Een workflow in Document360 is een gestructureerd proces voor het aanmaken, bewerken, beoordelen en publiceren van artikelen of categoriepagina's. Het stelt teams in staat om duidelijke fasen in de documentatiecyclus vast te stellen en zorgt ervoor dat content een consistent, verantwoord proces doorloopt voordat het wordt gepubliceerd.
De Workflow-ontwerper is waar beheerders en projecteigenaren de fasen in dit proces definiëren: aangepaste statussen toevoegen, toegewezen personen configureren, alleen-lezen beperkingen instellen en de workflow herschikken om aan de eisen van hun team te voldoen.
Wanneer de workflowontwerper te gebruiken
Gebruik de Workflow-ontwerper wanneer:
- Uw team heeft een meerstapsbeoordelingsproces nodig voordat artikelen worden gepubliceerd, bijvoorbeeld Draft > Peer Review > SME Review > Published.
- Je wilt artikelen automatisch toewijzen aan specifieke gebruikers of gebruikersgroepen wanneer ze een bepaalde workflowfase binnengaan.
- Je moet het bewerken van artikelen op bepaalde momenten beperken om de integriteit van de inhoud tijdens de beoordeling te behouden.
- Je bent een nieuw project aan het opzetten en wilt een documentatieworkflow definiëren die past bij de structuur van je team.
Toegang tot de workflowontwerper
- Ga naar Instellingen () in de linker navigatiebalk.
- Selecteer het Kennisbankportaal > Workflow-ontwerper in het linker navigatiepaneel.
De pagina Workflow-ontwerper toont de bestaande workflow, inclusief de ingebouwde systeemstatussen Draft en Published, en eventuele aangepaste statussen die je hebt aangemaakt.
Workflowstatustypes
| Type | Beschrijving |
|---|---|
| Systeemstatus | Vooraf gedefinieerde statussen: Concept (start) en Gepubliceerd (einde). Kan niet verwijderd of opnieuw worden geordend. |
| Aangepaste status | Gebruikersgedefinieerde statussen die je aanmaakt tussen Concept en Gepubliceerd om aan te sluiten bij het beoordelingsproces van je team, bijvoorbeeld Peer review, SME-review of Legal review. Kan op elk moment worden aangemaakt, bewerkt, herschikt en verwijderd. |
Voeg een workflowstatus toe
- Klik op de pagina Workflow designer op Werkwijze aanmaken rechtsboven. Of klik op de (+)- knop tussen bestaande statussen om een status op een specifieke positie in te voegen.
- Voer een Naam (vereist) en Beschrijving (optioneel) in voor de status.
- Gebruik optioneel Auto assign to om automatisch gebruikers of gebruikersgroepen toe te wijzen wanneer een artikel deze status krijgt. Je kunt tot 20 assignees per status configureren, als een gecombineerd totaal van individuele gebruikers en gebruikersgroepen.
Wanneer een artikel naar deze status overgaat, worden de geconfigureerde automatische toegewezen automatisch toegepast. Extra toegewezen personen kunnen op artikelniveau worden toegevoegd of verwijderd zonder dat de configuratie van de workflowontwerper wordt beïnvloed. Toegewezen gebruikers zien het artikel op hun takenpagina.
- Zet de Alleen-lezen-schakelaar in als je wilt voorkomen dat teamleden artikelen bewerken of publiceren terwijl ze in deze status zijn.
Wanneer Alleen-lezen is ingeschakeld, kunnen teamleden de inhoud van het artikel niet bewerken of publiceren terwijl het in deze workflowstatus is.
- Klik op Toevoegen.
Beheer workflowstatuss.
Zodra een aangepaste status is aangemaakt, kun je deze bewerken, herschikken of verwijderen vanaf de Workflow Designer-pagina .
- Bewerking: Beweeg je muis over de status en klik op het pictogram Bewerken () (). Werk de instelling Naam, Beschrijving, Automatisch toewijzen aan of Alleen-lezen bij indien nodig, en klik dan op Bijwerken.
- Herschik: Sleep een status naar een nieuwe positie met de Handvat Reorder () aan de linkerkant. Systeemstatussen (Concept en Gepubliceerd) kunnen niet worden herschikt.
- Verwijderen: Beweeg je muis over de status en klik op het Verwijderen ()-icoon, en klik vervolgens op Ja om te bevestigen.
De status van een verwijderde workflow kan niet worden hersteld. Alle deadlines en gegevens van de toegewezen personen die aan die status horen, gaan ook verloren.
Probleemoplossing
Artikel kan niet bewerken — alleen-lezen workflowstatus
Fout: Je kunt dit artikel niet bewerken omdat de huidige workflowstatus als alleen-lezen is gemarkeerd.
Deze fout verschijnt wanneer een artikel in een aangepaste workflowstatus staat met de Read-only schakelaar ingeschakeld.
Om op te lossen:
- Navigeer naar Instellingen () > Kennisbankportaal > Workflowontwerper.
- Zoek de status met het sloticoon. Dit geeft aan dat alleen-lezen is ingeschakeld.
- Klik op het pictogram Bewerken () en zet de Alleen-lezen schakelaar uit.
- Klik op Update.
Als je niet de juiste rechten hebt, neem dan contact op met je projectbeheerder.
Best practices
- Ontwerp je workflow voordat je begint met publiceren. Breng de beoordelingsfasen van je team in kaart voordat je aangepaste statussen aanmaakt. Het wijzigen van de workflow halverwege een project kan artikelen die al in ontwikkeling zijn verstoren.
- Gebruik Auto Assign voor voorspelbare beoordelingsfasen. Als dezelfde persoon altijd SME-beoordeling doet, configureer die persoon dan als automatische toegewezen persoon voor die status. Dit vermindert handmatige overdrachtsstappen en zorgt ervoor dat geen artikel vast komt te zitten.
- Houd de workflow slank. Een kortere workflow met minder fasen is voor het team makkelijker te volgen. Voeg alleen stages toe wanneer ze een betekenisvol controlepunt vertegenwoordigen met een specifieke eigenaar of actie.
- Gebruik Alleen-lezen voor goedkeuringsfasen. Schakel Alleen-lezen in bij statussen zoals "SME Review" of "Final Approval" om per ongeluk bewerkingen tijdens de beoordeling van het artikel te voorkomen.
- Communiceer statuswijzigingen aan je team. Wanneer je een workflowstatus toevoegt, hernoemt of verwijdert, informeer dan je team zodat ze begrijpen wat elke stap betekent en welke actie van hen wordt verwacht.
FAQ
Kan ik een systeemstatus verwijderen zoals Concept of Gepubliceerd?
Nee. Systeemstatussen, Concept en Gepubliceerd, zijn vooraf gedefinieerd en kunnen niet worden verwijderd of herschikt. Alleen aangepaste statussen kunnen worden verwijderd.
Wat gebeurt er met artikelen die momenteel in een workflowstatus staan als ik die status verwijder?
De status wordt volledig uit de workflow verwijderd. Alle vervaldatums en gegevens van de toegewezen personen die aan die status horen, zijn verloren gegaan en kunnen niet worden teruggewonnen. Artikelen die in de verwijderde status stonden, moeten hun workflowstatus handmatig bijgewerkt krijgen.
Als ik de Auto assign to configuration bijwerk, geldt die dan voor artikelen die al in die status zijn?
Nee. Wijzigingen in de instelling Auto assign to in de Workflow-ontwerper zijn alleen van toepassing wanneer een artikel in die status overgaat. Artikelen die al in die status zijn, worden niet met terugwerkende kracht bijgewerkt.
Hoeveel toegewezen personen kan ik per workflowstatus configureren?
Je kunt tot 20 toegewezen personen per workflowstatus configureren. Deze limiet geldt voor het gecombineerde totaal van individuele gebruikers en gebruikersgroepen. Op artikelniveau kun je handmatig een willekeurig aantal toegewezen personen toevoegen.
Kan ik de status van de systeemworkflow opnieuw ordenen?
Nee. Systeemstatussen, Concept (start) en Gepubliceerd (einde), zijn vastgelegd en kunnen niet worden herschikt. Alleen aangepaste statussen kunnen worden herschikt.