Zapier ist ein Online-Automatisierungstool, das Document360 mit Hunderten von Drittanbieteranwendungen verbindet, ohne Code zu benötigen. Es funktioniert, indem automatisierte Workflows namens Zaps erstellt werden – jeder Zap besteht aus einem Trigger (einem Ereignis in einer App) und einer Aktion (etwas, das dadurch automatisch in einer anderen App passiert). Sobald du Document360 mit Zapier über ein API-Token verbindest, kannst du Workflows erstellen, die Daten zwischen Document360 und den bereits verwendeten Tools verschieben, was manuelle Arbeit reduziert und deine Wissensdatenbank mit dem Rest deines Stacks synchronisiert.
Wann sollte man die Zapier-Erweiterung verwenden
Sie möchten wiederholende Dokumentationsaufgaben automatisieren – zum Beispiel automatisch einen Document360-Artikelentwurf erstellen, wenn eine neue Zeile zu einer Google Sheet hinzugefügt wird oder wenn ein Formular in Typeform eingereicht wird.
Ihr Team verwendet Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder monday.com und Sie möchten Aktualisierungen der Wissensdatenbank auslösen, wenn Aufgaben ein bestimmtes Stadium erreichen.
Sie sollten Document360 mit CRM-Plattformen wie HubSpot, Zoho CRM oder Pipedrive verbinden, um die Produktdokumentation mit Vertriebs- und Support-Workflows in Einklang zu bringen.
Sie müssen Benachrichtigungen oder Inhaltsupdates über Tools wie Gmail oder Mailchimp automatisieren, wenn Artikel in Document360 veröffentlicht oder aktualisiert werden.
Bevor du anfängst
Du musst ein aktives Zapier-Konto haben. Wenn du keinen hast, melde dich bei zapier.com an.
Sie müssen ein Konto in der Drittanbieter-Anwendung haben, die Sie über Zapier mit Document360 verbinden möchten.
Wenn Sie neu bei Zapier sind, schauen Sie sich Zapiers Einstiegsleitfaden an, um zu lernen, wie man Workflows erstellt und Aufgaben automatisiert, bevor Sie Ihren ersten Zap einrichten.
Wie man das API-Token in Document360 generiert
Das API-Token ist das, was Zapier verwendet, um sich zu authentifizieren und sich mit Ihrer Document360-Wissensdatenbank zu verbinden.
Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen () > Erweiterungen ().
Unter Team-Zusammenarbeit klicke auf der Zapier-Erweiterungskachel auf Verbinden.
Ein Zapier-Details-Popup erscheint mit einem generierten Token.
Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.
Dieses API-Token wird verwendet, um Document360 beim Erstellen von Zaps in Zapier zu authentifizieren. Halte es sicher – behandle es genauso wie ein Passwort.
Zapier-Anwendungsfälle für Document360
Sobald du das API-Token hast, kannst du Zaps bauen, das Document360 mit einer der folgenden Plattformen verbindet. Jeder Anwendungsfall-Artikel führt einen spezifischen Zap mit Schritt-für-Schritt-Konfiguration durch:
Google Docs + Document360
Lösen Sie Document360-Aktionen aus Google Docs-Events aus oder synchronisieren Sie Inhalte zwischen den beiden Plattformen.
Google Sheets + Document360
Erstellen oder aktualisieren Sie Knowledge Base-Artikel automatisch, wenn Zeilen in Google Sheets hinzugefügt oder aktualisiert werden.
Google Drive + Document360
Automatisierung der Workflows zwischen Google Drive-Dateiereignissen und der Artikelverwaltung in Document360.
Trello + Document360
Triggere Aktualisierungen der Wissensdatenbank, wenn Trello-Karten verschoben, erstellt oder aktualisiert werden.
GitHub + Document360
Verbinde GitHub-Ereignisse wie Pull Requests oder Releases mit Dokumentationsworkflows in Document360.
Confluence Server + Document360
Migriere oder synchronisiere Inhalte zwischen Confluence Server und deiner Document360-Wissensdatenbank.
Zoho CRM + Document360
Automatisierte Dokumentationsupdates, die durch Zoho-CRM-Ereignisse wie neue Kontakte oder Änderungen in der Deal-Phase ausgelöst werden.
Pipedrive + Document360
Verbinde Pipedrive-Pipeline-Ereignisse mit Wissensdatenbank-Workflows in Document360.
HubSpot + Document360
Lösen Sie Document360-Artikelaktionen aus HubSpot CRM-Events und Formulareinreichungen aus.
Asana + Document360
Automatisierung von Aktualisierungen der Wissensdatenbank, wenn Asana-Aufgaben erstellt, abgeschlossen oder aktualisiert werden.
monday.com + Document360
Verbinden Sie monday.com Board-Events mit den Workflows für die Artikelerstellung und Aktualisierung von Document360.
Typeform + Document360
Verwenden Sie Typeform-Einreichungen als Auslöser, um Artikel in Document360 automatisch zu erstellen oder zu aktualisieren.
Document360 + Gmail
Senden Sie Gmail-Benachrichtigungen oder lösen Sie E-Mail-Workflows aus Document360-Artikelereignissen aus.
Document360 + Mailchimp
Automatisieren Sie Mailchimp-Kampagnen oder Aktualisierungen der Abonnentenliste von Document360-Artikelevents.
Best Practices
Generiere das API-Token erst, wenn du bereit bist, mit dem Bau deines ersten Zap zu beginnen – der Token ist sofort aktiv und gewährt Zugriff auf deine Wissensdatenbank, sobald er erstellt wurde.
Speichern Sie das API-Token sicher. Wenn Sie vermuten, dass es kompromittiert wurde, kehren Sie zu Connections > Extensions zurück und erstellen Sie eine neue – das alte Token wird ungültig gemacht.
Teste jeden Zap gründlich in Zapier, bevor du ihn einschaltest. Nutzen Sie Zapiers eingebauten Testschritt, um zu überprüfen, ob Trigger und Aktion mit echten Daten wie erwartet funktionieren, bevor der Workflow automatisch ausgeführt wird.
Beginnen Sie mit einfachen Einzelschritt-Zaps (ein Trigger, eine Aktion), bevor Sie mehrstufige Workflows erstellen. Das erleichtert es zu erkennen, welcher Schritt fehlschlägt, falls etwas schiefgeht.
Nennen Sie Ihre Zaps klar – zum Beispiel "Typeform Submission → Create Document360 Draft" – damit Ihr Team versteht, was jede Automatisierung bewirkt, ohne sie öffnen zu müssen.
FAQ
Was ist ein Zap?
Ein Zap ist ein automatisierter Workflow in Zapier, der zwei oder mehr Apps verbindet. Sie besteht aus einem Trigger – einem Ereignis in einer App, das den Workflow startet – und einer oder mehreren Aktionen – Aufgaben, die Zapier automatisch in einer anderen App ausführt, wenn der Trigger ausgelöst wird. Zum Beispiel könnte ein Zapier-Trigger eine neue Typeform-Einreichung sein, und die Aktion könnte darin bestehen, einen Entwurf eines Artikels in Document360 zu erstellen.
Kann ich mehr als eine Document360-Wissensdatenbank mit Zapier verbinden?
Ja. Jedes Document360-Projekt generiert sein eigenes API-Token. Man kann mehrere Wissensdatenbanken mit Zapier verbinden, indem man für jedes Projekt ein separates Token generiert und beim Einrichten von Zaps für dieses Projekt das entsprechende Token verwendet.
Was soll ich tun, wenn mein Zap nicht mehr funktioniert?
Überprüfen Sie zuerst Zapiers Aufgabenhistorie auf Fehlermeldungen – Zapier notiert den Grund für jede fehlgeschlagene Aufgabe. Häufige Ursachen sind ein abgelaufenes oder ungültiges API-Token, Änderungen an der Authentifizierung der verbundenen App oder ein Feld im Trigger oder der Aktion, das nicht mehr existiert. Wenn sich das API-Token geändert hat, aktualisieren Sie es in den Zapier-Verbindungseinstellungen für Document360.