Privénotities

Private notities zijn een interne inhoudsfunctie waarmee projectteamleden en specifieke lezersgroepen inhoud kunnen zien die verborgen is voor het grote publiek. Privénotities zijn alleen zichtbaar voor ingelogde teamleden en verschijnen nooit voor lezers op de kennisbanksite.

Privénotities zijn ideaal voor interne herinneringen, reviewopmerkingen en redactionele instructies die direct in de inhoud van het artikel worden geplaatst.

Wanneer kun je privénotities gebruiken?

• Laat een briefje achter waarin een inhoudsdeskundige wordt gevraagd een specifieke bewering of stap te verifiëren voordat het artikel wordt gepubliceerd
• Marker een sectie die opnieuw bekeken moet worden wanneer een nieuwe productversie wordt uitgebracht, zonder gepubliceerde inhoud te verstoren
• Geef achtergrondinformatie of bronreferenties in het artikel die alleen relevant zijn voor het documentatieteam
• Laat instructies achter voor de volgende persoon in de beoordelingsworkflow over wat er nog gedaan moet worden
• In een kennisbank in Privé- of Gemengde modus gebruik je de zichtbaarheid van lezersgroepen om notities alleen aan een geselecteerd publiek te tonen, zoals bètagebruikers of interne teams

Voeg een privénotitie in

1. Typ /Private note en druk Enterop .
2. Een privé-nootblok wordt ingevoegd op de positie van de cursor. Klik erin om je content toe te voegen.

Klik na het invoegen op de privénotitie om toegang te krijgen tot het zwevende menu:

Zichtbaarheidsinstellingen

Standaard zijn privénotities zichtbaar voor alle teamleden. Je kunt de zichtbaarheid verder beperken met de optie Zichtbaarheid.

1. Klik op de privénotitie om het zwevende menu te openen.
2. Klik op het pictogram Zichtbaarheidsinstellingen .
3. Er verschijnt een paneel met de volgende opties:
   • Alles — Zichtbaar voor alle ingelogde teamleden.
   • Beveiligingsgroepen — Selecteer specifieke teamaccountgroepen uit het dropdown om de zichtbaarheid alleen tot die groepen te beperken.
   • Lezersgroepen — Alleen van toepassing op Private en Mixed mode kennisbases. Selecteer specifieke lezersgroepen die de notitie zouden moeten kunnen zien.

Verwijder een privénotitie

Klik op de privénotitie en selecteer het Verwijderen-icoon in het zwevende menu.

Privénotities in PDF-exporten

Wanneer lezers een artikel met een privénotitie downloaden via de optie Download as PDF op de kennisbanksite, wordt de privénotitie niet opgenomen in het geëxporteerde bestand.

Best practices

• Houd privénotities kort en uitvoerbaar — het zijn interne communicatiemiddelen, geen plaatsen voor uitgebreide documentatie.
• Vermeld altijd de naam of rol van de beoogde ontvanger in de notitie, zodat teamleden weten aan wie de reactie gericht is.
• Verwijder of los persoonlijke notities voordat een artikel als voltooid beschouwt. Het achterlaten van verouderde notities in gepubliceerde artikelen zorgt voor verwarring voor toekomstige redacteuren.
• Gebruik de zichtbaarheidsinstelling van de beveiligingsgroepen om notities te beperken tot alleen de relevante teamleden, vooral in grote teams waar niet alle leden elke notitie hoeven te zien.
• Plaats geen gevoelige of vertrouwelijke informatie in privénotities als er enig risico is dat het artikel wordt afgedrukt of opgeslagen als PDF via de browser — gebruik in plaats daarvan een veilig intern kanaal.

FAQ