Gestión de usuarios

En Document360, los usuarios son miembros del equipo que acceden al portal de la base de conocimientos para crear, editar, revisar y gestionar contenido. Este artículo explica cómo funciona el modelo de usuario, los roles disponibles y enlaza con todo lo que necesitas para gestionar usuarios en tu proyecto.

Usuarios vs. lectores

Document360 tiene dos tipos de cuentas distintos dependiendo de lo que alguien necesite hacer:

Tipo de cuenta	Quiénes son	Dónde trabajan
Usuario	Miembros del equipo que crean, editan, revisan y gestionan contenido. Anteriormente conocidas como cuentas de equipo.	El portal de la base de conocimiento (interfaz de creación y administración)
Lector	Usuarios finales o clientes que consumen la base de conocimiento publicada. No escriben contenido.	El sitio publicado de la base de conocimiento

Los usuarios se gestionan en Configuración > Usuarios y permisos > Usuarios y grupos. Los lectores se gestionan por separado en Configuración > Usuarios y permisos > Lectores.

NOTA
Cualquier usuario existente con los permisos correspondientes puede añadir o gestionar usuarios y asignar contenido o acceso al portal.

Cómo funcionan juntos los roles del portal y los roles de contenido

A cada usuario se le asignan dos dimensiones de rol independientes que, juntas, definen lo que puede hacer:

Rol del portal — Controla a qué áreas administrativas del portal de la base de conocimiento puede acceder un usuario, como configuraciones, facturación, integraciones y gestión de usuarios.
Rol de contenido — Controla qué acciones relacionadas con el contenido puede realizar un usuario, como crear, editar, revisar o publicar artículos.

Estas dos dimensiones se asignan por separado. Un usuario puede tener acceso administrativo amplio pero permisos de contenido limitados, o viceversa. Para un desglose completo de lo que permite cada rol, consulta Roles y permisos.

Roles predeterminados de portal y roles de contenido

Roles en el portal

Función	Descripción
Propietario	Acceso completo a todas las funciones, incluida la facturación. Solo se puede asignar un propietario por proyecto a la vez.
Administración	Acceso a todas las funciones excepto facturación. Puede gestionar usuarios, proyectos y configuraciones.
Colaborador	Puede crear, editar y publicar borradores de artículos y páginas de categorías. Tiene acceso limitado a la configuración administrativa.
Reseñador	Puedes iniciar sesión en el portal y acceder a los artículos asignados para su revisión.
Rol personalizado	Un conjunto personalizado de permisos de portal definido para tu organización. Creado y gestionado en Roles y permisos.

Roles de contenido

Función	Descripción
Redactor de borrador	Puede crear y editar artículos y páginas de categorías, pero no puede publicarlas.
Editor	Puede gestionar artículos, categorías, impulsos, flujos de trabajo y reutilización de contenido.
Reseñador	Puede añadir comentarios, actualizar el estado del flujo de trabajo y establecer fechas de entrega, pero no puede editar ni publicar artículos.
Ninguno	No se asignan permisos de contenido. Útil para usuarios cuyo acceso se limita solo a tareas administrativas.

Cuándo usar grupos

Los grupos te permiten organizar a los usuarios y gestionar su acceso al contenido de forma colectiva. En lugar de asignar acceso al contenido a cada usuario individualmente, asignas acceso a nivel de grupo y añades usuarios al grupo.

Usa grupos cuando:

Varios usuarios comparten los mismos requisitos de acceso al contenido.
Quieres actualizar el acceso para un equipo sin editar a cada usuario individualmente.
Gestionas el acceso a gran escala entre grandes equipos o departamentos.

NOTA
Para los usuarios, el acceso se hereda — pueden ver tanto categorías como subcategorías a menos que el acceso esté explícitamente restringido. La pertenencia a un grupo no anula las restricciones de acceso a contenido asignadas individualmente.

La página de Usuarios y grupos

Para acceder a las cuentas y grupos del equipo :

Navega a Configuración () > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimiento.
En el panel de navegación izquierdo, navega a cuentas de equipo y grupos > cuentas de equipo.

User management interface displaying user roles, statuses, and actions for account management.

Elementos clave de la pestaña de Usuarios:

Elemento	Descripción
R. Buscar por nombre o correo electrónico	Busca un usuario por nombre o correo electrónico
B. Lista de usuarios	Muestra el nombre y el ID de correo electrónico de todos los usuarios del proyecto
C. Estado	Muestra si la cuenta está activa o inactiva. Un estado inactivo indica que la cuenta ha sido desactivada.
D. Rol	Muestra el rol del portal, como Propietario, Administrador, Colaborador o un rol personalizado
E. Rol y acceso de contenido	Muestra el rol de contenido y el acceso al contenido asignados a la cuenta
F. Nombre del grupo	Si la cuenta pertenece a un grupo, se mostrará el nombre del grupo
G. Última vez vista	Muestra cuándo el usuario estuvo activo por última vez. Para los usuarios inactivos, se mostrará una opción para enviar un correo electrónico de activación.

Cuando seleccionas un usuario, aparecen las siguientes opciones:

Acción	Descripción
Convertir a cuenta SSO	Convertir al usuario en una cuenta SSO
Convertir a cuenta lectora	Convierte al usuario en una cuenta de lector
Desactivar / Activar	Desactiva o activa al usuario. También puedes elegir convertir al usuario en lector o eliminarlo.

Cuando pasas el cursor sobre un usuario, aparecen los siguientes iconos:

Icono	Descripción
Notificaciones por correo electrónico ()	Consulta el historial de actividad de correos electrónicos de los últimos 30 días
Editar ()	Editar la configuración del usuario

Otros elementos en la página:

Elemento	Descripción
Resumen de la utilización de cuentas	Muestra cuántos usuarios están permitidos bajo tu plan y cuántos han sido creados
CSV de exportación	Exportar la lista de usuarios como un archivo CSV
Filtro	Utiliza filtros para reducir los resultados por tipo de portal, tipo de cuenta o estado
Añadir	Añadir un nuevo usuario

En esta sección

Los artículos a continuación cubren todo el ciclo de vida de la gestión de usuarios en Document360:

Añadir nuevo usuario — Invita a los miembros del equipo y asigna su rol en el portal, el rol de contenido y el nivel de acceso.
Importar usuarios — Añadir varios usuarios a la vez usando una importación CSV.
Editar usuario — Actualizar el rol del portal de un usuario existente o los permisos de acceso al contenido.
Desactivar o eliminar al usuario — Desactivar a un usuario temporal o permanentemente eliminarlo del proyecto.
Convertir usuario en lector — Cambia una cuenta de usuario a una cuenta de lector.
Convertir usuario a SSO — Cambiar a un usuario a autenticación de Inicio de Sesión Único.
Filtrar y exportar usuarios — Filtrar la lista de usuarios por rol o estado y exportarla como CSV.
Gestión de grupos de usuarios — Crea y gestiona grupos para asignar roles compartidos y acceso a varios usuarios a la vez.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo crear un usuario que solo pueda gestionar la reutilización de contenido?

Crea un rol de contenido personalizado para otorgar permiso al usuario para gestionar la reutilización de contenido — variables, fragmentos, glosarios y plantillas — de forma exclusiva.

Creación de un rol de contenido personalizado

Navega a Configuración > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimiento.
En el panel de navegación izquierdo, navega a Roles y permisos.
En la pestaña de rol de contenido , haz clic en Nuevo rol de contenido. Aparecerá el panel de Crear rol de contenido .
Introduce el nombre y la descripción del rol deseado.
En la sección de Características , desplázate hacia abajo hasta reutilizar contenido y selecciona las casillas para Ver, Actualizar, Eliminar y Publicar.
Haz clic en Crear rol.

NOTA
Para más información, consulte Roles y permisos.

Crear un usuario para gestionar solo la reutilización de contenido

Navega a Configuración > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos.
En la pestaña de Usuario , haz clic en Añadir y selecciona Usuario. Aparecerá el diálogo de nuevo usuario .
Introduce la dirección de correo electrónico del usuario. Puedes añadir hasta 5 direcciones de correo electrónico a la vez, separadas por comas.
Selecciona la casilla de usuario SSO si añades al usuario como usuario SSO.
Establece el rol del proyecto como Colaborador.
En el campo del rol de Contenido , selecciona el rol de contenido personalizado que acabas de crear.
Si es necesario, restringe el acceso al contenido seleccionando Ninguno, o selecciona Todos para acceder completamente a la reutilización del contenido.
Haz clic en Nuevo usuario.

Esto crea un usuario que solo puede ver, actualizar y eliminar elementos de reutilización de contenido.

¿Cómo puedo crear un usuario que solo pueda gestionar usuarios y configuraciones de seguridad?

Crea un rol personalizado en un portal para conceder permiso al usuario para gestionar exclusivamente a los usuarios y la seguridad.

Creación de un rol personalizado en un portal

Navega a Configuración > Usuarios y permisos > Roles y permisos en el portal de la base de conocimiento.
En la pestaña de rol del portal , haz clic en Nuevo rol del portal. Aparecerá el panel de Crear rol de portal .
Introduce el nombre y la descripción del rol deseado.
En la sección de Características , desplázate hacia abajo hasta Roles, Cuentas y grupos y Visibilidad del sitio, y selecciona las casillas Ver y Actualizar . La opción Ver en la configuración del proyecto estará seleccionada por defecto.
Haz clic en Crear rol.