Met een privélink kun je elk artikel delen met iemand die geen toegang heeft tot je kennisbankportaal of site. De link is uniek voor het artikel en kan op elk moment worden gegenereerd, gekopieerd en verwijderd. Dit is nuttig om concept- of beperkte artikelen te delen met beoordelaars, belanghebbenden of externe samenwerkingspartners zonder de inhoud te publiceren of toegang tot het portaal te verlenen.
Wanneer privélinks te gebruiken
- Deel een conceptartikel met een stakeholder of inhoudsdeskundige ter beoordeling voordat je het publiceert.
- Deel een beperkt artikel met een externe medewerker die geen gebruiker is in je Document360-project.
- Bied tijdelijke toegang tot de inhoud zonder de ontvanger als lezer of gebruiker toe te voegen.
Maak een privélink aan
- Navigeer naar het artikel in het kennisbankportaal.
- Klik op het Meer () icoon in de artikelheader, of klik op het Meer-icoon naast de artikelnaam in de categorieboom.
- Klik op het deel-link () icoon.
- Klik in het deellinkpaneel op 'Zoek de deelbare link' om een nieuwe link te genereren.
- Klik op Kopiëren om de link te kopiëren en te delen met de ontvanger.
Beheer een privéverbinding
Zodra een privélink is gegenereerd, kun je deze beheren vanuit hetzelfde deellinkpaneel .
| Actie | Hoe te doen |
|---|---|
| Kopieer de link | Klik op Kopiëren in het deellinkpaneel. |
| Verwijder de link | Klik op Link verwijderen. De link wordt onmiddellijk ongeldig voor iedereen waarmee hij gedeeld is. |
| Genereer de link opnieuw | Verwijder eerst de bestaande link en klik dan op 'Get shareable link' om een nieuwe te genereren. |
Hoe private links zich gedragen
- Een privélink geeft alleen toegang tot het specifieke artikel waarvoor het is gemaakt. Als het artikel links naar andere artikelen bevat, zal het klikken op die links de ontvanger oproepen om in te loggen.
- Als het artikel wordt verwijderd, zal de privélink de inhoud van het artikel niet tonen. Als het artikel later uit de prullenbak wordt gehaald of uit een back-up wordt hersteld, werkt dezelfde link opnieuw.
- Aangepaste CSS-styling wordt toegepast in de deelbare linkpreview. Aangepaste JavaScript- en HTML-integraties worden niet ondersteund in private linkpreviews.
- Private links verlopen niet automatisch. Verwijder de link handmatig wanneer toegang niet meer nodig is.
Best practices
- Verwijder privélinks zodra een beoordeling is voltooid om onbedoelde voortdurende toegang te voorkomen.
- Genereer een aparte privélink voor elk artikel als je meerdere artikelen met dezelfde ontvanger wilt delen.
- Gebruik privélinks voor conceptbeoordeling in plaats van een concept te publiceren bij een beperkte lezersgroep. Het is sneller en vereist niet dat de ontvanger als lezer wordt toegevoegd.
FAQ
Mag ik een ongepubliceerd artikel delen met iemand die geen gebruiker is in mijn project?
Ja. Private links werken voor zowel gepubliceerde als ongepubliceerde artikelen. De ontvanger hoeft geen gebruiker of lezer te zijn in je Document360-project om via de link toegang te krijgen tot het artikel.
Verloopt een privé-link automatisch?
Nee. Private links hebben geen automatische vervaldatum. Ze blijven actief totdat je ze handmatig verwijdert uit het deellinkpaneel. Verwijder de link zodra toegang niet meer nodig is.
Wat gebeurt er als ik een privélink verwijder?
De link wordt onmiddellijk ongeldig. Iedereen die probeert het artikel te openen via de verwijderde link, kan het niet langer bekijken. Je kunt op elk moment een nieuwe link voor hetzelfde artikel genereren.
Kan de ontvanger toegang krijgen tot andere artikelen die binnen het gedeelde artikel zijn gelinkt?
Nee. Een privélink geeft alleen toegang tot het specifieke artikel waarvoor het is gemaakt. Door op links naar andere artikelen binnen de inhoud te klikken, wordt de ontvanger gevraagd in te loggen. Genereer en deel aparte privélinks voor elk artikel als meerdere artikelen toegankelijk moeten zijn.
Waarom verschijnt aangepaste JavaScript niet in de deelbare linkpreview?
Aangepaste JavaScript- en HTML-integraties worden niet ondersteund in private link-previews om consistente prestaties en beveiliging te garanderen wanneer inhoud extern wordt benaderd. Aangepaste CSS wordt ondersteund en zal in de preview worden toegepast. Om JavaScript- of HTML-aanpassingen te testen, publiceer het artikel en gebruik toegang tot het via de kennisbanksite, of gebruik een Sandbox-project voor testen.