Abonnementen die deze functie ondersteunen: Business Enterprise
Een workflow in Document360 is een cruciaal hulpmiddel dat is ontworpen om het beheer van kennisbankdocumentatie te stroomlijnen. Het stelt je in staat een intern bedrijfsproces op te zetten voor het maken, bewerken, beoordelen en publiceren van artikelen of categoriepagina's.
Waarom workflow gebruiken?
Workflowmanagement faciliteert samenwerking tussen teamleden, waaronder schrijvers, redacteuren, illustratoren en inhoudsdeskundigen. Organisaties kunnen consistentie, verantwoordelijkheid en efficiëntie gedurende de documentatiecyclus waarborgen door een gestructureerde workflow te implementeren.
Workflow gebruiken in Document360
De workflowfunctionaliteit in Document360 bestaat uit twee hoofdmodules:
Workflowontwerper
Workflow-toewijzingen op de Taken-pagina
OPMERKING
Als je zoekt naar de oude Workflow-toewijzingspagina (soms de Workflows-pagina genoemd), is die pagina verwijderd. De functies zijn nu beschikbaar op de Taakkaartje op de Overzichtpagina.
Hier is een korte handleiding voor het efficiënt gebruik van de Workflow-ontwerper .
Workflowontwerper
De workflow designer-functie helpt projectteamleden om een stapsgewijs proces te creëren en te onderhouden voor nieuwe of bestaande documentatie. Dit maakt samenwerking tussen schrijvers, redacteuren, illustratoren, inhoudsdeskundigen en andere projectteamleden eenvoudiger.
De workflowfunctie stelt beheerders of projecteigenaren in staat een workflow te ontwerpen die het beste aansluit bij hun zakelijke behoeften.
Toegang tot de workflowontwerper
Om toegang te krijgen tot de workflow designer-pagina, volgt u de onderstaande stappen.
Klik op () > Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Knowledge base portal.
Ga in het linker navigatiepaneel naar Workflow designer.
Je kunt de bestaande ingebouwde workflow bekijken (Concept – In review – Gepubliceerd). Je kunt hier extra workflow-statussen aanmaken. Je kunt ook de bestaande statussen (inclusief systeemstatus) bewerken en de aangepaste statussen op elk moment opnieuw ordenen/verwijderen.
Workflowstatus
Een workflowstatus vertegenwoordigt een checkpoint of fase in de documentatiecyclus binnen Document360. Er zijn twee soorten statussen:
Systeemstatus: Dit zijn vooraf gedefinieerde start- en eindstatussen (bijv. Concept en Gepubliceerd) die niet verwijderd of herschikt kunnen worden.
Aangepaste status: Dit zijn door de gebruiker gedefinieerde statussen die flexibiliteit bieden bij het aanmaken, bewerken, herschikken en verwijderen op elk moment. Je kunt ook de alleen-lezen-schakelaar inschakelen voor de statussen die je hebt toegevoegd. Dit voorkomt dat andere teamleden artikelen of categoriepagina's kunnen bewerken. Ze kunnen het alleen bekijken en erop reageren.
Een nieuwe status toevoegen
Klik op () > Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Knowledge base portal.
Ga in het linker navigatiepaneel naar Workflow designer.
Klik op de knop 'Workflow status' maken rechtsboven.
Of klik op de (+)- knop tussen de statussen om de workflowstatus te creëren.
Typ een Naam (verplicht) en Beschrijving (optioneel) in voor je status.
Zet de Read-only schakelaar aan/uit om het bewerken van het artikel toe te staan of te beperken wanneer het op de opgegeven status is gezet.
OPMERKING
Als de Read-only schakelaar is ingeschakeld, kunnen teamleden de inhoud van het artikel of de categoriepagina niet bewerken wanneer het artikel is ingesteld op de opgegeven workflowstatus. Daarnaast mogen teamleden het artikel niet publiceren.
Klik op de knop Toevoegen onderaan.
De workflowstatus wordt toegevoegd in het bedoelde gedeelte van de workflow.
Een bestaande status bewerken
Klik op () > Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Knowledge base portal.
Ga in het linker navigatiepaneel naar Workflow designer.
De bestaande statussen in de workflow worden vermeld.Klik op het pictogram Bewerken () (). Het statusvenster Updaten verschijnt.
Je kunt de Naam, Beschrijving bewerken en de optie Alleen-lezen bijwerken (voor statussen die je hebt aangemaakt, of statussen waarvoor alleen lezen is uitgeschakeld).
Klik op de Update-knop onderaan zodra je klaar bent.
Herordeningsstatus
Je kunt de aangepaste statussen herschikken door ze te slepen en neerzetten binnen de workflow. Het herordeningsicoon is links beschikbaar, naast elke status.
OPMERKING
Je kunt de statussen van de systeemworkflow niet opnieuw ordenen.
Een bestaande status verwijderen
Klik op () > Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Knowledge base portal.
Ga in het linker navigatiepaneel naar Workflow designer.
De bestaande statussen in de workflow zouden worden vermeld.Klik op het Verwijderen ()-icoon.
Klik op Ja om te bevestigen.
OPMERKING
De workflowstatus kan niet worden hersteld zodra deze is verwijderd. Alle vervaldatums en gegevens van de toegewezen personen zouden ook verloren gaan.
Gebruikers kunnen de twee systeemstatussen (Start* en einde*) niet verwijderen.
Probleemoplossing
Kan geen artikel bewerken vanwege de alleen-lezen workflowstatus.
Fout: Je kunt dit artikel niet bewerken omdat de huidige workflowstatus als alleen-lezen is gemarkeerd.
Deze foutmelding kan verschijnen in verschillende situaties waarin artikelbewerking beperkt is. Hieronder staan de mogelijke redenen en hun respectievelijke oplossingen.
Mogelijke redenen en oplossingen
1. De workflowstatus is ingesteld op alleen-lezen
Deze waarschuwing verschijnt omdat de workflowstatus van het artikel momenteel is ingesteld op een aangepaste alleen-lezen modus. Wanneer de workflowstatus van een artikel alleen-lezen is, is bewerken beperkt om de integriteit van de inhoud voor specifieke workflowfasen te waarborgen.
Je administratie kan deze status voor een specifiek doel hebben ingesteld. Als je de juiste rechten hebt, kun je de status wijzigen. Anders kun je contact opnemen met je admin om de nodige wijzigingen aan te brengen.
Stappen om op te lossen:
Volg de onderstaande stappen om bewerking van het artikel mogelijk te maken:
Klik op () > Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Knowledge base portal.
Ga in het linker navigatiepaneel naar Workflow designer.
Zoek de status van de workflow die het waarschuwingsbericht veroorzaakt. Je kunt het herkennen aan het vergrendelen () icoon, dat aangeeft dat de optie Alleen-lezen is ingeschakeld.
Klik op het pictogram Edit () naast de workflowstatus.
Het statuspaneel voor Updaten verschijnt.
Zet de Alleen-lezen schakelaar uit.
Klik op Update om de wijzigingen op te slaan.
Zodra de alleen-lezen-status is uitgeschakeld, kun je het artikel indien nodig bewerken.
2. Je bekijkt een oudere versie uit de Revisiegeschiedenis
Deze melding verschijnt ook als je een eerdere versie van een artikel opent vanuit de Revisiegeschiedenis. Bewerken is alleen toegestaan op de nieuwste of geforkte versies.
Om dit op te lossen:
Navigeer naar de nieuwste versie van het artikel in de Revisiegeschiedenis.
Als je aan een oudere versie moet werken, klik dan op Fork naast die versie. Dit creëert een nieuwe, bewerkbare kopie gebaseerd op de oudere inhoud.
OPMERKING
Dit scenario geldt alleen als het artikel zich in een gepubliceerde staat bevindt. Als de gepubliceerde versie is geforkt, verschijnt deze fout niet.
Voor meer informatie over de revisiegeschiedenis, lees het artikel over revisiegeschiedenis.
Door bovenstaande scenario's te bekijken, kunt u snel de oorzaak identificeren en het probleem oplossen.
eBook
Gids voor het instellen van documentatieworkflow
Ons eBook laat je zien hoe je kwalitatieve documentatie maakt!
Je zult het leren,
Een stapsgewijze gids voor het creëren van documentatieworkflows
Best practices voor documentatie die de kwaliteit van content verbeteren
Hoe maak je content die aan je klantverwachtingen voldoet
