Een artikel publiceren maakt het live op je kennissite en zichtbaar voor lezers. In Document360 wordt publicatie beheerd via de Workflow-knop in de editor, dezelfde knop die workflowstatusovergangen zoals Review 1 en Review 2 afhandelt. Het knoplabel geeft altijd de huidige workflowstatus van het artikel weer aan.
Voor meer informatie over het beheren van workflows, lees het artikel over het beheren van workflowstatus.
Wanneer een artikel te publiceren
- Nieuwe inhoud is opgesteld, beoordeeld en geconfigureerd en klaar om beschikbaar te worden gesteld aan lezers.
- Een bestaand artikel is bewerkt en je wilt de bijgewerkte versie live zetten.
- Meerdere artikelen moeten tegelijk live gaan als onderdeel van een productlancering of documentatie-update.
Publicatiemethoden
Publiceer één enkel artikel
Publiceer vanuit de artikeleditor met de Workflow-knop. Bevat opties om tags, SEO-instellingen, gerelateerde artikelen en statusindicatoren te configureren voordat je live gaat.
Lees meer →Publiceer meerdere artikelen
Publiceer in bulk vanaf de pagina Alle artikelen door meerdere artikelen tegelijk te selecteren. Handig voor gecoördineerde releases of documentatie-updates.
Lees meer →Publiceer één enkel artikel
- Navigeer naar het artikel in het kennisbankportaal.
- Zorg ervoor dat het artikel alle toegewezen workflow-statussen heeft doorlopen, bijvoorbeeld Review 1 en Review 2.
- Klik op de Workflow dropdownknop rechtsboven in de editor.
- Klik op Publiceren. Er verschijnt een bevestigingsdialoog Publiceren . Je kunt het artikel ook later op een gepland tijdstip publiceren. Lees voor meer informatie Schedule publishing.
- Voeg een opmerking toe in het Reactieveld . De opmerking wordt opgeslagen bij deze versie en kan verschijnen in de versiegeschiedenis op de knowledge base-site en in PDF-exports, afhankelijk van je projectinstellingen.
Als de knop 'Maak commentaar' verplicht is ingeschakeld voor deze workflowstatus, moet je een reactie invoeren voordat het artikel gepubliceerd kan worden. Als de schakelaar uit staat, is het commentaarveld optioneel.
- Klik op Artikelinstellingen instellen om extra publicatiemogelijkheden uit te breiden. Zie Configuratie artikelinstellingen hieronder.
- Klik op Ja om het artikel te publiceren.
Als het artikel in een alleen-lezen workflowstaat staat, kun je het niet direct publiceren. Verplaats het eerst naar een bewerkbare workflow-status.
Configureer artikelinstellingen voordat je publiceert
Door in het Publicatiebevestigingsvenster op 'Artikel configureren' te klikken, verruimen de volgende opties.
Versiezichtbaarheid
Deze sectie bepaalt of de gepubliceerde versie verschijnt in de versiegeschiedenis die zichtbaar is voor lezers op de Knowledge Base-site en in PDF-exports.
- Toon deze versie-informatie op de kennisbanksite: Zet deze schakelaar aan om deze versie op te nemen in de versiegeschiedenis die lezers op de kennisbanksite kunnen raadplegen. Zet het uit om deze versie alleen intern te houden.
- Pas het versienummer aan: Het veld is vooraf ingevuld met de huidige versie, zoals V10. Je kunt het bewerken om een aangepast formaat te gebruiken, zoals V1.1, 2.0 of Release-3.
- Versienummers kunnen letters, cijfers, koppeltekens (-) en onderstreepjes (_) bevatten, met een maximale lengte van 20 tekens. Elk versienummer moet uniek zijn binnen een artikel.
- Tot 10 versies kunnen tegelijk zichtbaar zijn op de kennisbanksite. Wanneer een nieuwe versie zichtbaar wordt gemaakt na deze limiet, wordt de oudste zichtbare versie uit de zichtbare lijst verwijderd, maar blijft deze beschikbaar in de revisiegeschiedenis van het artikel.
Tags
Tags verbeteren de vindbaarheid van artikelen binnen je zoekopdracht in je kennisbasis.
- Klik op Ask Eddy AI om tagsuggesties te genereren op basis van de inhoud van het artikel. Vereist minimaal 50 woorden.
- Selecteer bestaande tags of voer ze handmatig in.
- Verwijder tags door op het x-icoon ernaast te klikken.
Agentgereedheid (GEO/SEO)
Deze sectie bepaalt hoe je artikel verschijnt in traditionele zoekmachines en AI-gestuurde zoekagenten.
- Selecteer Uitsluiten van externe zoekresultaten als het artikel niet geïndexeerd mag worden door openbare zoekmachines zoals Google.
- Voer handmatig een aangepaste beschrijving in, of klik op Ask Eddy AI om er een te genereren op basis van de inhoud van het artikel. Vereist minimaal 200 woorden.
Gerelateerde artikelen
Gerelateerde artikelen plaatsen relevante inhoud aan het einde van een artikel om lezers betrokken te houden.
- Klik op Ask Eddy AI voor suggesties uit je kennisbank. Vereist minimaal 200 woorden.
- Zoek handmatig en voeg gerelateerde artikelen toe.
Statusindicator
Een statusindicator toont een visuele badge naast de artikelnaam in de navigatie van de kennisbanksite, waardoor lezers nieuwe of bijgewerkte inhoud kunnen identificeren.
| Indicator | Wat het betekent |
|---|---|
| Nieuw | Groene cirkel — het artikel is nieuw toegevoegd. |
| Bijgewerkt | Gele cirkel — het artikel is onlangs aangepast. |
| Gewoonte | Een handmatig toegevoegd label. |
| Geen enkele | Er wordt geen indicator weergegeven na publicatie. |
Gebruik het veld ' Toon status' voor om in te geven hoeveel dagen de indicator zichtbaar blijft op de kennisbanksite. Zet het op 0 om het onbeperkt weer te geven.
Je kunt automatisch statusindicatoren instellen voor nieuwe en bijgewerkte artikelen door Automatisch artikelstatus instellen in Instellingen () > Kennisbanksite > Artikelinstellingen & SEO in te schakelen.
Publiceer meerdere artikelen
- Navigeer naar Documentatie () in de linker navigatiebalk.
- Klik op Alle artikelen () in het linker navigatiepaneel.
- Selecteer de selectievakjes naast de artikelen die je wilt publiceren.
- Klik op Publiceren () in de balk voor bulkacties.
De knop Publiceren verschijnt alleen wanneer alle geselecteerde artikelen niet zijn gepubliceerd. Als zelfs maar één geselecteerd artikel al is gepubliceerd, wordt de knop niet weergegeven. Gebruik de Filteroptie om de lijst te verkleinen tot niet-gepubliceerde artikelen voordat je selecteert. Je kunt ook artikelen in bulk publiceren binnen specifieke categorieën vanuit een Map of Indexcategoriepagina.
Wat gebeurt er als je een artikel publiceert
- Het artikel wordt zichtbaar op de kennisbanksite voor lezers.
- De status van het artikel verandert van Concept naar Gepubliceerd in het portaal.
- Als je een bewerkt artikel opnieuw publiceert, vervangt de bijgewerkte versie direct de eerder gepubliceerde versie.
- Gepubliceerde artikelen worden door zoekmachines geïndexeerd, tenzij uitgesloten in de artikelinstellingen.
Best practices
- Volledige workflow-reviews voordat je publiceert. Als je project aangepaste workflow-statussen gebruikt, zorg er dan voor dat het artikel alle vereiste beoordelingsfasen heeft doorlopen voordat het wordt gepubliceerd.
- Voeg tags en een SEO-beschrijving toe voordat je live gaat. Deze instellingen beïnvloeden direct de ontdekbaarheid. Configureer ze bij publicatie in plaats van erna.
- Gebruik statusindicatoren voor lanceringen. Pas de indicator Nieuw of Bijgewerkt toe bij het publiceren van belangrijke inhoud, zodat lezers snel kunnen zien wat er veranderd is.
- Filter voordat je bulk publiceert. Op de pagina Alle artikelen gebruik je het Statusfilter om Concept- of Nieuwe artikelen te isoleren voordat je ze selecteert voor bulkpublicatie. Dit voorkomt dat per ongeluk reeds gepubliceerde artikelen worden opgenomen, waardoor de Publiceer-knop verdwijnt.
FAQ
Waar bevindt zich de Publiceer-knop in Document360?
De optie Publiceren maakt deel uit van de Workflow-knop rechtsboven in de editor. Klik op de Workflow-knop en selecteer Publiceren in het dropdownmenu.
Waarom kan ik geen artikel publiceren?
Er zijn een paar veelvoorkomende redenen waarom de optie Publiceren mogelijk niet beschikbaar is. Je hebt mogelijk niet de vereiste rechten onder Rollen en content-toegangsinstellingen. Als je een gepubliceerd artikel hebt geforkt, blijft de knop Publiceren inactief totdat je wijzigingen aanbrengt in de geforkte versie. Op de pagina Alle artikelen, als een geselecteerd artikel al is gepubliceerd, verschijnt de knop Publiceren niet — selecteer gepubliceerde artikelen uit en probeer het opnieuw.
Ik heb een artikel gepubliceerd, maar het verschijnt niet op de kennisbanksite. Wat moet ik doen?
Controleer het volgende: zorg dat het artikel niet op Verborgen staat in het portaal; verifiëren dat er geen toegangsbeperkingen zijn toegepast op het artikel; Controleer op eventuele doorverwijzingsregels die bij het artikel horen; en bevestig dat de werkruimte op Publiek is gezet. Als het artikel zichtbaar is op de site maar niet in de zoekresultaten verschijnt, neem dan contact op met Document360-ondersteuning om een zoekherindexering aan te vragen.
Waarom is de Ask Eddy AI-knop inactief bij het toevoegen van tags of een SEO-beschrijving?
Eddy AI-tagsuggesties vereisen een minimale artikellengte van 50 woorden. SEO-beschrijvingen en gerelateerde artikelsuggesties vereisen minimaal 200 woorden. Zorg ervoor dat het artikel de woordenlimiet haalt voordat je Eddy AI gebruikt voor deze velden.
Als een artikel verborgen is, wordt het dan door zoekmachines geïndexeerd?
Nee. Verborgen artikelen worden niet geïndexeerd door zoekmachines en verschijnen niet in externe zoekresultaten.