Integratie van Zoho CRM met Document360 via Zapier

Als uw team Zoho CRM gebruikt om leads en contacten te beheren, vereist het up-to-date houden van uw kennisbank met relevante informatie over die leads — zoals onboardingdocumentatie, accountspecifieke artikelen of productgidsen — handmatige inspanning telkens wanneer er een nieuw record wordt toegevoegd. Door Zoho CRM en Document360 via Zapier te koppelen, kun je dit automatiseren: telkens wanneer een nieuwe lead of contactpersoon wordt aangemaakt in Zoho CRM, maakt Zapier automatisch een bijbehorend artikel aan in Document360.

Je kunt deze integratie helemaal vanaf nul instellen of het vooraf gebouwde Zapier-sjabloon gebruiken:

Probeer het eens bij Zapier →

Wanneer deze integratie te gebruiken

• Je verkoop- of supportteam voegt nieuwe leads of contacten toe in Zoho CRM en een bijbehorend kennisbasisartikel — zoals een klantprofiel, een onboardinggids of een productbriefing — moet elke keer in Document360 worden aangemaakt.
• Je wilt ervoor zorgen dat documentatie die relevant is voor elk nieuw CRM-record automatisch wordt aangemaakt, zodat je team niet handmatig hoeft te wisselen tussen Zoho CRM en Document360.
• Je bouwt een documentatieworkflow waarbij CRM-gebeurtenissen contentcreatie triggeren, zodat je kennisbasis afgestemd blijft op je salespijplijn.

Voordat je begint

• Je moet ingelogd zijn op je Zapier-account.
• Je moet een Zoho CRM-account hebben met toestemming om verbinding te maken met Zapier.
• Je moet je Document360 API-token klaar hebben. Om er een te genereren, ga je naar Connections > Extensions, zoek je de Zapier-tegel en klik je op Connect om het token te kopiëren.

Hoe de Zap op te zetten

Stap 1 — Maak een nieuwe Zap aan

1. Log in op je Zapier-account.
2. Klik in het linker navigatiemenu op Aanmaken en selecteer Zaps.
3. Er wordt een nieuwe Zap gemaakt met een Trigger - en Actieflow .

Stap 2 — Verbind Zoho CRM als trigger

1. Kies in het Trigger-veld Zoho CRM.
2. Selecteer in het veld Trigger event het event dat de Zap moet activeren.

3. Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
4. Selecteer het Zoho-domein waar je account bij hoort. Het domeinveld is optioneel — selecteer het alleen als je Zoho-account op een specifiek regionaal domein zit.
5. Klik op ja, ga door naar Zoho CRM.
6. Voer je Zoho CRM-gegevens in en klik op Accepteren.

7. Klik op Doorgaan. Zapier voert een test uit om te bevestigen dat de trigger correct is ingesteld.

Stap 3 — Verbind Document360 als actie

1. Kies in het actieveld Document360.
2. Selecteer in het Setup-paneel het gewenste evenement in het Event-veld .
3. Klik op het Account-veld — er verschijnt een inlogpaneel.
4. Voer je inloggegevens in en klik op Toestaan.

Om het API-token te genereren vanuit Document360:

5. Navigeer naar Connections > Extensions in de linker navigatiebalk van het Knowledge Base-portaal.
6. Klik op de Zapier-extensietegel op Verbinden.

7. Klik op het kopieer-icoon om het token te kopiëren.

8. Ga terug naar het Zapier-paneel en plak het API-token in het veld.
9. Klik op ja, ga door naar document360.

10. Je kunt het verbonden Document360-project vinden op de Connect Document360-accountpagina . Om later een ander account te gebruiken, klik je op Wijzigen.
11. Klik op Doorgaan.

Stap 4 — Kaart de velden in kaart

1. Koppel de benodigde velden van Zoho CRM aan Document360:

2. Klik op Doorgaan.

Stap 5 — Test en publiceer de Zap

1. Klik in de testsectie op Teststap.
2. Als dit lukt, krijg je de melding dat Een document naar Document360 is gestuurd.
3. In je Document360-portaal vind je het artikel getiteld "Lead Source in Zoho CRM" in de categorie die je hebt gekozen.
4. Ga terug naar het Zapier-setuppaneel en klik op Doorgaan, en klik vervolgens op Publiceren.
5. Bekijk of bewerk de trigger- en actie-instellingen indien nodig, en zet dan de Zap-schakelaar aan.
6. Je zult een succesbericht zien: je Zap staat aan. Klik op Beheer je Zap om naar de Zap-overzichtspagina te gaan.

Zap overzicht

Zodra het actief is, kun je de Zap bekijken en beheren vanuit het Zapier-dashboard. De overzichtspagina toont de trigger, actie en loopgeschiedenis van de Zap.

Hoe verwijder je een Zap

1. Navigeer naar het Zapier-dashboard. Een lijst van alle bestaande Zaps wordt weergegeven op de overzichtspagina.
2. Klik op het pijltje (>) icoon rechts van de Zap die je wilt verwijderen en klik op Zap uitschakelen en verwijderen. De Zap is permanent verwijderd.

Best practices

• Stel Publish in op False bij het mappen van velden, zodat door Zoho CRM getriggerde artikelen als concepten in Document360 terechtkomen. Dit geeft je team de kans om de inhoud te beoordelen en af te stemmen op de specifieke lead of contactpersoon voordat deze live gaat.
• Gebruik een speciale categorie in Document360 voor door CRM getriggerde artikelen — bijvoorbeeld "Customer Profiles" of "Lead Documentation" — zodat deze geautomatiseerde inhoud georganiseerd blijft en niet mengt met handgeschreven artikelen.
• Kies een specifiek trigger-event in Zoho CRM dat overeenkomt met het juiste punt in je verkoopworkflow — bijvoorbeeld het triggeren bij een nieuwe lead in plaats van een contactupdate — om te voorkomen dat er onnodige artikelen worden aangemaakt voor elke CRM-activiteit.