Een Document360-project is een zelfstandige werkruimte die al je kennisbankinhoud bevat — artikelen, categorieën, subcategorieën, startpagina, gebruikers, lezers, groepen (voor privé- en gemengde projecten) en aangepaste configuraties. Het creëren van een project is de eerste stap naar het opbouwen van een kennisbank in Document360, of je nu software, SOP's, API's of gebruikershandleidingen documenteert.
Hoe maak je een project aan in Document360
Toegang tot het dashboard
- Log in op het Document360-portaal met je account om toegang te krijgen tot het dashboard.
Als je al in een project zit, klik dan op het Document360-logo in de bovenste navigatiebalk om terug te keren naar het dashboard. - Klik op de + Project-knop rechtsboven.
Kies je use case
- Selecteer je primaire gebruikssituatie en klik op Begin ermee.
| Gebruikssituatie | Beschrijving |
|---|---|
| Kennisbankplatform | Creëer een gecentraliseerde hub waar alle kennis en middelen van je team worden opgeslagen. Het helpt je team snel antwoorden te vinden en verbetert de zelfservice van de klant. |
| Software/technische documentatie | Organiseer en onderhoud efficiënt al uw software of technische documentatie — productfuncties, API's, releasenotities en meer. |
| SOP-documentatie | Maak gedetailleerde SOP's die je team consequent kan volgen, waardoor fouten worden verminderd en de onboarding van medewerkers wordt vergemakkelijkt. |
| Gebruikershandleiding | Ontwikkel uitgebreide gebruikershandleidingen die klanten of teamleden begeleiden bij de functies en het gebruik van uw product. |
| API-documentatie | Documenteer gedetailleerde informatie over API-eindpunten, verzoek- en responsformaten, authenticatiemethoden en voorbeelden. Als je dit selecteert, word je doorgestuurd naar de API-setupflow. |
| Overigen | Kies hiervoor als jouw use case niet in de vooraf gedefinieerde categorieën valt. |
Selecteer een sjabloon
- Selecteer tot twee contenttemplates die passen bij het type documentatie dat je wilt maken. Deze sjablonen worden tijdens het opstellen in je project verwerkt om je een voorsprong te geven.
- Op basis van je keuze worden deze sjablonen tijdens het maken in je project ingebed. Je keuze beperkt je echter niet in het gebruik van andere functies of het maken van verschillende soorten content.
- Als je API-documentatie als use case hebt geselecteerd, wordt deze stap overgeslagen en word je doorgestuurd naar de API-setup.
Templates voor kennisbasisplatforms
Als je het Knowledge Base-platform in stap 3 hebt geselecteerd, kun je twee templates uit de onderstaande lijst kiezen.
| Sjabloon | Doel |
|---|---|
| Gidsen voor het begin | Help nieuwe gebruikers je product snel te begrijpen en te beginnen met gebruiken met duidelijke, stapsgewijze instructies. |
| Instructiegidsen | Geef gedetailleerde instructies voor specifieke taken, zodat gebruikers de functies van je product volledig kunnen benutten. |
| Veelgestelde vragen | Beantwoord veelgestelde vragen in elke fase van de gebruikersreis, waardoor supportvragen worden verminderd. |
| Beleid & procedures | Stel essentiële organisatorische protocollen op om gebruikers te helpen de bedrijfsrichtlijnen te begrijpen en te volgen. |
Software-/technische documentatietemplates
Als je in stap 3 de software-/technische documentatie hebt geselecteerd, kun je twee templates uit de onderstaande lijst kiezen.
| Sjabloon | Doel |
|---|---|
| Uitgavenotities | Houd gebruikers op de hoogte van updates, nieuwe functies, bugfixes en verbeteringen bij elke softwarerelease. |
| Software Design Documentatie (SDD) | Geef een schets van softwarearchitectuur en ontwerp, inclusief diagrammen en specificaties voor ontwikkelingsrichtlijnen. |
| Documentatie van softwarevereisten | Beschrijf het doel, de functionaliteiten en de omgeving van de software om ervoor te zorgen dat de ontwikkeling aansluit bij de projectdoelen. |
| Productvereistendocumentatie (PRD) | Definieer het doel, de waarde en de functionaliteiten van het product om te voldoen aan de behoeften van gebruikers en bedrijfsdoelstellingen. |
| Procesdocumentatie | Documenteer gedetailleerde stappen en procedures die betrokken zijn bij softwareontwikkeling om workflows te standaardiseren. |
| Gebruikershandleiding | Geef uitgebreide instructies over het gebruik van je product, inclusief alle functies en functies. |
SOP-documentatietemplates
Als je in stap 3 de SOP-documentatie hebt geselecteerd, kun je sjablonen kiezen uit de onderstaande lijst.
| Sjabloon | Doel |
|---|---|
| Nalevingsbeleid en -procedures | Zorg ervoor dat uw organisatie voldoet aan de wettelijke vereisten door beleid te documenteren dat naleving afdwingt. |
| Operatie SOP | Verhoog de efficiëntie en productiviteit door operationele procedures binnen uw organisatie te standaardiseren. |
Gebruikshandleidingsjablonen
Als je de gebruikershandleiding in stap 3 hebt geselecteerd, kun je twee templates uit de onderstaande lijst kiezen.
| Sjabloon | Doel |
|---|---|
| Installatiehandleiding | Biedt alle benodigde installatie-informatie, inclusief productoverzicht, specificaties en assemblage-instructies. |
| Handleiding | Biedt stapsgewijze montage- en gebruiksinstructies met diagrammen en veiligheidswaarschuwingen. |
| Onderhoudshandleiding | Biedt gedetailleerde instructies voor regelmatig onderhoud, probleemoplossing en reparatieprocedures. |
| Trainingshandleiding | Biedt uitgebreide begeleiding over installatie, bediening, probleemoplossing en gebruikerstraining. |
| Bedieningshandleiding | Biedt gedetailleerde instructies voor dagelijks onderhoud en probleemoplossing voor effectief platformbeheer. |
Personaliseer je kennisbasis
- Voer de website van je bedrijf in. Document360 analyseert je site en gebruikt AI om relevante content, brandingelementen en een gestructureerd documentatiekader te genereren.
Als je deze stap wilt overslaan, is het domein standaard het domein dat aan je registratie-e-mail is gekoppeld.
Stel merkrichtlijnen op
- Bekijk de automatisch ingevulde projectnaam, standaardtaal, brandinglogo en merkkleuren die uit je website-URL zijn gehaald. Bewerk eventuele velden indien nodig.
De taalinstellingen van je browser bepalen de standaardtaal. Engels is standaard geselecteerd als de taal van je browser niet wordt ondersteund. - Bekijk de site van je kennisbank in het paneel aan de rechterkant.
- Als je Spaans of Braziliaans Portugees als standaardtaal kiest, staat de portaaltaal op Spaans of Braziliaans Portugees. Anders is Engels de standaard portaaltaal.
- Het brandinglogo en de primaire en secundaire kleuren worden van je website gehaald. Als je ervoor kiest deze stap over te slaan , is de projectnaam afgeleid van je registratie-e-mail en worden het standaardlogo en de kleuren van Document360 toegepast.
Stel privacy van documentatie in
- Kies de privacy-instelling voor je kennisbanksite:
| Privacymodus | Wat het betekent |
|---|---|
| Privé | Beperk de toegang zodat alleen geregistreerde gebruikers de inhoud kunnen bekijken en ermee kunnen interageren, zodat deze veilig en intern blijft. |
| Publiek | Maak de kennisbank toegankelijk voor iedereen, inclusief externe gebruikers, zonder dat je hoeft in te loggen. |
| Gemengd | Combineer privé- en publieke toegang — sommige secties zijn zichtbaar voor het publiek, terwijl andere alleen voor geregistreerde gebruikers toegankelijk zijn. |
- Klik op Volgende om verder te gaan.
- Je kunt privacy-instellingen op elk moment na projectaanmaak bijwerken vanuit Instellingen > Gebruikers & machtigingen > Lezertoegang. Voor meer informatie, zie Site-toegang.
- Naast privacy op siteniveau kun je met Document360 ook toegang op gebruikersniveau beheren. Je kunt rollen en rechten toewijzen aan teamleden, waarbij je toegang tot specifieke functies en content beperkt of verleent op basis van hun verantwoordelijkheden. Voor meer informatie, zie Rollen en permissies.
Toegang tot het kennisbankportaal
Zodra de installatie voltooid is, word je opgenomen in het kennisbankportaal van Document360.
- Voor kennisbasisplatform, softwaredocumentatie, SOP-documentatie of gebruikershandleidingen: Document360 genereert automatisch relevante artikelen en categorieën op basis van je gekozen use case en website-inhoud. Elke categorie bevat minstens 2–3 door AI gegenereerde artikelen, en subcategorieën worden waar nodig aangemaakt. Als je gekozen taal wordt ondersteund door Eddy AI, wordt de documentatie in die taal gegenereerd; anders wordt het standaard Engels gebruikt. Als er geen relevante inhoud wordt gevonden op de opgegeven URL, worden vooraf geladen artikelen op basis van jouw gebruikssituatie en sjablonen getoond.
- Artikelen die door Eddy AI worden gegenereerd, worden eerst gepubliceerd en vervolgens automatisch op conceptmodus gezet. Je kunt ze bekijken en bijwerken wanneer nodig.
- Zodra je project is gemaakt, kun je het uiterlijk en de structuur aanpassen vanuit Instellingen — inclusief de startpagina, thema's, branding en categoriehiërarchie.
- Voor API-documentatie gebruikssituatie: Je wordt doorgestuurd naar de API-documentatieruimte. Je ziet de API-referentie van de specificatie die je tijdens de onboarding hebt opgegeven. Als er geen specificatie is verstrekt, is er een voorbeeld van een Pet Store API-referentie beschikbaar.
Overschakelen tussen projecten
Als je meerdere projecten hebt, kun je vanuit het kennisbankportaal op twee manieren tussen hen wisselen.
- Gebruik van het dropdown Projecten.
- Vanuit het Projecten-dashboard
Projecten wisselen via het projectselectiemenu
- Klik vanuit elke module in het kennisbankportaal op het projectselectiemenu in de bovenste navigatiebalk.
- Elke projectvermelding toont de Projectnaam, het type lezertoegang — Publiek , Privé of Gemengd — en een Sandbox-label als het een Sandbox-project is.
- Klik op het project dat je wilt openen.
Projecten wisselen met behulp van het projectendashboard
- Klik op het Document360-logo in de bovenste navigatiebalk.
Of klik op het dropdown projectselectie in de bovenste navigatiebalk en selecteer onderaan het keuzemenu de footer 'Projecten beheren '.
Je wordt doorgestuurd naar de pagina Je projecten , waar alle projecten die je bezit of waarmee je verbonden bent worden vermeld.
- Klik op de projecttegel waar je naartoe wilt gaan.
Je kunt zien aan welk project je momenteel werkt door de projectnaam te controleren die in de bovenste navigatiebalk van het kennisbankportaal wordt weergegeven.
Projectdetails
| Item | Detail |
|---|---|
| Proefperiode van het project | Elk nieuw project bevat een gratis proefperiode van 14 dagen. Een apart abonnement is vereist nadat de proefperiode is afgelopen. |
| Onboarding taalondersteuning | De onboardingflow ondersteunt Engels, Spaans, Braziliaans Portugees, Duits en Zweeds. Het portaal zelf ondersteunt alleen Engels, Spaans en Braziliaans Portugees. |
Best practices
- Noem je project duidelijk voordat je het maakt. De projectnaam beïnvloedt de standaard-URL en branding. Het veranderen na de installatie vereist extra configuratiestappen.
- Gebruik een sandbox-project voor testen. Voordat je thema's, workflows of integraties in een live project verandert, test je je wijzigingen in een sandbox om je lezers niet te verstoren. Zie Een sandboxproject aanmaken.
- Houd één project per aparte kennisbank bij. Vermijd het mengen van niet-gerelateerde documentatie in één project. Afzonderlijke projecten zorgen voor onafhankelijke toegangscontrole, branding en analyses.
FAQ
Ondersteunt Document360 verschillende talen in de onboardingflow?
Ja, de onboardingflow ondersteunt Engels, Spaans, Braziliaans Portugees, Duits en Zweeds. Het portaal van Document360 ondersteunt echter momenteel alleen Engels, Spaans en Braziliaans Portugees.
Wat is een "Sandbox"-project en hoe verschilt het van een regulier project?
Een Sandbox-project is een geïsoleerde testomgeving waarin je kunt experimenteren met instellingen, ontwerpen en workflows zonder je live kennisbank te beïnvloeden. Het verschijnt met een Sandbox-label in het projectkeuzemenu. Voor meer informatie, zie Het aanmaken van een sandbox-project.
Hoe gaat Document360 om met versiebeheer voor artikelen?
Document360 onderhoudt een uitgebreide artikelversiegeschiedenis genaamd Artikelrevisies. Elke wijziging in een artikel wordt automatisch opgeslagen en bijgehouden, waardoor je indien nodig kunt terugkeren naar een eerdere versie.
Hoe kan ik toegang aanvragen tot een project waar ik niet aan verbonden ben?
Neem contact op met je teambeheerder of de projecteigenaar en vraag of ze je willen toevoegen. Ze kunnen je een passende portaalrol en contenttoegang toewijzen vanuit Instellingen > Gebruikers en permissies.