Overzicht van alle bestanden

Op de overzichtspagina Alle bestanden in Document360 Drive worden alle bestanden in uw project op één plek gecompileerd. Deze functie is met name handig voor het uitvoeren van bulkbewerkingen, zodat u bestanden in alle mappen en submappen vanaf één locatie kunt beheren. Of u nu bestanden in bulk moet verplaatsen, kopiëren of verwijderen, de pagina Alle bestanden bespaart u tijd en moeite door uw bestandsbeheer te centraliseren.

Overzichtspagina van alle bestanden

Navigeer naar Drive () > Alle bestanden op de Knowledge Base-portal.

De overzichtspagina Alle bestanden wordt weergegeven, met een lijst van de bestanden in uw project. Standaard worden op de pagina 20 bestanden per pagina weergegeven. Als u door de lijst met bestanden wilt navigeren, gebruikt u de pagineringsknoppen onder aan de lijst om tussen pagina's te navigeren.

De volgende opties zijn beschikbaar op de pagina Alle bestanden :

• Gebruikte opslag: U kunt zowel de gebruikte als de totale beschikbare opslagruimte bekijken in uw Document360 Drive. Als u extra ruimte nodig heeft, kunt u meer opslagruimte kopen door de optie Meer kopen te selecteren.

• Rasterweergave: Bestanden en mappen in Drive worden standaard weergegeven in de lijstweergave. U kunt overschakelen naar de rasterweergave om bestanden en mappen in een rasterindeling weer te geven.

• Filter: Gebruik de optie Filter om bestanden te verfijnen op basis van specifieke criteria. De volgende filters zijn beschikbaar in Drive:

  • Afhankelijkheden: Toont bestanden zonder afhankelijkheden, wat betekent dat deze bestanden niet zijn gebruikt in artikelen, elementen voor hergebruik van inhoud of aanpassingen in de kennisbank.

  • Geüpload: Filtert bestanden op hun uploaddatum.

  • Geüpload door: Filtert bestanden op het teamaccount dat ze heeft geüpload.

  • Type: Filtert bestanden op hun indeling.

  • Tags: Filtert bestanden op door de gebruiker toegevoegde tags.

Bulkbewerking op bestanden

Op de pagina Alle bestanden kunt u bulkbewerkingen uitvoeren, waardoor het bestandsbeheer in de hele Drive wordt gestroomlijnd. Ga als volgt te werk om bestanden te selecteren en deze bewerkingen effectief te gebruiken:

• Klik op het selectievakje naast elk bestand om het afzonderlijk te selecteren.

• Als u alle bestanden op de huidige pagina (maximaal 20) wilt selecteren, klikt u op het selectievakje Alles selecteren boven aan de lijst.

NOTITIE

Als u alle bestanden in de Drive wilt selecteren, klikt u op Alle {N}-items selecteren, waarbij N het totale aantal bestanden in uw project is. Hiermee worden alle bestanden geselecteerd, niet alleen de 20 die op de huidige pagina worden weergegeven.

Nadat u de bestanden hebt geselecteerd die u wilt beheren, kunt u kiezen uit de volgende bulkacties:

• Bewegen

  • Verplaats geselecteerde bestanden naar een map of submap, inclusief categorieën.

  • Gebruik deze functie bij het reorganiseren van uw Drive om bestanden goed gestructureerd te houden.

• Kopiëren

  • Dupliceer bestanden en plak ze in een andere map of submap in de Drive.

  • Kopieer bestanden wanneer u dezelfde inhoud op meerdere locaties nodig hebt zonder het originele bestand te beïnvloeden.

• Downloaden

  • Download de geselecteerde bestanden naar uw lokale opslag.

  • Gebruik deze functie om een back-up te maken van belangrijke bestanden of om er offline aan te werken.

• Verwijderen

  • Verwijder bestanden uit de map en verplaats ze naar de Prullenbak (inclusief categorieën).

  • Eenmaal in de Prullenbak kunnen bestanden worden hersteld of permanent worden verwijderd.

Als uw project meer dan 20 bestanden bevat, gebruikt u de pagineringsknoppen onder aan de pagina Alle bestanden om tussen pagina's te navigeren. Ga als volgt te werk:

• Volgende/Vorige knoppen: Klik op deze knoppen om vooruit of achteruit te gaan door de lijst met bestanden.

• Paginanummers: Ga naar een specifieke pagina door op de paginanummers te klikken die onder aan de bestandslijst worden weergegeven.

  

Best practices voor bestandsbeheer

• Regelmatig opschonen: gebruik de pagina Alle bestanden om regelmatig onnodige bestanden te controleren en op te schonen. Dit zorgt ervoor dat uw Drive georganiseerd en opgeruimd blijft.

• Gebruik categorieën: Wanneer u bestanden verplaatst of kopieert, categoriseer ze dan op de juiste manier om de doorzoekbaarheid en het bestandsbeheer te verbeteren.

• Afhankelijkheden controleren: Voordat u bestanden verwijdert, moet u hun afhankelijkheden controleren om er zeker van te zijn dat ze niet zijn gekoppeld aan andere belangrijke inhoud.