Door een lezer toe te voegen in Document360 wordt een account aangemaakt dat toegang heeft tot je privé of gemixte toegang tot kennisbanksite. Lezers zijn anders dan portaalgebruikers — ze kunnen content bekijken, maar kunnen niet bijdragen aan of de kennisbank beheren. Je kunt tot 5 lezers tegelijk toevoegen via het scherm Lezersaccount aanmaken , of met Import readers tot 500 tegelijk toevoegen.
Wanneer een lezer toevoegen
- Een nieuwe klant, partner of medewerker heeft toegang nodig tot uw privé-kennisbasis.
- Je wilt alleen-lezen toegang geven zonder de persoon een portaalbijdrager te geven.
- Je moet een lezer toevoegen als een SSO-geauthenticeerd account gekoppeld aan een bestaande SSO-configuratie.
Voordat je begint
- De toegang tot lezers van je project moet op Privé of Gemischt zijn ingesteld.
- Je moet de rol Beheerder of Eigenaar hebben, of een aangepaste rol met Beheren gebruikersrecht .
- Je kunt tot 5 e-mailadressen toevoegen in één creatie. Voor meer dan 5 kunt u Import-lezers gebruiken.
- Zorg dat de SSO-configuratienaam klaar is als je een SSO-lezer toevoegt.
Hoe voeg je een lezer toe
- Navigeer naar Instellingen () > Gebruikers en beveiliging in de linker navigatiebalk van het kennisbankportaal.
- Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Lezers & groepen > Lezers.
- Klik rechtsboven op het keuzemenu Aanmaken en kies Nieuwe Lezer om het paneel Lezersaccount aanmaken te openen.
- Voer in het veld E-mail de gewenste e-mailadressen in van de accounts die je wilt toevoegen.
OPMERKING
Je kunt tot 5 e-mails tegelijk optellen die door een komma gescheiden zijn.
- Selecteer het selectievakje voor de SSO-gebruiker om de lezer als SSO-gebruiker toe te voegen.
- Als je het selectievakje voor SSO-gebruikers hebt geselecteerd, selecteer dan een SSO-configuratie in het Select SSO dropdownmenu.
- Klik op het vakje 'Uitnodigingsmail overslaan ' als je niet wilt dat je nieuwe lezers een uitnodigingsmail ontvangen.
- Selecteer de gewenste contenttoegang voor de nieuwe lezers:
| Optie | Wat de lezer kan bereiken |
|---|---|
| Geen enkele | Geen toegang tot de inhoud van de kennisbank |
| Allemaal | Toegang tot alle knowledge base-inhoud in elke werkruimte en taal |
| Werkruimte / Taal | Kan content benaderen in specifieke werkruimtes en talen |
| Categorie | Toegang tot bepaalde categorieën in specifieke werkruimtes en talen |
- Ken in Groepen toewijzen de lezers toe aan bestaande lezersgroepen. Dit veld is optioneel.
- Klik op Lezersaccount aanmaken.
OPMERKING
Gebruikers met Beheerders- en Eigenaarportaalrollen in een project kunnen een lezer toevoegen en verwijderen. Ook kunnen aangepaste rollen met gebruikersbeheer toegang ook lezers toevoegen.
Beperkingen
| Limiet | Detail |
|---|---|
| E-mails per creatie | Tot 5 e-mailadressen tegelijk |
| Bulkcreatie | Gebruik Import-lezers voor meer dan 5 |
| Dubbele rollen | Iemand kan niet zowel een lezers- als een gebruikersrol tegelijkertijd bekleden. Om een bestaande lezer toegang te geven tot het portaal, gebruik je Converteer een lezer naar een gebruiker. |
Best practices
- Wijs de meest beperkende contenttoegang toe die aan de behoeften van de lezer voldoet. Gebruik Categorie-toegang voor lezers die alleen specifieke secties van de kennisbank zouden moeten zien.
- Gebruik alleen Skip invitation mail wanneer je handmatig toegang coördineert — lezers kunnen pas inloggen als ze de uitnodiging ontvangen en erop hebben gereageerd of via SSO zijn toegevoegd.
- Voeg lezers toe aan een lezersgroep bij het maken van het moment van creatie in plaats van ze daarna afzonderlijk te bewerken. Dit is efficiënter bij het inwerken van meerdere lezers met dezelfde toegangsbehoeften.
- Als je organisatie SSO gebruikt, voeg dan lezers vanaf het begin toe als SSO-gebruikers om te voorkomen dat je later accounts hoeft te converteren.
FAQ
Kan ik iemand toevoegen als gebruiker als die al als lezer is toegewezen?
In Document360 kan een gebruiker niet zowel een lezer als een gebruikersrol tegelijk bekleden. Om een lezer om te zetten in een gebruiker, gebruik je de optie Omzetten naar gebruiker .
Wat gebeurt er als ik een e-mailadres invoer dat al bij een bestaande lezer hoort?
Document360 zal de dubbele e-mail markeren en geen tweede account aanmaken.
Kan ik het toegangsniveau voor inhoud aanpassen nadat ik de lezer heb aangemaakt?
Ja. Beweeg je muis over de lezer en klik op Bewerken (
) icoon, en gebruik vervolgens Contenttoegang beheren om hun toegangsniveau bij te werken. Zie Een lezer bewerken voor volledige stappen.Wat te doen als de lange verificatielink verloopt?
Informeer de projecteigenaar om de verificatiemail te sturen, want zij zijn de enigen die de toegang beheren.