De Taken-pagina is de speciale weergave voor het beheren van al je toegewezen documentatietaken in Document360. Het vermeldt elke taak die aan je is toegewezen over alle tijdsperiodes, met drie taaktypes: Workflow, Feedback en Review-herinneringen. In tegenstelling tot de Taken-kaart op de Overzichtspagina, die alleen de huidige week toont, geeft de Taken-pagina je het volledige beeld met volledige filter-, zoek- en bulkactiemogelijkheden.
Als je eerder de Workflow-toewijzingspagina (soms de Workflows-pagina genoemd) hebt gebruikt, is die pagina verwijderd. De functionaliteit maakt nu deel uit van de Taak-kaart op de Overzichtpagina.
Wanneer de pagina Taken te gebruiken
Gebruik de pagina Taken: wanneer je wilt:
- Bekijk alle taken die aan je zijn toegewezen, ongeacht de deadline, niet alleen die van deze week.
- Pas geavanceerde filters toe om taken te vinden op toegewezen persoon, label, status of een aangepaste datumbereik.
- Voer bulkacties uit, zoals het bijwerken van de workflowstatus van meerdere artikelen tegelijk.
- Volg taken als beheerder, inclusief taken die zijn toegewezen aan andere gebruikers of gebruikersgroepen.
Voor een snelle dagelijkse controle van de prioriteitstaken van deze week is de Taken-kaart op de Overzichtpagina een sneller startpunt.
Toegang tot de Taken-pagina
Je kunt de pagina Taken bereiken vanaf twee plekken in Document360.
Vanaf de linker navigatiebalk
Beweeg je muis over het Home () icoon en klik op Taken.
Van de Overzichtspagina
- Beweeg je muis over het Home () icoon en klik op Overzicht.
- Klik in de Taken-kaart op Alles bekijken.
Inzicht in taaktypes
De pagina Takenlijst toont drie taaktypen. Elk type weerspiegelt een andere bron van werk die aan jou is toegewezen.
Workflowtaken
Artikelen waarin je een workflowstatus toegewezen krijgt.
Feedbacktaken
Lezersfeedback en geen zoekresultatenfeedback voor artikelen, en beantwoorde of onbeantwoorde zoekfeedback voor Eddy AI, allemaal toegewezen aan jou vanuit de feedbackmanager.
Herinneringen aan de recensie
Artikelen gemarkeerd als Needs review waarvoor je bijdraagt.
Taken zonder deadline staan standaard onder Vandaag vermeld. Een koppelteken wordt weergegeven in de kolom met vervaldatum en een tooltip geeft aan dat er geen vervaldatum is ingesteld.
Elke taak toont belangrijke details, waaronder de artikeltitel, taaktype, huidige status, deadline, toegewezen gebruikers, labels en laatste update-informatie.
Taaktabel
De pagina Taken-modus toont standaard de volgende kolommen:
| Column | Wat het laat zien |
|---|---|
| Titel | Het artikel dat bij de taak hoort. |
| Type | Het type taak: workflow, feedback of herinnering aan een review. |
| Status | De huidige status van de taak. |
| Te betalen | De datum waarop de taak naar verwachting voltooid zal zijn. |
| Labels | Labels die gekoppeld zijn aan het artikel dat aan de taak gekoppeld is. |
| Toegewezen door | De gebruiker die de taak heeft toegewezen. |
| Toegewezen aan | De gebruiker(s) en gebruikersgroep(en) die verantwoordelijk zijn voor de taak. |
| Laatst bijgewerkt op | De datum, tijd en gebruiker van de meest recente update. Voor workflows weerspiegelt dit de laatste artikelupdate. Voor feedback toont het de laatste update van dat feedbackitem. Voor reviewherinneringen geeft het de laatste artikelupdate aan. |
Wanneer je de sectie 'Snoozed' bekijkt, verschijnen er twee extra kolommen:
| Column | Wat het laat zien |
|---|---|
| Sluimerend | De datum en tijd waarop de taak werd uitgesteld. |
| Slapend tot | De datum en tijd waarop de taak weer actief wordt. |
Je taken beheren
Je kunt taken direct uit de lijst uitvoeren via hover-acties, het menu Meer-opties, of het selectievakje voor bulkacties aan te vinken.
Hover-acties
Wanneer je met de muis over een taak gaat, verschijnen er twee acties:
- Snooze (beschikbaar voor alle taaktypes): Stel de taak uit naar morgen (9 uur), volgende week (maandag, 9 uur), of een aangepaste datum en tijd.
- Eén taakspecifieke actie:
- Workflowtaken: Update workflowstatus
- Feedbacktaken: Beheer feedback
- Herinneringstaken bekijken: Markeer als beoordeeld
Meer opties menu ()
Klik op het Meer-opties-icoon om extra acties per taaktype te bekijken:
- Werkprocessen: Markeer als gedaan, Publiceer, Publiceer later, Voeg labels toe
- Herinneringen aan de recensie: Publiceren, Later publiceren, Labels toevoegen
Selectieacties
Selecteer het selectievakje naast een artikelnaam om toegang te krijgen:
- Werkprocessen: Publiceren, Later publiceren, workflowstatus bijwerken, Snooze, Labels toevoegen, Markeer als voltooid
- Feedbacktaken: Snooze, feedback beheren
- Herinneringen aan de recensie: Publiceren, Later publiceren, Sluimeren, Labels toevoegen, Markeer zoals beoordeeld
- Als een artikel als Needs review is gemarkeerd en al Gepubliceerd is, verschijnt de taak in de lijst, maar de acties Publiceren en Later publiceren worden niet getoond.
- Wanneer je meerdere taken selecteert, verschijnen alleen de acties die gemeenschappelijk zijn voor alle geselecteerde taaktypes in de werkbalk.
Filteren en zoeken aan taken
Je kunt de takenlijst verfijnen met taaktypetabbladen, kolomfilters, het toegewezen filter en de zoekbalk.
Filter op taaktype
Klik op één of meer tabbladen bovenaan de lijst om te filteren op Workflow, Feedback of Review-herinnering. Je kunt meerdere taaktypen tegelijk selecteren.
Filter op kolom
Klik op het Filter-icoon om het filterpaneel te openen en de volgende filters toe te passen:
Status
Filter taken op hun huidige status. De dropdown groepeert statussen per taaktype:
- Workflowtaken: statussen gedefinieerd in de Workflow Designer (bijv. Concept, In review)
- Feedbacktaken: Open, Gepland, In uitvoering
- Herinneringstaken herzien: Moet herzien
Uitgerekende datum (tijdlijn)
Filter op wanneer taken moeten worden ingeleverd:
- Deze week: Taken die in de huidige kalenderweek (zondag tot zaterdag) moeten worden ingeleverd
- Vandaag: Taken die vandaag af moeten zijn, inclusief taken zonder deadline
- Achterstallig: Taken met een overschrijdbare datum
- Aangepaste datum: Kies een specifieke uiterste datum
Taken die aan jou zijn toegewezen zonder deadline verschijnen automatisch onder Vandaag. Ze staan nog steeds op de huidige lijst en zijn niet als achterstallig gemarkeerd.
Labels
Gebruik het dropdown Labels om taken te filteren die gekoppeld zijn aan artikelen met specifieke labels. Je kunt één of meer labels selecteren.
Toegewezen door
Gebruik het dropdown Toegewezen door om taken te bekijken die door een specifieke gebruiker zijn gemaakt. Dit is handig bij het bijhouden van taken van een bepaald teamlid of bron.
Laatst bijgewerkt op
Gebruik het dropdown 'Laatst bijgewerkt' bij het filteren van taken op basis van recente activiteit, zodat je recent bijgewerkte taken of taken die al een tijd niet zijn aangeraakt kunt herkennen.
Laatst bijgewerkt door
Gebruik het dropdown Laatst bijgewerkt door om taken te filteren op basis van wie de meest recente update heeft gedaan.
Filter op toegewezen persoon
Gebruik het keuzemenu 'Aan mij toegewezen ' om taken te filteren op wie ze zijn toegewezen:
- Toegewezen aan mij: Toont alleen taken die aan jou zijn toegewezen.
- Niet toegewezen: Toont taken zonder toegewezen persoon.
- Uitgestopte taak: Toont taken die je hebt uitgesnoozt.
- Alle gebruikers: Toont taken die aan alle gebruikers zijn toegewezen. (Alleen beheerders)
- Specifieke gebruikers: Selecteer één of meer gebruikers uit de lijst. (Alleen beheerders)
- Groepen: Schakel over naar het tabblad Groepen om te filteren op teamgroepen. (Alleen beheerders)
Beheerders kunnen taken die aan elke gebruiker of groep zijn toegewezen bekijken en beheren en kunnen niet-toegewezen taken filteren. Ze kunnen echter geen taken die aan anderen zijn toegewezen snoozen of taken bekijken die door anderen zijn gesleept. Gewone gebruikers kunnen alleen taken bekijken en beheren die aan hen zijn toegewezen.
Zoekbalk
Gebruik de zoekbalk om taken te vinden op artikelnaam. De zoekopdracht verloopt in realtime en komt overeen met zowel gedeeltelijke als volledige titels.
Best practices
- Los achterstallige taken op voordat je aan nieuw werk begint. Gebruik aan het begin van elke sprint het filter Overdue timeline om achterhaalde opdrachten te wissen voordat ze een release blokkeren.
- Gebruik als admin het Assignee-filter om de werklastverdeling binnen het team te controleren voordat je nieuwe taken toewijst. Filteren op Alle gebruikers laat zien wie er onder- of overbelast is.
- Snooze-taken die je niet direct kunt aanpakken in plaats van ze in de actieve lijst te laten. Kies een realistische toekomstige datum zodat de taak weer opduikt wanneer je er klaar voor bent om ernaar te handelen.
- Combineer taaktype- en statusfilters om je zicht te focussen. Filter bijvoorbeeld op Workflow + In review om alleen artikelen te zien die momenteel wachten op goedkeuring van je review.
- Gebruik de status van bulk Update-workflow wanneer je een batch artikelen samen naar de volgende stap verplaatst, bijvoorbeeld aan het einde van een contentsprint.
- Zoek op artikelnaam wanneer je een melding ontvangt over een specifiek artikel en de opdracht snel wilt vinden zonder te hoeven scrollen.
FAQ
Wat is het verschil tussen de Taak-pagina en de Taak-kaart op de Overzicht-pagina?
De pagina Taken, alle taken die aan je zijn toegewezen over alle tijdsperiodes en biedt volledige filter-, zoek- en bulkactiemogelijkheden. De Taakkaartje op de Overzichtspagina toont alleen taken die in de huidige kalenderweek moeten worden ingeleverd (Vandaag, Deze week, Overdue en Snoozed). Gebruik de Taak-kaart voor een snelle dagelijkse check-in en de Taak-pagina voor dieper taakbeheer.
Waarom verschijnt een taak zonder deadline onder Vandaag?
Taken zonder deadline worden standaard onder Vandaag gegroepeerd om te zorgen dat ze zichtbaar en uitvoerbaar blijven. Een koppelteken wordt weergegeven in de kolom Vervalsdag en een tooltip bevestigt dat er geen deadline is ingesteld. Deze taken worden niet als achterstallig gemarkeerd, zelfs als ze meerdere dagen op de Today-lijst blijven staan.
Kan ik taken zien die aan andere teamleden zijn toegewezen?
Ja, maar alleen als je een Admin bent. Beheerders kunnen het keuzemenu 'Aan mij toegewezen' gebruiken en Alle gebruikers, Specifieke gebruikers of Groepen selecteren om taken binnen het team te bekijken. Gewone gebruikers kunnen alleen hun eigen toegewezen taken zien. Beheerders kunnen taken die aan anderen zijn toegewezen niet snoozen of taken bekijken die anderen hebben gepauzeerd.
Waarom ontbreken de Publish en Publish later-acties voor sommige taken?
Als een artikel al in de status Gepubliceerd is en ook als Moet worden beoordeeld, worden de acties Publiceren en Later Publiceren voor die taak verborgen. Het artikel is al live, dus er is geen herpublicatie nodig. Je kunt nog steeds andere acties uitvoeren, zoals markeren als beoordeeld.