Wanneer je een nieuw Document360-project aanmaakt, wordt er automatisch een standaardwerkruimte genaamd v1 voor je aangemaakt. Naarmate je documentatie groeit, kun je meer werkruimtes toevoegen om content te scheiden per product, versie of doelgroep.
Wanneer heb je een nieuwe werkruimte nodig?
De standaard v1-werkruimte is voldoende voor veel teams. Je hebt een extra werkruimte nodig wanneer je documentatie zo ver is gegroeid dat één werkruimte niet meer al je doelgroepen of contentgebieden schoon bedient. Hier zijn de meest voorkomende scenario's:
- Meerdere productversies: Onderhoud aparte werkruimtes voor v1, v2 en v3 van je product, zodat lezers altijd toegang krijgen tot de documentatie die overeenkomt met hun versie.
- Verschillende doelgroepen: Maak één werkruimte aan voor eindgebruikers en een andere voor beheerders of ontwikkelaars, zodat de content van elk publiek gefocust en ongestoord blijft.
- Meerdere producten: Als je documentatie beheert voor meer dan één product binnen dezelfde organisatie, houden aparte werkruimtes de inhoud van elk product onafhankelijk.
- Interne versus externe documentatie: Gebruik één werkruimte voor klantgerichte content en een andere voor interne teamdocumentatie, elk met eigen toegangsinstellingen.
- Staging- of bèta-inhoud: Stel een bèta-werkruimte in om aankomende documentatie op te stellen en te bekijken voordat deze live gaat, zonder dat je gepubliceerde content wordt beïnvloed.
Maak een nieuwe werkruimte aan
- Ga naar Instellingen () > Kennisbankportaal in de linker navigatiebalk.
- Selecteer in het linker navigatiepaneel Werkruimte & lokalisatie ().
- Onder het tabblad Werkruimte & Lokalisatie klik je op de knop voor het type werkruimte dat je wilt aanmaken:
Werkruimte toevoegen
Creëert een kennisbankwerkruimte voor standaard documentatieartikelen, gidsen en kennisbankinhoud voor elk publiek.
Lees meer →API Werkruimte toevoegen
Maakt een API-documentatiewerkruimte voor API-referenties en specificaties, met een structuur geoptimaliseerd voor API-documentatie.
Lees meer →Bovenaan elke dialoogvenster staat hoeveel werkruimtes je hebt gebruikt van het aantal dat je plan toestaat.
Kennisbankwerkruimte
-
Klik op Werkruimte toevoegen.
Het dialoogvenster 'Nieuwe werkruimte toevoegen ' verschijnt. -
Voer een naam in in het Naamveld — maximaal 30 tekens, alfanumerieke tekens en alleen koppeltekens.
-
Kies onder Basiswerkruimte of je helemaal opnieuw begint of een bestaande werkruimte kloont:
- Begin opnieuw — Begint met een volledig lege werkruimte. Er worden geen categorieën, artikelen of inhoud overgenomen. Gebruik dit bij het opbouwen van een nieuwe documentatieset vanaf de basis.
- Klonen van een andere werkruimte — Dupliceert de inhoud en structuur van een bestaande werkruimte. Gebruik dit bij het maken van een nieuwe productversie en je wilt vanaf dezelfde basis beginnen.
Als je kiest voor Klonen vanuit een andere Werkruimte:
- Selecteer vanuit het keuzemenu de bestaande werkruimte klonen , selecteer de werkruimte om te klonen.
- Klik op Selecteer categorie (optioneel) om alleen specifieke categorieën te klonen.
- Gebruik de schakelaar Gespiegelde artikelen opnemen om te kiezen of de gespiegelde artikelen in de bronwerkruimte worden gekopieerd naar de nieuwe werkruimte. Deze schakelaar staat standaard aan. Wanneer hij aan staat, worden de gespiegelde artikelen opgenomen en blijven ze gekoppeld aan hun bronartikelen, zodat ze spiegels blijven. Wanneer deze uitgeschakeld is, worden ze buiten de nieuwe werkruimte gelaten. Voor meer informatie, zie Spiegelartikelen.
- Selecteer in het keuzemenu Workspace-status één of meer statussen:
| Status | Wanneer te gebruiken |
|---|---|
| Hoofdwerkruimte | De standaard werkruimtelezers landen op. Moet op Publiek worden gezet. Kan niet worden afgedankt. |
| Publiek | Klaar en zichtbaar voor lezers op de Knowledge Base-site. |
| Beta | Nog steeds in uitvoering — nog niet klaar om live te gaan. |
| Verouderd | Verouderde inhoud alleen als referentie behouden. |
De hoofdwerkruimte moet op Publiek worden gezet. Je kunt een verouderde werkruimte niet als hoofdwerkruimte instellen.
-
De standaardtaal van je project wordt automatisch toegewezen. Om meer talen toe te voegen, open je het keuzemenu Taal , selecteer je het selectievakje naast elke gewenste taal en klik je op Toepassen.
De talen verschijnen onder Geselecteerde talen. Als je een werkruimte kloont, verschijnen de talen van de bronwerkruimte onder Talen beschikbaar in de basiswerkruimte.Klik voor elke taal op het Meer-opties () icoon om te configureren:
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Als standaard ingesteld | Stelt deze taal in als standaard op de Knowledge Base-site. |
| Weergavenaam bewerken | Werkt de weergavenaam bij die aan lezers wordt getoond. |
| Rechts naar links | Maakt tekstrichting van rechts naar links mogelijk voor talen zoals Arabisch en Hebreeuws. |
| Verstop | Verbergt de taal op de Knowledge Base-site. Verborgen talen verschijnen met een doorstreep in het portaal. |
| Verwijder | Verwijdert de taal uit de werkruimte. Je kunt de standaardtaal niet verwijderen. |
- Onder Geavanceerd configureer je het volgende:
- Slug URL — Automatisch ingevuld vanuit de naam. Je kunt het aanpassen.
- Interne links — Alleen beschikbaar wanneer je een werkruimte kloont. Selecteer hoe gekloneerde artikelen links moeten behandelen:
- Nieuw — Links verwijzen naar de artikelen die in de nieuwe werkruimte zijn aangemaakt.
- Bestaand — Links blijven verwijzen naar de originele artikelen in de bronwerkruimte.
- Klik op Toevoegen om de werkruimte aan te maken.
API-documentatiewerkruimte
- Klik op API Workspace toevoegen.
Het dialoogvenster API Werkruimte toevoegen verschijnt. - Voer een naam in in het Naamveld — maximaal 30 tekens, alfanumerieke tekens en alleen koppeltekens.
- Selecteer in het keuzemenu Workspace-status één of meer statussen:
| Status | Wanneer te gebruiken |
|---|---|
| Hoofdwerkruimte | De standaard werkruimtelezers landen op. Moet op Publiek worden gezet. Kan niet worden afgedankt. |
| Publiek | Klaar en zichtbaar voor lezers. |
| Beta | Nog steeds in uitvoering — nog niet klaar om live te gaan. |
| Verouderd | Verouderde inhoud alleen als referentie behouden. |
- De Slug-URL wordt automatisch ingevuld vanuit de naam. Je kunt hem aanpassen.
- Klik op Toevoegen om de werkruimte aan te maken.
Best practices
- Gebruik beschrijvende werkruimtenamen die duidelijk het product, de versie of het publiek weerspiegelen — bijvoorbeeld,
v2-enterpriseofadmin-docs. Dit maakt het voor je team makkelijker om tussen werkplekken te navigeren. - Stel nieuwe werkruimtes in op bèta terwijl je content bouwt, zodat ze niet aan lezers verschijnen voordat ze klaar zijn.
- Klon een bestaande werkruimte bij het maken van een nieuwe versie in plaats van helemaal opnieuw te beginnen. Dat behoudt je categoriestructuur en bespaart opzettijd.
- Kies Interne links zorgvuldig bij het klonen van een werkruimte. Selecteer Nieuw als je wilt dat de nieuwe werkruimte volledig onafhankelijk is; kies Bestaande als je referenties naar de bronwerkruimte wilt laten verwijzen.
- Bepaal gespiegelde artikelen wanneer je een werkruimte kloont. Laat Gespiegelde artikelen opnemen aan als de nieuwe werkruimte dezelfde gedeelde inhoud als de bronwerkruimte moet blijven tonen. Zet het uit als je wilt dat de nieuwe werkruimte alleen zijn eigen artikelen bevat.
FAQ
Ik probeer een werkruimte als hoofdwerkruimte in te stellen, maar de optie is inactief. Wat moet ik doen?
De Hoofdwerkruimte moet ook op Publiek worden ingesteld. Selecteer in het keuzemenu Workspace-status eerst Publiek — dit activeert automatisch de optie Hoofdwerkruimte .
Hoe herschik ik werkruimtes?
Op de pagina Werkruimte & lokalisatie houd je de Handvat Reorder () ingedrukt en sleep je naast de naam van de werkruimte en verplaats je deze naar de gewenste positie.
Hoe herstel ik een verwijderde werkruimte?
Je kunt een verwijderde werkruimte herstellen met de functie Backup & Herstel:
- Ga naar Instellingen () > Knowledge Base-portaal > Back-up & Herstel.
- Zoek de gewenste back-up, klik op het dropdown Herstellen-opties en kies Documentatie.
- Selecteer in het paneel Documentatie Herstellen de werkruimte die je wilt herstellen en klik op Herstellen.
Wat gebeurt er met gespiegelde artikelen als ik een werkruimte kloneer?
Het hangt af van de schakelaar 'Gespiegelde artikelen insluit ', die verschijnt wanneer je 'Klonen uit een andere werkruimte' selecteert en standaard aan staat. Als deze aan staat, worden de gespiegelde artikelen in de bronwerkruimte gekopieerd naar de nieuwe werkruimte en blijven ze gekoppeld aan hun bronartikelen, zodat ze spiegels blijven. Als deze uit staat, worden ze buiten de nieuwe werkruimte gelaten.
Ik krijg een 404-fout als ik naar een secundaire werkruimte navigeer. Hoe los ik dit op?
Dit wordt meestal veroorzaakt door een van de volgende oorzaken:
- Er worden geen artikelen gepubliceerd in de werkruimte.
- Alle artikelen in de werkruimte zijn verborgen.
Zorg ervoor dat er ten minste één artikel wordt gepubliceerd en zichtbaar is op de Knowledge Base-site.
Als de werkruimte niet op Publiek staat en de lezer er geen toegang toe heeft, ziet de lezer de pagina Toegang geweigerd in plaats van een 404-foutmelding. Standaard zegt deze pagina dat er geen projecten gekoppeld zijn aan het e-mailadres van de lezer en wordt gevraagd contact op te nemen met de projectbeheerder. Geef de lezer toegang tot de werkruimte, of zet deze op Publiek. Om het op Publiek te zetten, navigeer naar Instellingen () > Kennisbankportaal > Werkruimte & lokalisatie, klik op het Aanpassen () icoon op de werkruimte, selecteer Publiek in het keuzemenu Werkruimte Bewerken en klik op Bijwerken.
Om de pagina met afgewezen toegang aan te passen, navigeer naar Instellingen () > Kennisbank site > Site-aanpassing > Site > Foutpagina's aanpassen > Toegang geweigerd.