In Document360 wordt het werkstroombeheer van artikelen gestroomlijnd met behulp van één enkele Workflow-statusknop die zowel publicatie- als workflowovergangen regelt. Dit verbetert de contentreview-ervaring door je in staat te stellen workflow-status te beheren, beoordelaars toe te wijzen en voortgang te volgen, allemaal op één plek.
Een workflowstatus vertegenwoordigt een checkpoint of fase in de documentatielevenscyclus. Je kunt workflow-statussen direct beheren en toewijzen aan teamleden binnen de documentatie-editor.
Workflowstatusacties
De optie Workflow-status is rechtsboven in de documentatie-editor beschikbaar.
Informatie () icoon: Klik op het informatie () icoon naast de workflowstatus om de beschrijving van de workflowstatus te bekijken.
Vergrendelen () icoon: Het vergrendel () pictogram geeft aan dat de workflowstatus in alleen-lezen modus staat. Als het artikel in een alleen-lezen workflowstaat staat, kun je het niet direct publiceren.
Groen vinkje () icoon: Voltooide statussen worden gemarkeerd met een groen vinkje. Als het artikel al is gepubliceerd, zullen alle statussen een groen vinkje tonen.
Publiceren: Om een artikel direct te publiceren, opent u de knop Workflow-status en klikt u direct op Publiceren zonder tussenliggende statussen te selecteren.
Artikelversie: Toont de huidige versie van het artikel.
Workflowgeschiedenis (): Klik om de volledige workflowgeschiedenis van het artikel te bekijken.
Bekijk en update workflowstatus
De Workflow-statusknop rechtsboven in de editor fungeert ook als de workflowstatusmanager.
Klik op de knop Workflow-status .
De Workflow-dialoog opent, waar je kunt volgen:
Selecteer de volgende workflowstatus (bijv. Peer review, SME review, enz.).
Klik op Publiceren om het artikel direct te publiceren.
Klik op Status instellen om op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.
Nadat je de workflowstatus hebt bijgewerkt, toont het knoplabel de momenteel toegewezen status. Bijvoorbeeld:
Als het artikel in Review 1 staat, toont de knop Review 1, waarmee de huidige fase van het artikel in de workflow wordt aangegeven.
Toegewezen personen in de setting
Je kunt één of meer teamleden direct toewijzen aan een workflowstatus vanuit het dropdown Workflow status .
Klik rechtsboven op het keuzemenu Workflow-status in de editor.
Het statusvenster van de workflow bijwerken verschijnt.Selecteer of zoek in het veld Toegewezen gebruiker of meer gebruikers en gebruikersgroepen uit de lijst.
Wanneer een artikel overgaat naar een nieuwe workflowstatus, worden vooraf gedefinieerde 'Auto assign to'-gebruikers die voor die status zijn geconfigureerd automatisch toegepast. Toegewezen personen uit de vorige status worden niet behouden tenzij ze ook in de nieuwe status zijn geconfigureerd.
Naast handmatige selectie zie je twee toewijzingsopties:
Stel automatische toegewezen personen in – Past de vooraf gedefinieerde gebruikers of gebruikersgroepen toe die in de Workflow Designer zijn geconfigureerd voor die status. Alle bestaande toegewezen personen voor het artikel worden vervangen door de geconfigureerde automatische toegewijden.
Niet toegewezen laten – Verwijdert alle toegewezen personen uit het artikel voor die workflow-status, waardoor het veld Toegewezen leeg blijft.
Klik op Status instellen voor een nieuwe toewijzing of Update om een bestaande te wijzigen.
Wanneer meerdere toegewezen worden toegevoegd:
Hun profielavatars worden weergegeven in de workflow-statusindicator.
Als er meer dan drie gebruikers zijn toegewezen, toont de interface de voornaam gevolgd door een +X-indicator .
Elke toegewezen ontvanger ontvangt een e-mailmelding.
Om een toegewezen persoon te verwijderen, klik je op het Sluiten (x) icoon naast hun naam.
OPMERKING
Als gebruikers of groepen zijn geconfigureerd met de optie Auto assign to in de workflow-ontwerper, worden ze automatisch geselecteerd wanneer het artikel in die workflowstatus komt.
Je kunt toegewezen mensen op artikelniveau toevoegen of verwijderen indien nodig. Wijzigingen die hier zijn aangebracht, gelden alleen voor het huidige artikel en wijzigen de configuratie van de workflow-ontwerper niet.
Een uiterste datum vaststellen
Houd je workflow op koers door een deadline toe te voegen bij het bijwerken van de status:
Klik op het dropdown Workflow status rechtsboven in de editor.
Het statusvenster van de workflow bijwerken verschijnt.
Selecteer in het veld voor de vervaldatum een datum uit de kalender.
Om een vervaldatum te verwijderen, klik je op het x-icoon naast de geselecteerde datum.
Als je voor het eerst een workflowstatus selecteert, klik dan op Status instellen. Als je de status van een bestaande workflow bijwerkt, klik dan op Updaten.
Opmerking toevoegen
Gebruik het optionele Commentaarveld in het update-workflowstatusvenster om context, notities of instructies toe te voegen bij het toewijzen van een workflowstatus.
Reacties kunnen tot 250 tekens zijn.
Je kunt teamleden taggen met "
@".
Bekijk workflowgeschiedenis
Gebruikers kunnen de volledige workflowgeschiedenis bekijken met alle ondersteunende informatie voor een artikel.
Klik rechtsboven op het keuzemenu Workflow-status in de editor.
Klik op het Geschiedenis () icoon.
De Workflow-geschiedenisdialoog verschijnt en toont:
Alle statussen waar het artikel doorheen is gegaan
Toegewezen personen en deadlines voor elke fase
Elke versie van de artikelrevisie kan zijn eigen workflowgeschiedenis hebben.
Workflowstatus beheren vanaf de Taak-pagina
Je kunt ook de workflowstatus van je artikelen beheren vanaf de pagina Taken . Je kunt de workflowstatus van individuele artikelen bijwerken of meerdere artikelen tegelijk.
Om de workflowstatus bij te werken vanaf de pagina Taak,
Navigeer naar het Home () icoon in de linker navigatiebalk.
Je ziet de pagina Taken () in het overzicht van het startdashboard. Je kunt ook het Taken-icoon () bovenaan het paneel selecteren.
Selecteer één of meer artikelen uit de lijst met artikelen op de pagina Taken.
Klik op 'Update workflow status' in de werkbalk die bovenaan verschijnt. Dit opent het statusvenster van de update-workflow .
In het statusvenster van de werkstroom bijwerken :
Gebruik het keuzemenu naast Status wijzigen naar, om de nieuwe workflowstatus te selecteren.
Wanneer meerdere artikelen naar een nieuwe workflowstatus worden verplaatst, worden alle vooraf gedefinieerde gebruikers of gebruikersgroepen die met de Auto assign-to-optie in de Workflow Designer zijn geconfigureerd, automatisch toegepast op alle geselecteerde artikelen.
In het dropdown Toegewezen kunt u één of meer gebruikers of gebruikersgroepen selecteren (optioneel).
Klik op Instellen automatische toewijzenden om de geconfigureerde standaardtoegewijden voor die status toe te passen.
Selecteer Niet toegewezen laten om alle toegewezen personen voor de geselecteerde artikelen te verwijderen.
Gebruik in het venster 'Update workflow status ' het keuzemenu naast "Status wijzigen van [huidige status] naar" om de nieuwe workflowstatus te selecteren.
Selecteer in het dropdown Assignee één of meer gebruikers of gebruikersgroepen om de taak toe te wijzen (optioneel).
Wanneer meerdere artikelen naar een nieuwe workflowstatus worden verplaatst, worden alle vooraf gedefinieerde gebruikers of gebruikersgroepen die met de Auto assign-to-optie in de Workflow Designer zijn geconfigureerd, automatisch toegepast op alle geselecteerde artikelen.
In het dropdown Toegewezen kunt u één of meer teamleden of gebruikersgroepen selecteren (optioneel).
Je kunt ook:
Klik op Instellen automatische toewijzenden om de geconfigureerde standaardtoegewijden voor die status toe te passen.
Selecteer Niet toegewezen laten om alle toegewezen personen voor de geselecteerde artikelen te verwijderen.
Je mag gebruikers en groepen toevoegen of verwijderen tijdens de bulk-update. Deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op de geselecteerde artikelen en wijzigen de configuratie van de Workflow Designer niet.
Selecteer in het veld ' Vervaldatum ' een deadline uit de kalenderselectie (optioneel).
Voeg indien nodig een bericht toe in het Reactieveld . Je kunt ook je teamgenoten @mention om hen te informeren (optioneel).
Klik op Status instellen om de workflowstatus voor de geselecteerde artikelen bij te werken.
OPMERKING
Je kunt de workflowstatus ook direct bijwerken vanaf de pagina Alle Artikelen via de optie Update workflow status in de werkbalk nadat je één of meer artikelen hebt geselecteerd.
Het beoordelen van toegewezen artikelen en het markeren als voltooid
Wanneer een artikel aan jou wordt toegewezen voor beoordeling, verschijnt het op je takenpagina
Om een artikel te beoordelen en als voltooid te markeren:
Navigeer naar het Home () icoon in de linker navigatiebalk.
Je ziet de pagina Taken () in het overzicht van het startdashboard. Je kunt ook het Taken-icoon () bovenaan het paneel selecteren.
Zoek het toegewezen artikel.
Klik op het driepuntjesmenu (⋯) aan het einde van de artikelrij.
Selecteer Markeer als klaar.
Je kunt ook meerdere toegewezen artikelen tegelijk als voltooid markeren:
Selecteer één of meer artikelen uit de lijst.
Klik op 'Markeren als voltooid' vanuit de actiebalk die bovenaan verschijnt.
Zodra je als voltooid bent gemarkeerd:
Het artikel wordt verwijderd van je takenlijst.
Een groen vinkje verschijnt naast je naam in de kolom 'Toegewezen aan' van dat artikel.
OPMERKING:
Een artikel als voltooid markeren betekent alleen dat de individuele review is afgerond. Het verandert de status van de workflow niet automatisch. De workflowstatus moet handmatig worden bijgewerkt zodra de beoordelingsfase is voltooid.
Andere beoordelaars die aan hetzelfde artikel zijn toegewezen kunnen:
Klik op de gebruikers in de kolom Toegewezen aan .
Bekijk welke beoordelaars hun beoordeling hebben afgerond (groen vinkje).
Identificeer welke beoordelaars hun taak nog niet hebben voltooid.
.png)
FAQ
Welke stappen moet ik nemen om ervoor te zorgen dat teamaccounts meldingen ontvangen wanneer ik een workflow toewijs?
De e-mail wordt naar de gebruiker gestuurd aan wie de workflowstatus is toegekend, mits zij de workflow-gebeurtenissen in de notificatiemapping hebben ingeschakeld. Om ervoor te zorgen dat teamaccounts meldingen ontvangen bij het toewijzen van een workflow, moeten ze de relevante gebeurtenissen in het meldingsgedeelte inschakelen. Volg deze stappen:
Navigeer naar () in de linker navigatiebalk.
Navigeer in het linker navigatiepaneel naar > Meldingen.
Ga naar het tabblad Meldingsmapping en vergroot de accordeon van de documentatie-editor .
Zet de volgende schakelaars aan:
Status van de werkstroom van het artikel bijgewerkt
Artikelworkflow Bijgewerkte Vervaldatum
Artikelworkflow toegewezen bijgewerkt
Daarnaast kunt u om meldingen voor paginacategorieën in te schakelen de volgende schakelaars inschakelen:
Status van de categorieworkflow bijgewerkt
Categorieworkflow Vervaldatum bijgewerkt
Categorie workflow toegewezen geüpdatet
Kan ik verschillende workflow-statussen toewijzen aan een artikel in verschillende talen binnen een werkruimte?
Ja, je kunt aan elke taalversie van een artikel binnen dezelfde werkruimte een andere workflowstatus toewijzen.
Wat gebeurt er als ik een workflowstatus verwijder die artikelen heeft toegewezen?
Artikelen in die status verliezen hun statusassociatie. Gegevens van de toewijzingsnemer en vervaldatum die met die status verband houden, kunnen niet worden teruggevonden.
eBook
Gids voor het opzetten van documentatieworkflow
Ons eBook laat je zien hoe je kwalitatieve documentatie maakt!
Je zult het leren,
Een stapsgewijze gids voor het creëren van documentatieworkflows
Documentatie van best practices die de kwaliteit van content verbeteren
Hoe je content produceert die aan de verwachtingen van je klanten voldoet
