De MCP Server stelt externe AI-assistenten in staat om op een gestructureerde manier met je Document360-kennisbank te communiceren. Deze interacties omzeilen je governancemodel niet – ze werken binnen je bestaande versie, taal en zichtbaarheidsconfiguratie. Hieronder staan praktische scenario's die laten zien hoe verschillende rollen MCP kunnen gebruiken in hun dagelijkse documentatieworkflows.
Technische schrijvers
Probleem: Onderzoek, opstellen en verfijnen van documentatie vergt contextwisseling en handmatige inspanning
Technische schrijvers wisselen vaak tussen meerdere artikelen, versies en categorieën om context te verzamelen voordat ze de inhoud schrijven of bijwerken. Ze moeten ook zorgen voor consistentie in toon, terminologie en structuur, vooral wanneer een Stijlgids wordt geconfigureerd. Het wisselen tussen de editor, zoekmachine, eerdere versies en referentieartikelen vertraagt het opstellen en beoordelen.
Hoe MCP helpt
Met een AI-assistent die via MCP met Document360 is verbonden, kunnen schrijvers:
- Vraag de assistent om relevante artikelen op te halen voordat hij nieuwe inhoud opstelt
- Brainstormideeën gebaseerd op bestaande documentatie
- Verfijn of herschrijf de inhoud direct binnen het documentatiesysteem
- Werk artikelen bij zonder handmatig inhoud tussen tools te kopiëren
- Verplaats bijgewerkte artikelen naar de juiste workflowstatus en wijs beoordelaars toe zonder over te schakelen naar het portaal
- Publiceer goedgekeurde content direct vanuit de AI-assistent zodra de review is afgerond
In plaats van in isolatie te schrijven en later inhoud te plakken, kunnen schrijvers werken met context die uit hun eigen kennisbasis is gehaald. Wanneer updates worden doorgevoerd, blijft het bestaande workflow- en versiegedrag ongewijzigd. Alle geforkte revisies of beoordelingsstaten volgen nog steeds de normale documentatieprocessen.
Uitkomst
Technische schrijvers verminderen repetitief onderzoek, behouden een betere consistentie tussen artikelen en schrijven en publiceren content sneller, terwijl ze binnen hetzelfde documentatiebestuursmodel blijven.
Ontwikkelaars
Probleem: Ontwikkelaars hebben versie-specifieke documentatie nodig bij het bouwen van functies
Ontwikkelaars wisselen vaak tussen IDE's en AI-ondersteunde codeeromgevingen zoals Cursor of andere AI-ondersteunde tools. Bij het raadplegen van documentatie hebben ze nauwkeurige, versiebewuste informatie nodig zonder handmatig door de kennisbank te hoeven navigeren.
Hoe MCP helpt
Door Document360 via MCP te verbinden met hun AI-assistent binnen de IDE:
- Ontwikkelaars kunnen volledige artikelinhoud ophalen in plaats van gedeeltelijke fragmenten
- Zoek standaard in alle projectversies, of specificeer een versie
- Toegang tot documentatie in een geselecteerde taal
- Genereer conceptdocumentatie voor nieuwe endpoints of integraties
Dit maakt het mogelijk om documentatie op te zoeken en content direct binnen de ontwikkelworkflow te creëren.
Uitkomst
Ontwikkelaars besteden minder tijd aan het wisselen van context en meer tijd aan het bouwen van documentatie die de juiste versie en structuur weerspiegelt.
Productmanagers en consultants
Probleem: Het valideren van documentatie tussen releases is handmatig en gefragmenteerd
Productmanagers moeten vaak functiebeschrijvingen vergelijken tussen versies, release notes opstellen of valideren dat documentatie de nieuwste productwijzigingen weerspiegelt. Het handmatig controleren van meerdere versies en categorieën kan traag en inconsistent zijn.
Hoe MCP helpt
Via MCP-ondersteunde AI-assistenten kunnen productteams:
- Haal documentatie op per specifieke projectversie
- Vergelijk hoe functies worden beschreven tussen releases
- Identificeer hiaten vóór de lancering
- Genereer gestructureerde samenvattingen voor interne afstemming of onboarding
Omdat de interactie gestructureerd is, wordt inhoud in context opgehaald in plaats van als losstaande webuitvoer.
Uitkomst
Documentatie wordt makkelijker te valideren vóór release, waardoor er minder afstemming is tussen productupdates en gepubliceerde kennis.
Ondersteunende ingenieurs
Probleem: Supporttickets onthullen kennisgaten
Wanneer er een supportticket binnenkomt, moeten ingenieurs snel bepalen of relevante documentatie al bestaat. Handmatig zoeken kan tijdrovend zijn, vooral tussen meerdere versies en talen. In sommige gevallen bestaat er helemaal geen documentatie.
Hoe MCP helpt
Met MCP verbonden met een AI-assistent:
- Support-engineers kunnen de context van tickets plakken en de assistent vragen relevante artikelen op te halen
- Haal inhoud op op artikelnaam of ID
- Zoeken tussen versies en talen
- Deel artikel-URL's direct met klanten
Als er geen relevant artikel wordt gevonden, betekent dit dat er een kenniskloof in de kennisbank bestaat. Ingenieurs kunnen dan:
- Stel een nieuw artikel op op basis van de context van het ticket
- Werk een bestaand artikel bij om duidelijkheid te verbeteren
- Zet gestructureerde wijzigingen terug in Document360
- Verplaats het artikel naar beoordeling en wijs het juiste teamlid toe voordat het live gaat
- Publiceer het artikel direct zodra het is beoordeeld en goedgekeurd
Alle schrijf-, workflow- en publicatieactiviteiten blijven de bestaande permissies en governanceregels respecteren.
Uitkomst
Supportteams lossen tickets sneller op terwijl ze de documentatiekwaliteit continu verbeteren — en kunnen nu content van concept naar live brengen zonder hun AI-assistent te verlaten.
Documentatiemanagers en contentleads
Probleem: Het coördineren van review, goedkeuring en publicatie binnen een groot team kost veel tijd
Documentatiemanagers die toezicht houden op meerdere schrijvers, moeten bijhouden welke artikelen in concept zijn, welke nog op beoordeling wachten en welke klaar zijn om gepubliceerd te worden. Dit coördineren binnen een team zonder centrale weergave leidt tot vertragingen, gemiste reviews en inconsistente publicatiecadensen.
Hoe MCP helpt
Met een AI-assistent die via MCP met Document360 is verbonden, kunnen documentatiebeheerders:
- Controleer welke workflow-statussen zijn geconfigureerd en hoe de reviewpijplijn is opgebouwd
- Verplaats meerdere artikelen naar de juiste beoordelingsfase en wijs de juiste teamleden toe in één gesprek
- Stel deadlines in voor workflowtaken om reviews op schema te houden
- Publiceer content die door de review is gekomen zonder over te stappen naar het portaal
- Verwijder verouderde of onjuiste content snel wanneer iets offline moet worden gehaald
Omdat alle workflow- en publicatieactiviteiten hetzelfde machtigingen en governancemodel volgen als het portaal, behouden managers volledige controle over wie wat mag doen.
Uitkomst
Documentatiemanagers besteden minder tijd aan het najagen van de beoordelingsstatus en handmatig publiceren van content, en meer tijd aan het waarborgen van documentatiekwaliteit en consistentie binnen het team.
Best practices
Volg deze best practices bij het gebruik van MCP met AI-assistenten:
- Gebruik MCP om bron-van-waarheid-documentatie op te halen in plaats van inhoud handmatig te kopiëren
- Verifieer AI-gegenereerde inhoud voordat je deze verplaatst naar review of publiceer naar de kennisbanksite
- Specificeer de projectversie of -taal wanneer precisie vereist is
- Gebruik duidelijke en specifieke prompts bij het aanvragen van inhoud of updates
- Zorg ervoor dat gebruikersrollen en -rechten correct zijn geconfigureerd, vooral voor workflow- en publicatiebewerkingen
Beperkingen en overwegingen
- AI-assistenten kunnen alleen toegang krijgen tot inhoud die is toegestaan door je projectconfiguratie
- Beperkte of niet-gepubliceerde inhoud blijft geregeld door zichtbaarheidsregels
- AI-gegenereerde outputs kunnen validatie vereisen vóór gebruik
- Het configuratieproces kan variëren afhankelijk van de AI-assistent
- MCP-ondersteuning kan variëren afhankelijk van de AI-assistent of ontwikkelaarstool die wordt gebruikt (zoals IDE-gebaseerde assistenten of experimentele clients). Sommige tools kunnen beperkte of in ontwikkeling veranderende ondersteuning bieden voor MCP-mogelijkheden.
- Als een teamaccount verschillende portaalrollen en contentrollen heeft tussen categorieën en artikelen, past MCP de laagste prioriteitsrol toe over alle categorieën en artikelen. Als je bijvoorbeeld redacteurstoegang hebt in de ene categorie en beoordelaartoegang in een andere, behandelt MCP beide als beoordelaar.
- Als een gebruiker twee aangepaste rollen toegewezen krijgt, één met weergaverechten voor een set categorieën en een andere met updaterechten voor een andere set categorieën, krijgt de rol met view-toegang voorrang. Als je wilt dat de gebruiker artikelen via MCP bijwerkt, zorg er dan voor dat alleen de rol met updaterechten aan de gebruiker wordt toegewezen.
- Om workflowtools via MCP te gebruiken, moeten aangepaste portaalrollen expliciet de permissies View workflow-toewijzingen en Update workflow-toewijzingen hebben ingeschakeld. Zonder deze kunnen workflowstatuswijzigingen niet via MCP worden uitgevoerd.
- Voor paginacategorieën is er geen zelfstandige publiceertoestemming in aangepaste rolinstellingen. Als een aangepaste rol Weergave- en Update-rechten heeft voor categorieën, is het publiceren van paginacategorieën via MCP automatisch toegestaan, in overeenstemming met het gedrag van het portaal.
- Publiceren en verwijderen via MCP wordt niet ondersteund voor stapsgewijze handleidingen.
Probleemoplossing
Als je problemen ondervindt bij het gebruik van MCP:
- Bevestig dat MCP is ingeschakeld in Document360
- Controleer of de MCP Server-URL correct is
- Zorg ervoor dat OAuth-authenticatie succesvol wordt voltooid
- Controleer of je AI-assistent MCP of custom connectors ondersteunt
Als het probleem blijft bestaan, raadpleeg dan de documentatie van je AI-assistent of neem contact op met de support.