Feedback manager

De Feedbackmanager is een inhoudstool in Document360 die is ontworpen om u te helpen bij het volgen, evalueren en reageren op feedback van lezers op uw kennisbank. Het is een krachtig hulpmiddel om de zorgen van gebruikers weg te nemen en gebieden te identificeren waar uw inhoud mogelijk moet worden verbeterd.

Overzicht van feedbackmanager

Toegang tot de Feedbackmanager

Om toegang te krijgen tot de Feedbackmanager in Document360,

1. Navigeer naar Documentatie () > Inhoudstools > Documentatie > Feedbackbeheer in de Knowledge Base-portal.

Functies van de Feedbackmanager

De feedbackmanager bevat twee tabbladen, die elk een specifiek doel dienen bij het beheren van feedback van lezers. Beide tabbladen delen vergelijkbare functies, zoals filteren, feedback toewijzen, feedbackstatus instellen en feedbackgegevens exporteren voor verdere analyse.

Tabblad Feedback op artikel

Op het tabblad Artikelfeedback wordt feedback verzameld die rechtstreeks betrekking heeft op afzonderlijke artikelen of categorieën in uw kennisbank. Dit omvat opmerkingen van lezers, positieve of negatieve beoordelingen en eventuele specifieke zorgen die over de inhoud zijn geuit.

Lezers geven aan of een artikel nuttig was door de opties Ja of Nee aan het einde van elk artikel te selecteren. Als ze Ja selecteren, kunnen ze eventueel een opmerking toevoegen. Als ze Nee selecteren, kunnen ze kiezen uit opties zoals 'Meer informatie nodig' of 'Moeilijk te begrijpen' en kunnen ze aanvullende feedback toevoegen. Alle reacties worden weergegeven op het tabblad Artikelfeedback.

Tabblad Geen feedback op zoekresultaten

Op het tabblad Geen feedback geeft u feedback van lezers die geen resultaten hebben gevonden voor hun zoekopdrachten. Deze feedback is nuttig voor het blootleggen van hiaten in de inhoud of het identificeren van trefwoorden om de zoekrelevantie te verbeteren.

Wanneer een lezer geen resultaten vindt voor een bepaalde zoekopdracht of trefwoord, kan hij zijn feedback delen. Alle feedback wordt verzameld op het tabblad Geen feedback over zoekresultaten .

Feedback beheren op het tabblad Artikelfeedback

De feedback op het tabblad Artikelfeedback is feedback van gebruikers met betrekking tot artikelen in uw kennisbank. U kunt dit tabblad gebruiken om inzicht te krijgen in de tevredenheid van lezers over uw artikelen en om mogelijkheden voor verbetering te vinden.

Acties van de lezer

Aan het einde van elk artikel kunnen lezers laten zien of het artikel nuttig was of niet door,

• Selecteren Ja: Lezers kunnen optioneel een opmerking toevoegen over waarom ze het artikel nuttig vonden.

• Selecteren Nee: Lezers kunnen kiezen uit redenen (zoals 'Meer informatie nodig' of 'Moeilijk te begrijpen') en indien nodig meer opmerkingen toevoegen. Als de lezer op de hoogte wil worden gehouden als u op zijn feedback reageert, kan hij of zij het selectievakje Updates mij op de hoogte stellen inschakelen.

Reageren op feedback op artikelen

Ga als volgt te werk om te reageren op feedback op het tabblad Artikelfeedback :

1. Feedback selecteren: Kies een item uit de lijst op het tabblad Artikelfeedback .

2. Bekijk de feedback: Lees de opmerkingen van de lezer door om hun input te begrijpen.

3. Open het bijbehorende artikel: Het artikel dat aan de feedback is gekoppeld, wordt in de rechterbovenhoek weergegeven. Klik op het icoon om het artikel in de editor in een nieuw tabblad te openen.

4. Wijs de feedback toe: Wijs indien nodig de feedback toe aan een teamlid door hun naam te selecteren in de vervolgkeuzelijst Verantwoordelijke .

5. Discussies en geschiedenis: Werk de feedback bij met eventuele opmerkingen/reacties met betrekking tot de feedback in het veld Discussies en geschiedenis .

6. De feedbackstatus bijwerken: selecteer een status in de vervolgkeuzelijst Status om de voortgang van de feedback aan te geven. De beschikbare statussen zijn:

   1. Open: Feedback krijgt standaard de status Open toegewezen, wat aangeeft dat deze nog moet worden aangepakt.

   2. Gepland: De status Gepland geeft aan dat de feedback is beoordeeld en gepland voor toekomstige actie.

   3. In uitvoering: Stel deze in op In uitvoering wanneer een teamlid actief aan de feedback werkt.

   4. Voltooid: Wanneer de feedback is verwerkt, wijst u deze de status Voltooid toe. U kunt indien nodig nog steeds opmerkingen toevoegen aan feedback die is gemarkeerd als Voltooid .

   5. Gesloten: De status Gesloten geeft aan dat de feedback niet langer actief is en dat er geen verdere acties kunnen worden uitgevoerd.

NOTITIE

Als de lezer om een reactie voor zijn feedback heeft gevraagd, schakelt u de schakelaar Eindgebruiker/lezer op de hoogte stellen in nadat u uw reactie hebt toegevoegd in het veld Discussies en geschiedenis . Wanneer je een reactie plaatst terwijl deze schakelaar is ingeschakeld, verandert de feedbackstatus automatisch in Gesloten.

Door feedback op dit tabblad te behandelen, kunt u de kwaliteit en relevantie van uw artikelen verbeteren, waardoor u een betere ervaring voor uw lezers krijgt.

Feedback beheren op het tabblad Feedback zonder zoekresultaten

Op het tabblad Geen feedback wordt feedback verzameld van lezers die geen resultaten voor hun zoekopdrachten hebben kunnen vinden. U kunt deze feedback gebruiken om hiaten in de inhoud van uw kennisbank te identificeren of trefwoorden aan te passen om de zoekresultaten te verbeteren.

Acties van de lezer

Als een zoekopdracht geen resultaten oplevert, kunnen lezers feedback geven om u te laten weten welke informatie ze zoeken. Als de lezer op de hoogte wil worden gehouden als u op zijn feedback reageert, kan hij of zij het selectievakje Updates mij op de hoogte stellen inschakelen.

Reageren op feedback zonder zoekresultaten

Ga als volgt te werk om te reageren op feedback op het tabblad Feedback zonder zoekresultaten :

1. De zoekopdracht controleren: Controleer de zoekopdracht die door de gebruiker is opgegeven. Deze informatie helpt u te begrijpen waar de lezer naar op zoek was, maar niet kon vinden.

2. Begrijp de feedback: Lees eventuele aanvullende opmerkingen van de gebruiker om meer context te krijgen over hun behoeften.

3. De feedback toewijzen: Gebruik de vervolgkeuzelijst Verantwoordelijke om de feedback toe te wijzen aan een relevant teamlid.

4. Onderneem actie: Bepaal de noodzakelijke stappen om de feedback te verwerken, zoals het maken van nieuwe inhoud, het bijwerken van bestaande artikelen of het toevoegen van relevante trefwoorden om de zoekresultaten te verbeteren.

5. Discussies en geschiedenis: Werk de feedback bij met eventuele opmerkingen/reacties met betrekking tot de feedback in het veld Discussies en geschiedenis .

6. De status bijwerken: gebruik dezelfde statusopties als op het tabblad Artikelfeedback (Open, Gepland, In uitvoering, Voltooid en Gesloten) om de voortgang van de feedback bij te houden.

NOTITIE

Als de lezer om een reactie voor zijn feedback heeft gevraagd, schakelt u de schakelaar Eindgebruiker/lezer op de hoogte stellen in nadat u uw reactie hebt toegevoegd in het veld Discussies en geschiedenis . Wanneer je een reactie plaatst terwijl deze schakelaar is ingeschakeld, verandert de feedbackstatus automatisch in Gesloten.

Door feedback op dit tabblad te behandelen, kunt u hiaten in de inhoud dichten en de zoekervaring voor uw lezers verbeteren.

Extra functies

Beide feedbacktabbladen bevatten tools om feedbackbeheer eenvoudiger te maken:

• Filters: Filter feedback op status, datum, verantwoordelijke of andere opties om snel te vinden wat je nodig hebt.

• Bulkacties: Pas acties toe op meerdere feedbackitems tegelijk, zoals het toewijzen van feedback of het bijwerken van statussen.

• Exporteren naar CSV: Standaard worden feedbackgegevens van de afgelopen 90 dagen geëxporteerd voor analyse of archivering.