Beheren van beoordelaarsaccounts

De rol van beoordelaar in Document360 stelt gebruikers in staat om inhoud te beoordelen zonder te bewerken of wijzigingen aan te brengen. Deze rol is ontworpen om de inhoudsbeoordeling te stroomlijnen door specifieke rechten aan beoordelaars te geven. De rol Beoordelaar heeft alleen toegang tot de documentatiemodule , waarmee artikelen en categorieën kunnen worden bekeken, opmerkingen aan artikelen kunnen toevoegen en de workflowstatus van het artikel kunnen bijwerken.

Een accountant aanmaken

Je kunt een Reviewer-account aanmaken door de rol Reviewer toe te wijzen tijdens het aanmaken van gebruikers. Zo werkt het:

1. Navigeer naar () > Users & permissions in de linker navigatiebalk in het Knowledge base portal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups.

3. Klik rechtsboven op het keuzemenu Toevoegen .

4. Klik op Gebruiker om het paneel voor het aanmaken van nieuwe gebruikers te openen.

5. Voer in het veld E-mail het e-mailadres in van de gebruiker die toegevoegd moet worden. Je kunt tot 5 e-mailadressen toevoegen.

6. Selecteer het selectievakje voor de SSO-gebruiker als de gebruiker een SSO-login gebruikt.

7. Zo ja, selecteer dan het SSO-dropdown en selecteer de juiste SSO-configuratie.

8. Selecteer het selectievakje 'Uitnodiging overslaan ' als je de gebruiker geen uitnodiging per e-mail wilt sturen.

9. Selecteer Beoordelaar als projectrol. De contentrol wordt automatisch ingesteld op Beoordelaar.

10. Als alternatief is een andere projectrol geselecteerd (bijvoorbeeld Eigenaar, Beheerder), kun je de rol Beoordelaar handmatig toewijzen in het dropdown voor contentrol.

11. Ken toegangsrechten voor Content toe op basis van de werkruimte, taal en categorie volgens de vereiste.

12. Als je een nieuwe gebruiker aan een bestaande groep wilt toewijzen, klik dan op het dropdownmenu Groepen toewijzen en selecteer de gewenste teamaccountgroep.
    Als gevolg hiervan erft de gebruiker automatisch de rechten en toegang die aan die groep horen.

13. Klik op Nieuwe gebruiker om het Reviewer-account compleet toe te voegen.

Bulkimporterende revieweraccounts

Je kunt meerdere Reviewer-accounts tegelijk importeren door gebruik te maken van de bulkimportfunctie:

1. Navigeer naar () > Users & permissions in de linker navigatiebalk in het Knowledge base portal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups.

3. Klik rechtsboven op het keuzemenu Toevoegen .

4. Klik op Importeren gebruikers.

5. Selecteer de knop 'Bekijkeraccount' .

6. Selecteer het selectievakje voor de SSO-gebruiker om hen als SSO-revieweraccounts op te nemen.

7. Klik op Download sjabloon om het voorbeeld importformaat te downloaden.

   Het gedownloade CSV-bestand bevat de voornaam, achternaam en e-mailadressen van de gebruikers.

8. Sleep en laat het bestand vallen of gebruik de optie Klik om te uploaden om het CSV-bestand vanuit je lokale opslag te uploaden. Het maximale aantal gebruikers dat kan worden toegevoegd is 500.

   Zodra het bestand is geüpload, wordt een validatiesamenvatting weergegeven met het aantal geldige en ongeldige e-mailadressen in het CSV-bestand.

9. Klik op Vervangen als je een ander bestand wilt toevoegen.

10. Wijs de gewenste portal- en contentrollen toe.

11. Klik op Importeren om het proces te voltooien.

Reviewer-rechten en toegang

Zodra een gebruiker de rol Beoordelaar heeft toegewezen, krijgt hij of zij toegang tot de Documentatiemodule en kan hij met artikelen en categorieën interageren op basis van hun rechten.

Beoordelaars kunnen:

• Bekijk artikelen in conceptmodus of de staat bepaald door de workflow.

• Voeg opmerkingen toe aan het artikel, inclusief inline reacties.

• Werk de workflowstatus van een artikel bij.

• Stel deadlines in en beheer workflow-opdrachten.

• Werk workflow-statussen in bulk bij en beheer opdrachten over meerdere artikelen vanaf de Taak-kaart op de Overzichtpagina.

OPMERKING

• Wanneer een workflowstatus op Alleen-lezen is gezet, kunnen geen gebruikers, inclusief degenen met de rol Beoordelaar, opmerkingen toevoegen aan een artikel.

• Beoordelaars kunnen de Overzichtspagina raadplegen en alleen de inhoud bekijken die relevant is voor hun rol en toestemmingen.

• Voor meer informatie, lees het artikel op de Overzichtspagina.

Beheren van beoordelaarsaccounts

Je kunt bestaande Reviewer-accounts bijwerken of aanpassen via de sectie Gebruikers & groepen . Beoordelaars kunnen ook worden omgezet in Readers of SSO Readers, en omgekeerd.

Een beoordelaar bewerken of verwijderen

Om een revieweraccount te wijzigen of te verwijderen,

1. Navigeer naar () > Users & permissions in de linker navigatiebalk in het Knowledge base portal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups.

3. Zoek de gebruiker die je wilt aanpassen en klik dan op Bewerken () of Verwijderen () wanneer je met je cursor over de gebruiker zweeft.

4. Klik op Bewerken () om het paneel met gebruikersgegevens te openen, waar je accountinformatie kunt bekijken, project- en contentrollen en -rechten kunt bijwerken, en gebruikersgroepen kunt beheren.

5. Klik op Verwijderen () om een gebruiker te verwijderen. Deze actie opent een bevestigingsdialoog. Klik op Ja als je wilt doorgaan met het verwijderen van de gebruiker.

6. Klik op het icoon E-mailactiviteitengeschiedenis () om de lijst te bekijken van e-mails die door het beoordelaarsaccount in de afgelopen 30 dagen zijn ontvangen.

Een recensent omzetten naar een lezersaccount

Om een recensentaccount om te zetten in een lezersaccount,

1. Navigeer naar () > Users & permissions in de linker navigatiebalk van het Knowledge base portal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups.

3. Selecteer het selectievakje naast de gebruiker die je wilt wijzigen.

4. Klik op Omzetten naar lezer.

   

5. Wijs de gewenste toegangsrechten voor inhoud toe via het dropdownmenu Content-toegang .

6. Als optionele stap koppel je de gebruiker aan bestaande lezersgroepen uit de Map met het bestaande lezergroep-dropdownmenu .

7. Klik op Bevestigen om de beoordelaar om te zetten naar een lezersaccount.

   Voor meer informatie over lezers, lees het artikel over Lezersbeheer lezen.

   

OPMERKING

De optie om een revieweraccount om te zetten naar een lezersaccount is alleen beschikbaar voor privé- en gemengde projecten, en niet voor publieke projecten.

Accountanten van recensenten kopen als add-on

Om recensentaccounts als add-on te kopen, volg je de onderstaande stappen:

1. Navigeer naar () > Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Knowledge base portal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Facturering.

3. Klik op de toevoeging Aankopen in het tabblad Mijn plan .

   Het Aankoop-add-on paneel verschijnt.

4. Voeg in het Gebruikersbeheergedeelte het aantal Reviewer-accounts toe dat je nodig hebt.

5. Klik op Betaling bevestigen.

Beoordelaarrol voor inhoudsfeedback

De rol van beoordelaar helpt je feedback op artikelen te verzamelen zonder gebruikers toe te staan de daadwerkelijke inhoud te wijzigen. Beoordelaars kunnen conceptartikelen openen, opmerkingen achterlaten, wijzigingen voorstellen en de status van het artikel in de workflow bijwerken. Dit is nuttig om input van experts of belanghebbenden te krijgen, terwijl de inhoud veilig blijft voor ongewenste bewerkingen totdat deze klaar is voor definitieve goedkeuring. Deze rol is vooral nuttig voor teams die inhoudelijke experts willen betrekken bij de beoordelingscyclus zonder het risico te lopen op ongeautoriseerde inhoudswijzigingen.

Het beoordelen van een artikel

Om te beginnen met het beoordelen van een artikel,

1. Navigeer naar het artikel vanuit het venster Categorieën & Artikelen .

2. Klik op de knop Start review rechtsboven in de editor.

   

   OPMERKING

   Beoordelaars kunnen slechts één artikel tegelijk beoordelen. Wanneer een beoordelaar begint met het beoordelen van een artikel, zien andere gebruikers een banner met de tekst: "Beoordelaar [Naam] beoordeelt momenteel het artikel."

Om een opmerking toe te voegen,

1. Markeer de gewenste tekst en klik op het drijvende Comment () icoon.

2. Voer je reactie in en klik dan op Plaatsen of druk op Ctrl+Enter om te verzenden.

3. Wanneer je je review hebt afgerond, klik je rechtsboven op Markeer als beoordeeld .

Om de workflowstatus bij te werken,

1. Klik rechtsboven op het keuzemenu Workflow (Concept) in de editor.

2. Selecteer de juiste workflowstatus voor het artikel. Het statusvenster van de updateworkflow opent.

   1. Selecteer de volgende workflowstatus.

   2. Wijs een teamlid aan om het artikel te beoordelen

   3. Stel een deadline voor de beoordeling in

   4. Voeg een opmerking toe van maximaal 250 tekens. Dit is een optioneel vakgebied.

3. Als je klaar bent, klik je op Status instellen om de wijzigingen toe te passen.

Probleemoplossing

CSV-headerfouten tijdens import

Fout: Ongeldige CSV-headers. Zorg ervoor dat de kolomnamen overeenkomen met het verwachte formaat.

Deze fout doet zich voor wanneer het geüploade CSV-bestand niet de vereiste kolomkoppen heeft of als de kopstukken verkeerd zijn gespeld, ontbreken of verkeerd zijn opgemaakt.

Stappen om op te lossen:

1. Open het CSV-bestand met een spreadsheeteditor (bijvoorbeeld Excel).

2. Controleer de eerste rij en zorg dat deze de juiste kolomkoppen bevat, namelijk E-mail, Voornaam en Achternaam.

3. Verwijder extra spaties, speciale tekens of typfouten in de headernamen.

4. Sla het bestand op in CSV-formaat nadat je correcties hebt aangebracht.

5. Klik op het foutscherm op de knop Vervangen en upload het gecorrigeerde bestand.

6. Probeer de import opnieuw.

7. Als het probleem zich blijft voordoen na het volgen van deze stappen, neem dan contact op met het Document360-ondersteuningsteam voor verdere hulp: Neem contact op met Document360 Support