Abonnementen die deze functie ondersteunen: Professional Business Enterprise
Het direct importeren van artikelinhoud uit Word-bestanden kan het proces van het opbouwen van je Knowledge base aanzienlijk stroomlijnen. Document360 ondersteunt het importeren van .docx bestanden, waardoor je je vooraf geschreven inhoud moeiteloos naar je kennisbank kunt overzetten.
OPMERKING
Word-bestanden importeren
Importeren als één enkel artikel
Om een .docx Word-bestand te importeren als een Document360-artikel:
Log in op het kennisbankportaal en selecteer je gewenste project.
Navigeer naar Documentation () in de linker navigatiebalk.
Navigeer naar de gewenste categorie in het venster Categories & Articles .
Klik op het More () icoon naast de categorienaam.
Selecteer Artikel aanmaken > () Document importeren (.pdf, .docx). Het Importpaneel verschijnt.
Of klik op Aanmaken in de bovenste navigatiebalk en klik op () Document importeren (.pdf, .docx).
Sleep en laat het .docx brondocument vallen of klik op Upload een bestand om het uit je lokale opslag te importeren. Standaard wordt de optie Enkel artikel geselecteerd in het Importpaneel .
Klik op Vervangen als je een ander .docx brondocument wilt selecteren.
Document360 vult automatisch de velden Artikelnaam en Categorie in, gebaseerd op de bestandsnaam van het brondocument en de categorie die je in stap 3 hebt geselecteerd. Je kunt beide velden aanpassen indien nodig.
OPMERKING
Als de artikelnaam handmatig wordt bijgewerkt tijdens het Word-importproces, wordt de wijziging niet vastgelegd in de Team-auditing.
Selecteer de locatie waar je mediabestanden opgeslagen moeten worden in het keuzemenu voor de locatie van de Drive .
Klik op importeren. Een succesbericht verschijnt zodra het artikel is geïmporteerd.
Klik op Klaar om het Importpaneel te sluiten en het geïmporteerde artikel in de editor te bekijken.
OPMERKING
Afbeeldingen uit het Word-document worden als afzonderlijke bestanden geüpload in de geselecteerde Drive-map.
Document360 behoudt alle externe hyperlinks in het geïmporteerde artikel.
Een Word-bestand importeren als meerdere artikelen
Om een .docx Word-bestand als een Document360-artikel te importeren,
Log in op het kennisbankportaal en selecteer je gewenste project.
Navigeer naar Documentation () in de linker navigatiebalk.
Navigeer naar de gewenste categorie in het venster Categories & Articles .
Klik op het More () icoon naast de categorienaam.
Selecteer Artikel toevoegen > (pictogram toevoegen) Document importeren (.pdf, .docx). Het Importpaneel verschijnt.
Sleep en laat het .docx brondocument slepen en neerzetten of klik op Upload een bestand om het uit je lokale opslag te importeren.
Klik op Vervangen als je een ander .docx brondocument wilt selecteren.
Selecteer het tabblad Meerdere artikelen in het Import-paneel.
Selecteer de locatie waar je mediabestanden opgeslagen moeten worden in het keuzemenu voor de locatie van de Drive .
Selecteer de gewenste kopniveaus (bijv. H1, H2) in het veld gelabeld Document splitsen op kopniveau om het document op te splitsen in artikelen. Standaard is H1 geselecteerd en kan het niet worden verwijderd. Bijvoorbeeld:
Als alleen H1 wordt geselecteerd, wordt er aan het begin van elke H1 een nieuw artikel aangemaakt.
Als zowel H1 als H2 worden geselecteerd, wordt er bij elke H1-kop een nieuw artikel aangemaakt, en worden ook H2-koppen binnen een H1-sectie apart aangemaakt. Dit is handig als je document meerdere subsecties heeft die je als afzonderlijke artikelen wilt organiseren voor betere duidelijkheid en navigatie.
Klik op Doorgaan om het document te verwerken op basis van de geselecteerde kopniveaus.
Na verwerking verschijnt er een lijst van artikelen, waarbij de koptekst uit het .docx-bestand dient als de artikelnaam voor elk gegenereerd artikel. De categorieënlocatievelden worden ook automatisch ingevuld op basis van de categorie die je in stap 3 hebt gekozen. Je kunt een andere categorie selecteren via het dropdownmenu.
Wanneer je met de muis over een artikel in de artikelenlijst gaat, worden de opties Merge, Preview en Verwijderen weergegeven.
Klik op de optie Merge om een subkop artikel samen te voegen met het hoofdartikel. Dit combineert het subkop artikel (bijvoorbeeld gemaakt uit H2) in het hoofdartikel (bijvoorbeeld gemaakt vanuit H1).
Klik op de optie Voorvertonen om de inhoud van het artikel te bekijken.
Klik op de optie Verwijderen om het artikel te verwijderen.
Als je klaar bent met het beoordelen van de artikelen, klik je op Importeren om de artikelen in je kennisbank te importeren. Een succesbericht bevestigt dat de artikelen zijn geïmporteerd.
Klik op Klaar om het Importpaneel te sluiten. De geïmporteerde artikelen verschijnen nu in de geselecteerde categorie.
OPMERKING
Afbeeldingen in het Word-document worden als afzonderlijke bestanden geüpload in de geselecteerde Drive-map.
Document360 behoudt alle externe hyperlinks in het geïmporteerde artikel.
Een Word-bestand importeren in de geavanceerde WYSIWYG-editor
Voeg je vooraf geschreven content toe aan Document360 door Word-documenten direct te importeren in de Advanced WYSIWYG-editor:
Open een leeg artikel in de Advanced WYSIWYG-editor.
Als het artikel leeg is, verschijnt de optie Document importeren .
Klik op Document importeren.
Het Importpaneel verschijnt.
Upload een
.docxbestand met drag-and-drop of de optie Upload een Bestand .Klik op Vervangen om het geüploade bestand te vervangen indien nodig.
Klik op importeren.
De artikelnaam en slug worden automatisch gegenereerd op basis van de naam van het geüploade bestand.
Editors bepalen bij het importeren van .docx bestanden
Bij het importeren van artikelen uit Word-bestanden is de gebruikte editor gebaseerd op je keuze in de instellingen van het Knowledge Base-portaal. Volg deze stappen om je editorkeuze te controleren of te wijzigen:
Navigeer naar () in de linker navigatiebalk in het Knowledge base portal.
Ga in het linker navigatiepaneel naar General > Editor.
Selecteer de editor om te bepalen hoe artikelen worden geïmporteerd:
Kies Markdown- of WYSIWYG-editors om Word-bestanden te importeren met de WYSIWYG-editor.
Kies de Advanced WYSIWYG-editor om Word-bestanden te importeren met de Advanced WYSIWYG-editor.
Probleemoplossing
Een 'Object'-fout tegenkomen bij het importeren van een Word-bestand
Fout: [object Object]
Deze fout treedt meestal op wanneer het uploaden van bestanden wordt geblokkeerd door een firewall, hetzij op netwerk - of systeemniveau.
Stappen om op te lossen:
Zorg ervoor dat je netwerkfirewall uploads niet verhindert.
Indien nodig, zet Document360 op de whitelist in je firewall-instellingen.
FAQ
Wat is de beste praktijk voor het beheren van grote documenten in de Advanced WYSIWYG-editor?
Als best practice verdeel je grote documenten in meerdere artikelen voor betere prestaties en gemakkelijker beheer. Als je bijvoorbeeld content importeert uit een Word-bestand, kun je de functie 'Word File importeren in meerdere artikelen ' gebruiken voor een efficiëntere workflow.
Wat is de maximale bestandsgrootte voor .docx bestanden die geïmporteerd kunnen worden?
De .docx bestandsgrootte moet minder dan 30 MB zijn. Als je Word-bestand deze limiet overschrijdt, krijg je een foutmelding met 'Bestandsgrootte mag niet groter zijn dan 30 MB' en moet je het bestand opsplitsen in kleinere delen voordat je opnieuw probeert te importeren.
Kan ik meerdere .docx bestanden tegelijk importeren?
Je kunt maar één .docx tegelijk importeren. Tijdens het uploaden kun je er echter voor kiezen om het als één artikel of meerdere artikelen te importeren.
Is het mogelijk om Word-bestanden te importeren met de Markdown-editor?
Nee, het importeren van Word-bestanden (.docx) wordt niet ondersteund in de Markdown-editor.
Waarom krijg ik een fout bij het importeren van een Word-document in Document360?
Er zijn verschillende redenen voor fouten bij het importeren van Word-documenten in Document360:
Ontbrekende of lege headers in de Inhoudsopgave (TOC)
Als je document ontbrekende of lege headers bevat in het inhoudsopgave-gedeelte, kan dit een foutmelding veroorzaken met de melding "Een item met dezelfde sleutel is al toegevoegd" tijdens het importproces. Om dit op te lossen, verwijder je lege of ontbrekende headers uit de inhoudsopgave en probeer je het bestand opnieuw te importeren. Zodra het is gecorrigeerd, zou de import moeten werken zoals verwacht.
Met een wachtwoord beveiligde of beperkte bestanden
Word-bestanden die met een wachtwoord beveiligd zijn of beperkt tot specifieke gebruikers kunnen niet worden geïmporteerd. Zorg ervoor dat het bestand voor iedereen toegankelijk is.
Conflicterende stijlen tussen Microsoft Word en Google Docs
Als een Word-bestand is aangemaakt in Microsoft Word en later aangepast in Google Docs, kunnen wijzigingen in de kopstijlen in Google Docs resulteren in dubbele of conflicterende stijlen. Dit gebeurt omdat Microsoft Word en Google Docs stijlen verschillend behandelen, wat leidt tot mismatched stijltags. Om dit op te lossen:
a. Na het uploaden van het Word-document naar Google Docs, pas je de standaard Google Docs-stijlen toe op het document.
b. Dit zet alle stijlen terug naar de standaardinstellingen van Google Docs, waardoor alle gedupliceerde of conflicterende stijlen worden verwijderd.
Als het probleem zich blijft voordoen na het volgen van deze stappen, neem dan contact op met het Document360-ondersteuningsteam voor verdere hulp: Neem contact op met Document360 Support
Waarom zie ik de foutmelding "Je hebt het maximale aantal artikelen bereikt dat je in een project kunt hebben"?
Deze fout ontstaat wanneer het aantal artikelen in uw project de toegestane limiet overschrijdt. Als je een Word-bestand importeert, gebruikt Document360 koptags om het bestand in meerdere artikelen te verdelen. Als het Word-bestand bijvoorbeeld 10 artikelen genereert, maar de doelcategorie een zachte limiet heeft die minder dan 10 artikelen toestaat, kan deze fout optreden. Als oplossing,
Bekijk de koptags in je Word-bestand om te begrijpen hoe de inhoud is opgebouwd en opgedeeld in artikelen.
Pas de kopstructuur in het Word-bestand aan om het aantal artikelen dat tijdens de import wordt gegenereerd te verminderen.
Als het probleem zich blijft voordoen na het volgen van deze stappen, neem dan contact op met het Document360-ondersteuningsteam voor verdere hulp: Neem contact op met Document360 Support
Kan ik HTML-bestanden importeren?
Nee, momenteel ondersteunen we het importeren van HTML-bestanden niet. Je kunt alleen Word-bestanden importeren in Document360.