SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) is een standaardprotocol voor het verzenden van e-mailberichten. In Document360 kun je door het instellen van een SMTP-meldingskanaal automatisch e-mailmeldingen naar je team sturen telkens wanneer specifieke gebeurtenissen in je kennisbank plaatsvinden — zoals artikelupdates, nieuwe opmerkingen of inhoudswijzigingen. Meldingen kunnen worden geactiveerd via het kennisbankportaal, de kennisbanksite en de kennisbankwidget.
Wanneer het SMTP-notificatiekanaal te gebruiken
Gebruik het SMTP-notificatiekanaal wanneer je teamleden per e-mail op de hoogte wilt houden van activiteiten in de kennisbasis. Veelvoorkomende scenario's zijn onder andere:
- Artikelwijzigingswaarschuwingen — Breng redacteuren of beoordelaars op de hoogte zodra een kritisch artikel wordt bijgewerkt, zodat zij snel kunnen beoordelen en handelen.
- Teambrede aankondigingen — Stuur meldingen naar een groep belanghebbenden zodra er nieuwe inhoud wordt gepubliceerd.
- Compliance en auditsporen — Zorg ervoor dat aangewezen ontvangers een verslag ontvangen van wijzigingen in gevoelige of gereguleerde documentatie.
Hoe het SMTP-meldingskanaal in te stellen
-
Navigeer naar Instellingen () > Kennisbankportaal in de linker navigatiebalk van het Kennisbasisportaal.
-
Selecteer in het linker navigatiepaneel Meldingen.
Het tabblad Meldingskanalen is standaard geselecteerd.
-
Klik op Nieuw kanaal.
-
Selecteer in het paneel Beschikbare kanalen SMTP en klik op Volgende.
Het configuratiepaneel Kanaal verschijnt.
-
Voer in het veld Vriendelijke naam een weergavenaam in voor dit SMTP-kanaal.
-
Voer in het veld 'E-mail naar ' de e-mailadressen van de primaire ontvangers in.
Splits meerdere e-mailadressen met een puntkomma (;) en geen spaties. Voeg geen puntkomma toe na het laatste e-mailadres.
Voorbeeld: xyz@gmail.com;abc@gmail.com;mno@gmail.com
-
Vul optioneel extra e-mailadressen in in het CC-veld voor gekopieerde ontvangers.
-
Vul optioneel extra e-mailadressen in in het BCC-veld voor blind gekopieerde ontvangers.
-
Klik op Opslaan.
Je SMTP-meldingskanaal is nu aangemaakt. Om het te activeren, ga je naar het tabblad Meldingsmapping en wijs je de gebeurtenissen die e-mailmeldingen zouden moeten activeren aan dit kanaal toe.
Best practices
- Geef kanalen beschrijvende vriendelijke namen (bijvoorbeeld "Support Team - SMTP" of "Engineering Alerts - SMTP") zodat ze gemakkelijk te herkennen zijn bij het configureren van notificatiemapping.
- Maak aparte SMTP-kanalen aan voor verschillende teams in plaats van één kanaal voor alle ontvangers te gebruiken — dit geeft je nauwkeurige controle over welk team over welke gebeurtenissen wordt geïnformeerd.
- Volledige meldingsmapping direct na de installatie — een nieuw aangemaakt SMTP-kanaal stuurt geen meldingen totdat er ten minste één gebeurtenis aan het adres is gekoppeld in het tabblad Meldingsmapping .
- Bekijk je toegewezen gebeurtenissen periodiek om te zorgen dat alleen betekenisvolle gebeurtenissen e-mails triggeren, waardoor alertmoeheid wordt verminderd en meldingen actiebaar blijven.
FAQ
Kan ik meerdere ontvanger-e-mailadressen toevoegen aan één SMTP-kanaal?
Ja. In het veld 'E-mail naar ' voer je meerdere adressen in die gescheiden zijn door een puntkomma (;) zonder spaties. Je kunt ook de velden CC en BCC gebruiken voor extra ontvangers. Voeg geen puntkomma achter het laatste adres toe.
Wat is het verschil tussen de velden "E-mail naar", "CC" en "BCC"?
E-mail stelt de primaire ontvangers die de melding direct ontvangen. CC (carbon copy) stuurt een zichtbare kopie naar extra ontvangers. BCC (blind carbon copy) stuurt een verborgen kopie — BCC-ontvangers kunnen elkaars adressen of die van andere ontvangers niet zien.
Moet ik de meldingsmapping voltooien nadat ik het SMTP-kanaal heb aangemaakt?
Ja. Het aanmaken van het SMTP-kanaal is slechts de eerste stap. Je moet naar het tabblad Meldingsmapping navigeren en specifieke kennisbankgebeurtenissen (zoals artikelupdates of nieuwe reacties) aan dit kanaal koppelen voordat er meldingen worden verzonden.