Werkruimten

Plannen ter ondersteuning van toegang tot werkruimte-instellingen in de Knowledge Base-portal 

Met Document360-werkruimten kunt u meerdere afzonderlijke kennisbanken maken en beheren binnen één project. Deze flexibiliteit is vooral waardevol voor organisaties met verschillende doelgroepen of documentatiebehoeften, waardoor u inhoud kunt organiseren die is afgestemd op specifieke gebruikers of productgebieden. Werkruimten houden uw documentatie georganiseerd, toegankelijk en relevant, ongeacht de complexiteit van uw kennisbank.

Werkruimten en hun rol definiëren

Wanneer u een Document360-abonnement aanschaft, krijgt u een enkel project dat dient als uw opslagplaats voor kennisbank. Een project kan al uw documentatie bevatten, waardoor het eenvoudig is om inhoud op één plek te beheren en te onderhouden. Zie het als de centrale hub voor de inhoud van uw kennisbank, of u nu een enkel product of meerdere aanbiedingen heeft.

Binnen uw Document360-project kunt u een of meer werkruimten maken om uw documentatie beter te ordenen op basis van doelgroep, productlijnen of andere criteria.

Een werkruimte is in wezen een gespecialiseerd gebied binnen uw project dat inhoud voor een bepaalde groep of use case kan bevatten. Bijvoorbeeld:

• Als u documentatie voor één SaaS-product beheert, kan één werkruimte voldoende zijn.

• Als u meerdere producten hebt of afzonderlijke documentatiesets nodig hebt voor externe klanten, interne gebruikers en ondersteuningsteams, kunnen meerdere werkruimten efficiënter zijn.

Het aantal werkplekken dat u kunt maken, is afhankelijk van uw Document360-abonnement.

Voordelen van het gebruik van werkruimten

Werkruimten bieden verschillende voordelen die zowel de organisatie van de inhoud als de gebruikerservaring kunnen verbeteren:

• Relevante informatie: Door documentatie op te splitsen in specifieke werkruimten, zorgt u ervoor dat elk publiek alleen inhoud ziet die voor hen relevant is. Dit maakt het voor gebruikers gemakkelijker om de informatie te vinden die ze nodig hebben.

• Betere organisatie: U kunt uw kennisbank segmenteren in goed gedefinieerde gebieden, waardoor het voor teamleden gemakkelijker wordt om inhoud te beheren en bij te werken.

• Teamsamenwerking: Met werkruimten kan uw team effectiever samenwerken door collegiale beoordelingen toe te wijzen, updates bij te houden en feedback te geven binnen aangewezen gebieden.

Gebruiksscenario's van werkruimten

Hier volgen enkele scenario's voor de gebruiker van werkruimten:

Use case 1: Productspecifieke documentatie

Stel je voor dat je een schrijver bent voor een SaaS-bedrijf met meerdere producten, zoals een CRM, een projectmanagementtool en een analyseplatform. In plaats van voor elk product afzonderlijke Document360-projecten aan te schaffen, kunt u voor elk product binnen één project een werkruimte maken. Hierdoor kunt u alle documentatie op één plek beheren, maar met duidelijke grenzen voor de kennisbank van elk product.

Praktijkvoorbeeld 2: Doelgroepspecifieke documentatie

Overweeg een SaaS-product met verschillende documentatiebehoeften voor ontwikkelaars, eindgebruikers en beheerders. Door voor elke doelgroep afzonderlijke werkruimten in te stellen, kunt u ervoor zorgen dat elke groep toegang heeft tot inhoud die relevant is voor hun rol, waardoor verwarring en onnodige complexiteit worden voorkomen.

Use case 3: Interne en externe kennisbanken

Als u zowel interne documentatie (voor uw ondersteunings- of ontwikkelingsteams) als externe documentatie (voor klanten) maakt, kunt u met meerdere werkruimten elke set inhoud eenvoudig gescheiden houden. Met deze structuur kunt u toegangsrechten beheren, zodat alleen aangewezen gebruikers interne documenten kunnen bekijken, terwijl klantgerichte inhoud openbaar blijft.

Beginnen met werkruimten

Wanneer u een nieuw project aanmaakt in Document360, wordt automatisch een standaardwerkruimte met de naam v1 gemaakt. U kunt direct beginnen met het opbouwen van uw kennisbank in deze werkruimte of extra werkruimten maken naarmate uw documentatiebehoeften evolueren.

Door meerdere werkruimten te gebruiken, kunt u uw documentatie gestroomlijnd, doelgericht en overzichtelijk houden. Op deze manier heeft elke gebruiker, van interne teams tot eindklanten, snel en efficiënt toegang tot relevante informatie.

Een nieuwe werkruimte toevoegen

Als u een nieuwe werkruimte wilt toevoegen,

1. Navigeer in de Knowledge Base-portal naar () > Knowledge base portal > Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

2. Klik op de knop Werkruimte toevoegen in de rechterbovenhoek.

3. Voer in het pop-upvenster Nieuwe werkruimte toevoegen de vereiste gegevens in.

   1. Selecteer het type werkruimte - Kennisbank documenten site of API-documentatiewerkruimte

   2. Voer in het veld Naam de gewenste naam in voor uw nieuwe werkruimte in de taal van uw voorkeur.

      NOTITIE

      Het veld Naam heeft een tekenlimiet van 30 tekens. U kunt alleen alfanumerieke tekens en koppeltekens gebruiken.

   3. Het veld Slug-URL wordt automatisch ingevuld op basis van de naam van de werkruimte die u in het veld Naam hebt opgegeven. U kunt de URL van uw werkruimte verder aanpassen op basis van uw vereisten.

4. Selecteer vervolgens de status van de werkruimte voor uw nieuwe werkruimte.

   1. Hoofdwerkruimte: de hoofdwerkruimte is de standaardwerkruimte die gebruikers zien wanneer ze uw kennisbanksite bezoeken.

      NOTITIE

      De hoofdwerkruimte moet openbaar zijn en kan niet worden afgeschaft.

   2. bèta: selecteer bèta om aan te geven dat de werkruimte nog in uitvoering is.

   3. openbaar: selecteer openbaar voor werkruimten die zichtbaar moeten zijn voor gebruikers.

   4. afgeschaft: selecteer afgeschaft om aan te geven dat de werkruimte oud is en verouderde informatie bevat.

Basis werkruimte

Tijdens het maken van een nieuwe werkruimte kunt u ervoor kiezen om een nieuwe werkruimte te maken of een bestaande werkruimte uit hetzelfde project te kopiëren.

Een nieuwe werkruimte maken

Als u Een nieuwe werkruimte maken selecteert, maakt u een lege werkruimte die geen inhoud bevat.

Bestaande werkruimte kopiëren

Als u Bestaande werkruimte kopiëren selecteert, kunt u de inhoud van een bestaande werkruimte naar uw nieuwe werkruimte kopiëren.

1. Selecteer de werkruimte die u wilt kopiëren uit de lijst met bestaande werkruimten.

2. Klik op Categorieën kiezen (optioneel) om specifieke categorieën van de bestaande categorie te selecteren. Alleen de inhoud van de geselecteerde categorieën wordt gekopieerd naar de nieuwe werkruimte.

3. Selecteer Nieuw of Bestaand voor Interne koppelingen.

   1. Als u Nieuw selecteert, verwijst de koppeling van het artikel naar de artikelversie die in de nieuwe werkruimte is gemaakt.

   2. Als u Bestaand selecteert, verwijst de koppeling van het artikel naar de oorspronkelijke artikelversie in de bestaande werkruimte.

Talen

De standaardtaal van uw project wordt ook toegewezen als de standaardtaal van uw nieuwe werkplek. Om meer talen toe te voegen, klikt u op de vervolgkeuzelijst Nieuwe taal . Zoek in de vervolgkeuzelijst naar de gewenste taal of talen en vink het selectievakje naast de taalnaam aan.

Voor meer instellingen met betrekking tot een taal klikt u op het pictogram Meer opties (•••) naast de taalnaam.

• Instellen als standaard: selecteer deze optie om de bijbehorende taal in te stellen als de standaardtaal voor uw kennisbanksite.

• Weergavenaam bewerken: gebruik deze optie om de weergavenaam voor uw werkruimte bij te werken. De bijgewerkte naam wordt weergegeven op de kennisbanksite wanneer de bijbehorende taal is geselecteerd. U kunt een aangepaste weergavenaam instellen voor uw werkruimte in elk van de beschikbare talen.  

• Van rechts naar links: schakel deze schakelaar in voor talen die een script volgen dat van rechts naar links wordt geschreven (Arabisch, Hebreeuws). Door deze schakelaar in te schakelen, begint de inhoud van het artikel van rechts en gaat deze door naar links in de kennisbank en de kennisbanksite.

• Verbergen: selecteer deze optie om de taal te verbergen in de Knowledge Base. Verborgen talen worden ter referentie aangegeven door doorhaling in de Knowledge Base-portal.

• Verwijderen: selecteer deze optie om de taal uit uw Knowledge Base te verwijderen.

Zodra u klaar bent met het aanpassen van de details van uw nieuwe werkruimte, klikt u op de knop Toevoegen rechtsonder om het maken van de nieuwe werkruimte te voltooien.

Werkplekken aanschaffen bij Localization & Workspaces

1. Navigeer in de Knowledge Base-portal naar () > Knowledge base portal > Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

2. Klik op meer kopen aan de rechterkant van het scherm.

NOTITIE

De link Meer kopen is alleen beschikbaar voor gebruikers waaraan de rol Eigenaar in projecten is toegewezen.

3. Voeg werkruimten toe of verwijder ze in het deelvenster Invoegtoepassing Kopen . De bijbehorende kosten worden weergegeven als Verschuldigd bedrag.

4. Klik op Betaling bevestigen om door te gaan met de betaling. Zodra de betaling is verwerkt, wordt een bericht weergegeven dat de betaling is geslaagd en worden de extra werkruimten met succes aan uw project toegevoegd.

5. Klik op Factuur downloaden om de factuur voor de uitgevoerde betaling te downloaden.

NOTITIE

U kunt ook werkruimten aanschaffen via de sectie Facturering in de instellingen van Document360. Lees voor meer informatie het artikel op Purchasing add-ons.

Probleemoplossing

Fout 404 Page not found aangetroffen bij het navigeren naar een secundaire werkruimte

Fout: 404 Pagina niet gevonden fout

Een 404-fout kan om verschillende redenen optreden, waaronder ontbrekende of beperkte inhoud. Als u dit probleem ondervindt tijdens het navigeren naar een werkruimte of een artikel, kan dit te wijten zijn aan de zichtbaarheidsinstellingen van de werkruimte of het ontbreken van gepubliceerde artikelen.

NOTITIE

Raadpleeg het artikel 404 Page voor andere mogelijke oorzaken van 404-fouten.

Stappen om op te lossen:

Deze fout kan een van de volgende redenen hebben:

1. Controleer of de werkruimte is ingesteld op Openbaar:

   1. Navigeer naar () > Knowledge base portal > Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

   2. Zoek de betreffende werkruimte en klik op het pictogram Bewerken ().

   3. Schakel in de sectie Werkruimtestatus kiezen het selectievakje Openbaar in.

   4. Klik op Bijwerken.

      

2. Er worden geen artikelen gepubliceerd in de werkruimte.

3. Alle artikelen in de werkruimte zijn verborgen.

   Zorg ervoor dat ten minste één artikel is gepubliceerd en zichtbaar is op de Knowledge Base-site.