Aangepaste contentrollen laten je precies definiëren welke contentbeheerrechten een gebruiker heeft in het kennisbankportaal. Gebruik ze wanneer de standaardrollen — Redacteur, Conceptschrijver, Beoordelaar en Geen — niet overeenkomen met de eisen van uw team.
Wanneer maakt u een aangepaste contentrol
- Je wilt dat een gebruiker artikelen bekijkt maar ze niet bewerkt of publiceert.
- Je wilt dat een gebruiker artikelen bewerkt, maar ze niet verwijdert.
- Je moet toegang geven tot specifieke functies zoals Analytics of Drive zonder volledige Editor-toegang te geven.
- Je organisatie heeft een specifieke workflow die een unieke combinatie van permissies vereist.
Voordat je begint
Je moet de rol van Eigenaar of Beheerder hebben.
Hoe maak je een aangepaste contentrol aan
-
Navigeer naar Instellingen () > Gebruikers en beveiliging in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.
-
Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Rollen en permissies.
-
Selecteer het tabblad Content-rol en klik op Nieuwe content-rol.
Het paneel ' Inhoud aanmaken ' opent.
-
Voer een naam in voor de nieuwe functie en voeg een beschrijving toe.
-
Selecteer in de lijst met functies de selectievakjes Bekijken, Bijwerken, Verwijderen en Publiceren voor de gewenste functies op basis van uw vereisten.
-
Klik op Rol aanmaken.
Referentie voor contentrolrechten
Elke functie heeft maximaal vier permissieniveaus: Bekijken, Bijwerken, Verwijderen en Publiceren.
| Toestemming | Wat het toestaat |
|---|---|
| Categorie | Organiseer de kennisbank door categorieën aan te maken, bij te werken, te verplaatsen, te herschikken, te verbergen/te verwijderen en te verwijderen |
| Artikelen | Artikelen aanmaken, bijwerken, publiceren, verbergen/onthullen, verplaatsen, herschikken en verwijderen |
| Aangepaste pagina's | Maak, update up, publiceer, verberg/onthullen, verplaats, herschik en verwijder aangepaste pagina's |
| Artikelinstellingen | Pas specifieke instellingen aan voor individuele artikelen, zoals metadata en statusindicatoren |
| Workflow-toewijzingen | Wijs werkprocessen toe en werk ze bij voor artikelen |
| Reacties oplossen | Reacties oplossen die door anderen zijn toegevoegd |
| Site aanpassen | Ontwerp en configureer de kennisbanksite, inclusief homepage, siteontwerp en navigatie |
| SEO-beschrijving | Beheer SEO-beschrijvingen voor verbeterde zichtbaarheid van zoekmachines |
| AI-functies | Toegang tot en beheer van content met behulp van AI-technologie in het project |
| Hergebruik van inhoud | Beheer herbruikbare inhoudselementen zoals sjablonen, fragmenten, variabelen en woordenlijsttermen |
| Herinneringen aan artikelrecensies | Stel herinneringen in en beheer ze voor het beoordelen en bijwerken van artikelen |
| Rijden | Toegang tot en beheer bestanden en mappen op de documentopslagschijf |
| Analytics | Toegang tot en analyseer gebruiksgegevens en -metrics |
| Recyclebak | Beheer de prullenbak — herstel of verwijder verwijderde documentatie permanent |
| Zoeken en vervangen | Zoek en vervang tekst over meerdere artikelen |
| Workflowontwerper | Toegang tot en beheer workflowontwerper voor het project |
| Tags & groepen | Toegang tot en beheer tags en groepen voor het project |
| Feedbackmanager | Toegang tot en beheer feedbackmanager voor het project |
| Projectimport en -export | Toegang tot en beheer import en export van projectinhoud |
| Exporteren als PDF | Toegang krijgen, PDF-sjablonen maken en PDF-exporten beheren |
| Migratie van inhoud | Beheer migratie van content vanuit andere kennisbanksystemen |
| Werkruimte | Toegang tot en beheer werkruimtes en bijbehorende talen |
| Regels voor artikelomleiding | Stel regels voor artikelen in en beheer deze |
| Siteartikelinstellingen & SEO | Pas de artikelinstellingen en SEO-configuraties van de site aan |
| Vertaal met Eddy AI | Toegang tot Translate met Eddy AI-functies voor contentvertaling |
Voorbeeld: Alleen zichtbare toegang bieden tot specifieke categorieën
Dit voorbeeld laat zien hoe een gebruiker alleen toegang kunt krijgen tot specifieke categorieën in het portaal zonder ze bewerkings- of publicatierechten te geven.
Maak een aangepaste contentrol aan met alleen bekijkende toegang tot categorieën
- Navigeer naar Instellingen () > Gebruikers en beveiliging in de linker navigatiebalk van het kennisbankportaal.
- Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Rollen en permissies.
- Ga naar het tabblad Content-rol en klik op Nieuwe contentrol.
- Voer een naam en beschrijving in voor de rol met aangepaste content.
- Vink de optie Bekijken aan voor alleen Categorieën . Laat alle andere rechten onaangevinkt.
- Klik op Rol aanmaken.
Wijs de aangepaste contentrol toe aan de gebruiker
- Navigeer naar Instellingen () > Gebruikers en beveiliging in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.
- Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Gebruikers en groepen.
- Klik op Gebruiker toevoegen > Gebruiker. De dialoog Nieuwe gebruiker opent.
- Voer het e-mailadres van de gebruiker in en kies een portaalrol.
- Selecteer in de sectie Contentrol & toegang de aangepaste contentrol die je hebt aangemaakt.
- Selecteer bij Content Access Categorie en kies de specifieke categorieën waarvoor je alleen toegang wilt geven.
- Klik op Gebruiker aanmaken.
Best practices
- Geef aangepaste contentrollen beschrijvende namen die aangeven waar ze voor dienen — bijvoorbeeld "View-only Category Access" of "Analytics Viewer".
- Verleen het minimale aantal benodigde rechten. Begin met beperkend werk en voeg meer toe indien nodig.
- Bij het aanmaken van een rol voor contractors of externe bijdragers, beperk dan de rechten voor Verwijderen en Publiceren om per ongeluk of ongeautoriseerde wijzigingen aan live content te voorkomen.
- Bekijk regelmatig aangepaste contentrollen om zeker te zijn dat ze nog steeds de workflow van je team weerspiegelen.