Teamaccounts beheren

Plannen ter ondersteuning van het beheren van teamaccounts

U kunt teamaccounts efficiënt beheren om naadloze samenwerking te garanderen. U kunt nieuwe teamaccounts maken, bestaande accounts bewerken om rollen of machtigingen bij te werken en accounts verwijderen die niet meer nodig zijn. Bovendien kunt u teamaccounts converteren naar SSO of readers, zodat u zich flexibel kunt aanpassen aan de veranderende behoeften van uw team.

NOTITIE

Elk bestaand teamaccount met machtigingen kan een teamaccount toevoegen of beheren, inhoudstoegang toewijzen en meer.

Overzicht van de pagina Teamaccount en groepen

Om toegang te krijgen tot de pagina Teamaccount en groepen :

Navigeer naar () >Users & security > Team accounts & groups > Team accounts in de Knowledge Base-portal.

Belangrijkste elementen van de teamaccountpagina:

1. Zoeken in teamaccount: zoek naar een teamaccount op naam of e-mailadres.

2. Lijst met teamaccounts: Geeft alle teamaccounts in het project weer.

3. Status: Geeft aan of het account actief of inactief is. Een inactieve status geeft aan dat het account is gedeactiveerd.

4. Rol: Hiermee wordt de portal roleweergegeven, zoals Eigenaar, Beheerder, Inzender of een aangepaste rol.

5. Inhoudsrol en toegang: Toont de content role en content access die aan het account zijn toegewezen.

6. Groepsnaam: Als het account tot een groep behoort, wordt de groepsnaam weergegeven.

   Selecteer het gewenste teamaccount en de volgende opties verschijnen:

7. Convert to SSO account: Zet het teamaccount om naar een SSO-account.

8. Convert to reader account: Zet het teamaccount om naar een lezersaccount.

9. Deactivate/Activate: Deactiveer of activeer het teamaccount.

10. Delete: Verwijder het teamaccount.

    Plaats de muisaanwijzer op een teamaccount om toegang te krijgen tot:

11. E-mailmeldingen (): Bekijk de e-mailactiviteitsgeschiedenis van de afgelopen 30 dagen.

12. Edit (): Bewerk de configuratie van het teamaccount.

13. Delete (): Verwijder het teamaccount.

    Andere kenmerken:

14. Export CSV: Exporteer de lijst met teamaccounts als een CSV-bestand.

15. Filter: Gebruik filters om de resultaten te verfijnen op portaltype, accounttype of status.

16. Add: Voeg een nieuw teamaccount toe.

Een nieuw teamaccount toevoegen

Als u een of meer teamaccounts aan uw project wilt toevoegen,

1. Navigeer naar () > Users & security > Team accounts & groups tabblad > Teamaccounts in de Knowledge Base-portal.

2. Klik op > teamaccount toevoegen om het venster Nieuw teamaccount te openen.

3. Voer in het veld E-mail de e-mailadressen in van de accounts die u wilt toevoegen.

   NOTITIE

   U kunt maximaal 5 e-mails tegelijk toevoegen, gescheiden door een komma.

4. Schakel het selectievakje SSO gebruiker in om het teamaccount toe te voegen als SSO-gebruiker.

5. Als u het selectievakje voor SSO-gebruiker heeft ingeschakeld, selecteert u een SSO-configuratie in het vervolgkeuzemenu SSO selecteren .

6. Schakel het selectievakje Uitnodigingen overslaan in als u niet wilt dat uw nieuwe gebruikers een uitnodigingsmail ontvangen.

7. Kies de gewenste projectrol voor de nieuwe accounts.

   • Admin: Beheerders hebben toegang tot alle functies, behalve facturering. Ze kunnen gebruikers, projecten en configuraties beheren.

   • Donateur: Bijdragers kunnen conceptartikelen en categoriepagina's maken, bewerken en publiceren.

   • Beoordelaar: Beoordelaars hebben alleen de mogelijkheid om in te loggen op de Knowledge Base-portal om toegang te krijgen tot artikelen die aan hen zijn toegewezen voor beoordeling.

   • Aangepaste rol: Organisaties kunnen rollen maken met specifieke machtigingen op basis van hun behoeften.

   NOTITIE

   U kunt geen afzonderlijke portalrollen kiezen voor elke e-mail die u invoert in het veld E-mail .

8. Selecteer de gewenste inhoudsrol voor de nieuwe teamaccounts.

   • Ontwerp schrijver: Conceptschrijvers kunnen artikelen en categoriepagina's maken en bewerken, maar kunnen ze niet publiceren.

   • Editor: Redacteuren beheren artikelen, categorieën, stations, workflows en hergebruik van inhoud.

   • Revisor: Revisoren kunnen opmerkingen aan artikelen toevoegen, de workflowstatus bijwerken en vervaldatums instellen voor workflowstatussen.  

   • Geen: In eerste instantie is er geen specifieke inhoudsrol toegewezen. Dit kan later indien nodig worden gewijzigd.

   NOTITIE

   U kunt meerdere inhoudsrollen kiezen voor verschillende inhoudstoegang door te klikken op de optie Nog een inhoudsrol toevoegen .

9. Kies het gewenste niveau van inhoudstoegang voor de rol Inhoud.

   • Geen: Selecteer deze optie als de gebruiker geen toegang moet hebben tot de inhoud van de kennisbank.

   • Alle: Kies deze optie om toegang te verlenen tot alle inhoud van de kennisbank in alle werkruimten en talen.

   • Werkruimte/Taal: Beperk de toegang tot inhoud binnen specifieke werkruimten en talen. Gebruikers kunnen alleen inhoud bekijken die voor deze selecties is bedoeld.

   • Categorie: Beperk de toegang tot bepaalde categorieën binnen opgegeven werkruimten en talen. Gebruikers hebben alleen toegang tot inhoud die is gecategoriseerd onder geselecteerde categorieën.

10. Wijs ten slotte groepen toe voor de nieuwe teamaccounts in de vervolgkeuzelijst Groepen toewijzen . Dit veld is optioneel. U kunt ook teamaccounts toevoegen zonder ze aan een groep te koppelen.

11. Als u klaar bent, klikt u op Nieuw teamaccount.

Teamaccounts importeren

U kunt de functie Teamaccounts importeren gebruiken om meer dan vijf accounts tegelijk toe te voegen. Nieuwe teamaccounts toevoegen aan uw project:

1. Navigeer naar () > Users & security > Team accounts & groups tabblad > Teamaccounts in de Knowledge Base-portal.

2. Klik op Toevoegen > Teamaccounts importeren om het deelvenster Teamaccounts importeren te openen.

3. Schakel het selectievakje SSO-gebruiker in om de teamaccounts toe te voegen als SSO-gebruiker.

4. Als u het selectievakje voor SSO-gebruiker heeft ingeschakeld, selecteert u een SSO-configuratie in het vervolgkeuzemenu SSO selecteren .

5. Download het CSV-bestandssjabloon door op de optie "Sjabloon downloaden" te klikken.

6. Open het gedownloade CSV-bestand in een lokale toepassing, zoals MS Excel, en voer de e-mailadressen en voor- en achternaam van het nieuwe account in.

7. Sla het bestand op en upload het CSV-bestand in het Document360-paneel door op Klik om te uploaden te klikken. U kunt het bestand ook slepen en neerzetten in het aangewezen neerzetframe.

   De gegevens worden gevalideerd en de Geldige e-mails en Ongeldige e-mails worden weergegeven in de overzichtstabel Validatie .

8. Klik op het selectievakje Uitnodigingsmail overslaan als u niet wilt dat uw nieuwe gebruikers een uitnodigingsmail ontvangen.

9. Wijs de portalrol, de inhoudsrol, de inhoudstoegang en de groep toe voor de geïmporteerde teamaccounts met behulp van de respectieve vervolgkeuzelijst.

10. Klik op de knop Importeren .

Teamaccounts beheren

Een teamaccount bewerken

Volg de onderstaande stappen om de configuratie van een teamaccount te bewerken:

1. Navigeer naar () > Users & security  >Team accounts & groups > Team accounts in de Knowledge Base-portal.

2. Plaats de muisaanwijzer op het gewenste teamaccount en klik op het pictogram Bewerken ().

3. De portalrol bijwerken:

   1. Klik op Projectrol beheren.

   2. Selecteer de gewenste portaalrol in het paneel Teamaccount bewerken .

   3. Klik op Bijwerken.

4. Toegangsrechten voor inhoud bijwerken:

   1. Klik op Inhoudsrollen en -rechten beheren.

   2. Selecteer de gewenste inhoudsrol en inhoudstoegang in het deelvenster Teamaccount bewerken.

   3. Klik op Bijwerken.

NOTITIE

Voor teamaccounts wordt de toegang overgenomen, wat betekent dat ze zowel categorieën als subcategorieën kunnen zien, tenzij de toegang handmatig wordt geblokkeerd voor een subcategorie.

Een teamaccount verwijderen

U kunt een teamaccount op twee manieren verwijderen:

1. Navigeer naar () > Users & security > Team accounts & groups > Team accounts in de Knowledge Base-portal.

2. Plaats de muisaanwijzer op het gewenste teamaccount en klik op het pictogram Verwijderen ().

   U kunt ook het selectievakje naast een of meer accounts inschakelen en bovenaan op Verwijderen () klikken.

3. Klik op Ja in het bevestigingsvenster Verwijderen .

Teamaccounts omzetten naar lezers

Een teamaccount omzetten in een lezersaccount:

1. Navigeer naar () > Users & security > Team accounts & groups.

2. Selecteer een of meer Document360 Team-accounts (niet-SSO) en klik op Converteren naar lezer.

   NOTITIE

   Als u een SSO-teamaccount selecteert bij het converteren van teamaccounts naar lezers, wordt de gebruiker geconverteerd naar een SSO-lezer.

3. Wijs de gewenste machtigingen voor inhoudstoegang toe in de vervolgkeuzelijst voor inhoudstoegang .

4. Als optionele stap kunt u de gebruiker toewijzen aan bestaande lezersgroepen vanuit de vervolgkeuzelijst Kaart met bestaande lezersgroep .

5. Klik op Bevestigen om het teamaccount om te zetten in een lezer.

   NOTITIE

   Wanneer een teamaccount wordt geconverteerd naar een lezer, blijven alle bijdragen die zijn gedaan terwijl ze de rol van teamaccount hadden, behouden.

Teamaccounts omzetten naar SSO

Een teamaccount omzetten in een SSO-account:

1. Navigeer naar () > Users & security > Team accounts & groups > Team accounts in de Knowledge Base-portal.

2. Selecteer een of meer Document360 Team-accounts (niet-SSO) en klik op Converteren naar SSO-account.

3. Kies in de vervolgkeuzelijst SSO selecteren een SSO-configuratie.

4. Klik op Doorgaan.

   De SSO-accounts worden geïdentificeerd door een SSO-badge die naast hun naam wordt weergegeven.

NOTITIE

Als je een teamaccount omzet in een SSO-account, worden alle eerdere bijdragen aan artikelen bijgeschreven op Anoniem.

Een teamaccount deactiveren en activeren

Volg de onderstaande stappen om een teamaccount te deactiveren:

1. Navigeer naar () > Users & security  >Team accounts & groups > Team accounts in de Knowledge Base-portal.

2. Selecteer het gewenste teamaccount en klik bovenaan op Deactiveren .

   Het deactiveringspaneel voor teamaccount bevestigen wordt weergegeven.

NOTITIE

• U kunt alle standaard-, SSO-team- of lezersaccounts deactiveren.

• Gedeactiveerde accounts verliezen de toegang tot het portaal, maar behouden hun gegevens in documentatie, analyses, enz.

• De deactivering wordt pas van kracht nadat de huidige SSO-sessie is beëindigd. De SSO-gebruiker blijft aangemeld totdat de sessie opnieuw wordt ingesteld.

3. Als u zich in een privé - of gemengd privéproject bevindt, klikt u op het selectievakje Converteren naar lezer om het geselecteerde teamaccount om te zetten in een lezersaccount.

   1. Configureer de toegang tot inhoud en wijs deze toe aan een bestaande lezersgroep.

   2. Klik op Converteren.

   Het teamaccount wordt nu omgezet in een lezersaccount in plaats van te worden gedeactiveerd.

4. Klik anders op Deactiveren om het teamaccount te deactiveren.

Volg de onderstaande stappen om een gedeactiveerd teamaccount te activeren:

1. Selecteer een of meer gedeactiveerde teamaccounts.

2. Klik op Activeren.

3. Klik op Bevestigen in het activeringspaneel voor teamaccount .

NOTITIE

Als het activeren van een gedeactiveerd teamaccount de limiet van je teamaccount overschrijdt, verschijnt het paneel Overschrijding van de teamaccountlimiet . U kunt bestaande actieve teamaccounts verwijderen of extra teamaccounts kopen als add-ons.

Gegevens van teamaccounts filteren en exporteren

Er zijn drie knoppen te vinden bovenaan de lijst: Filter, Exporteren en Maken.

Teamaccounts filteren

De lijst met teamaccounts verfijnen:

1. Klik op de knop Filter .

2. Gebruik de volgende parameters om uw zoekopdracht te verfijnen en klik vervolgens op Toepassen:

   1. Inlogstatus: Zowel ingelogde lezers als Nooit ingelogde lezers.

   2. Laatste inlogdatum: Alle, 7 dagen, 30 dagen, 3 maanden, 1 jaar en aangepaste datum.

   3. Accounttypen: Alles selecteren, Document360-gebruiker, SSO-gebruiker.

      NOTITIE

      Als u het filter voor SSO-gebruikers selecteert, wordt een lijst met beschikbare SSO-configuraties weergegeven.

   4. Status: Alle, Actief, Inactief.

   

Teamaccounts exporteren

Klik op de knop Exporteren om de gefilterde lijst met teamaccounts als csv-bestand te downloaden naar de lokale opslag van uw apparaat.

Koop meer teamaccounts

Als je meer Team-accounts nodig hebt dan je huidige abonnement biedt, kun je ze als add-on kopen. Het totale aantal beschikbare Team-accounts en het totale aantal gebruikte Team-accounts zijn beschikbaar boven aan de pagina.

1. Klik op Je abonnement upgraden.

   De pagina Kies uw abonnement en factureringscyclus wordt weergegeven.

2. Voer het aantal vereiste teamaccounts in of gebruik het pluspictogram (+) en het minteken (-) om het aantal te selecteren.

   De totale kosten worden hieronder weergegeven.

3. Klik op "Betaling bevestigen" en de e-mail met de aankoopinformatie wordt verzonden.

NOTITIE

Lees voor meer informatie het artikel op Purchasing add-ons.

Probleemoplossing

Er treedt een fout op bij het toevoegen van een teamaccount

Fout: Fout bij het toevoegen van volgende e-mails

De foutmelding 'Fout bij het toevoegen van volgende e-mails' wordt weergegeven wanneer het opgegeven e-mailadres niet-ondersteunde speciale tekens bevat. Document360 staat alleen onderstrepingstekens (_) en koppeltekens (-) toe in e-mailadressen.

Als u bijvoorbeeld probeert een teamaccount of -lezer toe te voegen met het e-mailadres "tom&34@barny.com", resulteert dit in de fout "Fout bij het toevoegen van volgende e-mails: tom&34@barny.com", omdat het een ampersand (&) bevat, die niet wordt ondersteund.

Stappen om op te lossen:

• Zorg ervoor dat het e-mailadres geen andere speciale tekens bevat dan onderstrepingstekens (_) en koppelteken (-).

• Werk het e-mailadres bij zodat het de standaard e-mailopmaak volgt.

• Probeer het teamaccount of de lezer opnieuw toe te voegen met het gecorrigeerde e-mailadres.

Veelgestelde vragen