Werkruimtes

Document360-werkruimtes stellen je in staat om meerdere verschillende kennisbases binnen één project te creëren en beheren. Deze flexibiliteit is vooral waardevol voor organisaties met diverse doelgroepen of documentatiebehoeften, omdat je content kunt organiseren die is afgestemd op specifieke gebruikers of productgebieden. Werkruimtes houden je documentatie georganiseerd, toegankelijk en relevant, ongeacht de complexiteit van je kennisbasis.

Werkruimtes en hun rol definiëren

Wanneer je een Document360-plan aanschaft, krijg je één project dat dient als je kennisbank-repository. Een project kan al je documentatie bevatten, waardoor het eenvoudig is om content op één plek te beheren en te onderhouden. Zie het als het centrale knooppunt voor de inhoud van je kennisbank, of je nu één product hebt of meerdere aanbiedingen.

Binnen je Document360-project kun je één of meer werkruimtes creëren om je documentatie beter te organiseren op basis van doelgroep, productlijnen of andere criteria.

Een werkruimte is in wezen een gespecialiseerd gebied binnen je project dat inhoud kan huisvesten voor een specifieke groep of gebruikssituatie. Bijvoorbeeld:

• Als je documentatie voor één SaaS-product beheert, kan één werkruimte voldoende zijn.

• Als je meerdere producten hebt of aparte documentatiesets nodig hebt voor externe klanten, interne gebruikers en supportteams, kunnen meerdere werkplekken efficiënter zijn.

Het aantal werkruimtes dat je kunt maken hangt af van je Document360-plan.

Beginnen met Workspaces

Wanneer je een nieuw project aanmaakt in Document360, wordt automatisch een standaardwerkruimte met de titel v1 aangemaakt. Je kunt direct beginnen met het opbouwen van je kennisbasis in deze werkruimte of extra werkplekken aanmaken naarmate je documentatiebehoefte zich ontwikkelt.

Het gebruik van meerdere werkruimtes stelt je in staat je documentatie gestroomlijnd, gericht en goed georganiseerd te houden. Op deze manier kan elke gebruiker – van interne teams tot eindklanten – snel en efficiënt toegang krijgen tot relevante informatie.

Een nieuwe werkruimte toevoegen

Om een nieuwe werkruimte toe te voegen,

1. Navigeer naar () >  Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Workspace & localization.

3. Klik onder het tabblad Werkruimte & Lokalisatie op de knop Werkruimte toevoegen .

4. Voer in het dialoog 'nieuwe werkruimte toevoegen ' de vereiste gegevens in.

   1. Selecteer het type Workspace - Knowledge base documentatiesite of API-documentatie workspace.

   2. Voer in het Naamveld de gewenste naam in voor je nieuwe werkruimte in de gewenste taal.

      OPMERKING

      Het Naamveld heeft een tekenlimiet van 30 tekens. Je kunt alleen alfanumerieke tekens en koppeltekens gebruiken.

   3. Het Slug URL-veld wordt automatisch ingevuld op basis van de naam van de werkruimte die je in het Naam-veld hebt opgegeven. Je kunt de URL van je werkruimte verder aanpassen op basis van je wensen.

5. Selecteer vervolgens de status Werkruimte voor je nieuwe werkruimte.

   1. Hoofdwerkruimte: De hoofdwerkruimte is de standaardwerkruimte die gebruikers zullen zien wanneer ze je kennisbanksite bezoeken.

      OPMERKING

      De hoofdwerkruimte moet openbaar zijn en mag niet verouderd worden.

   2.  Bèta: Selecteer bèta om aan te geven dat de werkruimte zich in een creatie-/testfase bevindt en nog niet klaar is om live te gaan.

   3. Openbaar: Selecteer openbaar voor werkruimtes die zichtbaar moeten zijn voor gebruikers.

   4. Verouderd: Selecteer verouderd om aan te geven dat de werkruimte oud is en verouderde informatie bevat.

Basiswerkruimte

Tijdens het aanmaken van een nieuwe werkruimte kun je ervoor kiezen om een nieuwe werkruimte aan te maken of een bestaande werkruimte uit hetzelfde project te kopiëren.

Maak een nieuwe werkruimte aan

Als je kiest voor Een nieuwe werkruimte aanmaken, ontstaat er een lege werkruimte zonder inhoud.

Kopieer bestaande werkruimte

Als je kiest voor Kopiëren bestaande werkruimte, kun je de inhoud van een bestaande werkruimte kopiëren naar je nieuwe werkruimte.

1. Selecteer de werkruimte die je wilt kopiëren uit de lijst met bestaande werkruimtes.

2. Klik op Kies categorieën (optioneel) om specifieke categorieën uit de bestaande categorieën te selecteren. Alleen de inhoud van de geselecteerde categorieën wordt gekopieerd naar de nieuwe werkruimte.

3. Selecteer Nieuw of Bestaande voor interne links.

   1. Als je Nieuw selecteert, verwijst de link van het artikel naar de artikelversie die in de nieuwe werkruimte is aangemaakt.

   2. Als je Bestaande selecteert, verwijst de link naar het oorspronkelijke artikel in de bestaande werkruimte.

Talen

De standaardtaal van je project wordt ook toegewezen als standaardtaal van je nieuwe werkruimte. Om meer talen toe te voegen, klik op het dropdownmenu Nieuwe taal . Zoek in het dropdownmenu naar de gewenste talen en selecteer het selectievakje naast de taalnaam.

Voor meer instellingen die met een taal te maken hebben, klik op het Meer-opties () icoon naast de taalnaam.

• Als standaard instellen: Selecteer deze optie om de bijbehorende taal als standaardtaal voor je kennisbasissite in te stellen.

• Weergavenaam bewerken: Gebruik deze optie om de weergavenaam van je werkruimte bij te werken. De bijgewerkte naam wordt weergegeven op de kennisbanksite wanneer de bijbehorende taal wordt geselecteerd. Je kunt een aangepaste weergavenaam instellen voor je werkruimte in elk van de beschikbare talen.  

• Rechts naar links: Schakel deze schakelaar in voor talen die een rechts-naar-links schrift volgen (Arabisch, Hebreeuws). Door deze schakelaar in te schakelen, begint de inhoud van het artikel rechts en gaat verder naar links in het kennisbankportaal en de kennisbanksite.

• Verbergen: Selecteer deze optie om de taal uit de kennisbank te verbergen. Verborgen talen worden aangegeven door doorhalen in het Knowledge Base-portaal ter referentie.

• Verwijderen: Selecteer deze optie om de taal uit je kennisbank te verwijderen.

Zodra je de details van je nieuwe werkruimte hebt aangepast, klik je rechtsonder op de knop Toevoegen om de nieuwe werkruimte te maken.

Werkruimtes kopen bij Workspaces & lokalisatie

1. Navigeer naar () > Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Workspace & localization.

3. Klik onder het tabblad Werkruimte & Lokalisatie op koop meer aan de rechterkant van het scherm.

OPMERKING

De buy more-link is alleen beschikbaar voor gebruikers die de rol Eigenaar in projecten hebben toegewezen.

3. Voeg werkruimtes toe of verwijder ze in het Aankoop-add-onpaneel . De bijbehorende kosten worden weergegeven als verschuldigd bedrag.

4. Klik op Betaling bevestigen om door te gaan met de betaling. Zodra de betaling is verwerkt, verschijnt er een bericht over betaling en worden de extra werkruimtes succesvol aan je project toegevoegd.

5. Klik op Factuur downloaden om de factuur voor de gedaane betaling te downloaden.

OPMERKING

Je kunt ook werkruimtes kopen via het Factureringsgedeelte in de instellingen van Document360. Lees voor meer informatie het artikel over het kopen van add-ons.

Beheer van werkruimtelabel en wisselgedrag op de kennisbanksite

Document360 stelt je in staat om de term Werkruimte aan te passen binnen het kennisbasisportaal en het wisselgedrag te regelen bij het wisselen tussen werkruimtes (versies) op de kennisbanksite.

OPMERKING

Deze functie is alleen beschikbaar voor nieuwe projecten die na 31 augustus 2024 zijn aangemaakt. Gebruikers die na deze datum van het Legacy-abonnement naar het nieuwe prijsplan zijn overgestapt, kunnen ook gebruikmaken van deze functie.

Het Workspace-label aanpassen

Je kunt Workspace hernoemen om aan te sluiten bij je interne terminologie, zoals "Versie", "Editie" of "Release".

Om het werkruimtelabel bij te werken:  

1. Navigeer naar () > Knowledge base portal > Algemeen in het Kennisbankportaal.

2. Vind op de pagina Projectinstellingen het veld 'Werkruimte aanpassen '-label.

3. Voer je gewenste term in (bijvoorbeeld "Versie") met maximaal 30 tekens en geen speciale tekens.

   OPMERKING

   • Deze wijziging werkt alle instanties van de term Werkruimte bij in de portaal-UI.

   • Het standaardlabel is Werkruimte.

   • Je kunt het Workspace-label voor de kennisbanksite aanpassen vanaf de pagina Localisatievariabelen.

   Configuratie van werkruimte-switching gedrag

   Wanneer een gebruiker wisselt tussen werkruimtes in de Knowledge Base-site, kun je bepalen hoe de omleiding werkt:

4. Onder het veld 'Werkruimte aanpassen ' kunt u een van de volgende opties selecteren:

   1. Doorverwijs naar het hoofdartikel (standaard)
      Gebruikers worden doorgestuurd naar het root-artikel van de geselecteerde werkruimte.

   2. Doorverwijzing naar hetzelfde artikel

      • Als hetzelfde artikel in de doelwerkruimte staat, worden gebruikers ernaar doorgestuurd.

      • Zo niet, dan worden ze doorgestuurd naar het hoofdartikel.

      • Deze instelling is vooral handig wanneer je verschillende versies, gelokaliseerde inhoud of doelgroep-specifieke documentatie onderhoudt, en lezers wilt laten wisselen tussen werkruimtes zonder context te verliezen.

   Voorbeeldscenario:

   Je hebt twee werkruimtes: Werkruimte A en Werkruimte B

   1. Werkruimte A bevat artikelen: A1, A2, A3

   2. Werkruimte B bevat artikelen: A1, A2, A4

      Stel dat Werkruimte B je hoofdwerkruimte is:

      Scenario	Configuratie	Uitkomst
      Je wisselt van werkruimte	Doorverwijzing naar wortelartikel	Altijd doorverwijst naar het root-artikel van de geselecteerde werkruimte
      Je bevindt je op artikel A2 in Werkruimte B en schakelt over naar Werkruimte A	Doorverwijzing naar hetzelfde artikel	Doorverwijzingen naar artikel A2 in Workspace A
      Je zit op artikel A4 in Werkruimte B en schakelt over naar Werkruimte A	Doorverwijzing naar hetzelfde artikel	Doorverwijst naar het hoofdartikel van Workspace A (A4 bestaat daar niet)

5. Klik op Opslaan om je gekozen gedrag toe te passen.

Wisselen van werkruimtes in de documentatie

Om van werkruimte te wisselen:

1. Klik in de sectie Documentatie () van het Kennisbankportaal op het keuzemenu Werkruimte in de bovenste navigatiebalk.

   De dropdown toont alle beschikbare werkruimtes samen met hun bijbehorende talen.

2. Breid de gewenste werkruimte uit en selecteer de voorkeurstaal.

OPMERKING

• Een hoofdbadge naast een werkruimte geeft aan dat dit de primaire standaardwerkruimte is die op de kennisbanksite wordt weergegeven.

• Je kunt de Beta- en Deprecated-tags naast de respectievelijke werkruimtes bekijken.

• Een Standaardbadge naast een taal geeft aan dat dit de standaardtaal is voor die werkruimte.

Probleemoplossing

Foutmelding 404 Page not found bij het navigeren naar een secundaire werkruimte

Fout: 404 Pagina niet gevonden fout

Een 404-fout kan om verschillende redenen optreden, waaronder ontbrekende of beperkte inhoud. Als je dit probleem ervaart terwijl je naar een werkruimte of artikel navigeert, kan het komen door de zichtbaarheidsinstellingen van de werkruimte of het ontbreken van gepubliceerde artikelen.

OPMERKING

Voor andere mogelijke oorzaken van 404-fouten, zie het artikel over 404 Pagina 's.

Stappen om op te lossen:

Deze fout kan optreden door een van de volgende redenen:

1. Controleer of de werkruimte op Publiek staat:

   1. Navigeer naar () >  Knowledge base portal in de linker navigatiebalk van het Kennisbankportaal.

   2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Workspace & localization.

   3. Vind onder het tabblad Werkruimte & Lokalisatie de betreffende werkruimte en klik op het pictogram Bewerken ()

   4. Selecteer in het vakje 'Status' Werkruimte kiezen voor het selectievakje Publiek .

   5. Klik op Update.

      

2. Er worden geen artikelen gepubliceerd in de werkruimte.

3. Alle artikelen in de werkruimte zijn verborgen.

   Zorg ervoor dat er ten minste één artikel wordt gepubliceerd en zichtbaar is op de Knowledge Base-site.