Recensieherinnering

Artikelreviewherinneringen stellen je in staat artikelen te markeren voor periodieke controle, zodat je kennisbank altijd accurate, actuele informatie bevat. Wanneer een gepubliceerd artikel zijn reviewdeadline bereikt, schakelt het over in een verouderde toestand, waardoor projectleden worden gewaarschuwd dat de inhoud aandacht nodig heeft. Je kunt herinneringen toepassen op individuele artikelen of binnen een groep, direct of op een gepland tijdschema.

Wanneer gebruik van artikelrecensieherinneringen

Gebruik herhalingsherinneringen in de volgende scenario's:

• Geplande inhoudsaudits: Stel herinneringen in op regelmatige intervallen (bijvoorbeeld elke 90 dagen) om ervoor te zorgen dat alle artikelen in je project periodiek worden beoordeeld.
• Tijdgevoelige documentatie: Marker artikelen over kenmerken, processen of beleidsregels die vaak veranderen.
• Updates na de release: Herinner de bijdragers na een productrelease eraan om te controleren of gerelateerde artikelen nog steeds de laatste wijzigingen weergeven.
• Naleving en governance: Zorg ervoor dat gereguleerde of gevoelige inhoud wordt beoordeeld en goedgekeurd volgens een vastgesteld schema.

Voordat je begint

• Alleen projecteigenaren en beheerders kunnen projectniveau-instellingen voor herzieningsherinneringen instellen.
• Reviewherinneringen gelden alleen voor gepubliceerde artikelen. Conceptartikelen komen pas in de verouderde staat als ze zijn gepubliceerd.

Een artikelreviewherinnering aanmaken vanuit de documentatie-editor

1. Navigeer naar het gewenste artikel in het kennisbankportaal.

2. Klik op het Meer () icoon in de artikelkop en selecteer opties voor Meer artikelen. Het artikelinstellingenpaneel verschijnt.

3. Het tabblad 'Herinnering beoordelen' wordt standaard geselecteerd.

4. Kies onder Herzien herinnering een van de volgende opties:

   • Merk voor recensie: Selecteer deze optie om het artikel direct ter beoordeling te markeren. Zodra het artikel is gepubliceerd, komt het in de verouderde staat.
   • Planningsherinnering: Selecteer deze optie om een herinnering op een specifiek interval in te stellen. Kies het aantal dagen waarna het artikel beoordeeld moet worden.

5. Voer een reden in voor de beoordeling (optioneel).

6. Klik op Opslaan.

Zodra een artikel in de verouderde toestand komt, verschijnen de volgende indicatoren:

• Het artikel komt in de verouderde toestand.
• Een Stale-badge verschijnt in de artikeleditor. De Stale-badge is interactief en stelt gebruikers in staat het artikel direct door de redacteur als beoordeeld te markeren.
• Een rode stip-indicator verschijnt naast het artikel in de categorieboom voor snelle zichtbaarheid.
• Als een verouderd artikel in bewerkingsmodus wordt geopend, kan er een gele stip (gepubliceerd en momenteel onder conceptindicator) verschijnen samen met de rode stip. Dit geeft aan dat het artikel momenteel wordt bewerkt terwijl het in de verouderde staat blijft.

Hoe verwijder je een recensieherinnering

Zodra een artikel is beoordeeld en bijgewerkt, kun je de status 'verouderd' wissen door het als beoordeeld te markeren.

Je kunt dit op twee manieren doen:

1. Gebruik van het Stale-embleem
2. Gebruik van Artikelinstellingen

Gebruik van het Stale-embleem

1. Navigeer naar het gewenste artikel in de documentatie-editor.
2. Klik op de Verouderde badge die bij de workflowstatus in de artikelheader wordt weergegeven.
3. Een beoordelingscommissie zal beginnen met details over de laatst gepubliceerde versie van het artikel, inclusief wanneer het artikel verouderd raakte en wie de laatste versie publiceerde. Bekijk de inhoud en breng eventuele nodige updates door.
4. Klik op Markeer als beoordeeld. Zodra het als beoordeeld is gemarkeerd, wordt de status Verouderd verwijderd en keert het artikel terug naar zijn Gepubliceerde staat.

Gebruik van Artikelinstellingen

1. Navigeer naar het gewenste artikel.
2. Klik op het Meer () icoon in de artikelkop en selecteer opties voor Meer artikelen. Het artikelinstellingenpaneel verschijnt.
3. Het tabblad 'Herinnering beoordelen' wordt standaard geselecteerd.
4. Onder Review-herinnering toont het panel reviewdetails, waaronder wanneer het artikel verouderd is geraakt en informatie over de laatst gepubliceerde versie.
5. Bekijk de inhoud en breng eventuele nodige updates door.
6. Klik op Markeer als beoordeeld. Zodra het als beoordeeld is gemarkeerd, wordt de status Verouderd verwijderd en keert het artikel terug naar zijn Gepubliceerde staat.

Meerdere artikelen markeren als beoordeeld of Moet worden beoordeeld

Je kunt meerdere artikelen markeren als Beoordeeld of Needs Review met twee methoden:

1. Van de pagina Alle artikelen
2. Uit artikelreview-herinnering in contenttools

Van de pagina Alle artikelen

1. Navigeer naar Documentation () in de linker navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker navigatiepaneel naar All articles (). De pagina Alle artikelen zal verschijnen.
3. Zet in de optie Filter () de keuzemenu Recensieherinnering uit en selecteert Verouderd.
4. Selecteer de artikelen die je als beoordeeld wilt markeren.
5. Klik op de optie ' Beoordeeld markeren' boven de lijst met artikelen.
6. Evenzo, om meerdere artikelen te markeren voor beoordeling, selecteer je de gewenste artikelen, klik je op Beoordelingsherinnering en kies je de beoogde herinneringsdagen.

Uit artikelreview-herinneringen in contenttools

1. Navigeer in de linker navigatiebalk naar Contentbronnen > Contentbeheer > Article review reminders. De pagina met artikelbeoordelingsherinneringen verschijnt met een lijst van herinneringen die je al hebt aangemaakt.
2. Klik op Recensie aanmaken herinnering. De Herinneringsvenster aanmaken verschijnt.
3. Voer de naam van de herinnering in, stel de frequentie van herinneringen in en voeg de gewenste beoordelaars toe.
4. Klik op Volgende.
5. Selecteer de gewenste werkruimte en taal.
6. Na het selecteren van alle artikelen verschijnt het selectievakje 'Set this rule for future articles/tags/contributors'. Door deze optie te selecteren, geldt dezelfde reviewherinnering voor alle geselecteerde artikelen, hun tags en bijdragers in de toekomst.
7. Selecteer de gewenste artikelen en klik op Herinnering instellen.

Hoe je projectniveau reviewherinneringsinstellingen configureert

1. Navigeer naar () > Knowledge base portal in de linker navigatiebalk.
2. Vind op de pagina Algemene instellingen het gedeelte Herinneringsinstellingen Bekijken .

Met deze instellingen kun je het standaard herinneringsgedrag voor artikelen binnen het project definiëren. Voor gedetailleerde informatie over het configureren van deze instellingen, zie Algemene projectinstellingen.

Best practices

• Stel een consistent beoordelingsritme in: Gebruik projectniveau automatische planning om ervoor te zorgen dat alle gepubliceerde artikelen op een gelijkmatig interval worden beoordeeld, waardoor het risico dat inhoud onopgemerkt blijft afneemt.
• Voeg altijd een reden toe voor de recensie: Hoewel het veld Reden voor beoordeling optioneel is, helpt een beschrijvende notitie beoordelaars te begrijpen wat ze moeten controleren, wat leidt tot snellere en nauwkeurigere beoordelingen.
• Gebruik het dashboard van de inhoudstools voor grootschalige beoordelingen: Wanneer je herinneringen tegelijk op meerdere artikelen moet toepassen, is de pagina met artikelbeoordelingsherinneringen onder Inhoudsbronnen efficiënter dan ze één voor één door de redacteur in te stellen.
• Schakel "Markeer als beoordeeld bij het publiceren van nieuwe versie" in: Als bijdragers regelmatig artikelen bijwerken en herpubliceren, vermindert het inschakelen van deze instelling op projectniveau de handmatige opruiming van verouderde statussen.
• Maak gebruik van het filter voor alle artikelen: Gebruik de Verouderde filter onder Review-herinnering op de pagina Alle artikelen om een geconsolideerd overzicht te krijgen van alle achterstallige artikelen en snel bulkactie te ondernemen.

FAQ