Artikelen beheren

Plannen ter ondersteuning van het beheren van artikelen

Artikelen vormen de basis van een kennisbank. Door ze effectief te beheren, zorgt u ervoor dat uw documentatie georganiseerd, gebruiksvriendelijk en up-to-date blijft. Document360 biedt een scala aan opties voor het maken, bewerken en ordenen van artikelen om aan uiteenlopende behoeften te voldoen.

Stel je voor dat je een grote kennisbank beheert met meerdere bijdragers en een breed publiek. Je hebt tools nodig om artikelen efficiënt te maken, te bewerken en te ordenen met behoud van consistentie en nauwkeurigheid. Document360 vereenvoudigt dit proces met intuïtieve methoden voor artikelbeheer.

Een artikel aanmaken

De belangrijkste bouwsteen van elke kennisbank is de informatie die deze bevat. Als gebruiker van Document360 kun je deze informatie toevoegen in de vorm van artikelen. Artikelen worden meestal gegroepeerd in door de gebruiker gedefinieerde categorieën, op basis van de informatie die ze bevatten.

Hoewel u artikelen kunt maken op basis van een sjabloon of een artikel uit een andere bron kunt importeren, is het maken van een geheel nieuw artikel het meest gebruikelijke proces voor het maken van artikelen.

NOTITIE

De artikellimieten voor elk plan zijn als volgt:

Beroeps	5000 artikelen
Zaak	5000 artikelen
Onderneming	10000 artikelen

Er zijn vier methoden om een artikel te maken in de Kennisbank:

1. Methode 1: De Create -knop op de bovenste balk gebruiken

2. Methode 2: Het pictogram Vliegwiel () gebruiken

3. Methode 3: Het pictogram More () in het gedeelte Categories & Articles gebruiken

4. Methode 4: De knop Create gebruiken in de categorie Map/Indextype

Artikel maken op basis van sjabloon

In Document360 kunt u elk artikel maken, opslaan en hergebruiken als sjabloon voor toekomstige artikelen. Wanneer u een nieuw artikel maakt met behulp van een sjabloon, worden automatisch alle vooraf gedefinieerde eigenschappen en opmaak geïmporteerd, waardoor u tijd bespaart en consistentie in uw kennisbank garandeert.

Stelt u zich eens voor dat u een kennisbank beheert voor een softwareproduct met een standaardindeling voor probleemoplossing. InArtikel maken op basis van sjabloon

In Document360 kunt u elk artikel maken, opslaan en hergebruiken als sjabloon voor toekomstige artikelen. Wanneer u een nieuw artikel maakt met behulp van een sjabloon, worden automatisch alle vooraf gedefinieerde eigenschappen en opmaak geïmporteerd, waardoor u tijd bespaart en consistentie in uw kennisbank garandeert.

Stelt u zich eens voor dat u een kennisbank beheert voor een softwareproduct met een standaardindeling voor probleemoplossing. In plaats van elke keer dezelfde structuur opnieuw te maken, kunt u een opgeslagen sjabloon gebruiken om de consistentie te behouden en de inspanning te verminderen, zodat u zich kunt concentreren op het aanpassen van de inhoud.

U kunt op vier manieren een artikel maken op basis van de sjabloon:

1. Methode 1: Het vliegwiel () pictogram gebruiken

2. Methode 2: De optie More () gebruiken

3. Methode 3: De Create -knop op de bovenste balk gebruiken

4. Methode 4: De optie Een sjabloon kiezen gebruiken

NOTITIE

Als u een bestaand sjabloon wilt toevoegen, beheren of wijzigen, kunt u naar de overzichtspagina Sjablonen navigeren door te klikken op Ga sjablonen beheren boven de lijst met sjablonen in het Article from template paneel.

Lees voor meer informatie het artikel op Templates.

Een artikel bewerken

Het bewerken van een gepubliceerd artikel is essentieel voor het onderhouden van up-to-date en nauwkeurige inhoud in uw kennisbank. Wanneer een artikel wordt gepubliceerd, treden de volgende wijzigingen op:

1. Uw artikel verschijnt op uw Knowledge base site voor lezers.

2. De status van het artikel verandert van Concept in Gepubliceerd in de Knowledge base portal

Wanneer u een gepubliceerd artikel selecteert, zult u merken dat de editor alleen de live-versie weergeeft, niet het bewerkingsvenster.

Om het gepubliceerde artikel te bewerken:

1. Navigeer naar de gewenste editor en klik op de knop Edit in de rechterbovenhoek.

   De artikelstatus boven aan de editor verandert in Concept.

2. Breng de nodige wijzigingen aan in de inhoud van het artikel.

3. Zodra de wijzigingen zijn voltooid, klikt u op Publish om het bijgewerkte artikel opnieuw te publiceren op uw Knowledge Base-site.

Wanneer u een bewerkt artikel publiceert, vervangt de bijgewerkte versie automatisch de eerder gepubliceerde versie in uw kennisbank.

Markdown-weergave van een gepubliceerd artikel

Als je een artikel hebt gepubliceerd met de Markdown-editor, kun je de Markdown-opmaak bekijken zonder een nieuwe versie van het artikel te maken.

1. Navigeer naar een gepubliceerd artikel in de Markdown-editor.

2. Klik opMore () in de rechterbovenhoek en selecteer View markdown.

3. Als u klaar bent, klikt u op Close markdown.

Een artikel vergrendelen

Wanneer u of een ander teamlid actief een artikel bewerkt, wordt het automatisch vergrendeld om te voorkomen dat andere bijdragers gelijktijdige wijzigingen aanbrengen die kunnen leiden tot conflicten of het overschrijven van inhoud.

Deze functie is handig wanneer meerdere teamleden samenwerken aan één artikel. Zodra u klaar bent met bewerken, kunt u het artikel ontgrendelen zodat anderen wijzigingen kunnen aanbrengen.

Een artikel wordt ontgrendeld wanneer:

• Er is geen activiteit gedurende 15 minuten.

• U klikt op het pictogram Vergrendelen () en selecteert Ontgrendelen.

• Je navigeert naar een ander artikel of pagina binnen de Kennisbank portal.

Verwijderen van een artikel

Er zijn vijf manieren om een artikel in de Kennisbank te verwijderen:

1. Methode 1: Gebruik het pictogram More () in het gedeelte Categories & Articles.

2. Methode 2: Gebruik het pictogram More () in het gewenste artikel.

3. Methode 3: Meerdere artikelen in de categorie Map/Index verwijderen.

4. Methode 4: Het verwijderen van een specifiek artikel in de categorie Map/Index .

5. Methode 5: Het verwijderen van meerdere artikelen in de sectie All articles ().

Een artikel verbergen en zichtbaar maken

In Document360 kunt u een artikel verbergen in de documentatie-editor om de toegang tot alleen teamaccounts te beperken. Verborgen artikelen worden aangegeven door een doorhaling in het venster Documentatie.

Als u bijvoorbeeld wilt dat uw verkoopteam toegang heeft tot een artikel met prijsgegevens, maar niet wilt dat dat artikel zichtbaar is voor klanten, kunt u het verbergen zodat het niet in uw openbare documentatie wordt weergegeven.

Er zijn vier manieren om een artikel te verbergen of zichtbaar te maken in de Knowledge Base-portal:

1. Methode 1: Gebruik het pictogram More () in het gedeelte Categories & Articles.

2. Methode 2: Meerdere artikelen in de categorie Map/Index verbergen/zichtbaar maken.

3. Methode 3: Een specifiek artikel verbergen/zichtbaar maken in de categorie Map/Index .

4. Methode 4: Meerdere artikelen verbergen/zichtbaar maken in de sectie All articles ().

De naam van een artikel wijzigen

Volg de onderstaande stappen om de naam van een artikel te wijzigen:

1. Navigeer naar Documentation () in de Knowledge Base-portal.

2. Ga naar het gewenste artikel en klik op de artikelnaam om het te bewerken.

   U kunt ook de muisaanwijzer op het gewenste artikel in de sectie Categories & Articles plaatsen, op het pictogram Meer () klikken en Naam wijzigen selecteren.

3. Voer de naam van het nieuwe artikel in en klik op Update.

   1. Als het artikel de status Gepubliceerd heeft, verschijnt er een bevestigingsvenster voor artikeldetails .

   2. Klik op Yes.

Een artikel verplaatsen

U kunt een artikel verplaatsen tussen werkruimten. Er zijn vijf manieren om een artikel in de Kennisbankportal te verplaatsen:

1. Methode 1: Gebruik het pictogram slepen en neerzetten () in het gedeelte Categories & Articles.

2. Methode 2: Gebruik het pictogram More () in het gedeelte Categories & Articles.

3. Methode 3: Meerdere artikelen in de categorie Map/Index verplaatsen.

4. Methode 4: Het verplaatsen van een specifiek artikel in de categorie Map/Index .

5. Methode 5: Meerdere artikelen verplaatsen in de sectie All articles ().

NOTITIE

Bij het verplaatsen van artikelen worden beveiligingsbeperkingen toegepast op basis van de doelwerkruimten en -categorieën.

Een artikel repliceren

Met de functie Artikel repliceren kunt u een enkel artikel in meerdere categorieën weergeven. Het repliceren van artikelen stroomlijnt de organisatie en toegankelijkheid van inhoud, verbetert de gebruikerservaring en verbetert het beheer van de kennisbank.

Volg de onderstaande stappen om een artikel te repliceren:

1. Navigeer naar Documentation () in de Knowledge Base-portal.

2. Plaats in het gedeelte Categories & Articles de muisaanwijzer op het gewenste artikel en klik op het pictogram More ().

   Als het artikel zich in een categorie van het type Map/Index bevindt, navigeert u naar de categorie, plaatst u de muisaanwijzer op het gewenste artikel en klikt u op het pictogram More ().

3. Selecteer Replicate ().

   Het Replicate paneel verschijnt.

4. Kies de juiste categorie en klik op Replicate.

   Het artikel is nu beschikbaar op de geselecteerde locatie op de Kennisbank portal en als regulier artikel op de Kennisbank site.  

NOTITIE

• Beveiligingsbeperkingen worden toegepast op basis van de bestemmingscategorie.

• U kunt alleen het bronartikel bewerken en niet het gerepliceerde artikel. Bepaalde artikelinstellingen zijn uitgeschakeld in de gerepliceerde artikelen.

Een artikel klonen

Kloonartikelen zijn exacte kopieën van de inhoud die als nieuwe artikelen is gemaakt. U kunt artikelen klonen binnen of tussen werkruimten.

Er zijn twee methoden om een artikel in de Knowledge Base-portal te klonen:

1. Methode 1: Gebruik het pictogram More () in het gedeelte Categories & Articles.

2. Methode 2: Het klonen van een specifiek artikel binnen een map/indexcategorie .

NOTITIE

Bij het verplaatsen van artikelen worden de beveiligingsbeperkingen toegepast op basis van de doelwerkruimten en -categorieën.

Probleemoplossing

Artikellimiet bereikt

Fout: documentation.categoriesAndArticles.maxArticlesCountReached en documentation.categoriesAndArticles.articleLimitExceedsPerCategory

Deze fouten treden op wanneer de artikellimiet voor een categorie of project is overschreden. Dit gebeurt vaak in de volgende scenario's:

• Het maken van een groot aantal artikelen binnen een categorie of project dat de toegestane limiet overschrijdt.

• Het bulksgewijs importeren van een aanzienlijk aantal artikelen in een categorie.

• Het toevoegen van een subcategorie van het paginatype binnen een andere categorie.

Stappen om op te lossen

1. Controleer of de fout optreedt in alle categorieën in uw werkruimte.

2. In Document360 is het maximum aantal artikelen per categorie en per project afhankelijk van uw plan:

   Categorie limieten

   • Professional-, Business- en Enterprise-abonnementen: Maximaal 100 artikelen per categorie.

   Limieten van het project

   • Professionele en zakelijke abonnementen: Tot 5.000 artikelen per werkruimte.

   • Enterprise-abonnement: Tot 10.000 artikelen per werkruimte.

3. Als uw werkruimte deze limieten heeft overschreden, vermindert u het aantal artikelen in een categorie of upgradet u uw abonnement indien nodig.

$(document).ready(function() {
    $('a[href="SLUG NAME"]').parent().css({"display": "none"});
    $('a[href="SLUG NAME"]').parent().css({"display": "none"});
});