prüfungen zu markieren, sodass Ihre Wissensdatenbank immer die neuesten Informationen widerspiegelt. Sie können sofort eine Erinnerung auslösen oder sie auf einen geplanten Zeitraum einstellen, und sie auf einen einzelnen Artikel oder eine Gruppe anwenden. Erinnerungen können im Artikeleditor, auf der Seite Alle Artikel oder auf der Artikel-Review-Erinnerungsseite in Inhaltstools eingestellt werden, und Projektverantwortliche und Administratoren können auch das Standardverhalten der Erinnerungen auf Projektebene definieren.

Wann man Rezensionserinnerungen verwenden sollte

• Zeitkritische Dokumentation: Setze Erinnerungen in Artikeln, die häufig ändernde Informationen behandeln, wie Preise, API , Compliance-Richtlinien oder Produktfunktionen.
• Geplante Inhaltsprüfungen: Nutzen Sie geplante Erinnerungen, um einen regelmäßigen Inhaltsprüfungszyklus in Ihrer Wissensdatenbank aufzubauen, ohne die Überprüfungsdaten manuell verfolgen zu müssen.
• Updates nach der Veröffentlichung: Nach einer Produktveröffentlichung erinnern Sie die Mitwirkenden daran, zu überprüfen, ob verwandte Artikel weiterhin die neuesten Änderungen widerspiegeln.
• Einhaltung und Governance: Stellen Sie sicher, dass regulierte oder sensible Inhalte nach einem festgelegten Zeitplan überprüft und genehmigt werden.
• Projektweites Management: Nutzen Sie die Seite zur Artikelüberprüfung in Content Tools, um Erinnerungen über Ihr gesamtes Projekt an einem Ort zu verwalten.

Bevor du anfängst

• Nur Projektverantwortliche und Administratoren können Projektebene Erinnerungseinstellungen konfigurieren.
• Review-Erinnerungen gelten nur für veröffentlichte Artikel. Nur Entwurfsartikel gelangen erst nach ihrer Veröffentlichung in den Zustand "Veraltet".

Setzen Sie eine Erinnerung an die Überprüfung ein

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Bewertungserinnerung in Document360 einzurichten.

Vom Artikelredakteur

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Dokumentation () ().
2. Öffnen Sie den Artikel.
3. Klicken Sie auf das Mehr ()-Symbol im Artikel-Header und wählen Sie die Optionen für mehr Artikel. Das Einstellungsfeld für Artikel erscheint, standardmäßig ist der Reiter " Erinnerung überprüfen " ausgewählt.
4. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Markieren Sie zur Überprüfung: Markieren Sie den Artikel sofort zur Überprüfung. Nach der Veröffentlichung gerät der Artikel in den Veralteten-Zustand.
   • Erinnerung planen: Legt eine Erinnerung in einem bestimmten Intervall fest. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen der Artikel überprüft werden soll.
5. Geben Sie einen Grund für die Überprüfung im Feld Grund für die Überprüfung ein. Dies ist optional, bis zu 250 Zeichen.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Von der Seite Alle Artikel

Nutzen Sie die Seite Alle Artikel, um Erinnerungen für mehrere Artikel gleichzeitig zu setzen oder mehrere veraltete Artikel als in Bulk überprüft zu markieren.

Um eine Rezensionserinnerung zu erstellen:

1. Navigiere zur Dokumentation () > Alle Artikel ().
2. Wählen Sie die Artikel aus, für die Sie eine Erinnerung setzen möchten.
3. Klicken Sie über der Artikelliste auf Erinnerung überprüfen und wählen Sie das Intervall in Tagen für Erinnerungen.

Um mehrere veraltete Artikel als überprüft zu markieren:

1. Navigiere zu Dokumentation () > Alle Artikel ().
2. Klicken Sie auf Filter, erweitern Sie das Dropdown-Menü für Erinnerungen und wählen Sie Veraltet, um alle veralteten Artikel aufzulisten.
3. Wählen Sie die Artikel aus, die Sie als überprüft markieren möchten.
4. Klicken Sie oben auf die Artikelliste als bewertet markieren .

Aus Artikel-Review-Erinnerungen in Content-Tools

1. In der linken Navigationsleiste navigieren Sie zu Inhaltswerkzeugen () > Inhaltsverwaltung > Artikelprüfungs-Erinnerung. Die Seite mit Artikel-Review-Erinnerungen erscheint mit einer Liste der bereits erstellten Erinnerungen.
2. Klicken Sie auf Erinnerung hinzufügen.
3. Gib den Namen der Erinnerung ein, stelle die Erinnerungsfrequenz ein und füge die Rezensenten im Dialogfeld hinzu.
4. Klicken Sie auf Nächsten.

5. Wählen Sie den Arbeitsbereich und die Sprache aus.
6. Wählen Sie die Artikel aus, auf die die Erinnerung angewendet werden sollen.

7. Um die gleiche Erinnerung auf alle ausgewählten Artikel in Zukunft anzuwenden, wähle das Kästchen "Diese Regel für die Zukunft setzen " aus.
8. Klicken Sie auf Erinnerung festlegen.

Löschen Sie eine Bewertungserinnerung

Sobald ein Artikel geprüft wurde, können Sie seinen Status als veraltet löschen, indem Sie ihn als überprüft markieren.

Vom Stale Abzeichen

1. Öffnen Sie den veralteten Artikel im Knowledge Base-Portal.
2. Klicken Sie auf das Stale-Abzeichen in der Artikelkopfzeile. Ein Überprüfungspanel öffnet sich und zeigt, wann der Artikel veraltet wurde und wer die neueste Version veröffentlicht hat.
3. Überprüfen Sie den Inhalt und nehmen Sie alle notwendigen Updates vor.
4. Klicken Sie auf als überprüft markieren.

Aus Artikeleinstellungen

1. Öffnen Sie den veralteten Artikel im Knowledge Base-Portal.
2. Klicken Sie auf das Symbol More () und wählen Sie die Optionen für mehr Artikel aus.
3. Gehe zum Reiter " Erinnerung an Kritik ".
4. Überprüfen Sie den Inhalt und nehmen Sie alle notwendigen Updates vor.
5. Klicken Sie auf als überprüft markieren.

Sobald der Artikel als überprüft markiert ist, wird der Status "Veraltet" gelöscht und der Artikel kehrt in den Zustand "Veröffentlicht" zurück.

Indikatoren für veraltete Artikel

Wenn ein Artikel in den veralteten Zustand eintritt, erscheinen folgende Indikatoren:

Projektebene Erinnerungseinstellungen

Projektverantwortliche und -administratoren können das Standard-Bewertungsverhalten für Artikel im gesamten Projekt konfigurieren.

1. Navigiere zu Einstellungen () > Knowledge Base-Portal in der linken Navigationsleiste.
2. Auf der Seite Allgemeine Einstellungen finden Sie den Abschnitt "Erinnerungen überprüfen ".

Für detaillierte Informationen zur Konfiguration dieser Einstellungen siehe Allgemeine Projekteinstellungen.

Best Practices

• Setzen Sie einen einheitlichen Bewertungsrhythmus ein: Verwenden Sie geplante Erinnerungen statt manueller Review-Flags für Artikel in aktiven Dokumentationsbereichen. Dies stellt sicher, dass Inhalte regelmäßig überprüft werden, ohne auf den Speicher angewiesen zu sein.
• Fügen Sie immer einen Grund für die Überprüfung an: Obwohl das Feld Grund für die Überprüfung optional ist, hilft eine beschreibende Notiz den Gutachtern zu verstehen, was zu überprüfen ist, was zu schnelleren und genaueren Bewertungen führt.
• Weisen Sie einem bestimmten Prüfer zu: Wenn Sie Erinnerungen von der Seite für Artikelprüfungen in den Inhaltstools erstellen, weisen Sie einen Prüfer zu, damit die Verantwortlichkeit klar ist.
• Aktivieren Sie "Als überprüft bei der Veröffentlichung neuer Version markieren": Wenn Mitwirkende regelmäßig Artikel aktualisieren und erneut veröffentlichen, reduziert die Aktivierung dieser Einstellung auf Projektebene die manuelle Bereinigung von veralteten Status.
• Nutzen Sie den Filter Alle Artikel: Filtern Sie auf der Seite Alle Artikel auf der Seite Alle Artikel im Rahmen eines regelmäßigen Inhalts-Audits, um Artikel zu erkennen, die nicht pünktlich überprüft wurden.
• Erinnerungen auf zukünftige Artikel anwenden: Verwenden Sie beim Erstellen von Erinnerungen in Content-Tools die Option "Diese Regel für zukünftige Artikel einsetzen ", um das gleiche Erinnerungsintervall automatisch auf neue Artikel anzuwenden, die einer Kategorie hinzugefügt werden.

FAQ