Plannen die ondersteuning bieden voor het beheren van de werkstroomstatus
| Professional | Business | Enterprise |
|---|---|---|
Een workflowstatus vertegenwoordigt een controlepunt of fase in de documentatiecyclus binnen Document360. U kunt werkstroomstatussen beheren vanuit de Documentatie-editor. Bovendien kunnen ze deze statussen rechtstreeks in de editor aan teamleden toewijzen.
Acties voor werkstroomstatus
De optie Werkstroomstatus is beschikbaar in de rechterbovenhoek van de Documentatie-editor, naast de knop Publiceren/Bewerken .
Bekijk de huidige status
U kunt de actieve workflowstatus van een artikel controleren in de vervolgkeuzelijst Workflowstatus in de rechterbovenhoek van de editor. De huidige status wordt ook weergegeven als een tag onder deze vervolgkeuzelijst.
Als u meer informatie over de werkstroomstatus wilt bekijken, klikt u op de vervolgkeuzelijst Werkstroomstatus .
Er wordt een lijst met statussen weergegeven, samen met ondersteunende details zoals de vervaldatum, de goedkeuringsstatus en de verantwoordelijke.
Alle voltooide statussen worden doorgestreept.
Als het artikel Gepubliceerd is, worden alle statussen doorgestreept.
Een vervaldatum instellen
U kunt vervaldatums instellen voor zowel de huidige als de komende status in een artikelwerkstroom.
Klik op het vervolgkeuzemenu Werkstroomstatus in de rechterbovenhoek van de editor.
Plaats de muisaanwijzer op de status waarvoor je een vervaldatum wilt instellen.
Klik op het pictogram Vervaldatums instellen ().
Selecteer in de kalender de gewenste datum.
Als u een bestaande vervaldatum wilt wissen, klikt u op Vervaldatum wissen onder de kalender.
Een verantwoordelijke instellen
U kunt een teamlid toewijzen aan een specifieke werkstroomstatus.
Klik op het vervolgkeuzemenu Werkstroomstatus in de rechterbovenhoek van de editor.
Plaats de muisaanwijzer op de status waaraan u een teamlid wilt toewijzen.
Klik op het pictogram Eigenaar toewijzen ().
Er wordt een lijst met leden van het projectteam weergegeven.
U kunt ook de balk Zoeken op e-mail bovenaan gebruiken om het gewenste teamlid te vinden.
Klik op het pictogram Toewijzen ().
Het teamlid is nu toegewezen aan de geselecteerde workflowstatus en ontvangt een e-mailmelding.
Het verwijderen van een verantwoordelijke kan ook worden gedaan door dezelfde stappen te volgen. Plaats de muisaanwijzer op het teamaccount en klik op het pictogram (x) ernaast.
NOTITIE
Aan een teamlid kan meerdere werkstroomstatussen voor een artikel worden toegewezen, maar aan elke werkstroomstatus kan slechts één teamlid zijn toegewezen.
Een werkstroomstatus activeren
U kunt de volgende status activeren als ze de toegewezen workflowstatus hebben voltooid.
Klik op het vervolgkeuzemenu Werkstroomstatus in de rechterbovenhoek van de editor.
Beweeg de muisaanwijzer over de volgende status en klik erop.
Een uitgebreide weergave van de status verschijnt samen met het opmerkingenveld.
Gebruik indien nodig het opmerkingenveld om informatie te verstrekken aan de volgende verantwoordelijke door ze te taggen.
Klik op de knop Status instellen en de volgende workflowstatus wordt geactiveerd.
Werkstroomgeschiedenis weergeven
Gebruikers kunnen de volledige workflowgeschiedenis bekijken met alle ondersteunende informatie voor een artikel.
Klik op het vervolgkeuzemenu Werkstroomstatus in de rechterbovenhoek van de editor.
Klik op de optie Geschiedenis weergeven boven de lijst met werkstroomstatussen.
Er wordt een uitgevouwen weergave weergegeven met de hele geschiedenis van de workflowstatus.
Dit geeft een overzicht van de gehele workflowcyclus die een artikel heeft doorlopen.
Elke versie van de artikelrevisie kan zijn eigen workflowgeschiedenis en opmerkingen hebben.
Probleemoplossing
Fout bij het selecteren van dezelfde vervaldatum in de workflowstatus
Fout: De vervaldatum kan niet worden bijgewerkt
Deze fout treedt op wanneer u dezelfde vervaldatum probeert in te stellen die al is opgeslagen in de werkstroom. Als de huidige vervaldatum bijvoorbeeld 7 maartis en u 7maart opnieuw probeert te selecteren, ziet het systeem geen verandering en genereert het de fout.
Stappen om op te lossen:
Om dit op te lossen, moet u voorkomen dat u dezelfde datum opnieuw selecteert.
Als u de datum niet wilt wijzigen, sluit u gewoon de datumkiezer zonder op te slaan en de oorspronkelijke vervaldatum blijft behouden.
FAQ
Welke stappen moet ik nemen om ervoor te zorgen dat teamaccounts meldingen ontvangen wanneer ik een werkstroom toewijs?
De e-mail wordt verzonden naar het teamaccount aan wie de werkstroomstatus is toegewezen, op voorwaarde dat ze de werkstroomgebeurtenissen in de meldingstoewijzing hebben ingeschakeld. Om ervoor te zorgen dat teamaccounts meldingen ontvangen bij het toewijzen van een workflow, moeten ze de relevante gebeurtenissen inschakelen in het gedeelte voor meldingen. Volg deze stappen:
Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk.
Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Knowledge base portal > Meldingen.
Ga naar het tabblad Meldingstoewijzing en vouw de accordeon van de Documentatie-editor uit.
Schakel de volgende schakelaars in:
Artikel Werkstroomstatus bijgewerkt
Artikel Vervaldatum van de workflow bijgewerkt
Artikel Verantwoordelijke werkstroom bijgewerkt
Als u meldingen voor paginacategorietypen wilt inschakelen, schakelt u bovendien de volgende schakelaars in:
Categorie Workflowstatus bijgewerkt
Categorie Vervaldatum van de workflow bijgewerkt
Categorie Workflow Toegewezen persoon bijgewerkt
e-boek
Handleiding voor het instellen van de documentatieworkflow
Ons eBook laat u zien hoe u kwaliteitsdocumentatie kunt produceren!
Je zult leren,
Een stapsgewijze handleiding voor het maken van documentatieworkflows
Documentatie van best practices die de kwaliteit van de inhoud verbeteren
Hoe produceer je content die voldoet aan de verwachtingen van je klant?
