Gebruikers zijn teamleden die inloggen op het kennisbankportaal om content te creëren, bewerken, beoordelen en beheren. In tegenstelling tot Lezers, die alleen de gepubliceerde kennisbank gebruiken, hebben gebruikers portaaltoegang en krijgen ze rollen toegewezen die bepalen wat ze kunnen doen. Wanneer je een gebruiker toevoegt, geef je hun projectrol, contentrol en het niveau van contenttoegang dat ze ontvangen, aan.
Waarom gebruikers toevoegen
Gebruikers toevoegen is hoe je je team toegang geeft tot het Document360-portaal. Zonder gebruikersaccount kan een teamlid niet inloggen om artikelen te schrijven, inhoud te beoordelen, instellingen te beheren of enige schrijf- of administratieve taken uit te voeren. Je wijst elke gebruiker een projectrol toe (die de toegang tot het portaal beheert) en een contentrol (die bepaalt wat ze met artikelen en content mogen doen). Deze combinatie stelt je in staat om elke persoon precies het juiste toegangsniveau te geven — niet meer, niet minder.
Gebruik dit artikel wanneer je wilt:
- Nodig een nieuw teamlid uit in het portaal.
- Wijs een specifieke rol toe aan een schrijver, redacteur, beoordelaar of beheerder.
- Beperk een gebruiker tot specifieke werkruimtes, talen of categorieën.
- Voeg gebruikers toe via SSO-authenticatie.
Voordat je begint
- Je moet de rol Eigenaar of Beheerder Project hebben.
- Heb de e-mailadressen van de gebruikers die je wilt toevoegen klaarstaan.
Hoe voeg je een gebruiker toe
-
Navigeer naar Instellingen () > Gebruikers en beveiliging in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.
-
Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Teamaccounts en groepen > Teamaccounts.
-
Klik op Gebruiker toevoegen > om het Nieuwe gebruikersvenster te openen.
-
Voer in het veld E-mail de e-mailadressen in van de gebruikers die je wilt toevoegen.
OPMERKING
Je kunt tot vijf e-mailadressen tegelijk toevoegen, gescheiden door komma's. Om meer dan vijf gebruikers tegelijk toe te voegen, gebruik je Import users.
- Selecteer het selectievakje voor de SSO-gebruiker om de gebruiker als SSO-gebruiker toe te voegen.
- Als je het selectievakje voor SSO-gebruikers hebt geselecteerd, selecteer dan een SSO-configuratie in het Select SSO dropdownmenu.
- Selecteer het vakje 'Uitnodigingsmail overslaan ' als je niet wilt dat je nieuwe gebruikers een uitnodigingsmail ontvangen. Je kunt de portaal-URL direct met gebruikers delen zodat ze kunnen inloggen zonder uitnodiging.
- Kies de gewenste projectrol voor de nieuwe accounts.
OPMERKING
Je kunt voor elk e-mailadres dat je in het e-mailveld invoert geen individuele portaalrollen kiezen. Alle adressen in het veld krijgen dezelfde projectrol.
- Selecteer de gewenste contentrol voor de nieuwe gebruikers.
OPMERKING
Je kunt meerdere contentrollen toewijzen om de toegang te controleren door te kiezen op Add another contentrole. Als er geen contentrol is geselecteerd, krijgt de gebruiker standaard Geen toegewezen .
- Kies het niveau van contenttoegang dat je wilt voor de contentrol.
- Wijs groepen toe aan de nieuwe gebruikers via het keuzemenu Groepen toewijzen . Dit veld is optioneel. Je kunt ook gebruikers toevoegen zonder ze aan een groep toe te voegen.
- Klik op Nieuwe gebruiker.
Projectrollen
De projectrol bepaalt welke delen van het kennisbankportaal een gebruiker kan betreden en beheren. Voor een gedetailleerde uitsplitsing van permissies per rol, zie Rollen en permissies.
| Rol | Beschrijving |
|---|---|
| Eigenaar | Heeft volledige toegang tot alle functies, inclusief facturering. Je kunt andere eigenaren toevoegen of opnieuw toewijzen. Er kan per project slechts één eigenaarrol tegelijk worden toegewezen. |
| Administratie | Heeft toegang tot alle functies behalve facturering. Kan gebruikers, projecten en configuraties beheren. Je kunt de rol Eigenaar niet toevoegen of toewijzen. |
| Bijdrager | Kan conceptartikelen en categoriepagina's maken, bewerken en publiceren. |
| Recensent | Je kunt inloggen op het kennisbankportaal en artikelen die aan hen zijn toegewezen toegang krijgen voor beoordeling. |
| Aangepaste rol | Een op maat gemaakte set permissies gedefinieerd door uw organisatie. Aangepaste rollen worden aangemaakt en beheerd in Rollen en permissies. |
Contentrollen
De contentrol bepaalt welke acties een gebruiker kan uitvoeren op artikelen en andere inhoud binnen de kennisbank.
| Rol | Beschrijving |
|---|---|
| Conceptschrijver | Je kunt artikelen en categoriepagina's maken en bewerken, maar niet publiceren. |
| Redacteur | Kan artikelen, categorieën, drives, workflows en hergebruik van content beheren. |
| Recensent | Kan opmerkingen toevoegen aan artikelen, workflow-statussen bijwerken en deadlines voor workflow-statussen instellen. |
| Geen enkele | Geen contentrol toegewezen. Dit kan later indien nodig worden bijgewerkt. |
Toegangsniveaus voor content
Het contenttoegangsniveau bepaalt welke kennisbasisinhoud een gebruiker kan bekijken en mee kan werken voor zijn toegewezen contentrol.
| Toegangsniveau | Beschrijving |
|---|---|
| Geen enkele | De gebruiker heeft geen toegang tot enige kennisbasisinhoud. |
| Allemaal | De gebruiker heeft toegang tot alle inhoud van de kennisbank in alle werkruimtes en talen. |
| Werkruimte / Taal | Beperkt de toegang tot content binnen specifieke werkruimtes en talen. Gebruikers kunnen alleen inhoud bekijken die is aangewezen voor hun toegewezen selecties. |
| Categorie | Beperkt de toegang tot specifieke categorieën binnen aangewezen werkruimtes en talen. Gebruikers kunnen alleen inhoud bekijken onder hun toegewezen categorieën. |
FAQ
Waarom kan ik geen gebruiker toevoegen aan Document360?
Dit gebeurt meestal wanneer de gebruiker al deel uitmaakt van het project in een andere rol, zoals een Lezer (SSO Reader), Reviewer of een bestaande gebruiker. In zulke gevallen kun je als nieuwe gebruiker niet meer hetzelfde e-mailadres toevoegen.
Om dit op te lossen, controleer je of de gebruiker bestaat onder Lezers en groepen. Als ze als Lezer worden vermeld, kun je ze omzetten naar een gebruiker met de gewenste toegang. Als de gebruiker als Reviewer is toegewezen, verwijder hem of haar dan uit die rol voordat u de juiste rol en contenttoegang toekent. Zorg er ook voor dat het ingevoerde e-mailadres geldig is en vrij van typfouten.
Wie kan een gebruiker toevoegen of verwijderen?
Beheerders en eigenaren van het project kunnen gebruikers toevoegen en verwijderen. Degenen met de Beheerders-rechten kunnen ook gebruikers toevoegen.
Alleen een Eigenaar kan een andere Eigenaar toevoegen of opnieuw toewijzen.
Beheerders kunnen gebruikers toevoegen, maar kunnen de rol Eigenaar niet toevoegen of toewijzen.
Kan ik een gebruiker toevoegen zonder een uitnodigingsmail te sturen?
Ja. Selecteer het vakje 'Uitnodigingsmail overslaan ' in het Nieuwe gebruiker-venster voordat je op Nieuwe gebruiker klikt. Het account wordt direct aangemaakt, maar de gebruiker ontvangt geen e-mailmelding. Je kunt de portaal-URL direct met hen delen zodat ze kunnen inloggen.
Wat gebeurt er als ik probeer iemand toe te voegen die al een Lezer is?
Document360 staat niet toe dat hetzelfde e-mailadres bestaat als zowel een gebruiker als een lezer. Als je een e-mailadres invoert dat bij een bestaande Lezer hoort, toont het systeem een foutmelding. Om die persoon toegang te geven tot het portaal, zet je hun Lezersaccount om naar een gebruikersaccount in plaats van een nieuwe vermelding aan te maken.
Kan ik meer dan vijf gebruikers tegelijk toevoegen?
De Nieuwe gebruikers-dialoog accepteert tot vijf e-mailadressen tegelijk. Om meer dan vijf gebruikers in één operatie toe te voegen, gebruik je Import users, waarmee je een CSV-bestand kunt uploaden met zoveel gebruikers als je abonnement toestaat.
Wat is het verschil tussen een gebruiker en een lezer?
Gebruikers hebben toegang tot het kennisbankportaal en kunnen content creëren, bewerken of beheren, afhankelijk van hun rol. Lezers hebben alleen toegang tot de gepubliceerde kennisbanksite en kunnen niet inloggen op het portaal. Als je iemand nodig hebt die je gepubliceerde artikelen bekijkt zonder inhoud bij te dragen, voeg die dan toe als Lezer .