Gebruikersbeheer

In Document360 zijn gebruikers teamleden die toegang krijgen tot het kennisbankportaal om content te creëren, bewerken, beoordelen en beheren. Dit artikel legt uit hoe het gebruikersmodel werkt, welke rollen beschikbaar zijn en verwijst naar alles wat je nodig hebt om gebruikers in je project te beheren.

Gebruikers versus lezers

Document360 heeft twee verschillende accounttypes, afhankelijk van wat iemand moet doen:

Accounttype	Wie ze zijn	Waar ze werken
Gebruiker	Teamleden die content creëren, bewerken, beoordelen en beheren. Voorheen aangeduid als Teamaccounts.	Het kennisbankportaal (authoring- en admin-interface)
Lezer	Eindgebruikers of klanten die de gepubliceerde kennisbank consumeren. Ze schrijven geen content.	De gepubliceerde kennisbanksite

Gebruikers worden beheerd onder Instellingen > Gebruikers & Rechten > Gebruikers & Groepen. Lezers worden apart beheerd onder Instellingen > Gebruikers en permissies > Lezers.

OPMERKING
Elke bestaande gebruiker met de relevante rechten kan gebruikers toevoegen of beheren en toegang tot inhoud of portaal toewijzen.

Hoe portaalrollen en contentrollen samenwerken

Elke gebruiker krijgt twee onafhankelijke roldimensies toegewezen die samen definiëren wat hij of zij kan doen:

Portaalrol — Beheert welke administratieve delen van het kennisbankportaal een gebruiker kan benaderen, zoals instellingen, facturering, integraties en gebruikersbeheer.
Contentrol — Bepaalt welke inhoudsgerelateerde acties een gebruiker kan uitvoeren, zoals het maken, bewerken, beoordelen of publiceren van artikelen.

Deze twee dimensies worden afzonderlijk toegewezen. Een gebruiker kan brede administratieve toegang hebben maar beperkte inhoudsrechten, of andersom. Voor een volledige uitsplitsing van wat elke rol toestaat, zie Rollen en permissies.

Standaard portaalrollen en contentrollen

Portaalrollen

Rol	Beschrijving
Eigenaar	Volledige toegang tot alle functies, inclusief facturering. Er kan per project slechts één eigenaar worden toegewezen.
Administratie	Toegang tot alle functies behalve facturering. Kan gebruikers, projecten en configuraties beheren.
Bijdrager	Kan conceptartikelen en categoriepagina's maken, bewerken en publiceren. Heeft beperkte toegang tot administratieve instellingen.
Recensent	Je kunt inloggen op het portaal en artikelen die aan hen zijn toegewezen toegang krijgen voor beoordeling.
Aangepaste rol	Een op maat gemaakte set portaalrechten gedefinieerd voor uw organisatie. Gemaakt en beheerd in Rollen en permissies.

Contentrollen

Rol	Beschrijving
Conceptschrijver	Je kunt artikelen en categoriepagina's maken en bewerken, maar niet publiceren.
Redacteur	Kan artikelen, categorieën, drives, workflows en hergebruik van content beheren.
Recensent	Kan opmerkingen toevoegen, workflow-statussen bijwerken en deadlines instellen — maar geen artikelen bewerken of publiceren.
Geen enkele	Geen inhoudsrechten toegewezen. Handig voor gebruikers wiens toegang beperkt is tot alleen administratieve taken.

Wanneer groepen te gebruiken

Groepen laten je gebruikers organiseren en hun toegang tot content gezamenlijk beheren. In plaats van elke gebruiker afzonderlijk toegang te geven aan content, wijs je toegang toe op groepsniveau en voeg je gebruikers toe aan de groep.

Gebruik groepen wanneer:

Meerdere gebruikers delen dezelfde vereisten voor toegang tot content.
Je wilt de toegang voor een team bijwerken zonder elke gebruiker afzonderlijk te bewerken.
Je beheert toegang op schaal over grote teams of afdelingen.

OPMERKING
Voor gebruikers wordt toegang geërfd — ze kunnen zowel categorieën als subcategorieën bekijken, tenzij de toegang expliciet is beperkt. Groepslidmaatschap overschrijft geen toegangsbeperkingen voor individueel toegewezen content.

De pagina Gebruikers & Groepen

Om toegang te krijgen tot de pagina Teamaccounts en -groepen :

Navigeer naar Instellingen () > Gebruikers en beveiliging in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.
Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Teamaccounts en groepen > Teamaccounts.

User management interface displaying user roles, statuses, and actions for account management.

Belangrijke elementen van het tabblad Gebruikers:

Element	Beschrijving
A. Zoeken op naam of e-mail	Zoek een gebruiker op naam of e-mailadres
B. Gebruikerslijst	Toont de naam en e-mailadres van alle gebruikers in het project
C. Status	Toont of het account actief of inactief is. Een inactieve status geeft aan dat het account is gedeactiveerd.
D. Rol	Toont de portaalrol, zoals Eigenaar, Beheerder, Bijdrager of een aangepaste rol
E. Contentrol & toegang	Toont de contentrol en de toegang tot content die aan het account is toegewezen
F. Groepsnaam	Als het account bij een groep hoort, wordt de groepsnaam weergegeven
G. Laatst gezien	Toont wanneer de gebruiker voor het laatst actief was. Voor inactieve gebruikers wordt een optie getoond om een activatiemail te sturen.

Wanneer je een gebruiker selecteert, verschijnen de volgende opties:

Actie	Beschrijving
Omzetten naar SSO-account	Zet de gebruiker om naar een SSO-account
Omzetten naar lezersaccount	Zet de gebruiker om naar een lezersaccount
Deactiveren / Activeren	Deactiveer of activeer de gebruiker. Je kunt er ook voor kiezen om de gebruiker om te zetten naar een lezer of de gebruiker te verwijderen.

Wanneer je met de muis over een gebruiker beweegt, verschijnen de volgende iconen:

Icoon	Beschrijving
E-mailmeldingen ()	Bekijk de e-mailactiviteitengeschiedenis van de afgelopen 30 dagen
Bewerking ()	Bewerk de configuratie van de gebruiker

Andere elementen op de pagina:

Element	Beschrijving
Overzicht van accountgebruik	Toont hoeveel gebruikers er onder jouw abonnement zijn toegestaan en hoeveel er zijn aangemaakt
Export CSV	Exporteer de lijst van gebruikers als een CSV-bestand
Filter	Gebruik filters om resultaten te verfijnen op portaaltype, accounttypes of status
Voeg toe	Voeg een nieuwe gebruiker toe

In deze sectie

De onderstaande artikelen behandelen de volledige levenscyclus van gebruikersbeheer in Document360:

Voeg nieuwe gebruiker toe — Nodig teamleden uit en wijs hun portaalrol, contentrol en toegangsniveau toe.
Importeer gebruikers — Voeg meerdere gebruikers tegelijk toe met een CSV-import.
Gebruiker bewerken — Werk de portaalrol of de toegangsrechten voor content van een bestaande gebruiker bij.
Gebruiker deactiveren of verwijderen — Deactiveer een gebruiker tijdelijk of verwijder deze permanent uit het project.
Gebruiker omzetten naar lezer — Verander een gebruikersaccount in een lezersaccount.
Gebruiker omzetten naar SSO — Schakel een gebruiker over naar Single Sign-On-authenticatie.
Gebruikers filteren en exporteren — Filter de gebruikerslijst op rol of status, en exporteer deze als CSV.
Gebruikersgroepen beheren — Maak en beheer groepen om gedeelde rollen en toegang toe te wijzen aan meerdere gebruikers tegelijk.

FAQ

Hoe maak ik een gebruiker aan die alleen het hergebruik van content kan beheren?

Maak een aangepaste contentrol aan om een gebruiker toestemming te geven om het hergebruik van content — variabelen, fragmenten, woordenlijsten en sjablonen — exclusief te beheren.

Een aangepaste contentrol creëren

Navigeer naar Instellingen > Gebruikers & Rechten in de linker navigatiebalk van het kennisbankportaal.
Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Rollen & permissies.
Klik in het tabblad Contentrol , op Nieuwe contentrol. Het paneel 'Inhoud aanmaken ' verschijnt.
Voer de gewenste functienaam en beschrijving in.
Scroll in de sectie Functies naar beneden naar Hergebruik van Inhoud en selecteer de selectievakjes voor Bekijken, Bijwerken, Verwijderen en Publiceren.
Klik op Rol aanmaken.

OPMERKING
Voor meer informatie, zie Rollen en permissies.

Een gebruiker aanmaken om alleen content hergebruik te beheren

Navigeer naar Instellingen > Gebruikers & rechten in de linker navigatiebalk van het kennisbankportaal.
Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Gebruikers & groepen.
Klik in het tabblad Gebruiker op Toevoegen en selecteer Gebruiker. De dialoogvenster Nieuwe gebruiker verschijnt.
Voer het e-mailadres van de gebruiker in. Je kunt tot 5 e-mailadressen tegelijk toevoegen, gescheiden door komma's.
Selecteer het selectievakje voor de SSO-gebruiker als je de gebruiker als SSO-gebruiker toevoegt.
Stel de projectrol in op Bijdrager.
Selecteer in het veld Content-rol de aangepaste contentrol die je zojuist hebt aangemaakt.
Indien nodig, beperk de toegang tot inhoud door Geen te selecteren, of selecteer Alles voor volledige toegang tot hergebruik van inhoud.
Klik op Nieuwe gebruiker.

Dit creëert een gebruiker die alleen elementen van content kan bekijken, bijwerken en verwijderen.

Hoe maak ik een gebruiker aan die alleen gebruikers en beveiligingsinstellingen kan beheren?

Maak een aangepaste portaalrol aan om een gebruiker toestemming te geven om gebruikers en beveiliging exclusief te beheren.

Een aangepaste portaalrol aanmaken

Navigeer naar Instellingen > Gebruikers & permissies > Rollen & permissies in het kennisbankportaal.
Klik in het tabblad Portaalrol op Nieuwe portaalrol. Het paneel 'Portal aanmaken ' zal verschijnen.
Voer de gewenste functienaam en beschrijving in.
Scroll in de sectie Functies naar beneden naar Rollen, Accounts & groepen en Sitezichtbaarheid, en selecteer de selectievakjes Bekijken en Bijwerken . De optie Weergave in de projectinstellingen wordt standaard geselecteerd.
Klik op Rol aanmaken.