Abonnementen die deze functie ondersteunen: Business Enterprise
In Document360 wordt het werkstroombeheer van artikelen gestroomlijnd met behulp van één enkele Workflow-statusknop die zowel publicatie- als workflowovergangen regelt. Dit verbetert de contentreview-ervaring door je in staat te stellen workflow-status te beheren, beoordelaars toe te wijzen en voortgang te volgen, allemaal op één plek.
Een workflowstatus vertegenwoordigt een checkpoint of fase in de documentatielevenscyclus. Je kunt workflow-statussen direct beheren en toewijzen aan teamleden binnen de documentatie-editor.
Workflowstatusacties
De optie Workflow-status is rechtsboven in de documentatie-editor beschikbaar.
Informatie () icoon: Klik op het informatie () icoon naast de workflowstatus om de beschrijving van de workflowstatus te bekijken.
Vergrendelen () icoon: Het vergrendel () pictogram geeft aan dat de workflowstatus in alleen-lezen modus staat. Als het artikel in een alleen-lezen workflowstaat staat, kun je het niet direct publiceren.
Groen vinkje () icoon: Voltooide statussen worden gemarkeerd met een groen vinkje. Als het artikel al is gepubliceerd, zullen alle statussen een groen vinkje tonen.
Publiceren: Om een artikel direct te publiceren, opent u de knop Workflow-status en klikt u direct op Publiceren zonder tussenliggende statussen te selecteren.
Artikelversie: Toont de huidige versie van het artikel.
Workflowgeschiedenis (): Klik om de volledige workflowgeschiedenis van het artikel te bekijken.
Bekijk en update workflowstatus
De Workflow-statusknop rechtsboven in de editor fungeert ook als de workflowstatusmanager.
Klik op de knop Workflow-status .
De Workflow-dialoog opent, waar je kunt volgen:
Selecteer de volgende workflowstatus (bijv. Peer review, SME review, enz.)
Wijs een teamlid aan om het artikel te beoordelen
Stel een deadline voor de beoordeling in
Voeg een opmerking toe van maximaal 250 tekens. Dit is een optioneel vakgebied.
Klik op Publiceren om het artikel direct te publiceren.
Klik op Status instellen om op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.
Nadat je de workflowstatus hebt bijgewerkt, toont het knoplabel de momenteel toegewezen status. Bijvoorbeeld:
Als het artikel in Review 1 staat, toont de knop Review 1, waarmee de huidige fase van het artikel in de workflow wordt aangegeven.
Een uiterste datum vaststellen
Houd je workflow op koers door een deadline toe te voegen bij het bijwerken van de status:
Klik op het dropdown Workflow status rechtsboven in de editor.
Het statusvenster van de workflow bijwerken verschijnt.
Selecteer in het veld voor de vervaldatum een datum uit de kalender.
Om een vervaldatum te verwijderen, klik je op het x-icoon naast de geselecteerde datum.
Als je voor het eerst een workflowstatus selecteert, klik dan op Status instellen. Als je de status van een bestaande workflow bijwerkt, klik dan op Updaten.
Een toegewezen persoon instellen
Wijs een teamlid toe aan een workflow-status:
Klik rechtsboven op het keuzemenu Workflow-status in de editor.
Het statusvenster van de workflow bijwerken verschijnt.
Selecteer of zoek in het veld Toegewezen een teamlid uit de lijst (alfabetisch gesorteerd).
OPMERKING
Als je project meer dan vijf teamaccounts heeft, verschijnt er een zoekbalk voor snellere toegang.
De toewijzingsontvanger ontvangt een e-mailmelding.
Momenteel kan de workflowstatus van elk artikel slechts aan één persoon tegelijk worden toegewezen.
Om een toegewezen persoon te verwijderen, klik je op het 'x'-icoon naast hun naam.
Klik op Status instellen voor een nieuwe toewijzing of Update om een bestaande te wijzigen.
OPMERKING
Wanneer een artikel tussen workflow-statussen wisselt, wordt de eerder toegewezen beoordelaar voor die status automatisch behouden. Als de beoordelaar handmatig is gewijzigd, blijft de bijgewerkte beoordelaar behouden.
Opmerking toevoegen
Gebruik het optionele Commentaarveld in het update-workflowstatusvenster om context, notities of instructies toe te voegen bij het toewijzen van een workflowstatus.
Reacties kunnen tot 250 tekens zijn.
Je kunt teamleden taggen met "
@".
Bekijk workflowgeschiedenis
Gebruikers kunnen de volledige workflowgeschiedenis bekijken met alle ondersteunende informatie voor een artikel.
Klik rechtsboven op het keuzemenu Workflow-status in de editor.
Klik op het Geschiedenis () icoon.
De Workflow-geschiedenisdialoog verschijnt en toont:
Alle statussen waar het artikel doorheen is gegaan
Toegewezen personen en deadlines voor elke fase
Elke versie van de artikelrevisie kan zijn eigen workflowgeschiedenis hebben.
Workflowstatus beheren vanaf de Taak-pagina
Je kunt ook de workflowstatus van je artikelen beheren vanaf de pagina Taken . Je kunt de workflowstatus van individuele artikelen of meerdere artikelen bijwerken.
Om de workflowstatus bij te werken vanaf de pagina Taak,
Navigeer naar de pagina Taken door met de muis over het Home () icoon te gaan en op Taken () te klikken in het menu dat verschijnt. Alternatief kun je ook het Taken-icoon () bovenaan het Categories & Articles selecteren.
Selecteer één of meer artikelen uit de lijst met artikelen op de pagina Taken.
Klik op 'Update workflow status' in de werkbalk die bovenaan verschijnt. Dit opent het statusvenster van de update-workflow .
Gebruik in het venster 'Update workflow status ' het keuzemenu naast "Status wijzigen van [huidige status] naar" om de nieuwe workflowstatus te selecteren.
Selecteer in het keuzemenu Toegewezen een teamlid om de taak toe te wijzen (optioneel).
Selecteer in het veld ' Vervaldatum ' een deadline uit de kalenderselectie (optioneel).
Voeg indien nodig een bericht toe in het Reactieveld . Je kunt je teamgenoten ook @mention om hen te informeren (optioneel).
Klik op Status instellen om de workflowstatus voor de geselecteerde artikelen bij te werken.
FAQ
Welke stappen moet ik nemen om ervoor te zorgen dat teamaccounts meldingen ontvangen wanneer ik een workflow toewijs?
De e-mail wordt verzonden naar het teamaccount waaraan de workflowstatus is toegewezen, mits zij de workflowgebeurtenissen in de notificatiemapping hebben ingeschakeld. Om ervoor te zorgen dat teamaccounts meldingen ontvangen bij het toewijzen van een workflow, moeten ze de relevante gebeurtenissen in het meldingsgedeelte inschakelen. Volg deze stappen:
Ga naar () in de linker navigatiebalk.
Ga in het linker navigatiepaneel naar Knowledge base portal > Meldingen.
Ga naar het tabblad Meldingsmapping en vergroot de accordeon van de documentatie-editor .
Zet de volgende schakelaars aan:
Status van de werkstroom van het artikel bijgewerkt
Artikelworkflow Bijgewerkte Vervaldatum
Artikelworkflow toegewezen bijgewerkt
Daarnaast kunt u om meldingen voor paginacategorieën in te schakelen de volgende schakelaars inschakelen:
Status van de categorieworkflow bijgewerkt
Categorieworkflow Vervaldatum bijgewerkt
Categorie workflow toegewezen geüpdatet
Kan ik verschillende workflow-statussen toewijzen aan een artikel in verschillende talen binnen een werkruimte?
Ja, je kunt aan elke taalversie van een artikel binnen dezelfde werkruimte een andere workflowstatus toewijzen.
eBook
Gids voor het opzetten van documentatieworkflow
Ons eBook laat je zien hoe je kwalitatieve documentatie maakt!
Je zult het leren,
Een stapsgewijze gids voor het creëren van documentatieworkflows
Documentatie van best practices die de kwaliteit van content verbeteren
Hoe je content produceert die aan de verwachtingen van je klanten voldoet
