Je Document360-project exporteren als een ZIP-bestand - WebHelp

Met de optie Exporteren in Documentation kun je de inhoud van je project exporteren en downloaden als een ZIP-bestand of een WebHelp-bestand en offline toegang krijgen tot je documentatie zonder internetverbinding. Het geëxporteerde project-ZIP-bestand kan eenvoudig worden geïmporteerd in een ander project in Document360.

De offline documentatiefunctie in Document360 stelt gebruikers in staat hun project als WebHelp-bestanden te exporteren, waarmee een offline, zelfstandig hulpsysteem wordt geboden. Deze bestanden bieden betere navigatie dan PDF's en kunnen worden gebruikt als hulpdocumentatie voor software die zonder internetverbinding wordt bezocht.

Deze functionaliteit stelt gebruikers in staat om offline hulpbestanden te genereren en te verspreiden, zodat toegankelijkheid wordt gegarandeerd in omgevingen waar internettoegang beperkt of niet beschikbaar is, en om je documentatie op je eigen webserver te hosten en altijd betrouwbare toegang tot documentatie te bieden. Dit biedt je een volledig functionele offline versie van je documentatiesite, compleet met een gestructureerde inhoudsopgave, media-ondersteuning, intuïtieve navigatie en ingebouwde zoekmogelijkheden.

Om je documentatie als een WebHelp-bestand te exporteren, volg je de onderstaande stappen:

1. Ga in de linker navigatiebalk naar Content tools > Import and export project, en selecteer Importeren & exporteren project.

2. Klik op Exporteren en het projectexport-venster verschijnt.

3. Selecteer in het keuzemenu Opmaak HTML (Offline Documentatie).

4. Zoek in de zoekbalk 'Selecteer categorieën' naar de categorie die je wilt exporteren en selecteer die. De zoekopdracht geldt voor alle werkruimtes, talen en categorieën.

 OPMERKING

De optie Nieuwe of gewijzigde artikelen toevoegen is niet beschikbaar voor het HTML (Offline Documentatie) formaat.

Categorieën selecteren en deselecteren

Bij het exporteren van je project kun je precies kiezen wat je wilt opnemen door specifieke werkruimtes, categorieën of subcategorieën te selecteren. Hieronder staan de verschillende manieren waarop je je keuzes kunt beheren.

Selecteer werkruimte

Om de volledige werkruimte te selecteren,

1. Selecteer het selectievakje naast de werkruimte, taal of categorie die je wilt exporteren. Door het selectievakje aan te vinken, worden automatisch alle opgenomen talen en categorieën geselecteerd.

2. Klik op de pijl om uit te breiden en alle inbegrepen talen en categorieën te bekijken.

Om alle selecties te verwijderen, selecteer je het selectievakje naast de werkruimte uit. Dit zal alle talen, categorieën en subcategorieën die eronder zijn geselecteerd worden verwijderen.

Selecteer een specifieke categorie met haar subcategorieën

Om een categorie en al haar subcategorieën te selecteren,

1. Klik op de pijl naast de categorie om deze uit te breiden.

2. Selecteer het selectievakje naast de categorie die je wilt exporteren. Alle subcategorieën binnen deze categorie worden automatisch geselecteerd.

Selecteer alleen een subcategorie

Om alleen een subcategorie te selecteren zonder de artikelen van de hoofdcategorie te selecteren.

1. Klik op de pijl om de hoofdcategorie uit te breiden en de subcategorieën te bekijken.

2. Selecteer het selectievakje naast de subcategorie die je wilt exporteren. Alleen die subcategorie en de bijbehorende artikelen worden geselecteerd.

3. Om een specifieke subcategorie te deselecteren terwijl andere geselecteerd blijven, selecteer je het vakje naast de subcategorie die je wilt verwijderen. De subcategorie wordt verwijderd.

 OPMERKING

Het selectievakje voor de hoofdcategorie verschijnt in een onbepaalde staat (gedeeltelijk gevuld) om aan te geven dat slechts een deel van de inhoud is geselecteerd.

Selecteer alleen een categorie zonder haar subcategorieën

Om alleen een categorie te selecteren en niet de subcategorieën,

1. Als je alleen de categorie geselecteerd wilt hebben, beweeg je de muis over de categorie en klik je op Selecteer deze categorie.

Alleen de categorie en de bijbehorende artikelen worden geselecteerd, en niet de subcategorieën.

Selecteer alleen artikelen van een hoofdcategorie

Om een subcategorie uit te sluiten zonder de andere te beïnvloeden,

1. Beweeg je muis over de hoofdcategorie en klik op deze categorie Ontselecteren. Alleen de artikelen direct binnen de hoofdcategorie worden verwijderd.

De subcategorieën eronder blijven geselecteerd, en het hoofdcategorievakje wordt gedeeltelijk gevuld weergegeven om dit weer te geven.

Selecteer alleen artikelen van een subcategorie

Om een subcategorie uit te sluiten terwijl andere subcategorieën worden opgenomen,

1. Beweeg met de muis over de categorie en klik op deze categorie Ontselecteren. Alleen de artikelen direct binnen die categorie worden uit de selectie verwijderd.

Alle subcategorieën eronder blijven geselecteerd, en het selectievakje voor de categorie wordt onbepaald om aan te geven dat sommige inhoud nog steeds is opgenomen.

 OPMERKING

Dit verwijdert alleen artikelen op het categorieniveau dat je hebt gekozen. Alles binnen de subcategorieën blijft opgenomen.

Exportproject

Zodra je de gewenste categorieën hebt geselecteerd,

1. Selecteer het selectievakje 'Mediabestanden opnemen ' om gerelateerde mediabestanden in het geëxporteerde ZIP-bestand op te nemen.

2. Klik op Exporteren om te beginnen met het exporteren van de projectinhoud.

Het exportproces wordt gestart en je krijgt rechtsboven een melding wanneer de export voltooid is en klaar is om te downloaden. Je kunt naar andere modules navigeren terwijl de export bezig is.

• Je gedownloade WebHelp-bestand bevat een indexbestand om de geëxporteerde kennisbank in je browser of een ingebouwde browserengine te openen.

• Je kunt zoeken binnen je kennisbank, wisselen tussen werkruimtes en talen, en toegang krijgen tot alle geëxporteerde artikelen en categorieën, inclusief media-assets en interne links die zijn bijgevoegd.

De volgende elementen worden niet opgenomen in de offline documentatie:

• Navigatie naar de vorige en volgende artikelen

• Inhoudsopgave binnen elk artikel

• Inline opmerkingen

• Definities van woordenlijst

• Breadcrumbs (navigatiepad voor artikelen)

• Bijlagen indien aanwezig

OPMERKING

In WebHelp worden ingesloten video's van platforms zoals YouTube/Vimeo en externe hyperlinks alleen ondersteund als je systeem internetverbinding heeft.

Het ZIP-bestand downloaden

Om het geëxporteerde Document360-project ZIP-bestand te downloaden,

1. Beweeg je muis met de hand op Content-tools in de linker navigatiebalk.

2. Navigeer in het submenu naar Import & export > Import and export project.

   Het laatst geëxporteerde bestand zal beschikbaar zijn onder Recente bestanden (de datum en tijd van export zijn in het bestand beschikbaar).

3. Klik op Download om het bestand op te slaan in je lokale opslag. Klik ook op Link kopiëren om een downloadbare link voor het exportbestand te genereren.

   

OPMERKING

Zodra je een nieuwe exportoperatie uitvoert, wordt de eerder geëxporteerde ZIP die beschikbaar is voor download overschreven.

Toegang tot de offline kennisbank

Nadat het exportproces is voltooid, wordt de documentatie als een ZIP-bestand gedownload.

1. Pak het gedownloade ZIP-bestand uit naar een lokale map op je computer.

2. Open vanuit de uitgepakte map het index.html-bestand in een webbrowser om de geëxporteerde documentatie offline te bekijken.

Dit opent de offline versie van je kennisbank met volledige navigatie en structuur. Je kunt artikelen bekijken, wisselen tussen werkruimtes en talen, en de ingebouwde zoekfunctie gebruiken zonder internetverbinding.