Beheer feedback van artikelen

Het beheren van artikelfeedback in Document360 betekent het beoordelen van door lezers ingediende likes, dislikes en opmerkingen op je kennisbasisartikelen, en vervolgens als team deze feedbackpunten toewijzen, bijwerken en oplossen. De Feedbackmanager geeft je de tools om feedback te triageren, de voortgang van de oplossing met statuslabels bij te houden, intern te communiceren via discussies en lezers te informeren wanneer hun zorg is aangepakt.

Reageer op feedback van het artikel

1. Navigeer naar Feedback manager () in de linker navigatiebalk van het kennisbankportaal.

2. Klik op Artikelen, selecteer vervolgens het tabblad Feedback .

3. Selecteer een feedbackitem uit de lijst om het te openen in het detailpaneel.

4. Bekijk de reactie van de lezer. Het artikel dat de feedback heeft ontvangen, wordt bovenaan getoond ter referentie.

5. Selecteer indien nodig een teamlid uit het dropdown Toegewezen om de feedback toe te wijzen.

6. Typ je antwoord in het veld Discussies & geschiedenis , en kies dan hoe je het opslaat:

   • Klik op Notitie toevoegen om deze als interne notitie op te slaan die alleen jouw team kan zien.
   • Klik op Notitie toevoegen en de lezer op de hoogte stellen om deze op te slaan en ook naar de lezer te mailen. Deze optie is alleen beschikbaar als de lezer 'Op de hoogte brengen van updates' heeft geselecteerd en zijn e-mailadres heeft opgegeven bij het indienen van de feedback.

   Beide acties voegen alleen maar toe aan de discussie. Het verandert de status van de feedback niet, dus je kunt heen en weer gaan met je team of de lezer voordat je beslist hoe je het oplost.

7. Wanneer je klaar bent om de feedback op te lossen, selecteer dan een status uit het keuzemenu Status :

Geef feedback en informeer lezers

Wanneer je de status van een individueel feedbackitem op Gesloten zet, verschijnt er een bevestigingsvenster. Het bewerkbare commentaarvakje in dit pop-up is vooraf gevuld met elke notitie die je al voor dat feedbackitem hebt toegevoegd. Als je er nog geen hebt toegevoegd, kun je hier een slotnotitie typen voordat je verder gaat.

• Klik op Feedback sluiten om het item te sluiten zonder de lezer te informeren.
• Klik op Sluiten en informeer de lezer om het item te sluiten en stuur je reactie per e-mail naar de lezer. Als je het reactievak leeg laat, wordt de lezer nog steeds geïnformeerd dat zijn feedback is gesloten, maar de melding bevat geen reactietekst.

Zodra een feedbackitem gesloten is, vergrendelen de velden Assignee en Status zich, en kun je het niet opnieuw openen, erop reageren of de status wijzigen.

Geef feedback en verander de status

Om de toegewezen persoon of status van meerdere feedbackitems tegelijk bij te werken:

1. Selecteer de selectievakjes naast de feedbackitems die je wilt bijwerken. Alleen feedback met de status Open, In Progress, Gepland en Voltooid kan worden geselecteerd.
2. Klik vanaf de werkbalk boven de lijst op () Toewijzen aan, () Status wijzigen, of () Markeer als gesloten, afhankelijk van wat je wilt doen.

Door op Toewijzen aan of Status wijzigen te klikken , opent het pop-up Beheren van feedback :

3. Om de feedback toe te wijzen, klik je op het dropdown Toegewezen en selecteer je het gewenste teamlid. Gebruik het zoekveld om een gebruiker op naam te vinden.
4. Om de status bij te werken, klik je op het keuzemenu Status en selecteer je de gewenste status: Open, Gepland, In uitvoering of Voltooid.
5. Klik op Update.

Door op Markeren als gesloten () te klikken, verschijnt er een bevestigingsvenster voor de geselecteerde items met opties gebaseerd op de feedbackselectie. Klik op Sluit alle feedback om ze te sluiten zonder lezers te informeren, of Klik en laat de lezer weten dat je ook je reactie naar elke lezer stuurt.

Beheer artikelfeedback vanaf de Overzichtspagina

De Taken-kaart op de Overzichtpagina toont feedbackitems van artikelen die aan jou zijn toegewezen door de Feedbackmanager.

Elke feedbacktaak op de Taken-kaart toont de titel van het artikel, het type taak, de status, de deadline en de toegewezen persoon. Je kunt de volgende snelle acties uitvoeren door met de muis over een taak te gaan of het vakje aan te vinken:

• Snooze (): Stel de taak tijdelijk uit. Kies morgen (9 uur), volgende week (maandag, 9 uur) of een aangepaste datum en tijd.
• Feedback beheren (): Wijs de feedback toe aan elke gebruiker, stel de status in op Open, Gepland, In uitvoering of Voltooid.
• Informatie (): Beweeg met de muis over een feedbackitem en klik op dit pictogram om details te bekijken zoals bijdragers, artikelstatus, URL en beschrijving.

Door op een feedbacktaak op de Taak-kaart te klikken, kom je direct naar het bijbehorende item in het tabblad Feedback van de Feedback-manager.

Feedback van artikelen exporteren

1. Ga naar het tabblad Feedback in de Article feedback manager.
2. Gebruik de filteropties om de lijst indien nodig te verfijnen.
3. Klik op CSV exporteren ().
4. Wacht een paar seconden. Een download-icoon verschijnt naast de feedbacklijst.
5. Klik op het download-icoon om het bestand op te slaan in je lokale opslag.

Best practices

• Geef prioriteit aan feedback die als Niet leuk is gemarkeerd, vooral die met onjuiste informatie of onduidelijke instructies, omdat dit de meest urgente kwaliteitsproblemen van de inhoud vormen.
• Controleer voordat je feedback als Voltooid markeert of het artikel is bijgewerkt en dat de zorg van de lezer volledig is opgelost.
• Gebruik het veld Discussies & geschiedenis om te documenteren welke actie is ondernomen, zodat de volledige context zichtbaar is voor alle teamleden.
• Voor feedback waarbij de lezer om een melding heeft gevraagd, gebruik Noten toevoegen en de lezer op de hoogte stellen zodat ze direct iets terughoren. Gebruik Notitie toevoegen voor interne updates die de lezer niet hoeven te bereiken
• Bekijk dagelijks de feedback die je krijgt toegekend via de Taken-kaart op de Overzichtspagina om te zorgen dat er niets doorkomt.
• Gebruik de opties voor toewijzen en status wijzigen om opgeloste feedback na een contentsprint efficiënt af te ronden.

FAQ