De leesbonnetjesfunctie helpt je te zien wie een artikel heeft gelezen en erkend. Wanneer ingeschakeld, moeten lezers naar het einde van het artikel scrollen en bevestigen dat ze het hebben gelezen voordat de bevestiging wordt opgenomen.
Wanneer leesbevestigingen te gebruiken
- Gebruik leesbonnen op compliance-artikelen, beveiligingsbeleid of standaard operationele procedures waar bewijs van lezerschap vereist is.
- Gebruik ze voor onboardingdocumentatie om te bevestigen dat nieuwe teamleden verplichte leesstof hebben afgerond.
- Gebruik regels op categorieniveau om bevestigingseisen toe te passen op een heel gedeelte van je kennisbank zonder elk artikel afzonderlijk te configureren.
Beheer leesbevestigingen
Er zijn drie manieren om leesbevestigingen in Document360 te beheren.
Bulk uit Alle artikelen
Zet of uit leesbevestigingen voor meerdere artikelen tegelijk vanaf de pagina Alle artikelen. Het beste is om leesbevestigingen in één sectie toe te passen of te verwijderen.
Lees meer →Individuele artikelinstellingen
Schakel leesbevestigingen in of uit voor een enkel artikel in het artikelinstellingenpaneel. Het beste voor gerichte artikelen zoals specifieke beleidsregels of procedures.
Lees meer →Regels op categorieniveau
Maak regels die leesbevestigingen toepassen op hele categorieën vanuit de instellingen van de kennisbank. Het beste is het afdwingen van leesbevestigingen over een volledig deel van je kennisbasis.
Lees meer →Bulk uit Alle artikelen
- Navigeer naar Documentatie () in de linker navigatiebalk.
- Klik op Alle artikelen () in het linker navigatiepaneel.
- Selecteer de artikelen die je wilt bijwerken.
- Om leesbevestigingen in te schakelen, klik je op Leesontvangst inschakelen. Om uit te schakelen, klik op Uitschakelen leesontvangst.
- Beweeg je muis over het pictogram Read receipt () naast een artikelnaam om te zien hoeveel lezers dat artikel hebben erkend.
Als leesbevestigingen zijn geconfigureerd via categorie-niveau regels in Instellingen, kunnen ze niet worden gewijzigd vanaf de pagina Alle artikelen.
Individuele artikelinstellingen
- Navigeer naar het artikel in het kennisbankportaal.
- Klik op het Meer () icoon in de artikelkop en selecteer opties voor Meer artikelen.
- Ga in het panelje Artikelinstellingen naar het tabblad 'Ontvangstbewijs lezen '.
- Zet de knop 'Lees bewijzen' inschakelen voor dit artikel in.
- Klik op Opslaan.
Regels op categorieniveau
Regels op categorieniveau passen leesbevestigingen automatisch toe op alle artikelen binnen een categorie. Regels worden in volgorde geëvalueerd en de eerste matchingregel treedt in werking. Je kunt tot 20 regels per project maken.
- Ga naar Instellingen () in de linker navigatiebalk.
- Ga naar de Knowledge Base-site > leesontvangst. De pagina met leesbonnen toont eerder gemaakte regels.
- Klik op Regel aanmaken.
- In het regelpaneel Aanmaken van leesontvangstbewijzen voer je een regelnaam in van maximaal 50 tekens.
- Kies de zichtbaarheidsoptie: Toon om leesbevestigingen voor de categorie in te schakelen, of Verberg om deze uit te sluiten.
De volgorde waarin regels verschijnen bepaalt welke regel van kracht wordt. Als Regel 1 is ingesteld om de bevestiging voor categorie A te activeren en regel 2 is ingesteld om deze voor dezelfde categorie te deactiveren, dan krijgt de regel hoger in de lijst voorrang.
- Selecteer de categorieën waarop de regel wordt toegepast.
- Indien nodig, wijs je de regel toe aan specifieke lezersgroepen.
- Klik op Aanmaken.
Lees de ontvangstpagina
De pagina Leesontvangstbewijs in Instellingen biedt een gedetailleerd overzicht van alle geconfigureerde regels.
| Element | Beschrijving |
|---|---|
| a. Reël aanmaken | Klik om een nieuwe leesbevestigingsregel aan te maken voor kennisbankcategorieën. |
| b. Herschikken van regels | Drag-regels om ze te herordenen. De eerste regel in de lijst gaat voor wanneer meerdere regels op dezelfde categorie van toepassing zijn. |
| c. Naam | Toont de naam van elke leesontvangstregel. |
| d. Zichtbaarheid | Geeft aan of de regel is ingesteld op Tonen of Verbergen. |
| e. Regels | Toont de categorieën waarop de regel wordt toegepast. |
| f. Dependency viewer | Bekijk en bewerk de categorieën waarin de regel wordt toegepast. |
| g. Bewerking | Beweeg je muis over een regel en klik op Bewerken om deze aan te passen. |
| h. Verwijderen | Beweeg met de muis over een regel, klik op Verwijderen en bevestig dat je deze verwijdert. |
Als leesbevestigingen in Instellingen zijn geconfigureerd, kunnen ze niet worden aangepast op artikelniveau. Leesbonnen kunnen worden toegevoegd aan zowel concept- als gepubliceerde artikelen. Bij het forken en herpubliceren van een artikel met bevestiging ingeschakeld, moeten lezers het hergepubliceerde artikel opnieuw erkennen.
Lezerserkenning op de kennisbanksite
Zodra een leesbewijs is ingesteld, zien lezers bovenaan het artikel een banner met de tekst "Uw bevestiging is vereist bij het lezen."
Om een artikel te erkennen:
- Navigeer naar het artikel op de kennisbanksite.
- Scroll naar het einde van het artikel.
- Selecteer het selectievakje om te bevestigen en klik op Verzenden. Een bevestigingsbericht verschijnt bovenaan het artikel.
Pagina voor bevestiging vereist
Lezers kunnen alle artikelen die hun erkenning vereisen bekijken via de pagina 'Erkenning vereist '. Rechtsboven op de startpagina van de kennisbanksite toont een Aankondiging ()-icoon het aantal wachtende bevestigingen. Klik erop om de pagina te openen.
De pagina bevat de volgende filteropties:
Werkruimte:
- Huidige werkruimte: Filtert artikelen alleen binnen de huidige werkruimte.
- Alle werkruimtes: Filtert artikelen over alle werkruimtes.
- Specifiek: Maakt het mogelijk om specifieke werkruimtes te selecteren.
Bevestigingsstatus:
- Vereist: Toont artikelen die nog niet zijn erkend.
- Bevestigd: Toont artikelen die al zijn erkend.
Monitor leesbevestigingen in Analytics
De bevestigingsgegevens van de leesontvangstbevestiging worden bijgehouden in het Analytics-gedeelte van het kennisbankportaal.
- Navigeer naar Analytics () in de linker navigatiebalk.
- Ga naar Artikelen.
- Klik in de sectie Top artikelen op Bekijk alle. De pagina Alle Artikelen verschijnt met een kolom 'Leesbonnetje' met bevestigingsgegevens voor elk artikel.
Analytics voor leesbonnen houdt alleen lezersaccounts bij. Gebruikers, waaronder eigenaren, beheerders, redacteuren en bijdragers, worden niet gevolgd. Wijzigingen in artikelen worden binnen 15 minuten in analytics weergegeven.
Best practices
- Schakel leesbevestigingen alleen in op artikelen waar erkenning echt belangrijk is. Overmatig gebruik van de functie kan erkenningsmoeheid bij lezers veroorzaken.
- Gebruik regels op categorieniveau om ervoor te zorgen dat nieuwe artikelen die aan een compliance- of onboardingsectie worden toegevoegd automatisch bevestiging vereisen zonder handmatige configuratie.
- Bekijk regelmatig bevestigingsgegevens in Analytics om lezers te identificeren die verplichte literatuur niet hebben afgerond, vooral na een beleidsupdate.
- Combineer leesbevestigingen met reviewherinneringen om ervoor te zorgen dat artikelen die bevestiging vereisen ook up-to-date worden gehouden.
FAQ
Moeten lezers elke keer dat een artikel wordt bijgewerkt opnieuw bevestigen?
Ja. Wanneer een artikel met bevestiging ingeschakeld wordt geforkt en opnieuw gepubliceerd, moeten lezers de hergepubliceerde versie erkennen. Eerdere bevestigingen gelden alleen voor de versie die actueel was op het moment van de bevestiging.
Wat is het maximale aantal leesbevestigingsregels dat ik kan maken?
Je kunt tot 20 regels voor leesbevestiging per project maken.
Kan ik de tekst aanpassen in het lezersbevestigingsformulier?
Ja. Je kunt de bevestigingsformuliertekst lokaliseren of aanpassen met behulp van de functie Localization variables. Ga naar Instellingen () > Knowledge base-portaal > Localization & Workspaces. Vouw in het tabblad Localisatievariabelen de Leesontvangst-accordeon uit om elementen bij te werken zoals Klik om te beoordelen en te bevestigen, Bevestigingsstatus en Vereist. Klik op Opslaan.
Wat gebeurt er met de regels voor lezersbevestiging bij het klonen van artikelen of categorieën tussen werkruimtes?
Lezersbevestigingsregels worden niet meegenomen bij het klonen van artikelen of categorieën binnen of tussen werkruimtes. De regels moeten apart worden geconfigureerd voor de nieuwe werkruimte.
Is de leesbonnetjesfunctie beschikbaar voor JWT-projecten?
Ja. De Read receipt-functie wordt ondersteund voor JWT-geconfigureerde projecten. JWT-geauthenticeerde lezers kunnen artikelen op dezelfde manier bevestigen als lezers die via SSO zijn ingelogd, en elke bevestiging wordt vastgelegd met hun e-mailadres en tijdstempel.