Stappen voor stap handleidingen maken en opnemen

Voordat je begint

Stapsgewijze handleidingen worden gemaakt en opgenomen met de Document360 AI Capture-extensie. Je wordt tijdens de installatie gevraagd het te installeren. Het is een eenmalige stap.

Maak een stapsgewijze handleiding

Document360 biedt meerdere manieren om stapsgewijze handleidingen te maken, afhankelijk van waar je je bevindt in het portaal.

De meest gebruikelijke manier om een stapsgewijze handleiding te maken is via het keuzemenu Aanmaken in de bovenste balk:

1. Navigeer naar Documentatie () in het kennisbankportaal.
2. Klik op het keuzemenu Aanmaken in de bovenste balk en selecteer Stap voor stap gids.

Andere manieren om een stapsgewijze handleiding te maken

Alle paden leiden naar dezelfde Create-stap-voor-stap gids dialoog. Je kunt het ook bereiken via:

• Document360 Engage: klik op Document360 Engage () in de linker navigatiebalk > klik onder Create flows op Step by step guide
• Categorieën & Artikelen: klik op het Meer () icoon naast een categorie > Maak stapsgewijze handleiding
• Tussen twee artikelen of categorieën: beweeg met de muismuis tussen twee artikelen of categorieën in het Categorieën & Artikelen > klik op het Flywheel ()-icoon > Stapsgewijze handleiding
• Paginacategorie-editor: klik op het Meer ()-icoon naast de knop Publiceren > Maak Stapsgewijze handleiding
• Lege indexcategorie: klik op het More () icoon in een indextypecategorie > Stapsgewijze handleiding

Noem en stel de stapsgewijze handleiding op

Na het selecteren van Stap voor stap gids door een van bovenstaande manieren, verschijnt de dialoog Stap voor stap Aanmaken van de gids.

1. Voer in het veld Titel , de gewenste gidsnaam in met maximaal 300 tekens. Speciale tekens en gereserveerde woorden zijn niet toegestaan.
2. Als je bent begonnen met Document360 Engage, selecteer dan de werkruimte voor de gids in het Workspace-dropdownmenu.
3. Kies een gewenste categorie in het keuzemenu Categorie . Alleen de categorieën waar je toegang toe hebt worden vermeld.
4. Klik op Aanmaken.

Je gids verschijnt ook in Document360 Engage, waar je hem kunt vertalen, klonen en de artikelen kunt bekijken waarnaar hij gelinkt is.

Installeer de extensie

Als dit de eerste keer is dat je een stapsgewijze handleiding maakt, zie je een prompt om de Document360 AI  Capture-extensie te installeren.

1. Klik op Installeren als je erom vraagt.
2. Volg de stappen op het scherm in je browser om de installatie te voltooien.

3. Zodra je bent geïnstalleerd, ga je terug naar het Knowledge Base-portaal en klik je op Begin met vastleggen.
4. Selecteer het gewenste scherm om op te nemen:
   1. Chrome-tab: Registreert alleen het geselecteerde Chrome-tabblad.
   2. Venster: Registreert alleen het geselecteerde venster.

Noteer je stappen

Zodra de extensie is geïnstalleerd en het gewenste scherm is geselecteerd,

1. Klik op Delen.
   Het opnamepaneel voor stapsgewijze gids verschijnt.
2. Configureer het volgende in het opnamepaneel:
   1. Kies je voorkeursresolutie, ofwel 16:9 of 4:3.
   2. De sectie Total clicks volgt de klikken die tijdens de opname zijn gemaakt.
   3. Klik op Voeg toe in het geselecteerde gedeelte Vervaging om gevoelige informatie op het scherm te maskeren voordat de opname begint.
   4. Zet de opnamebediening weergeven op het scherm aan als dat nodig is.
   5. Klik op Afleggen om te annuleren en terug te keren naar het vorige scherm.
3. Klik op Start capture om te beginnen met opnemen.
   Zodra de opname begint, navigeer je door de schermen en voer je de benodigde acties uit. Alle interacties op het scherm, inclusief muisklikken en typen, worden opgenomen. Er verschijnt een statusicoon voor opname dat aangeeft dat de opname actief is.

Pauze en hervat opname

1. Om op elk moment te pauzeren, schakel terug naar het tabblad Document360.
2. Klik in het opnamepaneel op Pauzeren van het vastleggen.
3. Als je klaar bent om verder te gaan, klik dan op Doorwerken.
4. Om de opname helemaal te stoppen, klik je op Klaar in het opnamepaneel of Stop delen in het drijvende paneel.
   Na het opnemen worden de stappen automatisch geüpload naar de gidseditor in het kennisbankportaal. Elke stap toont de opgenomen schermen met inhoud.

Best practices

Een beetje voorbereiding voordat je begint met opnemen bespaart veel bewerkingstijd achteraf.

• Sluit onnodige tabbladen en meldingen: Browsermeldingen, e-mail-pop-ups en niet-gerelateerde tabbladen kunnen in de opname verschijnen. Zet ze op stilte voordat je begint.
• Gebruik een schoon browserprofiel: Bladwijzerbalken, extensies en opgeslagen formuliergegevens kunnen op het scherm verschijnen. Overweeg om op te nemen in een schoon browserprofiel of een privé/incognitovenster.
• Gevoelige gebieden vóór vervagen: Als je workflow gegevens bevat, klantgegevens of interne URL's, gebruik dan het geselecteerde gedeelte Vervagen voordat je opneemt in plaats van frame-voor-frame te vervagen in de editor.
• Ga langzaam en bedachtzaam te werk: Beweeg kort je muis boven elk element voordat je klikt. Dit geeft lezers de tijd om zich te oriënteren en levert duidelijkere klikindicatoren op in de opgenomen stappen.
• Blijf bij één taak per gids: Een gids over "maak je account in EN configureer je eerste rapport" zal lastig te navigeren zijn. Noteer aparte gidsen voor elke afzonderlijke taak en koppel ze.
• Noem de gids naar de taak, niet naar het scherm. "Configureer een SAML 2.0 identiteitsprovider" is ophaalbaar door zowel lezers als AI-agenten. "SSO-instellingen" niet.
• Voeg een AI- en zoekbeschrijving toe voordat je publiceert. Stapsgewijze handleidingen zijn gestructureerd voor AI-agenten en LLM's om te lezen en staan vermeld in je llms.txt bestand. Een gids die zonder beschrijving wordt gepubliceerd, wordt alleen op titel vermeld. Zie Een stapsgewijze gids bewerken.

Volgende stappen

Zodra je gids is opgenomen en geüpload, kun je elke stap bewerken en verbeteren door blur, spotlight, tekstoverlays, highlights, afbeeldingsvervangingen, zoomeffecten en geanimeerde klikken toe te voegen. Zie Een stapsgewijs bewerken voor de volledige bewerkingsreferentie.

FAQ