Document360 biedt lezers twee manieren om artikelen en categorieën als PDF's rechtstreeks van de kennisbanksite te downloaden. Ze kunnen content op aanvraag exporteren met de knop PDF exporteren , of een vooraf samengestelde PDF downloaden die via het portaal is gegenereerd en beschikbaar is gemaakt via het notificatiesysteem. Beide methoden worden bestuurd door instellingen die je in het portaal instelt.
PDF-download van de kennisbanksite is exclusief beschikbaar voor particuliere projecten en ingelogde gebruikers van gemengde projecten.
Schakel PDF-download in in het portaal in
Voordat lezers PDF's van je kennisbanksite kunnen downloaden, moet je de downloadknop in je instellingen inschakelen.
- Ga naar Instellingen () > Knowledge base-site in de linker navigatiebalk.
- Selecteer Artikelinstellingen & SEO in het linker navigatiepaneel.
- Scroll op het tabblad Artikelinstellingen naar de artikelheader .
- Zet de knop 'Weergeven downloaden als PDF' aan. Deze optie is standaard ingeschakeld.
- Selecteer indien nodig aanvullende opties:
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Meerdere artikelen downloaden | Hiermee kunnen lezers meerdere artikelen of een hele categorie selecteren en exporteren als één PDF. |
| Laat gebruikers een PDF-sjabloon kiezen tijdens het exporteren | Hiermee kunnen lezers een PDF-sjabloon kiezen bij het exporteren. Als het niet geselecteerd is, wordt het standaardsjabloon gebruikt. |
.png)
Om PDF-sjablonen aan te maken of te beheren, navigeer naar Contenttools () > Export artikelen en selecteer het tabblad PDF-sjablonen . Leer over PDF-sjablonen →
Lezer-geïnitieerde export vanaf de kennisbanksite
Zodra de PDF-downloadknop is ingeschakeld, kunnen lezers categorieën en artikelen direct exporteren vanaf de kennisbanksite.
- Navigeer naar de categorie of het artikel op de kennisbanksite en klik op het PDF-icoon Exporteren .
- Selecteer in het paneel Artikelen exporteren de subcategorieën en artikelen die opgenomen moeten worden.
- Als sjabloonselectie is ingeschakeld, kies dan een PDF-sjabloon uit het keuzemenu PDF-sjablonen . Als er geen sjabloon is geselecteerd, wordt het standaardsjabloon gebruikt.
- Klik op Volgende, voer een bestandsnaam in en klik op PDF exporteren.
Het systeem genereert de PDF-versie aan de serverzijde. Zodra de PDF klaar is, wordt de hieronder beschreven meldingsstroom geactiveerd.
Aanpassingen die op de kennisbanksite zijn toegepast, worden niet weergegeven in de gedownloade PDF. In gemengde kennisbanken kunnen ingelogde lezers zowel publieke als private artikelen afzonderlijk of in bulk exporteren. Niet-ingelogde lezers kunnen alleen individuele artikelen exporteren.
Download de geëxporteerde PDF
Zodra de export is voltooid, hangt de levering van de PDF af van het aantal geselecteerde artikelen.
Enkel artikel: De PDF downloadt direct.
Meerdere artikelen: De PDF wordt serverzijde gegenereerd. Je kunt het downloaden via het gedeelte Melding () of via de downloadlink die gelijktijdig naar het geregistreerde e-mailadres van de lezer wordt gestuurd.
Om een PDF met meerdere artikelen te downloaden van het meldingencentrum:
- Klik op het Melding () icoon op de kennisbanksite.
- Zoek je export. Elke melding toont het werkgebied en de taal waaruit de PDF is geëxporteerd, de datum waarop deze is geëxporteerd en hoe lang de downloadlink geldig blijft.
- Klik op PDF om het bestand direct in je browser te downloaden.
Geëxporteerde PDF's zijn 30 dagen beschikbaar via beveiligde, tijdsbeperkte downloadlinks. In privé- en gemengde projecten zijn PDF's in het Meldingen-gedeelte alleen zichtbaar voor de gebruiker die ze heeft gegenereerd en andere geautoriseerde gebruikers. De melding en e-mailbezorging zijn alleen van toepassing wanneer meerdere artikelen worden geëxporteerd. Eén artikel wordt direct gedownload zonder melding.
Door het portaal samengestelde PDF's op de kennisbanksite
PDF's die via Content-tools () in het portaal zijn gecompileerd > Export-artikelen volgen dezelfde meldingsstroom. Wanneer een portaal-export is voltooid, kunnen geautoriseerde lezers deze downloaden van het notificatiecentrum op de kennisbanksite, of via de e-maillink die tegelijkertijd wordt verzonden.
Dit is handig als je precies wilt controleren welke content wordt geëxporteerd en hoe deze wordt gestyled, in plaats van te vertrouwen op lezer-initieerde exports, en vervolgens het uiteindelijke bestand aan je publiek te tonen.
Om een PDF van het portaal samen te stellen, zie Artikelen exporteren als PDF →
Beperkingen
| Item | Detail |
|---|---|
| Beschikbaarheid | Alleen privéprojecten en ingelogde gebruikers van gemengde projecten. |
| Dagelijkse downloadlimiet | 500 MB gedeeld door alle gebruikers van de kennisbasis. |
| Validiteit van de link downloaden | 30 dagen vanaf de exportdatum. |
| Export van één artikel | Downloadt direct. |
| Multi-artikel export | Tegelijkertijd bezorgd via het notificatiecentrum en de e-mail. |
| Aanpassingen van kennisbanksites | Niet weergegeven in gedownloade PDF's. |
| Zichtbaarheid van meldingen | Alleen zichtbaar voor de gebruiker die de export heeft gegenereerd en andere geautoriseerde gebruikers. |
Best practices
- Schakel templateselectie in voor gevorderde lezers. Als je kennisbank technische teams bedient die specifieke lay-outs nodig hebben, schakel dan de optie 'Gebruikers toe PDF-template laten kiezen ' in zodat ze het meest geschikte formaat kunnen kiezen.
- Precompileer PDF's voor grote of complexe exports. Voor documentatiepakketten die een specifieke structuur vereisen, compileer je de PDF in het portaal en laat lezers deze via het notificatiesysteem downloaden, in plaats van te vertrouwen op door de lezer geïnitieerde exports.
- Informeer de lezers over de 30-daagse vervaldatum. Als je toegang tot de kennisbank deelt met externe belanghebbenden, herinner hen er dan aan om binnen 30 dagen voor het verlopen van de link geëxporteerde PDF's te downloaden.
- Monitor het downloadverbruik. Als je team vaak grote PDF's downloadt, houd dan het cumulatieve dagelijkse gebruik bij om te voorkomen dat je tijdens piekperiodes de 500 MB gedeelde limiet bereikt.
FAQ
Wat is het verschil tussen een door de lezer geïnitieerde export en een door het portaal gecompileerde PDF?
Een door lezers geïnitieerde export stelt lezers in staat om zelf inhoud te selecteren en te exporteren direct vanaf de kennisbanksite. Een door het portaal gecompileerde PDF wordt aangemaakt door een beheerder of redacteur in het portaal, met volledige controle over welke artikelen worden opgenomen en welk sjabloon wordt gebruikt. Beide worden via dezelfde meldingsstroom geleverd zodra de export is voltooid.
Kunnen niet-ingelogde lezers PDF's downloaden?
In gemengde kennisbanken kunnen niet-ingelogde lezers alleen individuele artikelen exporteren. Ingelogde lezers kunnen zowel publieke als private artikelen afzonderlijk of in bulk exporteren. PDF-download is niet beschikbaar voor volledig openbare kennisbanken.
Hoe lang blijft een PDF-downloadlink geldig?
Downloadlinks verlopen na 30 dagen en worden automatisch verwijderd uit het meldingscentrum. Lezers dienen hun geëxporteerde PDF's binnen dit venster te downloaden.
Wat gebeurt er als de dagelijkse downloadlimiet wordt overschreden?
Alle abonnementen hebben een standaard dagelijkse downloadlimiet van 500 MB, gedeeld door alle gebruikers van de kennisbasis. Als het gecombineerde totaal van alle gebruikers meer dan 500 MB per dag bedraagt, worden verdere downloads voor alle gebruikers gedurende 24 uur beperkt. Als bijvoorbeeld de limiet van 500 MB om 21:20 uur op 9 april wordt bereikt, zijn verdere downloads pas om 21:20 uur op 10 april mogelijk.
Zullen aanpassingen van kennisbanksites verschijnen in gedownloade PDF's?
Nee. Aanpassingen die op de knowledge base-site zijn toegepast, worden niet weergegeven in gedownloade PDF's. Het PDF-uiterlijk wordt volledig bepaald door de PDF-sjabloon die bij exporttijd is geselecteerd.