Abonnementen die deze functie ondersteunen: Professional Business Enterprise
Document360 Drive stelt je in staat om mappen en submappen aan te maken en te beheren, zodat je bestandsstructuur aansluit bij de categorieën van je kennisbank voor betere navigatie en toegankelijkheid. Dit artikel leidt je door de stappen om systeemmappen te beheren, nieuwe mappen en submappen toe te voegen en bestanden te organiseren, waardoor je documentbeheer georganiseerder en intuïtiever wordt.
Systeemmappen
Elk Document360-project bevat System-mappen, dat zijn ingebouwde mappen die standaard worden geleverd. Deze mappen zijn essentieel voor de kernfunctionaliteit van je project en kunnen niet worden verwijderd, verplaatst, herschikt of hernoemd. Gebruikers kunnen echter bepaalde acties uitvoeren binnen deze mappen, zoals het toevoegen van bestanden of het instellen van een standaardmap.
Wanneer je naar de Drive-pagina gaat, zie je een categorieboom in het linker navigatiepaneel met al je bestanden en mappen. Systeemmappen zijn gemakkelijk te herkennen aan het schildpictogram naast hun naam.
OPMERKING
Hoewel bestanden binnen systeemmappen verwijderd kunnen worden (hoewel niet aanbevolen), hebben de mappen zelf verschillende beperkingen.
Afbeeldingen is bijvoorbeeld een systeemmap die submappen bevat zoals Startpaginabouwer, Instellingen, Documentatie en Verklarende Woordenlijst.
Mapacties
Sommige mapacties zijn beperkt tot alleen Systeemmappen. De beperkte acties worden hieronder vermeld:
Mapacties | Systeemmapacties |
|---|---|
Map toevoegen | |
Bestand toevoegen | |
Kleur veranderen | |
Instellen standaardmap | |
Hernoeming | |
Verwijder |
Een nieuwe map toevoegen
Hier zijn de methoden om een nieuwe map in je Drive aan te maken.
Methode 1: Gebruik van de optie 'Nieuwe map'
Methode 2: Gebruik van de '+'-optie
Gebruik van de '+'-optie
Gebruik het navigatiepaneel Map Manager aan de linkerkant om een map op root-niveau toe te voegen. Dit proces lijkt op het toevoegen van een categorie met de "Category Manager" in de sectie Documentatie.
Navigeer naar Drive () in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.
Bestaande Folders en Subfolders worden weergegeven in boomweergave in het linker navigatievenster.
In de linker navigatiebalk houd je de muisaanwijzer boven de ruimte tussen de mappen totdat het Vliegwiel (+)- icoon verschijnt.
Klik op het + -icoon en er verschijnt een Nieuwe map-popup .
Voer de gewenste mapnaam in.
De standaardlocatie is 'Root level.' Je kunt een nieuwe map op root-niveau toevoegen vanaf elke plek op de Drive via het dropdown voor maplocatie en klikken op de optie Reseten .
Klik op Aanmaken.
.png)
Gebruik van de optie 'Nieuwe map'
Navigeer naar Drive () in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.
Bestaande Folders en Subfolders worden weergegeven in boomweergave in het linker navigatievenster.
Klik op de optie Nieuwe map linksboven.
Er verschijnt een dialoogvenster Nieuwe map .
Voer de mapnaam in.
De maplocatie is standaard 'Root level'.
Met het dropdown Map locatie kun je de gewenste map selecteren.
Klik op Aanmaken.
.png)
PRO TIP
Wanneer je mappen maakt voor je kennisbankbestanden, is het makkelijker te navigeren en te onderhouden als de mappen synchroon zijn met de Category en Subcategory van je kennisbank.
Submappen toevoegen
Je kunt submappen toevoegen zodra je meer dan één map op root-niveau hebt.
Methode 1: Gebruik van de optie 'Meer'
Methode 2: Gebruik van de '+'-optie
Gebruik van de optie 'Meer'
Navigeer naar Drive () in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.
Bestaande Folders en Subfolders worden weergegeven in boomweergave in het linker navigatievenster.
Klik op het More () icoon naast de map en selecteer Map toevoegen.
Het dialoog voor de nieuwe map verschijnt.
Voer de mapnaam in.
De maplocatie is standaard de map waarop je op het More () icoon klikt.
Je kunt overal in de Drive een submap toevoegen via het locatie-dropdownmenu.
Klik op Aanmaken.
Gebruik van de '+'-optie
Navigeer naar Drive () in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.
Bestaande Folders en Subfolders worden weergegeven in boomweergave in het linker navigatievenster.
In de linker navigatiebalk houd je de muisaanwijzer boven de ruimte tussen de mappen totdat het '+'-icoon verschijnt.
Klik op het '+'-icoon.
Er verschijnt een dialoog voor een nieuwe map .
Voer de gewenste mapnaam in.
De standaardlocatie is de map waar je op het '+'-icoon hebt geklikt.
Met behulp van het locatie-dropdown kun je overal in de Drive een submap toevoegen.
Klik op Aanmaken.
OPMERKING
Zorg ervoor dat de map op root-niveau is uitgebreid (de pijl aan de linkerkant van de map wijst naar beneden); Zo niet, dan wordt er op hetzelfde niveau een nieuwe map aangemaakt.
VOORZICHTIGHEID
Het verwijderen van een map op root-niveau in de Drive verwijdert ook de submappen en bestanden. Dit kan leiden tot kapotte afbeeldingen en bestandslinks in artikelen die verwijzen naar verwijderde bestanden.
Bestanden toevoegen
Je kunt bestanden toevoegen aan mappen in de drive met twee methoden:
Methode 1: Slepen en neerzetten in lege mappen
Methode 2: Gebruik van de optie 'Meer'
Slepen en neerzetten in lege mappen
Je kunt individuele of meerdere bestanden toevoegen aan mappen of submappen met de drag-and-drop-functie. Als je map leeg is, kun je het sleep-en-neerzetten-gebied in het midden gebruiken of op de Upload-knop klikken.
Sleep één of meer bestanden uit de lokale opslag van je apparaat en plaats ze in het aangewezen gebied.
Of klik op de knop 'Uploaden vanaf mijn apparaat ' en gebruik de verkenner om je bestanden te selecteren.
Geef de maplocatie aan waar je de bestanden wilt opslaan.
De map die in de Mapmanager wordt geselecteerd, is ingesteld als standaardlocatie voor bestandsuploads.
Na het selecteren van afbeeldingen kun je het veld Tags gebruiken om bestaande tags te selecteren of nieuwe aan te maken, die aan de beschikbare lijst met tags worden toegevoegd.
Als er één afbeelding wordt geüpload, definieer dan de Alt-tekst, en als er meerdere afbeeldingen worden geüpload, definieer dan de Common Alt-tekst voor de verzameling afbeeldingen die geselecteerd zijn voor upload.
Klik op Uploaden om te bevestigen.
Gebruik van de optie 'Meer'
Om bestanden toe te voegen aan een submap, gebruik je het linker navigatievenster:
Klik op het Meer () icoon naast de map.
Selecteer de optie Bestand toevoegen .
Je kunt je bestanden op twee manieren uploaden:
Klik op Uploaden vanaf mijn apparaat en selecteer je bestanden in de lokale verkenner.
Sleep en laat het gewenste bestand vallen.
Voeg tags en Common alt-tekst toe indien nodig.
Klik op Uploaden.
OPMERKING
Bestandsnamen mogen de tekens +, %, # of = niet bevatten.
Je kunt de lijst met toegestane bestandsformaten linksonder bekijken. Voor meer informatie over acceptabele formaten, lees Hoe kan ik bestandstypebeperkingen toevoegen?
Bij het uploaden van meerdere afbeeldingen kun je zowel tags als alternatieve tekst toevoegen. Als je echter een combinatie van afbeeldingen en andere bestandsformaten uploadt, of alleen bestandsformaten anders dan afbeeldingen, kun je alleen tags toevoegen. Zowel tags als alternatieve tekstvelden zijn optionele velden.
Bestandslimieten en bestandstypebeperkingen
De bestandslimieten en bestandstypebeperkingen zijn als volgt:
Elke map kan tot 5000 bestanden bevatten.
Submappen worden behandeld als aparte mappen.
Upload van één bestand: De maximale bestandsgrootte is 150 MB per bestand (in decimale eenheden — 1 MB = 1.000.000 bytes).
Meerdere bestanden uploaden: De maximale gecombineerde grootte van alle geselecteerde bestanden is 160 MB.
OPMERKING
De limiet van 150 MB bestandsgrootte wordt gemeten met behulp van decimale (SI) eenheden, waarbij 1 MB (Megabyte) = 1.000.000 bytes zijn. In binaire eenheden (1 MiB (Mebibyte) = 1.048.576 bytes = 220 bytes) komt dit overeen met ongeveer 143,05 MiB. Sommige systemen tonen bestandsgroottes in binaire eenheden, dus de weergegeven grootte kan iets verschillen van wat Document360 berekent.
Bestandstypebeperkingen toevoegen
Je kunt de bestandstypen beperken die jij en andere teamleden mogen uploaden. Als je bijvoorbeeld uploads wilt beperken tot alleen .png bestanden, volg dan deze stappen:
Navigeer naar () > Knowledge base portal > General
Scroll naar beneden naar de Drive-instellingen.
Standaard is de optie Alle mediatypes toestaan geselecteerd.
Klik op Kies toegestane mediaformaten en klik op Toevoegen.
Voer de velden Mediatype en Extensie in.
OPMERKING
Mediatype - Typ het medium in dat je wilt beperken. Je moet het volgende formaat invoeren:
media type/extension. Raadpleeg de basisvormen van mediaformaten voor een beter begripUitbreiding - Typ het extensietype in. Dit is een hoofdlettergevoelig vakgebied. Zorg ervoor dat je het kleine alfabet in dit veld invoert. (Bijvoorbeeld, .png, .svg, .jpg)
Klik vervolgens op '+' om het aangemaakte bestandsformaat toe te voegen.
Klik op Opslaan om te bevestigen.
Probleemoplossing
Bestandslimiet voor mappen bereikt
Fout: Deze map heeft zijn maximale bestandslimiet bereikt. Upload alsjeblieft je bestand(en) naar een andere map.
Deze fout treedt op wanneer een map de limiet van 5000 bestanden in Document360 Drive overschrijdt. Dit omvat:
Bestanden worden direct in een map geüpload.
Afbeeldingen worden gekopieerd en geplakt in de artikeleditor en automatisch opgeslagen in de standaardmap via de Set default-map.
Afbeeldingen van geïmporteerde Docx-bestanden worden opgeslagen in de standaardmap op de schijf.
Stappen om op te lossen:
Upload nieuwe bestanden naar een andere map of verander de standaardmap op de schijf.
Verwijder ongebruikte bestanden uit de huidige map om ruimte vrij te maken.
Als het probleem aanhoudt, wis dan de browsercache en probeer het opnieuw.
Fouten "Bestandstype niet toegestaan" of "Ongeldig bestandstype" oplossen bij het uploaden van bestanden
Fout: 'Bestandstype niet toegestaan' of 'Ongeldig bestandstype'
De fouten "Bestandstype niet toegestaan" en "Ongeldig bestandstype" optreden bij het uploaden van een bestand dat beperkt is door de bestandstype-instellingen van het systeem. Dit kan gebeuren als specifieke bestandsformaten geblokkeerd zijn of als speciale tekens in de bestandsnaam aanwezig zijn.
Stappen om op te lossen:
Om de toegestane bestandsformaten te controleren en aan te passen, volgt u deze stappen:
Navigeer naar () in de linker navigatiebalk in het Knowledge base portal.
Ga in het linker navigatiepaneel naar Knowledge base portal > General > Drive-instellingen.
Standaard is de optie Alle mediaformaten toestaan geselecteerd.
Als deze optie is ingeschakeld, probeer dan je bestanden of afbeeldingen opnieuw te uploaden.
Als specifieke bestandsformaten worden geselecteerd om te beperken, moet je deze beperkingen verwijderen om je gewenste bestanden te uploaden.
Als je klaar bent, klik je op Opslaan.
OPMERKING
Zorg ervoor dat bestandsnamen in geüploade bestanden de tekens +, %, # of = niet bevatten."
FAQ
Wat is alt-tekst in Document360 Drive en hoe wordt het gebruikt?
Alt-tekst (alternatieve tekst) in Document360 Drive is een korte beschrijving van de inhoud van een afbeelding. Het wordt voornamelijk gebruikt voor toegankelijkheidsdoeleinden, zodat slechtziende gebruikers de context van afbeeldingen in artikelen beter begrijpen. Alt-tekst moet beschrijvend maar beknopt zijn, en betekenisvolle informatie over het beeld geven.
Specificeer alt-tekst voor elke afbeelding om toegankelijkheidsnaleving te waarborgen en de gebruikerservaring te verbeteren.
Alt-tekst kan tijdens het uploadproces worden ingesteld of later worden bewerkt via afbeeldingseigenschappen in Document360 Drive.
Elke alttekst kan tot 140 tekens lang zijn.