Abonnementen die deze functie ondersteunen: Business Enterprise
Het direct importeren van artikelinhoud uit PDF-bestanden helpt het proces van het opbouwen van je kennisbank te stroomlijnen. Document360 ondersteunt het importeren van tekstgebaseerde PDF-bestanden, inclusief PDF's met afbeeldingen, waardoor je vooraf geschreven inhoud in je kennisbank kunt opnemen.
Document360 ondersteunt geen gescande PDF's, wachtwoordbeveiligde of beperkte bestanden, of PDF's met meerkolomsindelingen. Wanneer bepaalde lettertypen of stijlen niet worden ondersteund, wordt standaard editor-opmaak toegepast om de leesbaarheid te behouden.
Plannen, credits en limieten
Importartikelen van PDF zijn beschikbaar voor New Business- en New Enterprise-plannen. Elk plan omvat een maandelijkse toewijzing van importkredieten:
Business: 200 credits per maand
Enterprise: 300 credits per maand
Credits worden maandelijks gereset zonder rollover - ongebruikte credits verlopen aan het einde van elke maand.
Je beschikbare credits en vereiste credits worden weergegeven in de importmodal voordat je met import begint.
Zorg ervoor dat de grootte van je PDF-bestand onder de 30 MB/300 pagina's is.
Als je niet genoeg credits hebt, wordt de importactie uitgeschakeld totdat je extra credits koopt of wacht op de maandelijkse reset.
Document360 ondersteunt ook het maken van artikelen uit Word (
.docx)-bestanden.De functie om artikelen uit PDF te importeren is niet beschikbaar als je op onze Legacy-plannen zit.
PDF-bestanden importeren
Importeren van een PDF-bestand in de Advanced WYSIWYG-editor
Voeg je vooraf geschreven inhoud toe aan Document360 door PDF-documenten direct te importeren in de Advanced WYSIWYG-editor:
Open een leeg artikel in de Advanced WYSIWYG-editor.
Als het artikel leeg is, verschijnt de optie Document importeren .
Klik op Document importeren.
Het dialoogvenster Document importeren verschijnt.
Upload een PDF-bestand met slepen en neerzetten of de optie Bestand uploaden .
Klik op het Verwijder-icoon om het geüploade bestand te verwijderen indien nodig.
Klik op Importeren om het proces te starten. Je ziet een toastbericht dat bevestigt dat de import in uitvoering is.
De artikelnaam en slug worden automatisch gegenereerd op basis van de naam van het geüploade bestand.
OPMERKING
De optie Document importeren (PDF, DOCX) is alleen beschikbaar wanneer de Advanced WYSIWYG-editor als standaardeditor is geselecteerd in je werkruimte-instellingen.
Een PDF-bestand importeren als één enkel artikel
Om een .pdf bestand te importeren als een Document360-artikel:
Log in op het Knowledge base portal en selecteer je gewenste project.
Navigeer naar Documentation () in de linker navigatiebalk.
Navigeer naar de gewenste categorie in het venster Categories & Articles .
Om het proces van het importeren van een document te starten, volgt u een van de gegeven opties:
Klik op het More () icoon naast de categorienaam en selecteer Artikel > () Document importeren (.docx, .pdf).
Klik op Aanmaken in de bovenste navigatiebalk en selecteer Artikel > () Document importeren (.docx, .pdf).
Klik rechtsboven op het keuzemenu 'Artikel aanmaken' en selecteer Artikel > () Document importeren (.docx, .pdf).
Klik op Upload file from my device om de PDF uit je lokale opslag te importeren of sleep en drop het PDF-brondocument. Standaard wordt de optie Enkel artikel geselecteerd in het dialoogvenster Document importeren. Als de PDF meer dan 300 pagina's bevat, schakelt de importoptie automatisch over naar Meerdere artikelen.
OPMERKING
Er kan per project slechts één PDF-import tegelijk worden uitgevoerd. Als een gebruiker in het project een PDF importeert, kunnen andere gebruikers geen nieuwe import starten totdat de huidige import is voltooid. Als een andere gebruiker probeert een PDF te importeren tijdens deze periode, verschijnt er een foutmelding die aangeeft dat een import al in uitvoering is.
Document360 vult automatisch de velden Artikelnaam en Categorie in, gebaseerd op de bestandsnaam van het brondocument en de categorie die je in stap 3 hebt geselecteerd. Je kunt beide velden aanpassen indien nodig.
OPMERKING
Als de artikelnaam handmatig wordt bijgewerkt tijdens het PDF-importproces, wordt de wijziging niet vastgelegd in de Team-auditing.
Selecteer de locatie waar je mediabestanden opgeslagen moeten worden in het keuzemenu voor de locatie van de Drive .
Klik op Importeren om het proces te starten. Je ziet een toastbericht dat bevestigt dat de import in uitvoering is.
Zodra de import is voltooid, bevestigt een succesbericht het proces. Klik op Ga naar artikel om direct naar het aangemaakte artikel te navigeren.
OPMERKING
Afbeeldingen uit het PDF-document worden als afzonderlijke bestanden geüpload in de geselecteerde Drive-map.
Een PDF-bestand importeren als meerdere artikelen
Je kunt een enkel PDF-document opsplitsen in meerdere artikelen op basis van kopniveaus die in het bestand worden gedetecteerd.
Log in op het Knowledge base portal en selecteer je gewenste project.
Navigeer naar Documentation () in de linker navigatiebalk.
Navigeer naar de gewenste categorie in het venster Categories & Articles .
Om het proces van het importeren van een document te starten, volgt u een van de gegeven opties:
Klik op het More () naast de categorienaam en selecteer Artikel > () Document importeren (.docx, .pdf).
Klik op Aanmaken in de bovenste navigatiebalk en selecteer Artikel > () Document importeren (.docx, .pdf).
Klik op het keuzemenu 'Artikel aanmaken' rechtsboven en selecteer Artikel > () Document importeren (.docx, .pdf).
Klik op Upload file from my device om te importeren om de PDF uit je lokale opslag te importeren of sleep en drop het PDF-brondocument.
Selecteer het tabblad Meerdere artikelen in het dialoog Document importeren .
Selecteer de locatie waar je mediabestanden opgeslagen moeten worden in het keuzemenu voor de locatie van de Drive .
Selecteer de kopniveaus (bijvoorbeeld H1, H2...) in het Split-document door het heading level-veld te bepalen hoe de PDF in artikelen wordt verdeeld. Standaard is H1 geselecteerd en kan het niet worden verwijderd. Bijvoorbeeld:
Als alleen H1 wordt geselecteerd, wordt voor elke H1-kop een nieuw artikel aangemaakt.
Als zowel H1 als H2 zijn geselecteerd, wordt voor elke H1-kop een nieuw artikel aangemaakt, en wordt elke H2-sectie binnen een H1 ook als een apart artikel aangemaakt. Dit is handig als je document meerdere subsecties heeft die je als afzonderlijke artikelen wilt organiseren voor betere duidelijkheid en navigatie.
Klik op Importeren om het proces te starten. Je ziet een toastbericht dat bevestigt dat de import in uitvoering is.
Zodra de import is voltooid, bevestigt een succesbericht het proces en toont het totale aantal geïmporteerde artikelen. Klik op Bekijk details om de lijst van artikelen en hun importstatus te zien.
Klik op Ga naar artikel om direct naar het eerste succesvolle artikel te navigeren dat tijdens de import is aangemaakt.
OPMERKING
Afbeeldingen uit het PDF-document worden als afzonderlijke bestanden geüpload in de geselecteerde Drive-map.
Beschikbaarheid van functies en huidige reikwijdte
Het importeren van artikelen uit PDF is nu mogelijk als onderdeel van de standaard productervaring. De functie is ontworpen om teams te helpen PDF-inhoud snel om te zetten in bewerkbare artikelen, terwijl de kernstructuur en leesbaarheid behouden blijven.
Het importproces geeft prioriteit aan veelvoorkomende inhoudselementen zoals koppen, alinea's, lijsten, tabellen, afbeeldingen en links. In sommige gevallen kunnen PDF-specifieke opmaak of complexe visuele elementen tijdens de import worden vereenvoudigd om consistentie en bewerkbaarheid binnen de editor te waarborgen.
De volgende gedragingen kunnen worden waargenomen bij het importeren van inhoud uit PDF-bestanden:
Emoji's en op LaTeX gebaseerde expressies kunnen als platte tekst worden geïmporteerd of weggelaten.
Checklist-achtige opmaak kan worden omgezet in standaardlijsten.
Grafieken, vormen en andere decoratieve grafische elementen worden niet geïmporteerd.
Woordenlijsttermen, fragmenten en variabelen worden geïmporteerd als gewone tekst.
Tabellen en lijsten die meerdere pagina's beslaan, kunnen worden opgesplitst in aparte blokken.
Hyperlinks waarbij de zichtbare tekst afwijkt van de werkelijke URL kunnen worden vervangen door een tijdelijke aanduiding.
Geneste lijstelementen, zoals afbeeldingen binnen lijsten, worden niet altijd inline weergegeven.
Afbeeldingen worden op volledige breedte geïmporteerd en kunnen in sommige gevallen meer dan eens voorkomen.
Dit gedrag wordt verwacht bij het werken met PDF's die sterk leunen op visuele lay-out of geavanceerde opmaak. De geïmporteerde inhoud blijft volledig bewerkbaar, waardoor teams de opmaak en structuur na import indien nodig kunnen verfijnen.
Ondersteuning voor extra PDF-elementen en lay-outscenario's kan in de loop van de tijd worden verbeterd.
FAQ
Wat is de maximale bestandsgrootte voor PDF-bestanden die geïmporteerd kunnen worden?
De maximaal ondersteunde bestandsgrootte is 30 MB of de eerste 300 pagina's, afhankelijk van wat het eerst komt. Elke geïmporteerde pagina verbruikt één credit. Als je bestand deze limiet overschrijdt, splits het dan in kleinere delen voordat je opnieuw importeert.
Wat is de beste praktijk voor het beheren van grote PDF-documenten?
Als best practice splits je grote PDF-bestanden op in meerdere artikelen voor betere prestaties en eenvoudiger contentbeheer. Je kunt de optie 'Importeren als meerdere artikelen' gebruiken en de juiste kopniveaus selecteren.
Is het mogelijk om PDF-bestanden te importeren met de Markdown/WYSIWYG-editors?
Nee. Het importeren van PDF-bestanden wordt niet ondersteund in de Markdown/WYSIWYG-editors.
Waarom krijg ik een fout bij het importeren van een PDF-document in Document360?
Fouten kunnen optreden als:
De PDF wordt gescand, met een wachtwoord beveiligd of beperkt.
De PDF is niet tekstgebaseerd en bevat geen duidelijk identificeerbare koppen.
De PDF bevat complexe lay-outs of niet-ondersteunde elementen (bijvoorbeeld opmerkingen of pagina's met meerdere kolommen).
Lettertypen of ingebedde bronnen kunnen niet worden geëvenaard.
Kan ik HTML-bestanden importeren?
Nee. Momenteel worden alleen Word (.docx) en PDF (.pdf) bestanden ondersteund voor import.
Kan ik meerdere PDF-bestanden tegelijk importeren?
Nee. Er kan per project slechts één PDF-import tegelijk worden uitgevoerd.
Als een gebruiker in het project al een PDF importeert, kunnen andere gebruikers geen nieuwe import starten totdat de huidige is voltooid.
Als een andere gebruiker probeert een PDF te importeren terwijl een import bezig is, verschijnt er een foutmelding die aangeeft dat een import al in uitvoering is en dat er gewacht moet worden tot deze is voltooid.