De functie Automatisch toewijzen van lezersgroep in Document360 geeft automatisch toegang tot de kennisbank aan lezers die via een Identity Provider (IdP) inloggen, zonder dat je hen handmatig hoeft uit te nodigen. Wanneer een lezer voor het eerst via SSO authenticeert, worden ze toegewezen aan de lezersgroepen die je vooraf hebt geselecteerd in de SSO-configuratie. Dit is vooral nuttig voor grote of vaak veranderende gebruikersgroepen waar lezers centraal in de IdP worden beheerd.
Voordat je begint
- SSO moet al geconfigureerd zijn voor je project met SAML of OpenID Connect.
- Je moet bestaande lezersgroepen in je project hebben opgezet. Als je er nog geen hebt gemaakt, zie dan hieronder Hoe je een lezersgroep creëert .
- Je moet de rol Eigenaar of Beheerder hebben om SSO-configuraties te kunnen bewerken.
Als je IdP geen SCIM-provisioning ondersteunt, neem dan contact op met het Document360 Supportteam om de functie Auto assign reader group voor je account in te schakelen. Om meer te weten te komen over SCIM, lees SCIM provisioning.
Hoe je automatisch toewijzing van de lezergroep inschakelt
- Navigeer naar Instellingen () in de linker navigatiebalk van het kennisbankportaal.
- Ga in het linker navigatievenster naar Gebruikers & rechten > SSO-configuratie.
- Beweeg je muis over de SSO-configuratie waarvoor je automatische toewijzing wilt inschakelen en klik op het Edit ()-icoon.
- Ga in het SSO-configuratiepaneel naar het tabblad Meer-instellingen .
- Zet de schakelaar voor de groep van de lezer automatisch toewijzen aan.
- In het zoekveld dat verschijnt, zoek en selecteer je de lezersgroepen die je automatisch aan lezers wilt toewijzen bij het inloggen.
- Klik op Opslaan.
Lezers die via SSO inloggen, worden nu automatisch toegewezen aan de geselecteerde lezersgroepen bij hun eerste inlog.
Hoe maak je een lezersgroep
Als je nog geen lezersgroepen hebt ingesteld, moet je die aanmaken voordat je automatische toewijzing inschakelt.
- Ga naar Instellingen () > Gebruikers & permissies > Lezers & groepen > Lezersgroepen.
- Klik op groep nieuwe lezers en voer de vereiste gegevens in.
- Klik op Lezersgroep aanmaken.
Zodra de lezersgroep is aangemaakt, keer je terug naar de SSO-configuratie en schakel je de optie Auto assign reader group in zoals hierboven beschreven. Lees voor meer informatie Lezersgroepen Creëren.
Best practices
- Wijs lezers standaard toe aan de meest beperkende lezersgroep. Je kunt altijd extra toegang individueel verlenen in plaats van automatisch te veel toegang te openen bij het eerste inloggen.
- Als je project meerdere doelgroepen bedient (bijvoorbeeld interne medewerkers en externe klanten), maak dan aparte lezersgroepen voor elk en configureer de automatische toewijzing per SSO-configuratie dienovereenkomstig.
- Bekijk je automatisch toegewezen lezersgroepen periodiek om te controleren of ze aansluiten bij je huidige toegangscontrole-eisen, vooral na organisatorische veranderingen in je IdP.