Teamaccounts beheren

U kunt teamaccounts efficiënt beheren om naadloze samenwerking te garanderen. U kunt nieuwe teamaccounts maken, bestaande accounts bewerken om rollen of machtigingen bij te werken en accounts verwijderen die niet meer nodig zijn. Bovendien kunt u teamaccounts converteren naar SSO of lezers, zodat u zich flexibel kunt aanpassen aan de veranderende behoeften van uw team.

NOTITIE

Elk bestaand teamaccount met machtigingen kan een teamaccount toevoegen of beheren, inhoudstoegang toewijzen en meer.

Overzicht van de pagina Teamaccount en groepen

Om de pagina te openenTeam accounts & groups :

1. Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk in de Knowledge Base-portal.

2. Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Users & security > Team accounts & groups > Team accounts.

Belangrijkste elementen van de teamaccountpagina:

1. Teamaccount zoeken: Zoek naar een teamaccount op naam of e-mailadres.

2. Lijst met teamaccounts: hiermee worden alle teamaccounts in het project weergegeven.

3. Status: Geeft aan of het account actief of inactief is. Een inactieve status geeft aan dat het account is gedeactiveerd.

4. Rol: Geeft de portal role, zoals Eigenaar, Beheerder, Inzender of een aangepaste rol.

5. Inhoudsrol en toegang: Toont de content role en content access toegewezen aan het account.

6. Groepsnaam: Als het account tot een groep behoort, wordt de groepsnaam weergegeven.

   
   Selecteer het gewenste teamaccount en de volgende opties verschijnen:

7. Convert to SSO account: Zet het Team-account om naar een SSO-account.

8. Convert to reader account: Zet het teamaccount om in een lezersaccount.

9. Deactivate/Activate: Deactiveer of activeer het teamaccount.

10. Delete: Verwijder het teamaccount.

    
    Plaats de muisaanwijzer op een teamaccount om toegang te krijgen tot:

11. E-mailmeldingen (): Bekijk de e-mailactiviteitsgeschiedenis van de afgelopen 30 dagen.

12. Edit (): Bewerk de configuratie van het teamaccount.

13. Delete (): Verwijder het teamaccount.

    
    Andere kenmerken:

14. Export CSV: Exporteer de lijst met teamaccounts als een CSV-bestand.

15. Filter: Gebruik filters om de resultaten te verfijnen op portaltype, accounttype of status.

16. Add: Voeg een nieuw teamaccount toe.

Een nieuw teamaccount toevoegen

Als u een of meer teamaccounts aan uw project wilt toevoegen,

1. Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk in de Knowledge Base-portal.

2. Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Users & security > Team accounts & groups > Team accounts.

3. Klik op Add > teamaccount om het paneel Nieuw teamaccount te openen.

4. Voer in het veld E-mail de e-mailadressen in van de accounts die u wilt toevoegen.

   NOTITIE

   U kunt maximaal vijf e-mailadressen toevoegen, gescheiden door komma's.

5. Schakel het SSO selectievakje gebruiker in om het teamaccount toe te voegen als SSO-gebruiker.

6. Als u het selectievakje voor SSO-gebruiker heeft ingeschakeld, selecteert u een SSO-configuratie in het vervolgkeuzemenu SSO selecteren .

7. Schakel het selectievakje Uitnodigingen overslaan in als u niet wilt dat uw nieuwe gebruikers een uitnodigingsmail ontvangen.

8. Kies de gewenste projectrol voor de nieuwe accounts.

   • Admin: Toegang hebben tot alle functies, behalve facturering. Ze kunnen gebruikers, projecten en configuraties beheren.

   • Donateur: Maak, bewerk en publiceer conceptartikelen en categoriepagina's.

   • Recensent: kan zich aanmelden bij de kennisbank om toegang te krijgen tot alle artikelen die aan hen zijn toegewezen voor beoordeling.

   • Aangepaste rol: Maak rollen met specifieke machtigingen op basis van uw behoeften.

   NOTITIE

   U kunt geen afzonderlijke portalrollen kiezen voor elke e-mail die u invoert in het veld E-mail .

9. Selecteer de gewenste inhoudsrol voor de nieuwe teamaccounts.

   • Ontwerp schrijver: Kan artikelen en categoriepagina's maken en bewerken, maar kan ze niet publiceren.

   • Editor: Beheer artikelen, categorieën, stations, workflows en hergebruik van inhoud.

   • Revisor: Kan opmerkingen toevoegen aan artikelen, de workflowstatus bijwerken en vervaldatums instellen voor workflowstatussen.  

   • Geen: In eerste instantie is er geen specifieke inhoudsrol toegewezen. Dit kan later indien nodig worden gewijzigd.

   NOTITIE

   U kunt meerdere inhoudsrollen kiezen voor verschillende inhoudstoegang door te klikken op de optie Nog een inhoudsrol toevoegen .

10. Kies het gewenste niveau van inhoudstoegang voor de rol Inhoud.

    • Geen: Selecteer deze optie als de gebruiker geen toegang moet hebben tot de inhoud van de kennisbank.

    • Alle: Kies deze optie om toegang te verlenen tot alle inhoud van de kennisbank in alle werkruimten en talen.

    • Werkruimte/Taal: Beperk de toegang tot inhoud binnen specifieke werkruimten en talen. Gebruikers kunnen alleen inhoud bekijken die voor deze selecties is bedoeld.

    • Categorie: Beperk de toegang tot bepaalde categorieën binnen opgegeven werkruimten en talen. Gebruikers hebben alleen toegang tot inhoud die is gecategoriseerd onder geselecteerde categorieën.

11. Wijs ten slotte groepen toe voor de nieuwe teamaccounts in de vervolgkeuzelijst Groepen toewijzen . Dit veld is optioneel. U kunt ook teamaccounts toevoegen zonder ze aan een groep te koppelen.

12. Als u klaar bent, klikt u op Nieuw teamaccount.

Teamaccounts importeren

U kunt de functie Teamaccounts importeren gebruiken om meer dan vijf accounts tegelijk toe te voegen. Nieuwe teamaccounts toevoegen aan uw project:

1. Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk in de Knowledge Base-portal.

2. Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Users & security > Team accounts & groups > Team accounts.

3. Klik op Add > Teamaccounts importeren om het deelvenster Teamaccounts importeren te openen.

4. Schakel het selectievakje SSO-gebruiker in om de Team-accounts toe te voegen als SSO-gebruiker.

5. Als u het selectievakje voor SSO-gebruiker heeft ingeschakeld, selecteert u een SSO-configuratie in het vervolgkeuzemenu SSO selecteren .

6. Download de CSV-bestandssjabloon door op de optie Sjabloon downloaden te klikken.

7. Open het gedownloade CSV-bestand in een lokale toepassing zoals MS Excel.

8. Voer de e-mailadressen en voor- en achternaam van het nieuwe account in.

9. Sla het bestand op en upload het CSV-bestand in het Document360-paneel door op Klik om te uploaden te klikken. U kunt het bestand ook slepen en neerzetten in het aangewezen neerzetframe.

   De gegevens worden gevalideerd en de Geldige e-mails en Ongeldige e-mails worden weergegeven in de overzichtstabel Validatie .

10. Schakel het selectievakje Uitnodigingsmail overslaan in als u niet wilt dat uw nieuwe gebruikers een uitnodigingsmail ontvangen.

11. Wijs de portalrol, de inhoudsrol, de inhoudstoegang en de groep toe voor de geïmporteerde teamaccounts met behulp van de respectieve vervolgkeuzelijst.

12. Klik op de knop Importeren .

Teamaccounts beheren

Een teamaccount bewerken

Volg de onderstaande stappen om de configuratie van een teamaccount te bewerken:

1. Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk in de Knowledge Base-portal.

2. Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Users & security > Team accounts & groups > Team accounts.

3. Plaats de muisaanwijzer op het gewenste teamaccount en klik op het Edit pictogram ().

4. De portalrol bijwerken:

   1. Klik op Projectrol beheren.

   2. Selecteer de gewenste portaalrol in het paneel Teamaccount bewerken .

   3. Klik op Bijwerken.

5. Toegangsrechten voor inhoud bijwerken:

   1. Klik op Inhoudsrollen en -rechten beheren.

   2. Selecteer de gewenste inhoudsrol en inhoudstoegang in het deelvenster Teamaccount bewerken.

   3. Klik op Bijwerken.

NOTITIE

Voor teamaccounts wordt de toegang overgenomen, waardoor ze zowel categorieën als subcategorieën kunnen bekijken, tenzij de toegang expliciet wordt beperkt.

Een teamaccount verwijderen

U kunt een teamaccount op een van de volgende twee manieren verwijderen:

1. Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk in de Knowledge Base-portal.

2. Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Users & security > Team accounts & groups > Team accounts.

3. Plaats de muisaanwijzer op het gewenste teamaccount en klik op het Delete pictogram ().

   U kunt ook het selectievakje naast een of meer accounts inschakelen en bovenaan op () klikken Delete .

4. Klik in Yes het Delete bevestigingsvenster.

Teamaccounts omzetten in lezers

Een teamaccount omzetten in een lezersaccount:

1. Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk in de Knowledge Base-portal.

2. Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Users & security > Team accounts & groups.

3. Selecteer een of meer Document360 Team-accounts (niet-SSO) en klik op Converteren naar lezer.

   NOTITIE

   Als u een SSO-teamaccount selecteert bij het converteren van teamaccounts naar lezers, wordt de gebruiker geconverteerd naar een SSO-lezer.

4. Wijs de gewenste machtigingen voor inhoudstoegang toe in de vervolgkeuzelijst voor inhoudstoegang .

5. Als optionele stap kunt u de gebruiker toewijzen aan bestaande lezersgroepen vanuit de vervolgkeuzelijst Kaart met bestaande lezersgroep .

6. Klik op Bevestigen om het teamaccount om te zetten in een lezer.

   NOTITIE

   Wanneer een teamaccount wordt geconverteerd naar een lezer, blijven alle bijdragen die zijn gedaan terwijl ze de rol van teamaccount hadden, behouden.

Teamaccounts omzetten naar SSO

Een teamaccount omzetten in een SSO-account:

1. Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk in de Knowledge Base-portal.

2. Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Users & security > Team accounts & groups > Team accounts.

3. Selecteer een of meer Document360 Team-accounts (niet-SSO) en klik op Converteren naar SSO-account.

4. Kies in de vervolgkeuzelijst SSO selecteren een SSO-configuratie.

5. Klik op Doorgaan.

   De SSO-accounts worden geïdentificeerd door een SSO-badge die naast hun naam wordt weergegeven.

NOTITIE

Als je een teamaccount omzet in een SSO-account, worden alle eerdere bijdragen aan artikelen bijgeschreven op Anoniem.

Een teamaccount deactiveren en opnieuw activeren

Volg de onderstaande stappen om een teamaccount te deactiveren:

1. Navigeer naar () in de linkernavigatiebalk in de Knowledge Base-portal.

2. Navigeer in het linkernavigatiedeelvenster naar Users & security > Team accounts & groups > Team accounts.

3. Selecteer het gewenste teamaccount en klik bovenaan op Deactiveren .

   Het deactiveringspaneel voor teamaccount bevestigen wordt weergegeven.

NOTITIE

• U kunt alle standaard-, SSO-team- of lezersaccounts deactiveren.

• Gedeactiveerde accounts verliezen de toegang tot het portaal, maar behouden hun gegevens in documentatie, analyses, enz.

• De deactivering wordt pas van kracht nadat de huidige SSO-sessie is beëindigd. De SSO-gebruiker blijft aangemeld totdat de sessie opnieuw wordt ingesteld.

3. Als u zich in een privé - of gemengd privéproject bevindt, klikt u op het selectievakje Converteren naar lezer om het geselecteerde teamaccount om te zetten in een lezersaccount.

   1. Configureer de toegang tot inhoud en wijs deze toe aan een bestaande lezersgroep.

   2. Klik op Converteren.

   Het teamaccount wordt nu omgezet in een lezersaccount in plaats van te worden gedeactiveerd.

4. Klik anders op Deactiveren om het teamaccount te deactiveren.

Volg de onderstaande stappen om een gedeactiveerd teamaccount opnieuw te activeren:

1. Selecteer een of meer gedeactiveerde teamaccounts.

2. Klik op Activeren.

3. Klik op Bevestigen in het activeringspaneel voor teamaccount .

NOTITIE

Als het opnieuw activeren van een gedeactiveerd teamaccount de limiet van je teamaccount overschrijdt, verschijnt het paneel Limiet teamaccount overschrijden . U kunt bestaande actieve teamaccounts verwijderen of extra teamaccounts kopen als add-ons.

Gegevens van teamaccounts filteren en exporteren

Er zijn drie knoppen te vinden bovenaan de lijst: Filter, Exporteren en Maken.

Teamaccounts filteren

De lijst met teamaccounts verfijnen:

1. Klik op de knop Filter .

2. Gebruik de volgende parameters om uw zoekopdracht te verfijnen en klik vervolgens op Toepassen:

   1. Inlogstatus: Zowel ingelogde lezers als nooit ingelogde lezers.

   2. Laatste inlogdatum: Alle, 7 dagen, 30 dagen, 3 maanden, 1 jaar en aangepaste datum.

   3. Accounttypen: Alles selecteren, Document360-gebruiker, SSO-gebruiker.

      NOTITIE

      Als u het filter voor SSO-gebruikers selecteert, wordt een lijst met beschikbare SSO-configuraties weergegeven.

   4. Status: Alle, Actief, Inactief.

   

Teamaccounts exporteren

Klik op de  knop Exporteren om de gefilterde lijst met teamaccounts als csv-bestand te downloaden naar de lokale opslag van uw apparaat.

Koop meer teamaccounts

Als je meer Team-accounts nodig hebt dan je huidige abonnement biedt, kun je ze als add-on kopen. Het totale aantal beschikbare Team-accounts en het totale aantal gebruikte Team-accounts zijn beschikbaar boven aan de pagina.

1. Klik op  Je abonnement upgraden.

   De pagina Kies uw abonnement en factureringscyclus wordt weergegeven.

2. Voer het aantal vereiste teamaccounts in of gebruik het pluspictogram (+) en het minteken (-) om het aantal te selecteren.

   De totale kosten worden hieronder weergegeven.

3. Klik op Betaling bevestigen en er wordt een e-mail met de aankoopgegevens verzonden.

NOTITIE

Lees voor meer informatie het artikel op Purchasing add-ons.

Probleemoplossing

Er treedt een fout op bij het toevoegen van een teamaccount

Fout: Fout bij het toevoegen van volgende e-mails

Deze fout treedt meestal op vanwege een van de volgende redenen:

1. Niet-ondersteunde tekens in het e-mailadres
   Document360 ondersteunt alleen e-mailadressen die standaardtekens bevatten. Van de speciale tekens zijn alleen onderstrepingstekens (_) en koppelteken (-) toegestaan.

   Voorbeeld:
   Als u probeert toe te voegen tom&34@barny.com , resulteert dit in een fout omdat het ampersand (&) geen ondersteund teken is.

2. E-mailadres dat al is gekoppeld aan een SSO-account voor lezers

   Als de e-mail-ID die u probeert toe te voegen als een teamaccount al is gekoppeld aan een SSO-account van Reader, blokkeert het systeem de toevoeging en wordt hetzelfde foutbericht weergegeven.

Stappen om op te lossen:

• Zorg ervoor dat het e-mailadres geen andere speciale tekens bevat dan onderstrepingsteken (_) en koppelteken (-)

• Werk het e-mailadres bij zodat het de standaard e-mailopmaak volgt

• Probeer opnieuw het teamaccount of de lezer toe te voegen met het gecorrigeerde e-mailadres

• Controleer of het e-mailadres nog niet is gebruikt in een SSO-account voor lezers