Door een Document360-account om te zetten naar een SSO-account kunnen gebruikers en lezers authenticeren met hun Identity Provider (IdP)-gegevens in plaats van een apart Document360-wachtwoord. De conversie behoudt alle bestaande rollen en toegangsrechten, dus er hoeft niets opnieuw geconfigureerd te worden na de overgang. Je kunt individuele accounts of meerdere accounts tegelijk converteren, zowel voor gebruikers als lezers.
Voordat je begint
- Je project moet SSO hebben geconfigureerd met SAML of OpenID Connect. Conversie is niet beschikbaar voor JWT-geconfigureerde projecten.
- Je moet de rol Eigenaar of Beheerder van het project hebben, of een aangepaste rol met de Beheerders-recht .
- Een gebruiker kan zijn eigen account niet converteren. De conversie moet worden uitgevoerd door een andere eigenaar, beheerder of gebruiker met de toestemming Beheerders beheren.
Kies wat je wilt omzetten
Gebruikers bekeren
Zet bestaande standaard gebruikersaccounts in je project om naar SSO-accounts.
Ga naar stappen →Bekeer lezers
Zet bestaande standaard lezersaccounts op je kennisbanksite om naar SSO-accounts.
Ga naar stappen →Gebruikers omzetten naar SSO-accounts
- Navigeer naar Instellingen () in de linker navigatiebalk van het kennisbankportaal.
- Ga in het linker navigatiepaneel naar Gebruikers & Rechten > Gebruikers.
- Selecteer het selectievakje naast de gebruikers die je wilt converteren.
- Klik op de optie 'Converteren naar SSO-account' boven de gebruikerslijst.
Er verschijnt een bevestigingsvenster voor accountconversie .
- Selecteer het bevestigingsvakje en klik op Ja.
Houd het volgende in gedachten bij het converteren van gebruikers:
- Alle bijdragen die door de gebruiker vóór conversie zijn gedaan, blijven behouden, maar verschijnen na de conversie als anoniem .
- Een gebruiker kan zijn eigen account niet converteren. Een andere eigenaar of beheerder moet de omzetting uitvoeren.
- Als je een eigenaaraccount omzet naar SSO, blijven zowel het originele Document360-account als het nieuwe SSO-account actief. Dit betekent dat dezelfde persoon twee aparte accounts heeft.
- Gebruikers moeten worden toegevoegd en geconfigureerd als SSO-accounts in Document360 met de juiste toegangsrechten voor succesvolle inloggen.
Converteer lezers naar SSO-accounts
- Navigeer naar Instellingen () in de linker navigatiebalk van het kennisbankportaal.
- Ga in het linker navigatiepaneel naar Kennisbanksite > Gebruikers & rechten > Lezers & groepen > Lezers.
- Selecteer het selectievakje naast de lezers die je wilt converteren.
- Klik op de optie Converteren naar SSO-account boven de lezerslijst.
Er verschijnt een bevestigingsvenster voor accountconversie .
- Selecteer het selectievakje voor bevestiging en klik op Doorgaan.
Een SSO-account kan niet worden teruggezet naar een standaard Document360-account. Als je een conversie moet terugdraaien, moet je het SSO-account verwijderen en het standaardaccount handmatig opnieuw aanmaken, waarbij je de oorspronkelijke rollen en toegang repliceert.
Best practices
- Voordat je accounts in bulk converteert, doe je een kleine testconversie met één of twee gebruikers en bevestig dat ze succesvol kunnen inloggen via SSO voordat je verder gaat met de rest.
- Vermijd het omzetten van eigenaar-accounts naar SSO, tenzij het nodig is, aangezien de conversie resulteert in twee actieve rekeningen voor dezelfde persoon. Beheer dit zorgvuldig om toegangsverwarring te voorkomen.
- Houd een overzicht bij van de rollen en toegangsinstellingen voor accounts die je wilt omzetten, voor het geval je ooit handmatig een standaardaccount opnieuw moet aanmaken.
FAQ
Wie kan de omzetting van een Document360-account uitvoeren naar een SSO-account?
Eigenaren en beheerders kunnen deze conversie uitvoeren. Gebruikers met de machtiging Beheren kunnen deze actie ook uitvoeren.
Kan ik gebruikerstype-conversie uitvoeren in JWT-geconfigureerde projecten?
Nee. Gebruikerstypeconversie is alleen beschikbaar in projecten die zijn geconfigureerd met SAML of OpenID Connect. Het wordt niet ondersteund in JWT-geconfigureerde projecten.
Ik heb per ongeluk gebruikers of lezers omgezet naar SSO-accounts. Hoe kan ik dit oplossen?
Er is geen directe manier om een conversie terug te draaien. Om dit op te lossen, verwijder je het SSO-account en maak je handmatig het standaard Document360-account opnieuw aan. Zorg ervoor dat je de originele rollen en toegangsrechten exact repliceert.
Hoe kan ik zowel het Productie- als het Sandbox-project bereiken met SSO?
Als je productieproject SSO heeft geconfigureerd maar je Sandbox-project niet, kun je niet beide met dezelfde SSO-inloggegevens benaderen. Om dit op te lossen:
- Stel SSO in in het Sandbox-project met dezelfde Identity Provider die in het Production-project is geconfigureerd.
- Selecteer tijdens de installatie 'Configureer een bestaande verbinding' om dezelfde SSO-configuratie opnieuw te gebruiken.
- Voeg je SSO-gebruikers toe aan het Sandbox-project met de vereiste rollen en permissies.
- Na voltooiing verschijnen zowel de Productie- als de Sandbox-projecttegels op je dashboard wanneer je inlogt met SSO.