Offline documentatie

Je kunt je Document360-project exporteren als een offline WebHelp-pakket, zodat lezers je documentatie zonder internetverbinding kunnen doorbladeren. De export genereert een zelfstandige HTML-site — met navigatie, zoeken en media — die direct opent vanuit een lokale map, zonder server- of inlogfunctie.

Wanneer offline documentatie exporteren

Offline WebHelp-export is gemaakt voor situaties waarin de live Knowledge Base-site niet bereikbaar is of niet het juiste leveringsformaat heeft:

• Air-gapped of restricted networks — teams in beveiligde omgevingen (defensie, gezondheidszorg, financiën) waar externe netwerktoegang niet is toegestaan.
• On-premise of embedded software — het leveren van hulpdocumentatie naast een desktopinstallateur of een ingebedd/industrieel systeem dat zonder internettoegang werkt.
• Veldwerk met weinig connectiviteit — veldservicetechnici of locatie-ingenieurs die referentiedocumenten nodig hebben als signaal of wifi onbetrouwbaar is.
• Evenementen en kiosken — beursstands of demostations waar je niet afhankelijk bent van wifi van de locatie.
• Klant- of contractoverdracht — het leveren van een statische, op zichzelf staande kopie van de documentatie als onderdeel van een contractuele levering, in plaats van een live URL.

Voordat je begint

• Je hebt toegang nodig tot Content-tools in het Knowledge Base-portaal om een export te starten.
• Exports worden per project gegenereerd en kunnen meerdere werkruimtes, talen en categorieën in één run omvatten.

Exporteer je project als een WebHelp (HTML)-bestand voor offline gebruik

1. Ga in de linker navigatiebalk naar Contenttools > Importeren en exporteren project.

2. Klik op Exporteren. Het projectexport-dialoogvenster verschijnt.

3. Selecteer in het keuzemenu Format HTML (Offline Documentation).

4. Zoek in de zoekbalk 'Selecteer categorieën' de inhoud die je wilt exporteren. De zoekfunctie geldt voor alle werkruimtes, talen en categorieën.

5. Kies wat je toevoegt met behulp van de selectieboom:

Een selectievakje verschijnt in een onbepaalde (gedeeltelijk ingevulde) toestand wanneer een categorie sommige, maar niet alle, inhoud heeft geselecteerd.

6. Selecteer het selectievakje 'Mediabestanden opnemen ' om afbeeldingen en andere media in de geëxporteerde ZIP op te nemen.
7. Klik op Exporteren.
   

De export draait op de achtergrond. Een melding verschijnt rechtsboven wanneer de export voltooid is en klaar om te downloaden. Je kunt naar andere modules navigeren terwijl het verwerkt wordt.

Je gedownloade WebHelp-bestand bevat een indexbestand om de geëxporteerde kennisbank te openen in je browser of een andere embedded browserengine. Je kunt binnen je kennisbank zoeken, wisselen tussen werkruimtes en talen, en toegang krijgen tot alle geëxporteerde artikelen en categorieën, inclusief mediabestanden en interne links.

Download en raadpleeg het geëxporteerde ZIP-bestand

1. Beweeg je muis over de Content-tools in de linker navigatiebalk.
2. Ga naar Importeren & exporteren > Importeren en exporteren project.
3. Onder Recente bestanden zoek je de laatste export (weergegeven met exportdatum en -tijd).
4. Selecteer Download om de ZIP op te slaan in lokale opslag, of Copy link om een downloadbare link te genereren.
5. Pak de ZIP uit in een lokale map.
6. Open index.html uit de uitgepakte map in elke webbrowser.
   De offline site opent met volledige navigatie en structuur. Lezers kunnen artikelen en categorieën bekijken, wisselen tussen werkruimtes en talen, en de ingebouwde zoekfunctie gebruiken, allemaal zonder internetverbinding.

Wat is inbegrepen en wat niet

Best practices

• Selecteer Mediabestanden toevoegen wanneer je inhoud afbeeldingen bevat, zodat er niets kapot gaat zodra lezers offline gaan.
• Voeg een deprecatiebericht toe aan verouderde artikelen voordat je exporteert, zodat offline lezers weten welk artikel hen vervangt.
• Exporteer en verspreid regelmatig opnieuw als je broninhoud verandert — het offline pakket is een statische snapshot en werkt niet vanzelf bij.
• Vermijd het vertrouwen op embedded YouTube/Vimeo-video's of externe links in documentatie die voornamelijk bedoeld is voor offline distributie, want deze werken niet zonder verbinding.
• Bewaar een kopie van elke geëxporteerde ZIP buiten de recente bestanden van Document360 als je de versiegeschiedenis nodig hebt, want nieuwe exports overschrijven het vorige bestand.
• Test het geëxporteerde pakket door index.html te openen in dezelfde omgeving als je eindgebruikers (bijvoorbeeld een air-gapped machine) voordat je het verspreidt.

FAQ