Teamaccounts beheren

Je kunt gebruikers efficiënt beheren om naadloze samenwerking te garanderen. Je kunt nieuwe gebruikers aanmaken, bestaande aanpassen om rollen of rechten bij te werken, en accounts verwijderen die niet langer nodig zijn. Daarnaast kunt u gebruikers omzetten naar SSO of lezers, wat flexibiliteit biedt bij het aanpassen aan de veranderende behoeften van uw team. Gebruikers werden eerder aangeduid als Teamaccounts in Document360.

OPMERKING

Elke bestaande gebruiker met de relevante rechten kan gebruikers toevoegen of beheren en content of portaaltoegang toewijzen.

Overzicht van de pagina Gebruikers & groepen

Om toegang te krijgen tot de Users & groups :

1. Navigeer naar ()  Users & permissions in de linker navigatiebalk in het Kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups > Users.

Belangrijke elementen van het tabblad Gebruikers:

1. Zoek op naam of e-mail: Zoek een gebruiker op naam of e-mailadres.

2. Gebruikerslijst: Toont de naam en e-mailadres van alle gebruikers in het project.

3. Status: Toont of het account actief of inactief is. Een inactieve status geeft aan dat het account is gedeactiveerd.

4. Rol: Toont de portaalrol, zoals Eigenaar, Beheerder, Bijdrager of een aangepaste rol.

5. Contentrol & toegang: Toont de contentrol en de toegang tot content die aan het account is toegewezen.

6. Groepsnaam: Als het account bij een groep hoort, wordt de groepsnaam weergegeven.

7. Laatst gezien: Toont wanneer de gebruiker voor het laatst actief was. Voor inactieve gebruikers wordt een optie getoond om een activatiemail te sturen.

   Selecteer de gewenste gebruiker en de volgende opties verschijnen:

8. Converteer naar SSO-account: Zet de gebruiker om naar een SSO-account.

9. Converteer naar lezersaccount: Zet de gebruiker om naar een lezersaccount.

10. Deactiveren/Activeren: Deactiveer of activeer de Gebruiker.

11. Verwijderen: Verwijder de gebruiker.

    Beweeg met de muis over een gebruiker om toegang te krijgen tot:

12. E-mailmeldingen (): Bekijk de e-mailactiviteitengeschiedenis van de afgelopen 30 dagen.

13. Bewerken (): Pas de configuratie van de gebruiker aan.

14. Verwijderen (): Verwijder de gebruiker.

    Andere elementen:

15. Overzicht van het gebruik van het account: Toont hoeveel gebruikers er onder jouw abonnement zijn toegestaan en hoeveel er zijn aangemaakt.

16. Koop meer: Hiermee kun je meer gebruikers kopen als add-on.

17. CSV exporteren: Exporteer de lijst met gebruikers als een CSV-bestand.

18. Filter: Gebruik filters om resultaten te verfijnen op portaaltype, accounttypes of status.

19. Voeg toe: Voeg een nieuwe gebruiker toe.

Een nieuwe gebruiker toevoegen

Om één of meer gebruikers aan je project toe te voegen,

1. Navigeer naar () >  Users & permissions in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups > Users.

3. Klik op Add > gebruiker om het Nieuwe gebruiker-venster te openen.

   

4. Voer in het veld E-mail de e-mailadressen in van de accounts die je wilt toevoegen.

   OPMERKING

   Je kunt tot vijf e-mailadressen toevoegen, gescheiden door komma's.

5. Selecteer het selectievakje SSO   om de gebruiker als SSO-gebruiker toe te voegen.

6. Als je het selectievakje voor SSO-gebruikers hebt geselecteerd, selecteer dan een SSO-configuratie in het Select SSO dropdownmenu.

7. Selecteer het vakje 'Uitnodigingsmail' overslaan als je niet wilt dat je nieuwe gebruikers een uitnodigingsmail ontvangen.

8. Kies de gewenste projectrol voor de nieuwe accounts.

   • Administratie: Toegang hebben tot alle functies behalve facturering. Ze kunnen gebruikers, projecten en configuraties beheren.

   • Bijdrager: Maak conceptartikelen en categoriepagina's aan, bewerk en publiceer ze ook.

   • Beoordelaar: Kan inloggen op het kennisbankportaal om toegang te krijgen tot artikelen die aan hen zijn toegewezen voor beoordeling.

   • Aangepaste rol: Maak rollen aan met specifieke rechten op basis van jouw behoeften.

   OPMERKING

   Je kunt voor elk e-mailadres dat je in het e-mailveld invoert geen individuele portaalrollen kiezen.

9. Selecteer de gewenste contentrol voor de nieuwe gebruikers.

   • Conceptschrijver: Je kunt artikelen en categoriepagina's maken en bewerken, maar niet publiceren.

   • Redacteur: Beheer artikelen, categorieën, drives, workflows en hergebruik van content.

   • Beoordelaar: Kan opmerkingen toevoegen aan artikelen, de workflowstatus bijwerken en deadlines instellen voor workflow-statussen.  

   • Geen: Aanvankelijk is er geen specifieke contentrol toegewezen. Dit kan later worden aangepast indien nodig.

   OPMERKING

   Je kunt meerdere contentrollen kiezen voor verschillende contenttoegang door te klikken op de optie 'Voeg een andere contentrol' toe.

10. Kies het niveau van contenttoegang dat je wilt voor de contentrol.

    • Geen: Selecteer deze optie als de gebruiker geen toegang zou moeten hebben tot enige inhoud van de kennisbank.

    • Allen: Kies deze optie om toegang te verlenen tot alle knowledge base-inhoud in alle werkruimtes en talen.

    • Werkruimte/Taal: Beperk de toegang tot content binnen specifieke werkruimtes en talen. Gebruikers kunnen alleen inhoud bekijken die voor deze selecties is aangewezen.

    • Categorie: Beperk de toegang tot bepaalde categorieën binnen opgegeven werkruimtes en talen. Gebruikers hebben alleen toegang tot inhoud die onder geselecteerde categorieën is gecategoriseerd.

11. Wijs tot slot groepen toe aan de nieuwe gebruikers via het dropdown Groepen toewijzen . Dit veld is optioneel. Je kunt ook gebruikers toevoegen zonder ze aan een groep te koppelen.

12. Als je klaar bent, klik je op Nieuwe gebruiker.

Importeren van gebruikers

Je kunt de functie Gebruikers importeren gebruiken om meer dan vijf accounts tegelijk toe te voegen. Om nieuwe gebruikers aan je project toe te voegen:

1. Navigeer naar () > Users & permissions in de linker navigatiebalk in het Kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups > Users.

3. Klik op Add > importeren om het tabblad Gebruikers importeren te openen.

4. Selecteer het selectievakje voor de SSO-gebruiker om de gebruiker als SSO-gebruiker toe te voegen.

5. Als je het selectievakje voor SSO-gebruikers hebt geselecteerd, selecteer dan een SSO-configuratie in het Select SSO dropdownmenu.

6. Download de CSV-bestandstemplate door op de optie Download sjabloon te klikken.

   

7. Open het gedownloade CSV-bestand in een lokale applicatie zoals MS Excel.

8. Voer de nieuwe account-e-mails en voor- en achternamen in.

9. Sla het CSV-bestand op en klik dan op Klik om te uploaden in het dialoogvenster. Je kunt het bestand ook slepen en neerzetten in het aangewezen dropframe.

   De gegevens worden gevalideerd en de geldige en ongeldige e-mails worden vermeld in de validatiesamenvattingstabel .

10. Klik op het vakje 'Uitnodigingsmail overslaan ' als je niet wilt dat je nieuwe gebruikers een uitnodigingsmail ontvangen.

11. Wijs de portaalrol, contentrol, contenttoegang en groep toe aan de geïmporteerde gebruikers via het respectievelijke dropdownmenu.

12. Klik op de knop Importeren .

Gebruikers beheren

Een gebruiker bewerken

Om de configuratie van een gebruiker te bewerken, volgt u de onderstaande stappen:

1. Navigeer naar () > Users & permissions in de linker navigatiebalk in het Kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups > Users.

3. Beweeg de muis over de gewenste gebruiker en klik op het Edit () ().

   

4. Om de portaalrol bij te werken:

   1. Klik op Rol beheren project.

   2. Selecteer de gewenste portaalrol in het gebruikerspaneel Bewerken .

   3. Klik op Update.

      

5. Om toegang tot inhoud bij te werken:

   1. Klik op Beheren van contentrollen en -rechten.

   2. Selecteer de gewenste Content-rol en contenttoegang in het gebruikerspaneel Bewerken.

   3. Klik op Update.

OPMERKING

Voor gebruikers wordt toegang geërfd, waardoor ze zowel categorieën als subcategorieën kunnen bekijken, tenzij de toegang expliciet is beperkt.

Een gebruiker verwijderen

Verwijder een gebruiker met een van twee methoden:

1. Navigeer naar () >  Users & permissions in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups > Users.

3. Beweeg je muis over de gewenste gebruiker en klik op het Delete () icoon.

   Of kies het selectievakje naast één of meer accounts aan en klik bovenaan Delete ()

4. Klik op Yes in het bevestigingspaneel Delete .

   

Gebruikers omzetten in lezers

Om een gebruiker om te zetten in een lezer:

1. Navigeer naar () >  Users & permissions in de linker navigatiebalk in het kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups.

3. Selecteer één of meer Document360-gebruikers (niet-SSO) en klik op Converteren naar lezer.

   OPMERKING

   Als je een SSO-gebruiker selecteert bij het omzetten van gebruikers naar lezers, wordt de gebruiker omgezet naar een SSO-lezer.

4. Wijs de gewenste toegangsrechten voor inhoud toe via het dropdownmenu Content-toegang .

5. Als optionele stap koppel je de gebruiker aan bestaande lezersgroepen uit de Map met het bestaande lezergroep-dropdownmenu .

6. Klik op Bevestigen om de gebruiker om te zetten naar een lezer.

   OPMERKING

   Wanneer een gebruiker wordt omgezet naar een lezer, worden alle bijdragen die tijdens de gebruikersrol zijn gedaan behouden.

Gebruikers converteren naar SSO

Om een gebruiker om te zetten naar een SSO-account:

1. Navigeer naar () > Users & permissions in de linker navigatiebalk in het Kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups > Users.

3. Selecteer één of meer Document360-gebruikers (niet-SSO) en klik op Converteren naar SSO-account.

4. Kies in het Select SSO dropdown een SSO-configuratie.

5. Klik op Doorgaan.

   De SSO-accounts worden geïdentificeerd door een SSO-badge naast hun naam.

OPMERKING

Als je een gebruiker omzet naar een SSO-account, worden alle eerdere artikelbijdragen aan Anoniem gecrediteerd.

Een gebruiker deactiveren en opnieuw activeren

Om een gebruiker te deactiveren, volgt u de onderstaande stappen:

1. Navigeer naar () > Users & permissions in de linker navigatiebalk in het Kennisbankportaal.

2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar Users & groups > Users.

3. Selecteer de gewenste gebruiker en klik bovenaan op Deactiveren .

   Het paneel 'Bevestig gebruikersdeactivatie ' verschijnt.

OPMERKING

• Je kunt elk standaard-, SSO-gebruikers- of lezersaccount deactiveren.

• Gedeactiveerde accounts verliezen de toegang tot het portaal, maar behouden hun gegevens in documentatie, analytics, enzovoort.

• Deactivering treedt pas in werking nadat de huidige SSO-sessie is afgelopen. De SSO-gebruiker blijft ingelogd totdat de sessie wordt gereset.

3. Als je in een privé- of gemengd privéproject zit, klik dan op het selectievakje 'Converteren naar lezer ' om de geselecteerde gebruiker om te zetten naar een lezersaccount.

   1. Configureer contenttoegang en koppel deze aan een bestaande lezersgroep.

   2. Klik op Converteren.

   De gebruiker wordt nu omgezet naar een lezersaccount in plaats van gedeactiveerd.

4. Anders klik je op Deactiveren om de gebruiker te deactiveren.

Om een gedeactiveerde gebruiker opnieuw te activeren, volgt u de onderstaande stappen:

1. Selecteer één of meer gedeactiveerde gebruikers.

2. Klik op Activeren.

3. Klik op Bevestigen in het Bevestigen gebruikersactivatiepaneel .

OPMERKING

Als het heractiveren van een gedeactiveerde gebruiker je gebruikerslimiet overschrijdt, verschijnt het paneel 'Overschrijdt gebruikerslimiet '. Je kunt bestaande actieve gebruikers verwijderen of extra gebruikers als add-ons kopen.

Filter en exporteer gebruikersinformatie

Bovenaan de lijst staan drie knoppen: Filteren, Exporteren en Aanmaken.

Filtergebruikers

Om de lijst van gebruikers te verkleinen:

1. Klik op de Filterknop .

2. Gebruik de volgende parameters om je zoekopdracht te verfijnen en klik vervolgens op Toepassen:

   1. Loginstatus: Beide, gelogde lezers en nooit ingelogde lezers.

   2. Laatste inlogdatum: Allemaal, 7 dagen, 30 dagen, 3 maanden, 1 jaar en Custom datum.

   3. Accounttypen: Selecteer alles, Document360 Gebruiker, SSO Gebruiker.

      OPMERKING

      Het selecteren van het SSO Gebruikersfilter toont een lijst van beschikbare SSO-configuraties.

   4. Status: All, Actief, Inactief.

   

Exporterende gebruikers

Klik op de Export-knop om de gefilterde lijst van gebruikersals CSV-bestand naar de lokale opslag van je apparaat te downloaden.

Koop meer gebruikers

Als je meer gebruikers nodig hebt dan je huidige abonnement biedt, kun je ze als add-on kopen. Het totale aantal beschikbare gebruikers en het totale aantal gebruikte gebruikers worden bovenaan de pagina weergegeven.

1. Klik op  Uw abonnement upgraden.

   De pagina Kies je plan en factureringscyclus verschijnt.

2. Voer het benodigde aantal gebruikers in of gebruik het plus-(+)-icoon en het min-(-)pictogram om het aantal te selecteren.

   De totale kosten worden hieronder weergegeven.

3. Klik op Betaling bevestigen, en er wordt een e-mail met de aankoopinformatie verstuurd.

OPMERKING

Voor meer informatie, lees het artikel over het aanschaffen van add-ons.

Probleemoplossing

Een fout tegenkomen bij het toevoegen van een gebruiker

Fout: Fout toevoegen van volgende e-mails

Deze fout ontstaat meestal door een van de volgende oorzaken:

1. Niet-ondersteunde tekens in het e-mailadres
   Document360 ondersteunt alleen e-mailadressen die standaardtekens bevatten. Onder speciale tekens zijn alleen onderstreep (_) en koppelteken (-) toegestaan.

   Voorbeeld:
   Proberen op te tellen tom&34@barny.com zal resulteren in een fout omdat de ampersand (&) geen ondersteund karakter is.

2. E-mail al gekoppeld aan een Reader SSO-account

   Als het e-mailadres dat je als gebruiker wilt toevoegen al gekoppeld is aan een Reader SSO-account, blokkeert het systeem de toevoeging en toont hetzelfde foutbericht.

Stappen om op te lossen:

• Zorg ervoor dat het e-mailadres geen speciale tekens bevat behalve onderstreep (_) en koppelteken (-)

• Werk het e-mailadres bij om te voldoen aan de standaard e-mailopmaak

• Probeer de gebruiker of de lezer opnieuw toe te voegen met het gecorrigeerde e-mailadres

• Bevestig dat het e-mailadres niet al wordt gebruikt in een Reader SSO-account